MÉTODO PARA EL MANEJO DE LA Método computarizado

DOCUMENTACIÓN
 Administración y Preservación de Documentos
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE PANAMÁ

CENTRO REGIONAL UNIVERSITARIO DE VERAGUAS

FACULTAD DE CIENCIAS Y TECNOLOGÍA

LICENCIATURA EN COMUNICACIÓN EJECUTIVA BILINGÜE

Trabajo escrito Investigación N°1

La Documentación Administrativa.

ASIGNATURA:

ADMINISTRACIÓN Y PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS

PROFESOR:

ING. JOSÉ LÓPEZ

ESTUDIANTE:

Nombre y cédula.

DECHA DE ENTREGA:

30 junio

I SEMESTRE

2021
Contenido
Introducción.......................................................................................................................................3
1. Tema..........................................................................................................................................4
Conclusiones......................................................................................................................................7
Recomendaciones..............................................................................................................................8
Bibliografía.........................................................................................................................................9
Introducción.

Este trabajo plantea cómo resolver un problema específico de una

unidad, mediante un método esquematizado, que a su vez, permite
solucionar problemas similares en otras entidades, un método de
análisis, implementación de técnicas y finalmente de herramientas
que pueda tener una aplicación universal al tipo de archivo de
planos y que logre un mejor acercamiento de la ciencia archivística
a las herramientas informáticas del siglo 21
1. Tema.
METODO COMPUTARIZADO

Un sistema de administración de documentos electrónicos es, pues, un sistema

computarizado, un conjunto de programas, utilizado para rastrear y almacenar documentos
electrónicos y/o imágenes digitales de documentos originalmente soportados en papel. El
término puede ser relacionado con conceptos como sistemas de administración de contenido
(CMS) y es comúnmente visto como un sistema de administración de contenido corporativo y
relacionado con el término Digital Asset Management.

La mayoría de las organizaciones en todo el mundo ahora hacen funcionar su sistema entero
usando documentos computarizados. Los grandes empresarios requieren acceso a la
documentación en periodos de tiempo determinados para hacer elecciones rápidas y
proactivas para la compañía.

Y esto significa que la empresa debe tener un sistema de gestión documental adecuado y
refinado.

Las empresas ahora dependen de sistemas de control de documentos para clasificar la

información y garantizar un rastreo de este para que esté disponible para el personal cuando
sea.

La trazabilidad es una serie de procedimientos que permiten seguir el proceso de evolución de

un producto o documento en cada una de sus etapas. En otras palabras, la trazabilidad
responde a las preguntas: ¿Quién envió tal documento a quién? ¿Cuándo? ¿Qué contenido?

Por esto, necesitas asegurar que nunca perderás rastro de lo que pasa en los documentos,
proyectos o en los procesos de los departamentos. Entonces el control de documentos puede
ayudar a mantener un registro de la información que fluye en tu empresa.

La disponibilidad de la documentación para su consulta en el momento que se requiera.

Resguardo y protección contra pérdida, uso inadecuado o pérdida de integridad.

La información documentada será conservada como evidencia y debe protegerse contra

modificaciones no autorizadas.

Así aseguraremos que toda la información utilizada en la validación de sistemas

computarizados está aprobada, vigente y el personal cuenta con su capacitación
correspondiente.

Con el establecimiento del sistema de gestión de la calidad y sus documentos, se tendrá la

confianza en tener una validación con evidencias que respalden los resultados obtenidos.

[ CITATION Nie23 \l 3082 ]

METODOS COMPUTARIZADOS

Son llevados de la siguiente forma

•Recopilamos de los documentos en los cuales se basan las operaciones de la organización, es

decir, facturas, copias de cheques, etc. Que representan los datos contables.

•Organización y procedimiento que implica el análisis de las operaciones registradas.

•Generación del resultado por medio de los estados financieros, que incluyen la información
que debe ser comunicada para la posterior toma de decisiones.

El control de un sistema computarizado puede expresarse como un plan destinado a asegurar

que solo los datos validos sean aceptados, procesados completa y exactamente y que prevea la
información y los registros necesarios.

Existen varios ambientes de control relativos a una aplicación:

CONTROL DE PERSONAL.

CONTROL DE LAS APLICACIONES.

SEGURIDAD EN LAS INSTALACIONES DE COMPUTO

La importancia del control de documentos

-Ayuda a asegurar que la información importante sea indexada y rastreable
Uno de los principales problemas que enfrentan las organizaciones crecientes alrededor del
mercado es la ausencia del acceso a sus documentos e informes. Ellos no cuentan con sistemas
que les permita buscar en todos sus documentos la información pertinente. Ya sea que se
relacione con un cliente o con un proyecto importante para la compañía, esta información
debe ser encontrada sin problemas.
- Contribuye a reducir errores en la documentación
Cuando los equipos tienen un acceso rápido a toda la información del sistema de la compañía,
ellos pueden reducir el número de errores que pueden suceder en la documentación. Esto es
porque los sistemas de control documental brindan facilidades para la revisión de documentos.
-Permite la automatización de tareas o procesos
Otro importante beneficio del control de documentos es que permite la automatización de
ciertas tareas en la documentación de la organización. En vez de tener que editar manualmente
varios documentos para adaptarlo a su estilo interno, las compañías pueden desarrollar un
estilo predeterminado así este se aplica automáticamente a cualquier documento gracias al
sistema de control de documentos.
-Es esencial para garantizar la trazabilidad
necesitas asegurar que nunca perderás rastro de lo que pasa en los documentos, proyectos o
en los procesos de los departamentos. Entonces el control de documentos puede ayudar a
mantener un registro de la información que fluye en tu empresa.[ CITATION Exp \l 3082 ]
Flujo del Sistema de Gestión Documental

Bases de datos
La aplicación de la informática en todos los niveles de las organizaciones comprende un
fenómeno que tiene sus implicaciones en la administración documental: la proliferación de
bases de datos sobre distintos aspectos, que en algunos casos están sustituyendo a los
documentos como soporte de información valiosa para la organización. Esta tendencia se
agudiza todavía más en un entorno de e-business en el que las relaciones con los clientes se
realizan a través de Internet.
Desde un punto de vista de administración documental, uno de los principales problemas es
cómo identificar los documentos dentro del entorno de la Base de Datos, saber qué parte del
contenido constituye los documentos que se han de gestionar. Al respecto existen diversas
opiniones. Por una parte, hay quien piensa que una Base de Datos simplemente contiene
información para realizar cálculos u operaciones. En el otro extremo, está la opinión de que
una BD es el resultado de las actividades de la empresa y por ello se las puede considerar
documentos de gestión.

Hardware
Escáner y dispositivos de digitalización: Los documentos originales, una vez preparados, son
transformados en documentos digitales, los cuales serán guardados o almacenados.
Servidores: Contienen la información previamente digitalizada. Los usuarios finales se
conectarán a un servidor para poder acceder a dicha información.

Software
Gestores documentales: Programas de apoyo al proceso de gestión de la documentación que
se maneja en la empresa. Existen soluciones informáticas para: la gestión documental,
administración de archivos digitales y para administración de bibliotecas de diversa índole.

Redes
Por medio de las redes los usuarios podrán acceder a la información que se encuentra en los
servidores. Las redes pueden ser locales, aunque también se puede acceder a la información a
través de Internet.

Usuarios
A través de una cuenta de Usuario, se lleva a cabo el acceso a los documentos digitalizados
dentro del Sistema de Gestión Documental (SGD) permitiendo así, realizar la consulta
electrónica de los mismos de acuerdo con los niveles de seguridad asignados a cada uno de los
usuarios registrados en el Sistema.

Administradores
Desde el puesto del Administrador del Sistema, los documentos digitalizados se codifican e
indexan en la base de datos del servidor, identificando la ubicación física del documento
original y asignando, a cada documento lógico, las claves de acceso. Los documentos
digitalizados se almacenan en su correspondiente fichero.[ CITATION Nie23 \l 3082 ]
Conclusiones.

 Una de las mejores maneras de manejar nuestros archivos hoy en día es gracias a las
nuevas tecnologías que facilita su manejo y guardado de manera sencilla.

Recomendaciones.

 Todas las empresas que quieran tener éxito deben tener debe tener un sistema refinado y
adecuado para manejar sus archivos de manera computarizada y que el trabajo sea
muchas sencillo para todos los empleados.
 Para todas aquellas personas que quieren comenzar en el mundo de la documentación
computarizada se recomienda que tenga conocimiento básico sobre informática ya que en
este mundo a pesar de tener mucha seguridad informática hay muchos métodos para que
hackers te filtren información y nadie quiere eso

Bibliografía.

Expertos en Gestión Documental. (s.f.). EXACT. Obtenido de

https://www.exact.com.pe/blog/importancia-control-documentos/

Nievas, J. (1923). Wikipedia. (A. d. diplomático-documental, Ed.) Obtenido de

https://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental