Unidad # 3

Herramientas administrativas
de organización.
Desarrollo Organizacional
Ing. Luis Alexander Amaya Ortez
 I. Semana del 29 de agosto al 4 de septiembre,
exámenes parciales cómputo 1.
II. Semana del 10 al 16 de octubre, exámenes
Calendario de parciales cómputo 2.

actividades III. Semana del 5 al 11 de diciembre, exámenes

parciales cómputo 3.
IV. Semana del 16 al 21 de diciembre, semana de
exámenes de reposición.
 Normas de trabajo

Acatar indicaciones de Para obtener mejores Realizar las

la semana, esto nos resultados en la evaluaciones en
ayudará a tener buena asignatura se les tiempo y forma, en
comunicación. Si solicita no fallar a las caso contrario se
necesita comunicarse lo videoconferencias, en evaluará con otros
puede hacer a caso de no asistir avise criterios.
lamaya@ugb.edu.sv con tiempo.
 Diseñar planes organizacionales para mejorar la
efectividad, las habilidades, el conocimiento y el
rendimiento individual de una organización, utilizando
metodologías, técnicas, modelos, estrategias y
Competencias de la estándares de desarrollo organizacional, trabajando
asignatura en forma individual y colaborativa.
 Contenidos a desarrollar durante Unidad #3

• Prevención a la violencia Intrafamiliar, de género,

violencia contra la mujer y educación inclusiva
• Diagramación.
• Análisis y diseños de Procedimientos.
• Diseño de formularios.
• Métodos de trabajo.
• Simplificación y distribución del trabajo.
• Distribución de espacio en las áreas de trabajo.
¿Cómo puedo mejorar la distribución
del espacio en las áreas de trabajo?
INTRODUCCIÓN

El proceso de distribución de oficinas

es muy parecido al procedimiento de la
distribución de la planta de
manufactura. Muchas de las técnicas
que se usan para estudiar el flujo del
material se utilizan para examinar el
flujo del papel, la información y el
personal de una oficina.

El diseñador de la distribución de
oficinas debe aprender y comprender
los sistemas y los procedimientos de
oficina con el fin de establecer la
ubicación apropiada de éstas.
CONCEPTO

La expresión distribución del espacio

se refiere a la disposición física de los
puestos de trabajo, de sus
componentes materiales y a la
ubicación de las instalaciones para la
atención y servicios al personal y a los
clientes.
¿Cuáles son los factores que originan una distribución de
espacio?

a) Establecimiento de nuevos objetivos y programas.

b) Reformas en la estructura de la organización.
c) Modificación de los sistemas y procedimientos de trabajo.
d) Estrategia de marketing.
e) Implementación de una dinámica de trabajo basada en procesos.
f) Como respuesta a las propuestas del personal.
g) Incremento del volumen de trabajo.
h) Aumento o disminución de personal.
i) Reubicación o remodelación de las instalaciones de trabajo.
j) Renovación del mobiliario y equipo.
k) Atención de las necesidades del servicio a clientes.
l) Reformas al marco legal ambiental.
m) Cumplimiento a convenios, acuerdos o ambos, de operación a nivel nacional e internacional.
n) Observancia de normas de higiene, seguridad y calidad ambiental.
¿Qué objetivos debemos perseguir al realizar una distribución?

Minimizar el costo del proyecto

La productividad del empleado es importante

Las distribuciones de oficinas deben ser flexibles

Es costoso limpiar y mantener el espacio de oficinas

El ruido debe mantenerse al mínimo

El flujo de materiales (papel y suministros)

Genere una atmósfera placentera en la cual trabajar

¿Qué objetivos debemos perseguir al realizar una distribución?

Minimizar las distracciones visuales

Crear un área de recepción agradable

Los costos de la energía son afectados por la

distribución y deben minimizarse donde sea posible

Cada empleado requiere espacio de trabajo y equipo

adecuado

Velar por la conveniencia de los empleados

Mirar por la seguridad de los empleados

Principios
Integración total
• Distribución que integra y coordina personas, equipos, máquinas y materiales para que
funcionen como una unidad total.

Mínima distancia recorrida

• Distribución de objetos, documentos, formas, materiales y piezas para que circulen lo
menos posible, reduciendo la distancia que las personas transitan para realizar una
actividad, contactar con otras personas o utilizar servicios o equipos.

Circulación
• Distribución de las áreas y unidades en el mismo orden o secuencia que en el proceso de
trabajo.

Flexibilidad
• Distribución que permite que los ajustes y las readaptaciones se realicen con un costo y
molestia mínimos.
 Ambiente físico

• La disposición física de los puestos de trabajo y

de los componentes materiales, así como la
ubicación de servicios al personal y al público, no
deben hacer caso omiso de aquellos factores
físicos que contribuyen a la creación de un
ambiente de trabajo favorable.

• Es un hecho que la productividad se reduce

debido, entre otras cosas, a una iluminación
incorrecta, coloración inapropiada, ruidos
excesivos, temperatura inadecuada, etc.

• Por lo anterior, es necesario satisfacer algunos

requisitos para eliminar o disminuir los efectos
negativos provocados por factores ambientales.
 Iluminación
➢ Experimentalmente se ha demostrado la existencia
de variaciones del rendimiento cuando se modifica,
dentro de ciertos límites, la intensidad luminosa.
➢ Sin embargo, sería erróneo pensar que los
problemas de iluminación se resuelven simplemente
suministrando mayor luminosidad, pues su exceso
puede resultar tan perjudicial como su insuficiencia.
➢ En principio se aconseja la luz difusa con preferencia
a la iluminación directa para evitar contrastes entre
las zonas de sombra y las iluminadas con intensidad.
Los sistemas de luz indirecta son los más apropiados
para lograr una iluminación difusa, aunque resultan
mucho más costosos que el alumbrado directo.
➢ Al respecto no se aconseja la instalación de tubos
fluorescentes al descubierto, sino que deben estar
protegidos con pantallas de acrílico traslúcido.
➢ Para conseguir una iluminación difusa con luz
natural, ésta debe llegar, de ser posible, por el lado
izquierdo de los puestos de trabajo, especialmente
cuando se trata de tareas que requieran de modo
preferente el empleo de la mano derecha (dibujo,
escritura manual, contabilidad). No se aconseja la
colocación de frente o de espaldas a la luz natural.
 Color de las áreas
➢ No debe emplearse el color blanco en
superficies o muros que reciban luz solar directa;
por el contrario, es conveniente emplearlo en
techos para obtener una iluminación difusa.
➢ Los tonos que tienden al violeta o gris intenso se
consideran deprimentes, por lo que no son
recomendables.
➢ Los tonos que tienden al rojo intenso producen
irritabilidad y excitación, por lo cual tampoco
son aconsejables.
➢ Los colores que tienden al verde claro o azul se
consideran psicológicamente fríos y sedantes,
razón suficiente para recomendar su uso en
locales orientados hacia el sur o en zonas
calurosas.
➢ Los colores que tienden al ocre claro, crema y
beige producen sensación de calor, por lo cual
son preferibles en locales orientados hacia el
norte o en zonas donde predomina el clima frío.
 Temperatura ambiente

➢ Los márgenes de temperatura más

recomendables para el desarrollo de actividades
administrativas se suelen establecer entre 18 y 22°
C.
➢ Además de contar con instalaciones capaces de
mantener una temperatura adecuada, el empleo
de colores convenientes puede contrarrestar
psicológicamente el exceso o defecto de la
temperatura dominante.
➢ A juicio de los especialistas, el aire debe ser
renovado por completo unas tres veces por hora.
➢ Mediante el empleo de aparatos de extracción del
aire o instalaciones de acondicionamiento puede
conseguirse una velocidad de renovación
considerablemente superior (hasta diez veces por
hora).
 Insonorización
➢ Aparte de los efectos psicológicos que se derivan de
la permanencia continua en un local ruidoso (fatiga,
irritabilidad, etc.), se ha demostrado que la calidad
del trabajo depende en gran medida del control de
este factor, en especial cuando se trata de actividades
que requieren concentración o estudio.
➢ El volumen del ruido se mide en decibeles, unidad
que corresponde a la mínima variación de intensidad
perceptible por el oído humano.
➢ Un local destinado a actividades administrativas se
considera ruidoso cuando en él se alcanzan
intensidades del orden de los 55-58 decibeles; esta
cifra se rebasa ampliamente en muchas ocasiones,
hasta llegar a 70 decibeles y aún más cuando
intervienen equipos y máquinas agrupados en
recintos de gran capacidad.
➢ Entre las medidas que pueden impedir o disminuir
los ruidos es posible incluir la sustitución y las
adaptaciones o modificaciones del equipo ruidoso
(por ejemplo, instalación de vibradores en lugar de
timbres de llamada y teléfonos; rodamientos
silenciosos y topes de amortiguación en ficheros y
archivadores; aparatos para evitar el ruido al abrir y
cerrar puertas; topes y tacos de goma en las patas de
los muebles, etcétera).
 Insonorización
➢ Entre las medidas que evitan la propagación del
ruido pueden destacarse también las relativas a la
construcción (tabique doble y cámara aislante para
aislar aparatos que producen vibraciones, como los
compresores de aire acondicionado, imprentas, etc.)
y al emplazamiento del edificio o de los servicios
ruidosos (separación respecto del edificio principal)
para impedir la penetración de ruidos procedentes
del exterior.
➢ En lugares de tráfico intenso suelen utilizarse vidrios
dobles (láminas separadas por una cámara de aire y
montados sobre juntas elásticas). La difusión del
ruido se reduce, además, por cualquier clase de
procedimientos que impida la reflexión del sonido,
como son:

✓ Paneles de fieltro y cartón perforado en muros y

techos.
✓ Revestimientos de escayola o materiales porosos.
✓ Pavimentos de materiales amortiguadores del ruido.
✓ Formación de compartimientos mediante separaciones
en locales comunes.
 Mobiliario del trabajo.

➢ Supresión del cajón central en las mesas de

trabajo, ya que su ubicación impide utilizarlo
normalmente.
➢ Disminución del número total de cajones o
compartimientos, que con frecuencia quedan
reducidos a un solo cajón.
➢ Manejo de conjuntos modulares, formados por
elementos que adoptan posiciones múltiples y
que resultan especialmente útiles para
determinados procesos y clases de trabajo.
➢ Empleo de mobiliario formado por series de
elementos desmontables, que permiten adecuar
las condiciones del lugar de trabajo a las
características de las actividades asignadas a cada
funcionario.
➢ Los asientos deben ser giratorios, de altura
regulable y respaldo basculante, a fin de facilitar
los cambios de posición requeridos por la
ejecución del trabajo.
 Oficina del supervisor

➢ Las oficinas de los supervisores de las plantas de manufactura son pequeñas y es posible desarrollar una
“sensibilidad al espacio en una etapa temprana. Estas oficinas portátiles se mueven como una unidad
grande. En la figura se muestra una oficina portátil de 10 × 10 pies (3.05 × 3.05 metros), localizada en medio
de un departamento de producción.

Los supervisores de envíos, recepción y mantenimiento, así como los de

producción
 Espacios abiertos de oficina

El espacio abierto de oficinas (como se muestra en la figura), también llamado crujía, consiste en sala grandes
que albergan a mucha gente.
Espacios abiertos de oficina: razones para usarlas

Las comunicaciones son más fáciles.

El equipo común es accesible para más personas.

Se requiere menos espacio, en comparación con las oficinas privadas.

Los cambios de distribución son más rápidos y menos costosos en las oficinas abiertas

La supervisión de las personas es más fácil en una oficina abierta

Los costos de calefacción, aire acondicionado y ventilación se minimizan

Los archivos y el material escrito son accesibles para todos

 Oficinas convencionales

Las oficinas convencionales (como la figura

siguiente), también conocidas como oficinas de
muros fijos, son lo opuesto a las abiertas. Una
oficina convencional tiene mobiliario
independiente, cuatro paredes y una puerta.
 La oficina moderna

El concepto de diseño de la oficina moderna (vea

las figuras) adapta a la medida las áreas de
trabajo individuales para satisfacer las
necesidades de la organización.

La oficina moderna brindará espacio privado

donde sea necesario, sin afectar de manera
negativa el costo de las instalaciones, el
mantenimiento y la accesibilidad.
TÉCNICAS DE DISTRIBUCIÓN DE OFICINAS
• Técnica de los 200
pies cuadrados por
persona.
Organigrama.
Determinación • Técnica del nivel en la
del espacio de organización.
oficinas. •
Diagrama de Técnica de la estación
Hoja de flujo (análisis de manufactura.
trabajo de de sistemas y
actividades. procedimient
os).

TÉCNICAS DE
DISTRIBUCIÓN DE
OFICINAS

Diagrama de
Diagrama
fuerza de las
adimensional
comunicacion
de bloques. Distribución
es.
maestra
detallada.
Diagrama de
relación de
actividades.
ORGANIGRAMA DIRECTOR GENERAL

GERENTE

SUBGERENTE

ENCARGADO DE ENCARGADO DE SUPERVISOR DE RECURSOS

VENTAS PRODUCCIÓN ALMACEN HUMANOS
COMPRAS

MAQUINA 1
CARGADORES SUPERVISOR
RETRILLADO

COBRADORES Y MAQUINA 2
CHOFERES TOSTADO
DISTRIBUIDORES
MAQUINA 3
PROVEEDORES MOLIDO 45 TRABAJADORES
MAQUINA 4
EMPAQUE
REQUERIMIENTO DE ESPACIOS
DIAGRAMA DE FLUJO

• Sistema de pago de
la orden de compra.
 Diagrama de fuerzas de las comunicaciones
Esta relación se reserva para quienes trabajan juntas varias veces
en un día. El código de esta relación será I.
Este código debe reservarse para la gente
que se comunica varias veces en una
hora. Este código A de las relaciones.

Este código debe reservarse para personas

que necesitan comunicarse al menos una vez
cada hora. Este código se interpreta por la E.
Se reserva para gente que interacciona sobre
una base cotidiana. Una relación así será de
código O.
Diagrama de relación de actividades
HOJA DE TRABAJO
Determinación del espacio de oficinas

 Técnica de los 200 pies cuadrados por persona. Esta técnica se utiliza para
establecer el espacio total de oficinas.

45 X 200 = 9000 Pies cuadrados

9000 pies x 0.3048^2 m = 836.13 m^2

 Tabla de actividades

Nombre de la actividad Examen corto sobre contenidos de semana 17,18 y 20.

Tipo de actividad Actividad de tipo sumativa

Diseñar planes organizacionales para mejorar la efectividad, las

Competencias especifica de la asignatura
Instrucciones
habilidades, el conocimiento y el rendimiento individual de una
organización, utilizando metodologías, técnicas, modelos,
estrategias y estándares de desarrollo organizacional, trabajando en
forma individual y colaborativa.
En grupos investigarán sobre un tema asignado aleatoriamente en
sorteo relacionado al desarrollo organizacional y se realizarán
exposiciones y dramatización de un caso donde se aplique el tema
de investigación

Fecha de entrega Según fecha en el sorteo de presentaciones

Instrumento de evaluación Rúbrica de evaluación.

Ponderación 20 % del segundo laboratorio

 Recursos Complementarios
Recurso Título Cita Referencial

Página web Filosofía institucional https://ugb.edu.sv/inicio/filosofia-

Página web Reglamento del docente
Página web Reglamento del estudiante
Video Planeación y distribución del espacio
Libro virtual González Cornejo, A 2019 Desarrollo
organizacional de la A a la Z PACJ
Libro virtual Hernández Palomino, J A 2017 Desarrollo
organizacional teoría, prácticas y casos
Pearson Educación
institucional.html
https://ugb.edu.sv/component/rsfiles/d
escargar-
archivo/archivos.html?path=Reglament
os%252Freglamentodeldocenteeinstruc
tor.pdf&Itemid=443
https://ugb.edu.sv/component/rsfiles/d
escargar-
archivo/archivos.html?path=Reglament
os%252Freglamentodelestudiante.pdf&
Itemid=443
https://www.youtube.com/watch?v=KL
Q3hoFvvMs
https://elibro.net/es/lc/bibliotecau
gb/titulos/40938
https://elibro.net/es/lc/bibliotecau
gb/titulos/38090
¿Preguntas?
¡Muchas gracias!