Transformación digital en la gestión documental: ¿por qué debes aplicarla en tu empresa?

La mejora de la productividad y la fácil recuperación de archivos son algunos de los

beneficios de implementar un sistema de gestión documental digital en una empresa.
La gestión documental es un sistema de prácticas y técnicas implementadas por las
organizaciones para perfeccionar la administración documentaria y facilitar la
recuperación de información. Permite controlar de manera eficaz las actividades y
operaciones realizadas, facilitando la automatización de procesos y mejorando la
eficiencia de manera exponencial. 
Con el avance de la tecnología, la gestión documental se ha convertido en el principal
proceso empresarial en iniciar la transformación digital. Según el informe Mercado de
sistemas de gestión de documentos - Crecimiento, tendencias y pronóstico (2020 -
2025) realizado por Reportlinker, el mercado global de sistemas de gestión de
documentos se valoró en USD 4.89 mil millones en 2019, y se espera que alcance los
USD 10.17 mil millones en 2025.
Entre las principales ventajas de implementar un sistema de gestión documental digital se
encuentran: 

Aumento de la productividad 

Los softwares de gestión documental, al ser herramientas digitales, funcionan a la misma

velocidad que la red. Es decir, el traslado y envío de archivos se agilizan, aumentando la
productividad y facilitando la toma de decisiones en la empresa. 

Mayor accesibilidad 

La pandemia ha impulsado el teletrabajo y el trabajo remoto. De acuerdo al gestor

público, Juan Carlos Requejo, la cifra de personas que realiza trabajo remoto en el país
ha aumentado de 2000 a 200 000 debido a la crisis sanitaria. Por ello, contar con un
sistema de gestión documental que permita el acceso de los colaboradores desde
cualquier lugar es clave en la gestión de operaciones de una empresa. 

Fácil recuperación de archivos 

Una de las principales funciones de un sistema de gestión documental es facilitar la

recuperación de archivos. Tener acceso de forma rápida y sencilla a un documento puede
ser una tarea complicada si este se encuentra en un banco de archivos general; pero, con
la digitalización, el proceso la recuperación de información se agiliza. 
En el 2019, por ejemplo, el Imperial College Healthcare NHS Trust de Inglaterra adoptó un
sistema de gestión de documentos electrónicos que permite a los hospitales escanear,
indexar y archivar registros médicos en papel y acceder a ellos a través de una interfaz de
usuario, facilitando la recuperación de archivos en tiempo récord. 
Seguridad documental 

Los documentos almacenados forman parte del patrimonio de una organización. Un

sistema de gestión documental digital facilita el resguardo de los secretos comerciales,
financieros y datos personales de los empleados. Además, controla el acceso,
identificando aquellas personas que ingresan a las bases de datos y las acciones que
realizan con los archivos. 

Reducción de costos   

Un sistema de gestión documental digital reduce los costos de una empresa al reunir
todos los archivos en una misma plataforma online. Esta herramienta permite evitar
gastos innecesarios en papel, tinta, etc., y el pago de horas de trabajo a un colaborador
encargado del almacenamiento de archivos.  
¿Qué ventajas nos da el tener un software de gestión documental?
La gran mayoría de las empresas tienen que lidiar con una gran cantidad de documentos
en su día a día, muchos de los cuales incluso coexisten en diferentes formatos. Mensajes
de correo electrónico, archivos digitalizados o documentos físicos. Es en este contexto en
el que se ponen de manifiesto las ventajas de los software de gestión documental.

Ventajas de un software de gestión documental

Estas son las ventajas de tener un software de gestión documental.

1. Organización: más control

Ofrece un mayor control sobre la dirección de la empresa, al permitir distribuir mejor el
flujo de procesos, ya que cada archivo posee un identificador único. Esto permite saber su
ubicación, tipo, momento de llegada, responsable, proyección de salida, archivos adjuntos
e incluso variables tales como tamaño, color o rasgos especiales.

2. Rentabilidad: más barato

Reduce los costes en contratación de personal, ya que un software puede hacer las
tareas de identificación, remisión, almacenamiento y verificación de forma más eficiente
que la asignación de horas de trabajo de una persona, y por un único pago de instalación.

Permite que el personal contratado en labores de secretariado, dedique más tiempo a la

atención personalizada del usuario, generando un mayor valor agregado a tu servicio o
producto.
3. Velocidad: más rápido
Aumenta la productividad de tu empresa. Los software de gestión documental, por ser
herramientas digitales, funcionan a la velocidad del transito de la intranet, lo que se
traduce en procesos de traslado de archivos de menos de un segundo. Si lo integramos a
un sistema PQRS, vamos a poder responder a los usuarios en tiempo real.

Ventajas de un software de gestión documental

Además es un apoyo útil a la hora de revisión o evaluación de procesos, por ejemplo, en

auditorias financieras, donde la búsqueda de los documentos requeridos es prácticamente
instantánea si sabemos su identificador, tanto para hacer un balance de la gestión, como
para planificar un futuro año fiscal.

4. Trazabilidad: más seguridad

Aumenta la confianza en la gestión de los procesos al interior de la empresa, incluso el
clima laboral. Poder identificar cada archivo no solo nos da un mayor control sobre la
forma en la que asignamos funciones o responsabilidades, sino que nos da la seguridad
de que los procesos se cumplen según los parámetros, permitiendo verificar en qué etapa
se encuentra un documento, en qué oficina, para qué proceso y con qué responsable.

También te va a interesar: 5 beneficios de la implementación de un software de gestión

documental.

5. Accesibilidad: más fácil

Permite acceder a la información desde cualquier lugar y a cualquier hora mientras exista
conexión a Internet. Una de las opciones más interesantes y en aumento por parte de las
empresas, es la contratación de servicios de almacenamiento en la nube.
Sistemas como la suite de gestión documental MABS 3.0, por ejemplo, dan acceso a
todos los documentos gestionados desde un smartphone, tablet o laptop. Este tipo de
funciones puede asignar permisos de acceso para diferentes tipos de usuarios, haciendo
seguro el proceso de revisión.

6. Interacción: más dinámico

Brinda flexibilidad a la hora de abordar la carga laboral, ya que el sistema de gestión
documental que se almacena en la nube posibilita el teletrabajo o la contratación de
freelancers para proyectos específicos al interior de la empresa. También de outsourcings
para las tareas como la contabilidad, creando un usuario a la empresa encargada de la
gestión contable, y vinculándola a un tipo de documentos específicos, como facturación o
recibidos.

Estas son solo algunas de las ventajas de los software de gestión documental al interior
de la empresa, y existen en el mercado muchas opciones para ejecutar los procesos de
instalación y apoyo en la adecuación del software. Recuerda: una empresa son
documentos, por eso, no dejes al azar el destino de tu organización.

Digitalización Documental

Cómo evolucionar un sistema documental complejo (Caso de uso)

3 minutos de lectura
CIBERNOS ha sido adjudicatario en noviembre de 2020 del contrato “buscador
documental avanzado” para una empresa del sector energético, estando ahora en fase de
implantación, para la conversión a un Archivo a Largo Plazo de 5 millones de documentos
y la potenciación de la Búsqueda Avanzada Documental que necesitan unos 2000
empleados. En este proyecto Cibernos colabora con sus socios tecnológicos IBM y PDF
Tools AG, además de contar con la participación de la consultora Numen CI.

OBJETIVOS DEL PROYECTO

El objetivo principal de este proyecto es facilitar la búsqueda documental por contenido

y por los metadatos de negocio independientemente del origen y naturaleza de los
documentos, pero sin perder de vista aspectos relevantes como el control sobre:
✔️derechos de acceso,
✔️la trazabilidad de los accesos
✔️y sobre la distribución de la documentación.

El objetivo secundario es convertir el sistema de gestión documental del cliente, con

millones de documentos y en diversidad de formatos, en un Archivo Documental
Corporativo que cumpla con las siguientes características:

Requisitos Funcionales

 Convertir todos los documentos a formato de archivo a largo plazo.

 Extracción de metadatos e indexación masiva, incluso desde documentos
escaneados.
 Dotar al usuario de un potente sistema de búsqueda corporativa y servicio de
carga y migración masiva de la base documental histórica.
 Incluir en los metadatos información de contexto y negocio de los documentos.

El gestor documental digital de Sovos le permite almacenar, crear, firmar y

compartir documentos electrónicos con sus clientes, colaboradores y proveedores
La solución de documentos digitales optimiza su negocio mediante la digitalización de los
procesos de gestión documental en la empresa.

Gestione documentos de colaboradores y clientes -como la contratación de servicios- de

manera 100% online y con total validez legal.

La plataforma de gestión documental electrónica permite crear, enviar y firmar

documentos de manera digital, validando la identidad de los firmantes. Además la
solución, junto con la administración de los procesos y los documentos,  incluye un
repositorio en línea para almacenar sus documentos, eliminando el papel y reduciendo
costos.

Principales características y beneficios

Integración vía API

Acceda a la solución de manera rápida y sencilla por web, mobile o API.

Administración de roles y perfiles

Cree, modifique o elimine roles y funciones para cada usuario.

Reportes y notificaciones

Obtenga reportes de su gestión para la generación de estadísticas, y configure

notificaciones y alertas para sus usuarios.

Firma de documentos

Valide sus documentos mediante firma simple o avanzada con verificación de identidad y
estampado de tiempo.

Creación de documentos

Cargue documentos en la plataforma o genérelos a partir de las plantillas disponibles.

Almacenamiento electrónico

Guarde sus documentos y acceda a ellos en todo momento desde un repositorio digital en
línea.
MEJORE LA COMUNICACIÓN ENTRE EMPRESAS Y PERSONAS
Casilla digital
La solución de Casilla Digital está desarrollada para mejorar la comunicación entre
empresas y personas, habilitando una opción que permite a las compañías enviar
documentos electrónicos a sus clientes, funcionarios o proveedores que no cuenten con
una dirección de correo fiable.

Casilla Digital, a diferencia de un correo electrónico o una dirección física común, utiliza el
RUT como usuario exclusivo y único, convirtiéndose en el buzón electrónico que no puede
ser rechazado ni desconocido por el ciudadano.