SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Los sistemas de gestión de documentos (SGD) son herramientas informáticas

diseñadas para capturar, almacenar, administrar y dar acceso a la información en
forma de documentos dentro de una organización. Un SGD eficiente puede ofrecer
numerosos beneficios a una compañía, como ahorro de costos, productividad
mejorada, cumplimiento normativo y preservación de activos de información.

Según la norma ISO 15489, un SGD debe garantizar la autenticidad, fiabilidad,

integridad y disponibilidad de los documentos durante todo su ciclo de vida
(International Organization for Standardization, 2016). La autenticidad significa que
el origen e identidad de los documentos pueden verificarse. La fiabilidad implica que
el contenido de los documentos es una representación completa y precisa de las
transacciones, actividades o hechos que documentan. La integridad hace referencia
a la protección de los documentos contra modificaciones no autorizadas. Y la
disponibilidad garantiza que los documentos autorizados estén accesibles cuando
se necesiten.

Un SGD integral también debe incorporar la gestión de registros, es decir, la

capacidad de retener documentos de valor permanente sujetos a requisitos legales
de retención, así como la disposición de documentos obsoletos. La preservación
digital a largo plazo es otra característica importante de un SGD maduro
(International Organization for Standardization, 2016; National Archives of Australia,
2020).

Por otro lado, la gestión de documentos ha adquirido un papel importante en

cualquier organización, ya que afecta directamente su eficiencia, productividad y
cumplimiento normativo. Es importante mencionar la era digital, ya que en esta es
donde la cantidad de información generada crece exponencialmente, la correcta
gestión de documentos se vuelve aún más relevante, esto tiene diferentes
beneficios, algunos de estos son:
- Mejora de la eficiencia operativa: La gestión adecuada de documentos permite
un acceso rápido y fácil a la información relevante, lo que agiliza los procesos
internos y facilita la toma de decisiones.
- Ahorro de tiempo y recursos: Una buena gestión de documentos evita la
duplicación de esfuerzos, la pérdida de información y el gasto innecesario en la
búsqueda y reproducción de documentos.
- Cumplimiento normativo y legal: La gestión de documentos garantiza el
cumplimiento de las regulaciones y leyes aplicables, como la protección de datos
personales y la conservación de documentación fiscal o contable.
- Reducción de riesgos: Al contar con un sistema de gestión documental robusto,
las organizaciones minimizan los riesgos de pérdida, robo o daño de la información
confidencial.
 - Facilita la colaboración y el trabajo en equipo: La gestión de documentos
promueve la compartición y colaboración en tiempo real, lo que mejora la
comunicación y la eficacia de los proyectos.

Existen diferentes prácticas para la gestión de documentos como:

- Digitalización: La transformación digital es clave para la gestión eficiente de
documentos. La digitalización reduce el uso de papel, facilita el acceso remoto y
permite la implementación de tecnologías avanzadas, como el reconocimiento
óptico de caracteres (OCR) o la inteligencia artificial (IA).
- Indexación y metadatos: Es importante asignar etiquetas y metadatos a los
documentos para facilitar su búsqueda y recuperación posterior. Un sistema de
clasificación coherente y estructurado mejora la localización y organización de la
información.
- Políticas y procedimientos claros: Es fundamental establecer políticas y
procedimientos documentados que regulen la creación, gestión y disposición de
documentos. Esto garantiza la uniformidad en la organización y evita la pérdida de
información crítica.
- Seguridad y privacidad: La gestión de documentos debe contemplar medidas de
seguridad adecuadas, como el control de acceso, la encriptación y la monitorización
de las actividades relacionadas con los documentos. Además, se deben aplicar
políticas de privacidad y protección de datos para garantizar el cumplimiento
normativo.
- Plan de retención y disposición: Definir un plan de retención documental permite
establecer los plazos para la conservación de los documentos según su valor legal y
operativo. Asimismo, se deben establecer procedimientos claros para la disposición
adecuada de los documentos cuando ya no sean necesarios.

Un SGD robusto y bien implementado permite a las organizaciones obtener el

máximo valor de sus documentos e información. Constituye una parte fundamental
de cualquier programa de gestión de la información corporativa. La gestión de
documentos es esencial en la era digital, donde la información se multiplica a gran
velocidad. Una correcta gestión proporciona beneficios tangibles a las
organizaciones, como la eficiencia, el ahorro de recursos y el cumplimiento
normativo. Para lograr una gestión eficiente, es necesario adoptar las mejores
prácticas, como la digitalización, el establecimiento de políticas claras y la
implementación de medidas de seguridad adecuadas.
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