CONFIGURACIÓN. CREAR Y CONFIGURAR PROYECTOS.

PRESENTACIÓN. CONCEPTOS BÁSICOS

Configuración. Crear y configurar proyectos.

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 Presentación.Conceptos básicos

INDICE

INDICE........................................................................................................................................................................... 2

ÍNDICE DE ILUSTRACIONES ...................................................................................................................................... 4

1. PROPÓSITO DE LA PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS ....................................................................................... 5

2. DEFINICIONES ......................................................................................................................................................... 6

2.1 Proyecto ................................................................................................................................................................ 6

2.2 Tareas o Actividades ............................................................................................................................................. 6
2.3 Recursos ............................................................................................................................................................... 7

3. TRIÁNGULO DEL PROYECTO ................................................................................................................................ 8

4. TRIÁNGULO DE ASIGNACIÓN ................................................................................................................................ 9

5. PUNTOS CLAVE PARA LA GESTIÓN DE UN PROYECTO.................................................................................. 11

6. CICLO DE UN PROYECTO .................................................................................................................................... 12

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 Configuración. Crear y configurar proyectos.

ÍNDICE DE ILUSTRACIONES
Figura 1 ......................................................................................................................................8

Figura 2 ......................................................................................................................................9

Figura 3 ....................................................................................................................................12

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 Presentación.Conceptos básicos

1. PROPÓSITO DE LA PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS

La gestión de proyectos (Project Management) es la rama de la ciencia de la administración
que trata de la planificación y el control de proyectos.

El propósito, en última instancia, de la planificación de proyectos (Project Management) es el

de fabricar un modelo que permita predecir que actividades y recursos son críticos para
completar en tiempo razonable (o acordado) un proyecto, y utilizar estrategias para asegurar
que estas actividades y recursos se gestionan correctamente, asegurando de este modo que el
proyecto se entregará en el tiempo acordado y con el coste estimado.

La planificación de proyectos trata de:

 Optimizar el tiempo
 Evaluar diferentes métodos
 Optimizar el uso de recursos
 Lanzar avisos sobre potenciales problemas
 Capacitarnos para realizar acciones proactivas, no reactivas.
 Identificar riesgos
 Establecer prioridades

y de evitar:

 Aumento del coste de proyecto en general.

 Cambios sobre la marcha
 Sobrecostes de operaciones correctoras.
 Aplazamientos de fechas.
 Pérdida de confianza de clientes.
 Disputas contractuales y costes de resolución de casos

"La planificación consiste en determinar qué se debe hacer, cómo debe hacerse, quién es el
responsable de que se haga y por qué."

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2. DEFINICIONES

2.1 Proyecto

Conjunto de tareas, ordenadas y sujetas a ciertas limitaciones en el tiempo y vinculadas

funcionalmente entre sí, orientadas a la consecución de un propósito

En el caso de Primavera, un proyecto constituye un plan para la creación de un producto o

servicio, que debe constar de una fecha estimada de inicio y final, y consiste en un conjunto de
tareas concretas a realizar, con:

 una estructura de descomposición del trabajo (WBS), que lleva a su vez:

 una asignación de recursos, basada en una estructura organizativa (OBS), y además:
 Calendarios, relaciones entre tareas, líneas de base, gastos, riesgos, umbrales,
incidencias, códigos específicos de proyecto, informes, documentos y productos de
trabajo.

2.2 Tareas o Actividades

Son las acciones concretas y definidas que conforman un proyecto, caracterizadas por ser:

 Medibles por unidades, para poder estimar su coste.

 De duración determinada
 Formalmente organizadas
 Que utilizan recursos

En Primavera, las tareas se basan en una estructura de descomposición del trabajo (WBS),
Son los elementos fundamentales de todo proyecto. Aunque podrían dividirse en pasos,
conviene definir claramente su coste por unidad realizada.

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2.3 Recursos

Personas, empresas, máquinas, herramientas, materiales o dinero necesarios para llevar a

cabo las tareas de un proyecto.

Los recursos generalmente se reutilizan en diferentes proyectos, de modo que podemos

generar un fondo de recursos (resource pool) que refleje nuestra estructura de organización de
recursos (OBS) y dé soporte a la asignación de estos recursos a las actividades.

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3. TRIÁNGULO DEL PROYECTO

Todo proyecto se sustenta en unas leyes internas de equilibrio, (de modo similar a las leyes de
la termodinámica, donde existe equilibrio entre presión, volumen y temperatura), de modo que
es posible representar un Triángulo del Proyecto con los 3 vectores que mueven todo proyecto:
El Coste, la Duración y el Propósito o Trabajo a realizar:

Figura 1

Si fijamos cualquiera de los vértices del triángulo podemos jugar con los otros dos, siendo
inversamente proporcionales entre sí. Por ejemplo, si para mantener el propósito, fijamos el
vértice de arriba, podríamos intentar reducir la duración a base de un aumento del coste,
producido al inyectar más recursos. Es el caso de algunas obras civiles donde se trabaja a tres
turnos.

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4. TRIÁNGULO DE ASIGNACIÓN
Es una reducción del Triángulo del proyecto, aplicado a cada tarea en concreto. Si fijamos
cualquiera de los vértices de este triángulo, también podemos jugar con los otros dos, siendo
inversamente proporcionales entre sí. Es decir, suponiendo un número fijo de horas de trabajo
(Trabajo Fijo) a realizar (p.e. pintar 100 m2 de superficie de pared, suponiendo que llevase 50
horas de trabajo, si aumentase el número de recursos (Unidades) lograré reducir el tiempo de
ejecución (Duración).

Figura 2

La gestión de proyectos se basa fundamentalmente en el estudio de este triángulo de

asignación, dado que la fusión de todos estos triángulos de asignación de cada tarea, da lugar
al Triángulo del Proyecto, que sirve para tomar decisiones, aplicándolas a una visión general
del mismo.

Las unidades del triángulo de asignación establecen que el trabajo se mide habitualmente en
horas, la duración en días y las unidades por medio de un porcentaje, que expresa tanto el
número de recursos disponibles como su disponibilidad para el proyecto (300 % puede
significar bien 3 pintores a jornada completa, trabajando simultáneamente, o bien 6 pintores a
media jornada. En cualquiera de los casos estoy hablando de 24 horas diarias máximas de
utilización del recurso pintor.

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Este triángulo responde a la ecuación:

Trabajo = Duración * Unidades * N, o T=D*U*N

Siendo N el número de horas que compone la jornada habitual de un trabajador, o sea, 8.

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5. PUNTOS CLAVE PARA LA GESTIÓN DE UN PROYECTO.

La coordinación de un proyecto requiere la coordinación en el tiempo de equipos, proveedores,
personas, tareas y dinero. Para realizar estas tareas, un proyecto se puede dividir en las
siguientes fases:

 Fase de planificación del proyecto

 Fase de control del proyecto
 Fase de Análisis Final
 Fase de comunicación del proyecto
 Fase de Ejecución y Seguimiento
 Cierre del Proyecto

Las fases de planificación y control tienen lugar en etapas distintas de la vida del proyecto,
mientras que la comunicación tienen lugar durante toda la vida del proyecto.

Antes de embarcarnos en el proceso de gestionar un proyecto, debemos tener en cuenta los

siguientes puntos clave:

1. Conceptualizar e identificar el propósito del proyecto

2. Definir sus objetivos (Mínimo coste y duración, cumplimiento de plazos y fechas…)
3. Perfilar su alcance en duración y coste.
4. Identificar sus actividades.
5. Asignar recursos a las tareas.
6. Crear una estimación de tiempo y coste.
7. Asumir honestamente los factores relevantes que pueden afectar a la duración y el
coste del proyecto.
8. Trazar posibles escenarios alternativos y elaborar planes para la resolución de posibles
contingencias.

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6. CICLO DE UN PROYECTO
Cuando se cierra el plan original, se establece una Línea de Base. La Línea de Base es una
copia del plan original. (Podemos utilizar líneas de base ilimitadas en Primavera, a través del
formulario Admin. -> Admin Preferences -> Data Limits.).

Cuando la fase de planificación se cierra y comienza la ejecución del proyecto, monitorizamos y

grabamos el progreso real del proyecto, comparándolo con la línea de base.

El progreso se imprime y evalúa a medida que el proyecto avanza.

El plan puede cambiarse añadiendo o borrando actividades y ajustando duraciones y recursos

restantes. Publicamos el plan revisado a medida que el progreso del proyecto continúa:

Planificar el proyecto

Ejecutar Tareas

Revisar el Plan Monitorizar

Progreso

Evaluar e Imprimir

Informes

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