IMPORTANCIA DE LAS PGD

El gerente general debe entender la importancia para su empresa Los Guaduales la aplicación de
la PGD mis argumentos serian:

Aumento de la productividad

Incrementa la productividad porque centraliza la información y utiliza documentos electrónicos que

hacen fluir la información rápidamente.

Mejor servicio al cliente

Con PGD obtendrá un mayor control de todos sus documentos, los cual le permitirá saber su estado,
ubicación y la persona a cargo, mejorando significativamente el servicio con los clientes. Así mismo
si automatiza este proceso, garantiza la entrega oportuna de información y ahorra tiempos de
ejecución.

Aumento de la eficacia

El rendimiento de los empleados mejora notablemente porque muchas de las tareas que antes eran
manuales pasan a ser automáticas. Además, permite realizar un fácil almacenamiento y una
búsqueda rápida de documentos de forma eficiente. Lo anterior, permite hacer más en el mismo
tiempo y disminuir el margen de error.

Ahorro de costos

Reduce la producción de documentos en medios físicos, los costos de almacenamiento y

administración de archivos. Por otro lado, incrementa el ahorro porque reduce drásticamente los
costos asociados al uso de papel y a los materiales de impresión. Obteniendo como resultado:

Cumplimiento de la ley

Contribuye al cumplimiento de la ley en temas archivísticos ya que cabe destacar que este tipo de
herramientas para la gestión de documentación, hacen de la empresa una organización sostenible
administrativamente dando cumplimiento a la Ley 594 de 2000

Evolución:

Mantener y consolidar medidas de control para la gestión documental, ayuda a identificar los puntos
de atención al interior de la empresa, lo que lleva al fortalecimiento de las medidas para
enfrentarlos.

Optimización:

La evolución continua y la modernización de los modelos de gestión documental de la empresa

impulsan la aplicación de prácticas más eficientes y avanzadas para el mejoramiento de los
procedimientos de gestión documental.

Manejo integral:
 El Programa de Gestión Documental determina las bases de seguridad, conservación, recuperación
y disposición de la información generada y recibida en la empresa, lo que garantiza su acceso,
consulta y control.