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MS PROJECT 2010

MODULO 3: Configuracin de los recursos con MS Project 2010.

Por lo general, los recursos son las personas incluidas en el plan del proyecto, estn o no asignadas a tareas. Pero un recurso tambin puede incluir cualquier elemento que sirva para llevar a cabo un proyecto, como equipos y otros materiales (por ejemplo, cemento o servidores web). Los recursos son las personas, equipamiento y material necesario para completar las tareas del proyecto. Con Project usted puede asignar recursos a las tareas y controlar las horas de utilizacin de los mismos, el costo que tendr dicho uso, etc. El listado de los recursos de un proyecto se almacena junto con el mismo proyecto. La informacin de los recursos depender del nivel de detalle con el que desee trabajar, por lo que puede ingresar el nombre de los recursos para asignarlos a las tareas, o puede introducir una mayor cantidad de datos acerca de stos, por ejemplo, los costos de utilizacin de los mismos, para tener un proyecto con informacin ms detallada. La asignacin de recursos es una de las partes ms importantes de la planificacin y administracin de un proyecto. Por lo tanto, es recomendable utilizarlos cuando desee realizar algunas de las siguientes actividades: Realizar un seguimiento en los costos de las tareas y del proyecto. Administrar el tiempo del personal y equipamiento asignado a las tareas. Planificar las tareas a desarrollar por un grupo de recursos, es decir indicarles cundo deben comenzar y cunto tiempo tienen para ejecutar esas tareas. Observar la carga de trabajo de los recursos, es decir, si estn sobreasignados o infraasignados. Delimitar las responsabilidades en la ejecucin de las tareas del proyecto, lo que le asegurar una buena descripcin y comprensin del proyecto. Project concentra su atencin en dos aspectos de los recursos: su disponibilidad y sus costos. La disponibilidad determina el momento en el que un recurso especfico influye sobre la ejecucin de una tarea y la cantidad de trabajo que puede hacer, y los costos hacen referencia al importe que ser necesario pagar por ese recurso. En este mdulo configuraremos algunos de los recursos necesarios para completar el proyecto de remodelacin_oficina.mpp. La posibilidad de gestin de recursos ofrecida por Project supone una de las mayores ventajas si lo comparamos con herramientas de planificacin de tareas, como por ejemplo una simple agenda. En Project, no es necesario que configure los recursos ni que los asigne a las tareas, pero sin esta informacin, podra tener un menor control sobre quin, cundo y qu costo suponen las personas que trabajan para el proyecto. La configuracin de la informacin de recurso en Project no le ocupar mucho tiempo, y sin embargo ser un tiempo bien empleado si uno de los objetivos del proyecto es el de reducir tiempo o costos (y la mayora de los proyectos complejos estn regidos por un de estos factores o incluso por los dos). 3.1 Configuracin de los recursos humanos Project trabaja con dos tipos de recursos: los recursos de trabajo y los recursos materiales. Los recursos de trabajo son las personas y el equipamiento que realiza el

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trabajo del proyecto. A continuacin se enumeran algunos ejemplos de recursos de trabajo.

Recurso de trabajo
Persona individual identificada por nombre Persona individual identificada por funcin o ttulo de trabajo Grupos de personas con un objetivo comn; cuando asigna uno de estos recursos a una tarea, no deber preocuparse de quin es el recurso individual que representa, ni si el recurso cuenta con los conocimientos apropiados

Ejemplo
John Thorson; Jan Miksovsky

Director; Operador de cmara

Electricistas; Carpinteros; Extras

Los recursos de equipamiento no deben ser necesariamente transportables; tambin puede ser considerado equipamiento un lugar o una pieza de maquinaria (por ejemplo, un estudio de edicin cinematogrfica). Todos los proyectos requieren recursos humanos, e incluso algunos proyectos es lo nico que necesitan. Aunque Project no es un sistema completo de gestin de personal o de recursos, puede ayudarle a tomar decisiones sobre la administracin de recursos de trabajo y de costos financieros. Ejercicio 3.1 Agregar recursos al proyecto 1. Haga clic en la pestaa Ver. En el grupo Vistas de recursos, haga clic en Hoja de recursos.

2. En el campo Nombre del recurso, escriba el nombre de un trabajo, material o recurso genrico. 3. Si desea designar grupos de recursos (grupo de recursos: conjunto de recursos que comparte algunas caractersticas y se clasifica con un nombre de grupo. Por ejemplo, puede clasificar los recursos segn la funcin del trabajo y utilizar nombres de grupo del tipo fontaneros. O bien, puede clasificar por categoras los recursos segn el estado del empleo.), en el campo Grupo del nombre del recurso, escriba el nombre del grupo. 4. Especifique el tipo de recurso: Para especificar que se trata de un recurso de trabajo (recurso de trabajo: recursos humanos o de equipamiento que realizan trabajo para completar una tarea. Los recursos de trabajo consumen tiempo [horas o das] para completar las tareas.), en el campo Tipo, haga clic en Trabajo. Para especificar que se trata de un recurso material (recursos materiales: materiales o suministros consumibles, como hormign, madera o clavos.), en el campo Tipo, haga clic en Material. En el campo Etiqueta de material, especifique la etiqueta (etiqueta de material: unidad de medida de un recurso material, por

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ejemplo, toneladas, metros cbicos o pies.) (por ejemplo, yardas, toneladas o cajas) del recurso. Para especificar que se trata de un recurso de costo, en el campo Tipo, haga clic en Costo. 5. En el campo Capacidad mxima del recurso, escriba el nmero total de unidades (capacidad mxima: porcentaje mximo o nmero de unidades que tiene un recurso para ser programado en cualquier tarea. El valor de capacidad mxima indica la capacidad ms alta para trabajar que tiene un recurso. El valor predeterminado es 100 por ciento..) de disponibilidad de este recurso para este proyecto. El valor de capacidad mxima especifica la disponibilidad total de este recurso para este proyecto; por ejemplo, tiempo parcial o mltiplos. Por ejemplo, si tiene un recurso disponible dos das por semana para el proyecto, puede especificar como capacidad mxima el 40%. Puede usar esta capacidad para especificar las distintas disponibilidades (disponibilidad: indica cundo y cunto tiempo se puede programar un recurso para el trabajo asignado. La disponibilidad viene determinada por los calendarios de proyectos y recursos, las fechas de comienzo y fin de recursos o el nivel en el que est disponible el recurso para trabajar.) de designacin de un recurso. Por ejemplo, supongamos que cuenta con un recurso denominado Ingenieros, un solo recurso que representa a tres ingenieros individuales del equipo. Puede especificar la capacidad mxima de Ingenieros como el 300%. Puede programar a los tres ingenieros a tiempo completo en un momento dado sin sobreasignar (sobreasignacin: el resultado de asignar ms tareas a un recurso de las que puede realizar en el perodo laborable disponible.) el recurso Ingenieros. Puede especificar la capacidad mxima como porcentaje (50%, 100%, 300%) o como nmero decimal (0,5, 1, 3). NOTAS

Para crear un recurso de presupuesto, seleccione el recurso, haga clic con el botn secundario en el nombre del recurso y, a continuacin, haga clic en Informacin. Active la casilla de verificacin Presupuesto. Puede agregar un recurso de trabajo y la informacin asociada mediante la libreta de direcciones de correo electrnico de MAPI (MAPI: el acrnimo en ingls de Interfaz de programacin de aplicaciones de mensajera [Messaging Application Programming Interface], que es la interfaz de programacin estndar sugerida y admitida por Microsoft para obtener acceso a la mensajera electrnica.) desde Active Directory o desde Microsoft Project Server. Haga clic en la pestaa Recurso y, en el grupo Insertar, haga clic en Agregar recursos. Haga clic en Crear equipo desde la empresa (Project Professional nicamente), Active Directory o Libreta de direcciones.

3.2 Introduccin a los costos del recurso

El costo o presupuesto es uno de los lados del tringulo del proyecto. Casi todos los proyectos poseen algn aspecto financiero, y el costo dirige el mbito de muchos proyectos. El seguimiento y gestin de la informacin financiera permiten al administrador del proyecto responder a preguntas importantes como: Cul es el costo total esperado del proyecto, basado en la estimacin de los recursos y la duracin

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de las tareas? Se estn utilizando recursos muy costosos que podran realizarse con recursos ms econmicos? Cul ser el importe de un determinado tipo de recurso o tarea durante el transcurso del proyecto? Podremos sobrellevar el pago durante el tiempo estimado de duracin del proyecto? En muchos de los proyectos, los recursos materiales y de trabajo cubren la mayor parte de los costos. Para aprovechar las caractersticas de gestin de Project, el administrador del proyecto debera conocer los costos asociados con cada recurso material y de trabajo. En el caso de los recursos humanos, sta sera una informacin difcil de conseguir. En muchas organizaciones, slo los especialistas de recursos humanos y un administrador con gran experiencia podran conocer los costos de todos los recursos de trabajo de un proyecto, aunque se considerara confidencial esta informacin. Dependiendo de las prioridades del proyecto y de los estatutos de la organizacin, probablemente no sea capaz de realizar un seguimiento de los costos del recurso. Si no tiene acceso a esta informacin, su eficiencia como administrador del proyecto se ver reducida, y los inversores de los proyectos deberan comprenderlo. Los factores relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se llevan a cabo las tareas y el modo en que se emplean los recursos, tales como trabajadores, equipamiento y materiales. En algunos casos, el xito de un proyecto se puede medir por el acercamiento que se haya alcanzado entre los costos finales del proyecto y los costos presupuestados o previstos.
3.3Tipo de costo (campo de recursos)

El campo Tipo de costo muestra el tipo de costo, que se ha seleccionado en la tabla de bsqueda Tipo de costo, que se incluye con Microsoft Project y que se puede modificar para reflejar los tipos de costos especficos de la organizacin. Tipo de datos Enumerados (campo enumerado: tipo de campo cuyo contenido se selecciona de una lista de opciones predefinidas. Por ejemplo, puede seleccionar el modo de acumular los costos de los recursos en la lista del campo Acumular, que incluye los valores Comienzo, Prorrateo y Fin.) (campo enumerado tipo de campo cuyo contenido se selecciona de una lista de opciones predefinidas. Por ejemplo, puede seleccionar el modo de acumular los costos de los recursos en la lista del campo Acumular, que incluye los valores Comienzo, Prorrateo y Fin. Tipo de entrada Especificada (campo especificado: campo en el que se puede escribir o modificar informacin. Es lo contrario a un campo calculado, donde Project calcula y especifica la informacin.) (campo especificado campo en el que se puede escribir o modificar informacin. Es lo contrario a un campo calculado, donde Project calcula y especifica la informacin. Recomendaciones Agregue el campo Tipo de costo a una pgina de recursos cuando desee poder indicar el tipo de costo de un recurso seleccionado. Los tipos de costo pueden ser elementos como costos de trabajo o materiales, costos fijos y por hora o cualquier tipo de costo apropiado para la organizacin.

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Ejemplo Usted es el administrador de recursos para el desarrollo de una solucin de servicio al cliente basada en web y desea realizar el seguimiento de los detalles de costos de recursos. Agrega el campo Tipo de costo al Centro de recursos para asegurarse de que todos los lderes del equipo especifiquen el tipo de costo para los recursos del proyecto.

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Planificacin de Proyectos con MS PROJECT

Gua de Trabajos Prcticos N 3: Configuracin de los recursos Objetivos: -

Configuracin de los recursos humanos, de equipamiento y materiales Organizacin de los recursos en grupos Introduccin de informacin adicional en un campo de texto

Ejercicio 1: a) Abrir el archivo remodelacin_oficina.mpp de la carpeta D:\Curso Project b) Visualice la Vista Hoja de recurso e ingrese los recursos tal como se especifica a continuacin:

c) Observe que los tres primeros recursos corresponden a recursos de trabajo con tasa estndar, es decir, el costo estar en funcin del esfuerzo de trabajo (cantidad de horas y del valor del trabajo especificado). Para el ayudante se especifica tambin costo de hs extras que ser el valor utilizado cuando el recurso se excede de la carga horaria diaria prevista en el calendario del recurso. d) Para el recurso de la fila 4 (Carpintero) se especifica un costo por uso, esto quiere decir que, no importa cuanto tiempo demande su tarea cobrar esta cifra. e) Para los recursos materiales de las filas 15 y 16, se especifica una unidad de medida y el costo de la unidad. Ej. 14$ el litro de pintura. f) Cambie el formato de la capacidad mxima para que se especifique en unidades decimales y no en porcentaje. g) Modificar el tipo de acumulacin de costos del recurso 16 Alfombras a Fin. h) Modifique los nombres de recursos que hacen alusin a cargos: Jefe de oficina y Jefe de Operaciones por los nombres Alejandro Pizarro y Carlos Fortier, respectivamente. Qu efectos produce esta modificacin en cuanto a la identificacin de los recursos?

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i) Se ha decidido alquilar el servidor: modifique el costo a 300$ por mes, monto que deber abonarse a principio de mes, por lo que se requiere una acumulacin al inicio. j) Una forma de ingresar o modificar datos de los recursos es a travs del cuadro de dilogo Informacin del Recurso que se encuentra en la barra de herramientas hoja de recursos, siempre que la vista sea de Recursos. Seleccione el recurso Tcnico Informtico, oprima el botn Informacin del Recurso. En el cuadro de dilogo que aparece, seleccione la pestaa Costo y agregue un costo de horas extras de 40$ la hora.

k) Agregue una nota al recurso servidor, en la cual se indiquen sus especificaciones tcnicas relevantes: Servidor marca HEWLETT PACKARD, modelo LX-PRO, incluye soporte ante fallas mediante un esquema RAID 5. l) Modifique el smbolo predeterminado de los costos, de pesos a pesetas (ptas) a euros (). m) Visualizar los datos de la Hoja de Recursos por Grupos de recursos. n) En la vista Hoja de Recursos, insertar una nueva columna para especificar el dato de nombre del proyecto. o) Utilice la opcin Filtros: y seleccione Recursos Materiales para visualizar nicamente estos recursos. Ejercicio 2: Repaso Contine con el proyecto del Prctico 2, Fiesta de cumpleaos, y configure los recursos necesarios par determinar el costo total del proyecto.