¿Qué es Gestión Documental?

La gestión documental hace referencia a los procesos y recursos necesarios para

organizar, almacenar y recuperar documentos y automatizar los flujos de trabajo
dentro de una empresa u organización. Los documentos pueden estar en formato
impreso o digital e incluyen contratos, formularios, facturas, solicitudes de empleo,
información sobre la inscripción en entes gubernamentales y muchos otros
registros. (DocuWare, 2022)

La gestión documental consiste en la captura, almacenamiento y recuperación de

documentos. Cualquier organización ya captura, almacena y recupera documentos
todos los días. Los documentos llegan a la empresa en forma de papel y también
en formato electrónico. Una factura que viene por correo ordinario es obviamente
un documento en papel que se puede leer y contabilizar. Sin embargo, esa factura
probablemente comenzó con un pedido de la empresa. Ese pedido podría ser un
registro electrónico y eso significa que tenemos dos documentos relacionados que
deben mantenerse referenciados, y que, sin embargo, son muy diferentes en la
forma en que se almacenan.

A este ejemplo se le podría agregar una nota de entrega, un documento de

aceptación o incluso un contrato. Una vez más, estos otros documentos podrían
estar en diferentes formatos o diferentes sistemas. Peor aún más, podrían estar en
diferentes departamentos. Un contrato puede almacenarse en un archivador en el
departamento legal. La nota de entrega podría estar en un almacén. La aceptación
podría estar en el departamento que finalmente recibió el pedido. Tenemos
diferentes grupos de personas que pueden estar en diferentes ubicaciones físicas
y que todos están relacionados de alguna forma con la factura.
(Kyoceradocumentsolutions.es, 2019)

¿Cuáles son los procesos de gestión documental?

1. Incorporación de los documentos

La gestión documental, debe vigilar y evaluar la forma en el que un documento

ingresa en el sistema (archivo y captura digital). Este procedimiento persigue
seleccionar los documentos a capturar.
2. Registro

El registro dentro de la gestión documental, tiene la finalidad de anexar

formalmente los documentos a través de un identificador e información descriptiva,
para que estos posteriormente puedan ser recuperados (metadatos). Para tal fin,
los documentos se registrarán al momento de ingresarlos.

3. Clasificación

La clasificación se refiere, al conjunto conformado por las acciones técnicas y

administrativas, las cuales permitirán organizar de manera jerárquica los
documentos; además, los agrupará según características previamente
establecidas, sin importar su origen, destino, soporte, entre otros.

4. Almacenamiento

El almacenamiento es el procedimiento a través del cual, los documentos se

mantienen y preservan de forma auténtica, fiable, integra, y además estarán
disponibles el tiempo que sea necesario. Por tanto, un plan de gestión de
documentos obedece a unos principios fundamentales, los cuales son:

- Debe garantizar que los documentos estén conservados en un ambiente

protegido.
- Debe controla las condiciones en cuanto al mantenimiento y manipulación de
los mismos.
- Debe velar porque el acceso y destrucción de los documentos, tengan la
debida autorización, para así evitar robos.

5. Acceso

El acceso tiene la finalidad de regular:

- Quien puede llevar a efecto la creación, consulta, modificación y eliminación de

los documentos de una organización.
- En qué circunstancias se generan los cambios, consultas, modificaciones y
eliminaciones de documentos.
El derecho de acceso a los documentos de una organización, dependerá de los
requisitos legales, y de las necesidades y requerimientos que tenga la
organización. Estos documentos pueden ser:

- Informes financieros
- Estadísticas de ventas
- Nómina de la empresa
- Reglamento de la organización

6. Trazabilidad

En un sistema de gestión documental, la trazabilidad se refiere al margen de

seguridad que deben tener las organizaciones. La misma se encarga de garantizar
que los usuarios con los permisos pertinentes, ejecuten tareas y otras actividades
dentro de la organización. Además, se deberá garantizar que los documentos sean
localizados cada vez que se necesiten; este seguimiento permitirá a la
organización poder mantener el control adecuado de todos los procesos
documentales, desde que son ingresados al sistema de gestión documental, hasta
que son aplicadas las disposiciones finales de los mismos.

7. Disposición

La disposición prevista en el calendario de conservación, es aquella que se aplica

cuando se haya agotado el plazo establecido para la conservación de los
documentos; este calendario de conservación incluye: la eliminación y la
conservación y traslado a otro sistema de archivo.

La disposición es posible llevarla a cabo con la debida autorización, y luego de que

se haya comprobado que el documento no tiene ningún tipo de valor para la
organización; esto quiere decir, que no deberán quedar tareas pendientes y juicios
o investigaciones en proceso, las cuales impliquen el uso del documento en
cuestión como prueba.

La gestión de la normalización en la gestión documental es importante, debido a

que:
- Contribuye a que las organizaciones puedan disponer de completos sistemas
de gestión de la información, de manera eficaz y eficiente.
- Constituye una herramienta valiosa para la gestión de riesgo de las
organizaciones.
- Es altamente eficiente respecto a la auditoría de la información, y en el análisis
de los procesos; estos procesos se encargan de mejorar de forma notable, la
gestión documental de instituciones u organizaciones, tanto públicas como
privadas.
- Esta se encarga de elaborar las especificaciones técnicas, o normas
estándares, tan necesarias en las organizaciones. Con las mismas se podrá
comprobar la calidad y la seguridad de los productos y actividades.
- Garantiza al cliente o usuario, que los productos o servicios ofrecidos por las
empresas u organizaciones, tengan los requisitos mínimos de calidad que las
diferencien de la competencia. (Caltico, 2017)

¿Qué aportes y objetivos tiene la gestión documental?

En líneas generales, el proceso de gestión documental busca alcanzar la máxima
eficiencia en la administración de los documentos jurídicos, pero si lo vemos con
mayor profundidad, podemos decir que los objetivos de la gestión documental a
niveles más específicos son los siguientes:

- Mantener la información jurídica actualizada dentro de la firma, de acuerdo a

las legislaciones vigentes. En este sentido, uno de los problemas de no saber
qué es gestión documental es que se corre el riesgo de quedarse con la
información desactualizada de manera constante.
- Controlar los accesos para respaldar la protección de los documentos, evitar la
pérdida de información y garantizar la confidencialidad.
- Brindar una visibilidad completa y sin márgenes de error de los documentos
almacenados por la firma.
- Organizar los archivos de forma jerárquica y categorizada, con la finalidad de
optimizar la matriz de búsqueda de información. Este uno de los objetivos de la
gestión documental más cruciales, ya que los abogados necesitan buscar
información de la forma más ágil posible.
Los sistemas de gestión documental son herramientas especialmente diseñadas
para digitalizar y administrar grandes cantidades de documentos y archivos
jurídicos. Dicho esto, también es importante que sepas que el proceso de gestión
documental puede ser realizado, en cierta medida, por herramientas que no son
propiamente SGD. Veamos los siguientes casos:

- NetDocuments: es un SGD basado en la nube que permite crear, organizar y

consultar documentos digitalizados. Este sistema cuenta con búsquedas
avanzadas, permisos de acceso y la gestión de registros, manteniendo
centralizada la información de millones de documentos en una plataforma
dinámica y unificada.

- CaseTracking: es un software de legaltech que, a pesar de no ser un SGD, sí

permite realizar una gestión documental de los casos jurídicos en desarrollo
desde la nube. Para ello, CaseTracking se sincroniza vía online con las páginas
de los Poderes Judiciales de distintos países, lo que permite gestionar los
litigios de forma remota a través de internet. Cuando la información de los
litigios es modificada, la herramienta actualiza automáticamente los datos de
los expedientes. (Lemontech Blog, 2020)

Historia de la gestión documental

En los años 80 comenzaron a desarrollarse software que combinaran documentos

en papel con nuevas tecnologías digitales. Al principio, la gestión documental se
refería a la gestión de documentos físicos únicos como contratos, documentos
impresos o fotografías, por ejemplo.

Durante los años 90 y 2000 la gestión documental fue creciendo cada vez más
y hoy en día se refiere a todos los documentos y archivos físicos y electrónicos. De
esta forma, en la actualidad los sistemas de gestión documental aportan
seguridad, almacenamiento de metadatos e indexación y recuperación. Todo esto
permite a las empresas organizar su información y encontrarla fácilmente. 

La gestión de documentos del futuro no solo tratará de lograr la organización de la

información y la recuperación, sino que también apostará por la utilización de
la nube, lo que permitirá el aumento de la productividad y la posibilidad de trabajar
desde cualquier lugar del mundo.

El trabajo a distancia es un factor clave en las empresas actuales, de hecho cada

día aumenta el número de trabajadores que trabaja desde otro país, desde casa o
mientras viaja. En este panorama una gestión documental que sea flexible es
esencial para las empresas. La nube permite que los trabajadores puedan acceder
a la documentación desde cualquier lugar y conectarse con otros
empleados independientemente de donde se encuentren y en tiempo real.

Sin embargo, actualmente las empresas encuentran diversas dificultades a la hora

de implantar soluciones de gestión documental. De hecho, en base a la encuesta
denominada “La oficina digital: mejorando nuestra forma de trabajar” podemos
destacar datos como los siguientes: solo el 22% de las empresas encuestadas
utiliza la circulación automatizada de agendas y actas, el 15% comparte mediante
archivos en la nube y el 31% entiende que los sistemas ECM que utilizan son
demasiado complicados.

En cualquier caso, la implantación en una empresa de un sistema de gestión

documental debe basarse en un cambio de la cultura de la organización, de forma
que apueste por la colaboración, la creatividad y la innovación. Junto con el
cambio de cultura es preciso un liderazgo que apoye el cambio. No se puede
olvidar que a lo largo de la historia se pueden encontrar numerosos ejemplos de
empresas que se han centrado en la tecnología olvidando trabajar en capacidades
de organización que ayudaran en la transformación.

¿Cuáles son las funciones de los sistemas de gestión documental?

Los sistemas de gestión documental cubren gran parte de las necesidades

tecnológicas de la empresa: búsqueda y consulta de la información,
almacenamiento de datos, etc. Sus principales funciones son:

- Gestionar las políticas para la administración y la creación de

documentos.
- Organizar con lógica toda la documentación.
- Garantizar la disponibilidad, inmediatez y acceso de la documentación.
- Conservar la información gracias a la digitalización.
- Establecer sólidas estrategias técnicas.

Gracias a estas tareas, las compañías pueden mantener altos estándares de

calidad y obtener ventajas tan relevantes como estas: optimizar sus procesos,
reducir gastos, aumentar la seguridad, mejorar el manejo del tiempo, reducir los
tiempos de consulta, establecer la custodia inteligente de los archivos, etc.

 El objetivo central del software de gestión documental es garantizar la

organización y el control de todos los documentos a través del análisis y el
seguimiento constante. Sin embargo, este avance es vital para establecer la
custodia inteligente de archivos, optimizar los procesos de gestión, reducir los
tiempos de consulta, aumentar la seguridad, etc.

En definitiva, contribuye al crecimiento exponencial de la compañía. Es una

tendencia actual, un nuevo paradigma organizacional desde el que podemos
controlar el papeleo de la oficina, desde la incorporación al sistema de gestión
de archivos hasta su disposición final.

Este proceso facilita el desarrollo de la compañía y resulta vital para el negocio.

Tanto es así, que alrededor del 90% de la información vital de la organización
se encuentra en estos documentos.

No importa si eres una grande, mediana o pequeña empresa, porque todas las
compañías, independientemente de su tamaño y sector, manejan información a
diario, en mayor o en menor medida. Sin embargo, es cierto que a medida que el
tamaño de la organización es mayor, la cantidad de información que manejan
crece.

- Aunque cualquier empresa puede implementar este tipo de soluciones para

gestionar sus contratos, nóminas, o cualquier otro documento, existen sectores
donde la necesidad de implantarlos es todavía mayor. Mira estos 6 ejemplos:
- Sector bancario (comprobantes de depósitos, justificantes de transacciones,
retiros de cuentas de ahorros, depósitos de cuentas corrientes, transferencias
bancarias, cheques de gerencia, contratos, pagarés, letras…).
- Sector educativo (material escolar, exámenes, documentos, certificados,
boletines de notas, correos electrónicos, documentos sobre el comportamiento
o los problemas de asistencia de los alumnos, listas de clase, informes…).
- Sector automovilístico (permisos de conducir, carnets, tarjetas de inspección
técnica, informes de la ITV, documentación de vehículo…).
- Sector legal (certificados, actas, circulares, poderes, donaciones,
autorizaciones, firmas personales, sociedades mercantiles, sociedades civiles,
documentos legales y de procesos judiciales, testamentos, contratos de trabajo
de propiedad, gestiones de separación y divorcios, facturas…).
- Sector sanitario (informes médicos, historiales de pacientes, pruebas, análisis,
visitas médicas, citas, revisiones…).
- Gestorías (finiquitos, nóminas, contratos, altas y bajas en la Seguridad Social,
solicitud de pensiones, gestión de subvenciones, cursos de formación,
prórrogas, cartas de recomendación, presupuestos…). (Aparisi, 2019)

Beneficios de la Gestión Documental

Mejora los resultados de la empresa

Los profesionales que tienen acceso a los datos y las informaciones pueden tomar
decisiones con mayor rapidez y eficiencia. La gestión documental facilita la
localización de la información y los modelos que pueden utilizarse en la ejecución
de las tareas. Los datos organizados y disponibles se rastrean fácilmente, lo que
mejora las definiciones y permite aplicar mejoras.  

Permite ahorrar tiempo

Buscar un documento no debe ser una actividad que consuma mucho tiempo para
un profesional. Los equipos deben dedicarse a la ejecución de tareas, la
planificación y la definición de procesos. Con una gestión documental, los archivos
se almacenan de forma categorizada y organizada. De este modo, la búsqueda y
localización de archivos se realiza en pocos segundos.

Desburocratizar y simplificar los procesos

Una de las actividades de la gestión de documentos es evaluar los documentos

para identificar su peso e importancia para la empresa. Esto elimina los archivos
que no son necesarios o que están duplicados. Este análisis también definirá qué
datos pueden digitalizarse y cuáles informaciones deben conservarse en archivos
físicos. Con ello, la empresa puede reducir la burocracia y simplificar sus procesos.

Aumenta la seguridad y confiabilidad de la información

Las empresas que adoptan la gestión documental como parte de sus procesos
organizativos consiguen eliminar la cantidad de datos que no son fundamentales
para sus resultados. Sólo son conservadas las informaciones relevantes para la
empresa. Por ello, es necesario reforzar la seguridad de los datos y garantizar que
sólo tengan acceso a ellos las personas autorizadas. Además de estas ventajas,
las empresas logran reducir los costos operativos, estandarizar sus procesos
internos, mejorar los resultados, aumentar la productividad de los equipos y
ahorrar el espacio físico que se utilizaría para archivos. (ESSS, 2022)

Ventajas y desventajas de la Gestión Documental

Accesibilidad
- Este formato permite ampliar el número de canales a través de los cuales se
accede a la información. Sin embargo, los archivos quedan controlados porque
la empresa decide cuales podrán tener acceso o no a los mismos. De esta
forma, se centralizan los datos y la búsqueda resulta mucho más directa y
eficiente en tu negocio.

Seguridad
- Además, este sistema garantiza una custodia documental. Esto quiere decir
que los archivos estarán protegidos y guardados de manera segura. Como ya
hemos comentad, se pueden almacenar tantas copias de seguridad como
necesitemos para garantizar que nuestros archivos están a salvo.  Además,
controlaremos perfectamente que archivos deben ser eliminados llegado el
momento. Sin embargo, para asegurar una destrucción confidencial de
documentos de acuerdo a la normativa y la legalidad, es necesario contar con
profesionales.
Gestion
- Por último, la gestión de archivos asegura que el trabajo se realice de una
forma más rápida y eficiente. Los procesos de trabajo se pueden controlar de
 manera automatizada, se controlan las nuevas versiones y quien las ha
efectuado y hay un control de cambios. Además, estos sistemas permiten que
varias personas consulten la misma información de manera simultánea. Con un
software de gestión documental controlaras la ubicación de todos los
documentos electrónicos y sabrás exactamente cuando pueden ser eliminados
para liberar aún más espacio.
Costes
- Por si fuera poco, se trata de una inversión que te resultará realmente rentable.
Las empresas de gestión documental permiten a otros negocios trabajar con la
seguridad de que cumplen con la normativa vigente, además de facilitar una
base de datos con la que hacer un uso mucho más eficaz de los documentos y
archivos en formatos digitales. Incluso utilizar el correo electrónico será más
rápido y eficaz cuando cuentes con gestores documentales.

Desventajas de la gestión documental

La gestión documental supone una inversión. Esto quiere decir que será necesario
realizar un desembolse económico para implantar el nuevo sistema. Además,
también se debe invertir o establecer un sistema de seguridad rigurosos y con un
alto nivel de protección. De otra forma, podría producirse una brecha en la
seguridad y todos los datos de la empresa y de sus clientes quedarían al
descubierto.
La gestión documental y organización de archivos tienen como principal
ventaja la seguridad de la información ante un extravío, perdida o destrucción de la
original. Sin embargo, para garantizar que realmente están protegidas nuestras
copias, debemos resguardarlas en otro lugar. Es decir, en otro edificio y
dispositivo. De esta forma, en caso de incendio o catástrofe en alguno de los dos
lugares, la otra copia seguiría intacta.

En conclusión la Gestión Documental nos permite administrar los documentos

dentro de la empresa de forma eficaz y rápida hasta el tiempo de duración de los
mismos, cabe aclarar que ningún documento de carácter oficial se desecha ya que
estos son necesitarías para las auditorias y procesos dentro de una empresa
llevando así un orden y control de estos escritos.
GLOSARIO:

- Auditorias: Inspección o verificación de la contabilidad de una empresa o una entidad,

realizada por un auditor con el fin de comprobar si sus cuentas reflejan el patrimonio,
la situación financiera y los resultados obtenidos por dicha empresa o entidad en un
determinado ejercicio.
- Inversión: Acción de invertir el orden, la dirección o la posición de una cosa.
- Implantar: Establecer o instaurar una cosa, especialmente una costumbre, una
reforma o una moda.
Colocar una cosa en el cuerpo de un ser vivo mediante una intervención
quirúrgica, especialmente un órgano o un aparato en sustitución de otro
órgano, o de una parte de él, para mejorar su funcionamiento.

Bibliografía
Aparisi, M. (22 de Marzo de 2019). Docunecta. Obtenido de
https://www.docunecta.com/blog/author/miguel-aparisi
Caltico. (Mayo de 2017). Obtenido de https://www.caltico.es/cuales-son-los-
procesos-de-la-gestion-documental/
DocuWare. (27 de Diciembre de 2022). Obtenido de
https://start.docuware.com/es/blog/que-es-la-gestion-documental
ESSS. (06 de Julio de 2022). Obtenido de https://www.esss.co/es/blog/gestion-
documental/
Kyoceradocumentsolutions.es. (2019). Obtenido de
https://www.kyoceradocumentsolutions.es/es/smarter-workspaces/business-
challenges/paperless/la-gestion-documental-definicion-conceptos-clave-e-
importancia-en-la-actualidad.html
Lemontech Blog. (23 de Diciembre de 2020). Obtenido de
https://blog.lemontech.com/que-es-gestion-documental/