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CERTUS
ESCUELA DE GESTIÓN Y NEGOCIOS
Índice:
1. Introducción ……………………………………………………………………………………………………….
2. Reseña histórica de la empresa ………………………………………………………….……………………
3. Misión, visión, valores y organigrama de la empresa …………………………….......…………………..…
4. Presentación de procesos …………………………………………….…………….……………………….…
5. Descripción de procesos ……………………………….…………….…………….……………………………
6. Presentación de flujogramas ……………………………….…………….…………….………………………
7. Identificar los tipos de procesos ……………………………….…………….…………….…………..………
8. Mapa de procesos ……………………………….…………….…………….………………………………….
9. Diagramas de los procesos de la empresa ……………………………….…………….…………….………
10. Diagrama de proceso actual y optimizado ………………………………………………………………
11. Secuencia de las actividades para la ejecución del plan operativo …………………………………..
12. Diseña el esquema del plan operativo …………………………………………………………………..
13. Indicadores claves de desempeño kpi y okrs ……………………………………………………………
14. Conclusiones ……………………………….…………….…………….…………………………………
15. Referencias bibliográficas ……………………………….…………….…………….…………………..
1. Introducción:
En el presente trabajo tiene como objetivo dar a conocer la organización interna de la reconocida y exitosa
cadena de supermercados Plaza Vea de la mano del Grupo Intercorp, dando a conocer así también su
misión, visión y valores.
Centrándonos en explicar con énfasis la operatividad de sus procesos e indicadores de sus áreas mediante
un organigrama de sus áreas funcionales y procesos que realizan en sus respectivas áreas guiadas por
procedimientos, así mismo se explicará mediante conceptos y flujogramas. Diseñaremos los procesos de las
distintas áreas de la empresa y sus indicadores de manera lógica, utilizando un software de modelamiento
pertinente llamado BIZAGI.
b) DEPARTAMENTO DE CALIDAD
1. Análisis y control de producción.
2. Alinear los procesos con la legislación vigente
b) DEPARTAMENTO DE NÓMINA
1. Análisis de puestos de trabajo y planificación de planilla.
2. Control de ausencias y tardanzas.
3. Control de altas, bajas y pago a organismos públicos.
IV. ÁREA COMERCIAL
a) DEPARTAMENTO DE VENTAS
1. Fijar metas
2. Realizar un seguimiento de los indicadores de rendimiento
3. Planificar estrategias de ventas
4. Brindar atención al cliente
5. Promocionar a la empresa
b) DEPARTAMENTO DE COMPRAS
1. Operaciones previas
2. Investigación del mercado
3. Preselección de proveedores
4. Petición de ofertas
5. Negociación y sus fases
6. Adjudicación del suministro
V. ÁREA DE MARKETING
a) DEPARTAMENTO DE MERCADOS
1. Investigación de mercados y de la competencia.
2. Planeación y desarrollo de estrategias de marketing
3. Promoción de ventas
4. Comunicación
5. Colaboración en el proceso de marketing
b) DEPARTAMENTO DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO DE PRODUCTOS
1. Evaluación de opciones de comercialización
2. Identificación de mejor valor agregado
3. Desarrollo de producto virtual
VI. ÁREA DE CONTABILIDAD
a) DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
1. Salida de dinero
2. Nómina de sueldo
3. Controles financieros
4. Informes financieros
b) DEPARTAMENTO DE INVERSIONES
1. Planificación y elaboración de presupuestos.
2. Gestionar los gastos asociados a la actividad de los empleados.
3. Gestión de los problemas financieros.
5. Descripción de procesos:
6. Presentación de flujogramas:
7. Identificar los tipos de procesos:
8. Mapa de procesos:
9. Diagramas de los procesos de la empresa:
a) Proceso Operativo del negocio:
No. ACTIVIDAD RESPONSAB DESCRIPCIÓN
LE
2 Revisión de carnet de Agente de Se revisa que el cliente porte mascarilla KN24 o doble mascarilla
vacunación y mascarilla. seguridad simple, seguido de comprobación de 3 dosis en tarjeta de vacunación o
QR.
5 Se revisa y confirma Personal de El personal de almacén revisa y confirma el stock de los productos al
almacén. almacén reponedor.
6 Cliente se dirige a caja con Cliente Luego de obtener todos los productos deseados, el cliente se acerca a
sus productos. caja rápida, caja preferencial o caja normal según las reglas.
7 Se le acerca el pos al Cajero(a) Se le brinda el pos, el cliente pasa su tarjeta y el cobro ha sido
cliente para efectuar el realizado, se le brinda su boleta o factura respectiva.
cobro.
8 Agradecimiento al cliente Cajero(a) La cajera embolsa los productos del cliente y se le entrega,
por su compra. seguidamente se agradece la compra y su preferencia.
9 Revisión de boleta o Agente de El cliente se dirige a la salida del establecimiento, en lo cual el agente
factura de compra al salir seguridad de seguridad le pide mostrar su boleta o factura, se revisa si están los
por área de seguridad. productos pagados, sella la boleta en caso todo sea correcto. En caso
haya una observación de intento de robo se le inspeccionará al cliente.
b) Proceso de capacitación del personal:
NO ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
1 Identificación de Líderes Permite desarrollar un plan de formación específico y adaptado para cumplir
las necesidades funciones y requisitos de un puesto de trabajo.
3 Inducción al Recursos Humanos El proceso por el cual el empleado adquiere conocimientos necesarios para
personal desenvolverse en la empresa.
1 Recibir solicitud de El departamento de Puede recibir aprobar la solicitud de compra y llenar un formulario
compra. compras que incluye la fecha, el nombre del gerente y la cantidad del
pedido.
2 Registrar solicitud de El gerente En caso de que esté faltando o terminando materiales el gerente
compra. se encarga de registrar la solicitud de compra.
3 Consultar disponibilidad Analista de inventarios El inventario se clasifica en función del valor entre su
de inventario. disponibilidad y cantidad. Se verifica artículos agotados, en stock
o disponibles .
5 Enviar cotización. Proveedor Emite el proveedor a sus clientes para indicarle el precio con el
cual ofrece sus productos y servicios.
6 Respuesta del cliente. Cliente Una vez verificado los productos por el proveedor se le envía una
solicitud al cliente directamente por correo indicando la fecha los
productos y sobre todo los precios.
8 Programar entrega del Proveedor Se solicita una cantidad de pedidos posteriormente se puede
producto. ejecutar el procedimiento con los datos de la empresa o utilizar
sus propios datos.
10 Programar pago. Analista de pagos Organiza, administra y genera los pagos que se deben realizar a
los proveedores en un periodo de tiempo determinado.
11 Efectuar pago. Analista de pagos Gestionar los procesos de pago de proveedores en forma
eficiente y oportuna de acuerdo con los procedimientos internos y
legales.
12 Notificar venta exitosa. Departamento de ventas Se basa en la responsabilidad de marcar el ritmo de producción
asimismo asumen tareas como la planeación y ejecución para
alcanzar un mejor funcionamiento de todo el negocio.
13 Recepción de la Almacén Recibir pagos y archivar los recibos, en todo momento se debe
mercadería nueva. seguir los procedimientos de seguridad de la empresa.
14 Almacenar la mercadería Almacén Lleva el control de mercadería que entra y sale llevando siempre
y clasificarla por tipos de un registro de su expedición e ingreso.
productos.
15 Reponer los productos Reponedor Llenan los estantes con mercancías en plaza vea además de
en tienda. exhibir productos y precios brindan un servicio de atención al
cliente.
10. DIAGRAMA DE PROCESO ACTUAL
DIAGRAMA DE PROCESO OPTIMIZADO
11. Secuencia de las actividades para la ejecución del plan operativo:
OPORTUNIDADES AMENAZAS
Oportunidades de mejora y crecimiento laboral Personal muy joven y poco duradero en la empresa
Mejor servicio de lo que brinda las competencias La situación económica del país
Organización: Distribución de las tareas o actividades a realizar por todo el equipo de trabajo para este plan
operativo, donde están involucrados agentes de seguridad, cajeros, reponedores, encargados de pasillos,
encargados de capacitación, así como las áreas comerciales, recursos humanos y empresas externas(seguridad)
de la empresa.
Preparación: Del plan operativo, en este caso para poder conseguir el objetivo que es reducir tiempos de espera
en cajas se ha preparado un plan de trabajo mediante capacitaciones debido a la llegada de un nuevo sistema
(aplicativo Scan&Go) para evitar aglomeraciones, quejas y tiempos muertos de las personas en estas fechas de fin
de año.
Aprobación: Se espera la aprobación y el mensaje de inicio del área de gerencia para que recursos humanos
específicamente el área de capacitaciones empiece con el plan de capacitación al personal para su debido
conocimiento, adaptación y aprendizaje de este nuevo sistema para asistir y ayudar al cliente para evitar largas y
tardías colas al momento de pagar. Luego de 2 semanas se espera la aprobación del área de Gerencia. Se
determina fecha de inicia y se empieza la capacitación para que todos estén al tanto del nuevo sistema.
Evaluación: Se hará una evaluación al finalizar la capacitación por el área de recursos humanos con el fin de
confirmar si la capacitación fue eficiente y si el plan operativo dio frutos o no a través de auditorías y mediciones de
los indicadores.
Seguimiento: De todas las actividades para realizar el plan operativo, verificar si todo está en orden con las
capacitaciones y si el personal esta apto para dar marcha con el plan. Si hay desviaciones del plan se harán las
correcciones correspondientes.
Identifica los elementos del plan operativo:
Coherencia: El plan operativo tiene relación con los objetivos estratégicos de la empresa como es reducir las colas
y espera en la caja al momento de pagar. Tiene coherencia debido a que esta empresa tiene muchas quejas y
reclamos debido a este problema, además que se sobresatura en fechas especiales como feriados, épocas
navideñas, días festivos, etc. Donde la gente acude masivamente a realizar sus compras. Mediante esta estrategia
se planea mejorar la calidad de atención al cliente de la empresa.
Comprensión: Se hará una reunión con las diversas áreas donde este el personal involucrado para darles una
inducción del sistema. Este plan operativo será de manera clara, concreta y de fácil aprendizaje y comprensión para
todo el personal ya que se trata de un aplicativo móvil el cual tiene funciones específicas para realizar la compra de
los productos que requiera el cliente, se espera que con las capacitaciones el personal maneje al revés y al derecho
todos los problemas o inconvenientes que tengan los clientes para brindar una solución rápida y clara.
Viabilidad: El plan operativo estará formado por las áreas de recursos humanos a través de las capacitaciones, el
área de gerencia para la aprobación de este y el área comercial donde estarán involucrado el personal de atención
al cliente, caja, seguridad, encargados de pasillos. El presupuesto para esta estrategia está dentro de lo acordado
por gerencia y será espera solo la aprobación para empezar con la ejecución.
Rentabilidad: Se estima generar una rentabilidad mayor al de otros años debido a que si se evitan las colas la
gente va a preferir venir al establecimiento a realizar sus compras lo cual generaría más ventas, llegando así al 35%
de rentabilidad que busca la empresa para el 2023. La inversión mínima para desarrollar un software o aplicativo
móvil con esas funciones ronda los S/.100.00.00 solo considerando la inversión, ya que estos aplicativos también te
generan costos de mantenimiento y personal dedicado al control del aplicativo.
Eficiencia: Para lograr la eficiencia de este plan operativo haremos uso de diferentes recursos que serán de ayuda
tales como recursos humanos (personal interno y externo de la empresa), supervisores y gerentes, la tecnología
que se empleara que es el sistema SCAN&GO que es un aplicativo móvil, el servicio técnico y las propias
capacitaciones, así como también los recursos financieros como las inversiones, por lo cual se espera una
eficiencia al 100% de este plan operativo.
Comunicación: Las áreas de recursos humanos, el área comercial y el área de gerencia estarán en constante
comunicación entre sí, así como los empleados de cada área, ya que se trata de un trabajo en equipo en el cual
todos saldrán beneficiados.
Control: Se hará una evaluación al finalizar la capacitación por el área de recursos humanos con el fin de confirmar
si la capacitación fue eficiente, además se hará auditorias y seguimiento con los medidos de calidad de todas las
áreas ya que no se puede gestionar lo que no se puede controlar.
Responsabilidad: Finalmente en este último elemento y uno de las más importantes, donde cada uno de los
empleados ya conoce la actividad que tiene que realizar y como realizarla para hacerlo de la mejor manera, ya que
el plan no solo depende de gerencia o de recursos humanos, sino de todos. Es un trabajo en equipo y cada uno es
parte fundamental para lograr los objetivos de la empresa.
Define el o los objetivos en función del cual se desarrolla el plan operativo:
Objetivo: Reducir los tiempos de espera en la caja de las personas y agilizar el tiempo de compra
principalmente en fechas especiales.
Uno de los problemas más frecuentes de los supermercados son las largas colas al momento de pagar, es un
problema que no es ajeno a Plaza Vea debido a que al ser una empresa grande y que brinda productos de calidad,
la gente acude masivamente por lo cual se forman largas filas donde puedes estar entre 10 a 30 minutos en cola en
épocas especiales como épocas navideñas, es un problema que año a año se presenta, por lo cual con este
objetivo buscamos la optimización de nuestro plan operativo, desarrollando una estrategia innovadora como es un
aplicativo móvil donde los clientes podrán pagar con su celular y así evitar perder tiempo en las colas. Para este
plan será necesario que trabajen en conjunto el área comercial, área de recursos humanos y gerencia, así como
todo el personal interno y externo de la empresa ya que es tarea de todos lograr los objetivos de la organización.
OBJETIVO SMART:
Reducir los tiempos de espera en la caja en los supermercados Plaza Vea hasta en un 60% en los próximos 2
meses específicamente en campaña de fin de año con el propósito también de mejorar la satisfacción de nuestros
clientes, aumentar la rentabilidad en un 35% y evitar una sobrecarga y estrés laboral de nuestras cajeras.
Identifica las áreas que intervienen en relación directa con las actividades:
CARGO ÁREA
Tipo de Medición de
Descripción Indicador(formula) Meta Numérica Resultado
indicador Indicador
Obtener un mínimo
Número de clientes
de 70% clientes que Indicador de
positivos / Número de 70% 75% Cumplido
estén de acuerdo con cumplimiento
clientes encuestados
esta app
Desarrollar la app en
Tiempo productivo/ Indicador de
el menor tiempo 60% 80% Cumplido
Tiempo disponible gestión
posible
Obtener un índice de
resultados de Número de
capacitación mayor al empleados con
Indicador de
70% de nuestro examen satisfactorio/ 70% 92% Cumplido
evaluación
personal para evitar número de empleados
volver a hacer una evaluados
nueva capacitación
Alcanzar un
cumplimiento del Tiendas con correcta
correcto funcionalidad de la Indicador de
100% 100% Cumplido
funcionamiento de la app/ Total de tiendas cumplimiento
app en todas las Perú
tiendas Plaza Vea
Alcanzar un
cumplimiento del Tiendas con correcta
correcto funcionalidad de las Indicador de
100% 100% Cumplido
funcionamiento de las cajas/ Total de cumplimiento
cajas en todas las tiendas Perú
tiendas Plaza Vea
ESTRATEGIAS
14. Conclusiones:
● El organigrama dividido por áreas y departamentos, seguido de sus respectivos procesos que
presentamos anteriormente demuestran la dedicada y estricta ejecución de los procesos que tiene la
empresa Supermercados Plaza Vea.
● Por la tanto se concluye de la importancia de la identificación de procesos y a su vez ejecución de
ellos en una empresa, siendo necesarios sus respectivos procedimientos.
● Plaza Vea tiene muy buena posición de organigrama para cumplir sus objetivos con sus
colaboradores y sus clientes. Cuenta con áreas especializadas y a si mantener el hipermercado a
buen ritmo.
● Llegamos a la conclusión que los OKR y KPI, hacen posible hacer análisis más precisos sobre el
desempeño de toda la empresa y de sus respectivas áreas en un determinado período. Además, el
seguimiento de esa información permite hacer comparaciones para entender lo que evolucionó y lo
que todavía debe ser mejorado. Plaza vea no es ajeno a los problemas o quejas de parte de sus
clientes o usuarios es por ello que está empresa está bien estructurada en cada una de sus áreas
para lograr el bien funcionamiento de la empresa, así como ofrecer un buen servicio y experiencias de
calidad a sus clientes. Estás estrategias ayudarán a mejorar los índices de satisfacción de los
clientes, ayudará a agilizar labor del personal y hará más fácil la tarea de compra y pago de sus
clientes.