INFORME: SISTEMA UTILIZADO PARA LA ORGANIZACIÓN

DEL DOCUMENTO EN EL ARCHIVO

APRENDIZ: JESMARY DEL VALLE MARÍN ROJAS

INSTRUCTOR: ALEXANDER HERRERA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
2022
 NOMBRE DE LA EMPRESA COCA-COLA ESPAÑA

Con el fin de administrar, controlar y distribuir su documentación de manera más sencilla y

eficaz, Coca Cola España ha implantado Q-Doc, solución de gestión documental del proveedor
ECSSA Informática (que conforma Abast Grup junto a la empresa Abast Systems).

Según destaca Margarita Galindo, Quality Engineer de la compañía, "seleccionamos Q-doc, entre
otros motivos, por la sencillez en el manejo de la información; igualmente, la solución ha sido
personalizada creándose nuevas bases de datos".
Q-doc, permite el archivo de los manuales, procedimientos, instrucciones y registros finales en
una base de datos documental. Según explica Juan Ramón Rodríguez, responsable del proyecto
en ECSSA, la aplicación se ha instalado sobre entorno Lotus Domino -que comparte Coca Cola
con las siete embotelladoras con las que intercambia documentos- "personalizándose para los
departamentos de 'packaging', marketing y calidad".
Además del proceso de almacén, permite distribuir la información de forma automática,
facilitando el acceso a los documentos a toda la organización y "extendiendo la gestión del
conocimiento de forma ágil y sencilla".
Para Coca Cola España ha facilitado el almacenamiento estructurado de la documentación,
reducir el tiempo invertido en su gestión, la distribución electrónica de toda la documentación
publicada, así como el control y seguimiento de la recepción de los documentos por parte de los
usuarios implicados.

Accesible mediante cualquier browser en entorno Internet / intranet, es compatible con enlaces
abiertos con otras aplicaciones y se ha implantado sobre plataforma servidor NT. Tres de los
distribuidores también han seleccionado Q-Doc, almacenando así su propia documentación.

Coca-Cola España, con sede en Madrid, presta servicios en materia de protección de marcas y
preparación de planes de marketing y publicidad a las siete sociedades embotelladoras españolas,
en todo lo relacionado con la fabricación, venta y distribución de bebidas.
 DIAGNOSTICO:

La organización documental es un proceso mediante el cual se desarrollan actividades de

clasificación, ordenación y descripción de los fondos documentales de las entidades, respetando
el principio de procedencia y orden original de los documentos de archivo. Un archivo organizado
garantiza el flujo y disposición de la información en forma ágil y oportuna; simplifica trámites;
evita la acumulación innecesaria de información; facilita la toma de decisiones; conserva la
memoria institucional.

El archivo digital puede explicarse como un sustituto del papel: su principal función es almacenar
documentos generados en formato digital. Asimismo, este puede ser denominado fichero, el cual
equivale a una unidad de datos que puede ser utilizada por medio de aplicaciones instaladas en
una computadora. Las principales necesidades que cubre el archivo digital son la construcción y
disposición de un espacio único de consulta y almacenamiento de documentación que facilita el
orden de datos y evita la duplicidad de información, cuyo gran objetivo en las organizaciones es
ahorrar tiempo y dinero al disponer de una innovadora alternativa para la difusión de documentos.

La utilización del archivo digital representa varias ventajas, cualquier documento es fácil de
convertir a formato digital sin importar su naturaleza: desde facturas y contratos hasta diplomas
y fotografías. Además, el archivo digital nos permite clasificar cada uno de ellos para facilitar
su uso.

Permite conectar a todos los departamentos de una empresa y generar sinergia entre estos por
medio de acceso a toda la información requerida para hacer negociaciones, compras, listas de
inventarios, contratos y facturas, entre otras tareas. La utilización del archivo digital permite
establecer una jerarquía de acceso por medio de autorizaciones y restricciones de lectura y
modificaciones según el perfil de cada usuario; a su vez, ayuda al cumplimiento de normativas,
ya que su uso tiene implícito el cumplimiento de la Norma de Protección de Datos Personales.

También, esta solución reduce el riesgo de robo de información debido a todos los filtros de
seguridad con los que cuenta para evitar cualquier manipulación física o digital de los
documentos que gestiona. Otra gran ventaja dentro de esta es la posibilidad de recuperar
documentos dañados físicamente al ayudar en su restauración y preservación.

Coca Cola España opto por un mecanismo electrónico el cual garantiza un buen manejo y de los
archivos. Previene la pérdida de un documento y facilita el acceso al mismo.
 RECOMENDACIONES:

Los documentos son fundamentales para que los procesos que se lleven a cabo en las diferentes
áreas de la empresa funcionen con normalidad y eficiencia, por ello, el determinar protocolos de
gestión documental y de administración de archivos, se convierte en un punto relevante para
garantizar dicha funcionabilidad.

La digitalización de la información cada vez adquiere mayor protagonismo, y no es para menos,

ya que esto permite un mayor manejo de los documentos, garantizando su seguridad y control.
La gestión documental y de archivos electrónicos sin duda está en auge gracias a las ventajas que
ofrece en cuanto a la automatización de procesos y a la optimización de los deberes empresariales,
en pro del manejo de la información.

Es de gran importancia realizar cada cierto tiempo copias de seguridad, de tal manera que los
archivos puedan duplicarse y guardarse en una base de datos la cual permita el registro de los
mismos, previniendo así cualquier accidente o falla digital que atente contra su preservación.