ENSAYO GESTIÓN DOCUMENTAL

INTEGRANTE: JESSICA PAOLA CASARES TEJADA

DOCENTE: NELIS TAPIA

MODULO: 13

COORPORACIÓN UNIVERSITARIA FUNDETC

PROGRAMA TÉCNICO EN AUXILIAR ADMINISTRATIVO – TÉCNICO EN

AUXILIAR CONTABLE

COVEÑAS – SUCRE

2022
 GESTIÓN DOCUMENTAL

La gestión documental es el de normas técnicas y prácticas que buscan la

correcta administración de la información de una empresa. Esto por medio de la
revisión, análisis y almacenamiento de la documentación electrónica y física, a fin
de ayudarle a la empresa a optimizar los procesos y a ahorrar tiempo, espacio y
costos importantes.

En sí, la gestión documental por medio de la aplicación de metodologías

especializadas, mejoran los procesos de administración de los documentos y la
información, manteniendo de manera óptima y objetiva su orden y jerarquización,
todo a fin de mejorar los procesos, programas y sistemas. Por lo tanto, se puede
decir que: El centro de la gestión documental es encontrar, archivar, crear y
disponer de los documentos en forma estandarizada y delimitada.
Los equipos y el personal especializado llevan a cabo una revisión constante y
detallada de los documentos por medio de sistemas basados en normas que
permiten el orden jerárquico. Este orden puede ser ascendente o descendente, lo
que le permite al usuario reconocer, definir y buscar la información necesaria
dentro de la estructura pilar.
Por lo tanto, la administración y el uso de la gestión documental pueden
proporcionarle a usted y a su empresa la oportunidad de establecer procesos de
automatización y optimización que contribuyen al mejoramiento continuo y
centralizado del manejo de la información y los archivos de valor. Esto con el fin
de alcanzar logros basados en la eficacia y en la eficiencia.
Tener el control de la información que entra y sale de tu empresa garantiza
transparencia en los procesos y en la realización de actividades. Por ello el
contratar los servicios de los centros de atención documental te ayudarán a
identificar y a proteger tu documentación.
El control documental constituye una tarea casi rutinaria y por ello reviste una
enorme importancia para la buena marcha de los proyectos. Dedicar un tiempo
excesivo a la recuperación de documentos o extraviar información relevante
pueden provocar numerosos trastornos en el día a día de la compañía. Si las
disfunciones operativas pueden causar un grave daño a las empresas, no menos
sensible es la cuestión de la seguridad e integridad de los documentos.
implementar un sistema de gestión documental conlleva beneficios como los
siguientes:

 Seguridad: El programa de control documental asegura la confidencialidad

de los documentos y restringe el acceso a los empleados autorizados.

 Reducción de costes: El ahorro de tiempo permite liberar recursos para

atender otras tareas de mayor valor agregado.

 Rápida recuperación de documentos: El acceso a la documentación es

rápido y seguro, agilizando cualquier trámite.

 Acceso remoto y centralizado: Las herramientas digitales permiten el

acceso a la documentación desde cualquier lugar.

 Prevención de duplicidades: El sistema evita que se incorporen

documentos duplicados que puedan generar confusión.

Sin embargo, las ventajas que aporta nos muestran que es un beneficio
importante obtener un sistema de gestión documental en el que todos los
documentos de la empresa estén controlados y centralizados hoy en día, casi
todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de documentación,
siendo una ventaja muy importante contar con un sistema de gestión documental
eficiente que permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida, junto con
instalaciones de recuperación eficientes.

Con un sistema de gestión documental puede personalizar también los

documentos de salida de la empresa como: las facturas electrónicas, formularios y
otros documentos. Todo integrado en el mismo sistema de gestión documental
Otra ventaja importante es la personalización y seguridad de los datos críticos en
documentos o en cualquier otra forma de información.
El sistema de gestión documental proporciona un portal web (intranet) con acceso
desde el navegador para poder acceder a todos los documentos, registros de la
empresa y cualquier otro tipo de información. El sistema se acerca al entorno de la
oficina sin papel por lo que es más fácil y económico obtener sus documentos y
archivos del negocio y otra información archivada.
 CONCLUSIÓN
Podemos concluir que con el trascurso de los años la tecnología va seguir
avanzando y la información va ser más fácil de almacenar, encontrar y recuperar,
la sociedad ha cambiado su forma de pensar, la tecnología le ha dado una gran
ayuda para cada área de conocimiento, los documentos se están desarrollando
digitalmente teniendo un cambio muy grande. En un futuro veremos como nuestra
generación va ser manejada y desarrollada por las tecnologías, tener la fortuna de
poder manejar documentos por medios digitales nos brinda la importancia de la
información más fácil.