En las Organizaciones siempre la prioridad final es el Archivo, pero

realmente no se dan cuenta de la importancia y el ahorro que pueden

hacer implementando un Sistema de Gestión Documental.
El primer punto importante del manejo del Gestión Documental, es
tener control, organización y tener todos los documentos debidamente
centralizados. Después de cumplir con estos procesos, las Empresas
tendrán un fácil almacenamiento y consultas rápidas y recuperaciones
eficientes de la información.

La misión principal de las compañías en cuanto a Gestión Documental,

es cumplir el ciclo de vida de los documentos, y como objetivo es
volver los documentos físicos a digital.

Gracias a la tecnología en Gestión Documental, las organizaciones

podrán ser más rápidas en el uso de la información, reduciendo
costos, ahorro en tiempo, seguridad en los documentos, para así tener
una mayor productividad.

La gestión de documentos en una organización ayuda a tener el

control de los documentos que entran y salen. Hay que tener en
cuenta la cantidad de papeles que se mueven en las empresas
diariamente (facturas, datos personales, etc), y la importancia del
ahorro de dinero y tiempo. ayudan y aportan muchos beneficios a las
empresas: ahorro en costes y tiempo, preservación de los
documentos, mejora de procesos, etc.

los beneficios de los sistemas de gestión documental

- Ahorro de Costes. Reducción de los espacios donde preservar la

información. Esto significa un ahorro considerable de costes y un
mayor control.

- Mejora en los procesos. Automatización de los procesos aumenta el

control sobre los mismos y los agiliza.

- Ahorro de tiempo. Los sistemas de gestión documental permiten

agilizar procesos. Esto supone una atención al cliente más rápida.

- Mayor productividad. La gestión de documentos aumenta la eficacia

y eficiencia a la hora de buscar y recuperar documentos.
- Cumplimiento de las normativas de seguridad. Utilizar sistemas de
gestión documental se traduce en el cumplimiento de varias
normativas de seguridad

 Homologación. El control documental favorece la unificación de

procedimientos estableciendo el mismo modelo para toda la empresa.

 Movilidad. La gestión de documentos supone una mejora drástica en

el acceso a todos los documentos desde cualquier parte gracias a las
nuevas tecnologías.

Preservación a largo plazo de los documentos electrónicos. De nuevo

las nuevas tecnologías nos ayudan a preservar estos documentos en
cualquier formato, asegurando así que dispondremos de esta
información cuando lo deseemos.

Se reducen los costes, aumenta la calidad y se mejora la

productividad.

- Reducción del riesgo profesional. Si se almacena grandes cantidades

de papel se puede llegar a deteriorar e incluso a perder..

La Gestión de Documentos se convierte en un potencializador de las

diferentes áreas que componen la organización, ya que permite utilizar
eficazmente la información basada en documentos, a la vez
proporciona una mejor localización y recuperación de los mismos.
Cuando se habla de gestión documental electrónica se refiere a la
aplicación de la tecnologías de la información y la optimización de
procedimientos para la unificación de información generada por la
organización. La óptima gestión documental dentro del ámbito
administrativo y organizacional en una entidad influye directamente en
el buen desarrollo de las funciones que allí se desempeñan; es así
como el archivo es un área de soporte administrativo muy importante
para la gestión institucional para mostrar la importancia que tiene en
las organizaciones disponer de información actualizada y veraz en el
momento requerido, lo cual contribuye a la oportuna toma de
decisiones apalancándose en las TIC. Sin embargo, uno de los
grandes problemas que actualmente afrontan las empresas es el
manejo de documentos físicos, conllevando con la manipulación el
deterioro de los mismos y adicionalmente en muchas ocasiones se
generan traumatismos por la demora en la entrega de dichos
documentos, que en ocasiones se requiere para tomar decisiones
administrativas, lo que implica a veces reestructurar procesos,
implementado nuevas tecnologías que traen como consecuencia
innovación conllevando a las compañías a ser más competitiva en el
mundo tan globalizado en que vivimos

las tendencias tecnológicas contribuyen a mejorar y asegurar la

memoria institucional de las organizaciones, permitiendo la
conservación y preservación del expediente electrónico garantizando
las funcionalidades y características de dichas tendencias con el fin de
normalizar las operaciones del proceso documental apoyándose en las
TIC y facilitando de esta manera la gestión archivística de los
procesos, tendientes a proporcionar una herramienta estratégica para
optimizar y aprovechar las ventajas tecnológicas, así mismo
contribuyendo efectivamente con el proceso de responsabilidad
ambiental orientada a la política de la iniciativa de Cero Papel
conllevando a reducir el consumo de papel en las actividades del día a
día.