UNIVERSIDAD POLITECNICA DE EL SALVADOR FACULTAD DE INGENIERIA Y ARQUITECTURA ESCUELA DE INGENIERIA INDUSTRIAL ORGANIZACIÓN Y METODOS

TEMA

ANALISIS Y DISEÑO DE DISPOSICION DE OFICINAS

ALUMNOS: ARDON ARGUETA, ZULEYMA XIOMARA ANTONIO RODRIGUEZ, MIGUEL ANGUEL VASQUEZ COTO, GEOVANNA IVETTE NERIO VIDES, GONZALO ALBERTO HERNANDEZ MORALES, JORGE ERNESTO

CARNET: AA200901 AR200901 VC200601 NV200801 HM200801

PROFESOR: ING. ADAN ULLOA

SAN SALVADOR MAYO DE 2011

............4 Capítulo II Objetivos de la técnica disposición de oficinas ............................................................................................................................................... 11 y 12 Capítulo VI Costos.................................................................... 13 Conclusiones......................2 Objetivos...............4 Principios de la disposición de oficinas ........................................................................................................................................................................... 10 Capitulo V Tendencias............... 14 .................................... general y específicos ............7 Automatización de oficinas ...................................................................................................................................................................................................................................8 Ventajas y desventajas Mobiliario .........................................................................................................................................................3 Capítulo I factores que influyen en la disposición de oficinas ...................ÍNDICE CONTENIDO Introducción .................................................................................7 Capítulo IV Oficina abierta ..................................................................................... Bibliografía ..............................................6 Capítulo III Impacto del avance tecnológico en la oficina tradicional ...................................................................................................................................5 Medio ambiente ...................

. material. reduciendo distancia entre aquellos que con más frecuencia se relacionan entre sí.INTRODUCCION La aceptación y el buen desempeño que tengan los empleados de una empresa. de los puestos de almacenamiento y del trabajo manual o intelectual dentro de cada departamento o sección. mediante el estudio de la frecuencia de relacionamiento entre Unidades y los recorridos de documentación. oficina o área de trabajo. La distribución de espacio físico abarca dos ámbitos y permite dos niveles de análisis: a) Particular o interno de una oficina que consiste en el ordenamiento de los puestos de trabajo. secciones o escritorios dentro del conjunto de una fábrica. depende en gran medida de las condiciones de confort y funcionalidad que les sean ofrecidas en el local de trabajo. muebles y equipos utilizados por una Unidad. Definimos local de trabajo aquel en el cual una institución combina los elementos ambientales. de los medios de suministro y acceso a las áreas de almacenamiento y de servicios. de las máquinas. la distribución física es ³la posición relativa de los departamentos. b) General a nivel de locales. De acuerdo a la Oficina Internacional de Trabajo de Ginebra. la tecnología y el esfuerzo humano para producir bienes o servicios. entre dos o más servicios. todo relacionado dentro del flujo de trabajo´. clientes y público.

 Exponer los objetivos de un análisis y diseño de oficinas.  Conocer los principios que establecen a la disposición del análisis y diseño de oficinas. .  Determinar los factores a tener en cuenta para la ubicación de los distintos departamentos.  Reconocer la importancia de la distribución de oficinas ESPECIFICOS  Definir que es la disposición de espacios en una empresa.  Identificar las consideraciones a tomar en cuenta para la distribución del espacio.OBJETIVOS GENERAL  Conocer los principios o técnicas de disposición de oficinas.

Formularios: Toda carpeta o ficha debe guardar relación con el archivador o fichero que la va a contener. Procedimientos administrativos: La disposición de los muebles. debe tener relación con el flujo de trabajo dentro de una oficina. determina la necesidad de que dichas unidades se ubiquen en lugares cercanos. máquinas y equipos en general. Los formularios forman parte de los documentos cuyos recorridos en tiempo y espacio deben ser minimizados por esta técnica de disposición de oficinas. ya que debemos lograr la proximidad entre directivos y asesores y la contigüidad entre departamentos y unidades subordinadas. La existencia y dimensión de los despachos particulares también dependerá del nivel jerárquico del empleado. .CAPITULO I FACTORES ADMINISTRATIVOS OFICINAS QUE INFLUYEN EN EL ANÁLISIS DE Estructura Organizativa: Las unidades administrativas existentes y las relaciones de jerarquía deben ser consideradas en el diseño de las soluciones. Cuadro de Distribución de trabajo: la información acerca de qué realiza cada empleado y las tareas comunes entre varias personas. es fundamental a la hora de definir la ubicación física de los puestos de trabajo. El uso de archivos y muebles de dimensiones normalizadas mejora la posibilidad de reordenación u de adaptación del equipamiento a nuevas distribuciones. También. Medición de Trabajo: Al estudiar la distribución de espacios y elementos físicos en forma concordante con los procedimientos. la secuencia de los procedimientos más importantes que involucran a varias unidades. se busca que el recorrido de los documentos sea el menor posible y analiza la frecuencia de relaciones interpersonales en el trabajo para decidir la proximidad entre puestos de trabajo y unidades. El procedimiento nos indica una serie de pasos que se realizan en forma secuencial. El recorrido de los documentos debe seguir un trayecto lo más lineal posible.

. clientes. usuarios y público en general. Mudanza a un nuevo edificio. c) Flexibilidad para ampliaciones futuras: toda distribución del espacio debe contemplar o prever la expansión futura o cambio que pueda ser necesario. tiempo y desplazamientos. PRINCIPIOS DE DISPOSICIÓN DE OFICINA: Los principios que nos van a servir de guías en la aplicación de la técnica son: a) Recorridos mínimos: el trabajo debe seguir un curso progresivo de avance. movimientos y tiempo. La tecnología evoluciona. Facilitar la supervisión de personas y actividades. Redistribución de espacios. según el trabajo que realizan. Contribuir a una mayor seguridad de personal y equipos. cambian los procedimientos. Lograr que los documentos y materiales recorran una distancia lo mas recta y corta posible. Facilitar los procesos naturales de crecimiento y expansión de la empresa. 4. cambia la constitución física de los muebles y la flexibilidad de una distribución estriba en su facilidad de adaptarse a los cambios. b) Utilización racional del espacio: teniendo en cuenta los requisitos de espacio para el personal. Construcción de un edificio.CAPITULO II DISPOSICION DE OFICINAS Objetivos de la técnica de disposición de oficinas Proporcionar la máxima comodidad posible al mayor número de empleados. claridad en recorridos de documentos y evitar congestionamiento de público. c) Administrativos: Facilitar la supervisión. la ubicación de muebles y equipos de acuerdo a procesos. pasando por los distintos empleados con un mínimo de distancia. y y y y y De los objetivos surge que la distribución del espacio físico de oficinas tiene en cuenta tres factores: a) Sociales: lograr el bienestar y elevar la moral de los trabajadores. reducir movimientos. 3. b) Económicos: Ahorrar costos y espacio. 2. las salas especiales que pueda tener la empresa y sus usos . Creación de la empresa. ¿En qué oportunidad se aplica esta técnica? 1.

por lo que se recomienda su uso en locales orientados al sur o zonas calurosas. por lo que es preferible utilizarlo en locales orientados al norte o zonas donde predomina el frió. el empleo de colores convenientes. Cuando utilizamos tubos fluorescentes.d) Requisitos de los equipos especiales: en el momento de estudiar la disposición física de una oficina se debe realizar un inventario de todo equipo existente y estudiar la forma en que esos elementos y máquinas se pueden utilizar. además del empleo de instalaciones capaces de mantener la temperatura adecuada. así como la ubicación de servicios al personal y al público. Los colores con tendencia a verde claro o azul se consideran psicológicamente fríos y sedantes. el exceso o defecto de la temperatura dominante. al igual que los tonos con tendencia al rojo intenso producen irritabilidad y excitación. no deben omitir la consideración de aquellos factores físicos que contribuyen a la creación de un ambiente de trabajo favorable. Los sistemas de luz indirecta son los más apropiados para lograr una iluminación difusa. pero resultan mucho más costosos que el alumbrado directo. Colores de área: no es recomendable emplear el color blanco en superficies o muros que hayan de recibir luz directa. El aire debe ser renovado totalmente unas tres veces por hora. puede contrarrestar psicológicamente. El principio rector es que se debe beneficiar y dar comodidad al mayor número posible de personas y no solamente a algunos sectores o personas en particular. más bien se recomienda la colocación de pantallas de acrílico traslucido. Al diseñar su Oficina es importante tomar en cuenta y eliminar o disminuir los efectos negativos provocados por factores ambientales se debe tomar en cuenta: La iluminación: se aconseja la luz difusa con preferencia a la iluminación directa. esta debe llegar por el lado izquierdo de los puestos de trabajo. crema o beige producen sensación de calor. con ella se tienden a evitar los contrastes entre las zonas de sombra y las iluminadas intensamente. empleando aparatos de extracción de aire o instalaciones de acondicionamiento para conseguir una velocidad de renovación considerablemente superior de hasta diez veces por hora. e) Requisitos de bienestar y seguridad: este principio es de aplicación tanto para el personal de la empresa como para el público visitante y clientes. MEDIO AMBIENTE: En el diseño de la oficina debe de tomar en cuenta la disposición física de los puestos de trabajo y de los componentes materiales. dentro de ciertos límites. y y y y . Temperatura ambiente: los márgenes recomendables para el desarrollo de actividades administrativas se establecen entre 18 y 22 °C. ni utilizar tonos con tendencia violeta o gris intenso porque se deprimentes. los colores con tendencia a ocre claro. no se aconseja su instalación al descubierto. Luz natural: se considera que la orientación más adecuada para conseguir una iluminación difusa consiste en disponer hacia el o los huecos que habrán de recibir la luz.

pavimentos de materiales amortiguadores del ruido. El volumen de ruido se mide en decibeles. suelen utilizarse vidrios dobles. La difusión del ruido se reduce por cualquier clase de procedimientos que impida la reflexión del sonido como paneles de fieltro y cartón perforado en muros y techo. . revestimiento de escayola o materiales porosos. En lugares de tráfico intenso.y Insonorización: el problema del ruido adquiere su mayor importancia cuando el trabajo se desarrolla en locales comunes. formación de compartimientos mediante separaciones en locales comunes. formados por láminas separadas por una cámara de aire y montados sobre juntas elásticas. Un local destinado a actividades administrativas. se considera ruidoso cuando en él se alcanzas unidades de orden de los 55 a 58 decibeles. Cifra que en la práctica se rebasa ampliamente en muchas ocasiones hasta llegar a 70 decibeles. agravándose si se utilizan concentraciones de equipos o maquinas. y más cuando intervienen equipos y maquinas. unidad que de modo aproximado corresponde a una mínima variación de intensidad perceptible por el oído humano.

sincronizar tareas efectuadas desde puntos de vista diferentes. imágenes y sonidos. sin los que no podríamos imaginarnos trabajar y que nos aportan infinidad de ventajas. Las redes de comunicación permiten trasmitir en bloque la información para su tratamiento. el correo electrónico. contestador telefónico. Este proceso era realizado con métodos manuales y la recolección de la información se hacía con soportes de papel o formularios.CAPITULO III IMPACTO DEL AVANCE TECNOLÓGICO EN LA OFICINA TRADICIONAL Tradicionalmente las funciones de una oficina consistían en recibir información. así como a los medios electrónicos que controlan máquinas de toda especie. permiten diversidad de interacciones que no están limitadas por el tiempo ni por la distancia. En la "era de la información" muchas de estas tareas han cambiado. números. La ofimática es como una caja de herramientas cada vez más sofisticadas que incluyen los procesadores de textos. Telecomunicaciones y técnicas de oficina. etc. trasmitir. desde los aparatos de uso cotidiano hasta las vastas fábricas automatizadas. Nos disminuye el tiempo de traslado. el trabajo en red. no contradicen los principios de la disposición de oficinas pues los aspectos de la comunicación personal y supervisión mantienen su plena vigencia. distribuir hacia los lugares adecuados la información externa a la empresa. representaciones gráficas. . todas las posibilidades que nos brindan las microcomputadoras. decidir y ordenar las acciones futuras a realizar con esos datos. Todas estas disposiciones. bases de datos. La tecnología de la información se refiere a los medios colectivos para reunir y luego almacenar. etc. AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS: LA OFIMÁTICA: Todos los procesos de mejora de los trabajos de oficina que se han sucedido a lo largo del tiempo convergen hacia la automatización de oficinas. disminuyen en papeleo. procesarla. plantillas electrónicas. telefonía móvil. sistemas de archivo. registrar los datos necesarios. Hoy contamos con fax. Las telecomunicaciones son un componente básico sobre los cuales se ha desarrollado el conjunto de tecnologías de la información. La expresión OFIMATICA trata de englobar los componentes fundamentales que la integran: informática. procesar y recuperar electrónicamente palabras. Este concepto se puede interpretar desde tres niveles de complejidad: y Al conjunto de procesos individuales desarrollados en puestos de trabajo y comprende la mecanización o informatización de tareas individuales. etc.

programadores. Si bien la oficina ha cambiado su fisonomía no por ello deja de estar vigentes el estudio de su disposición. los abastecimientos necesarios para cumplir con las tareas encomendadas. El Analista de Organización y Sistemas debe conocer la existencia de estos cambios y estas nuevas posibilidades. los sistemas expertos y también elementos de la teoría de las organizaciones. A una concepción absolutamente global de la ofimática que comprende a toda la organización. los analistas en gestión para analizar tanta informatización disponible. tareas y procesos orientada a su realización integral mediante un sistema conjunto de máquinas y hombres organizados al que llamamos "sistema ofimático". los expertos en sistemas informáticos. los coordinadores. La ofimática no se ocupa de la mecanización o informatización de tareas. Los elementos se interrelacionan en un sistema tecnológico ofimático y aquí lo fundamental son los procesos de comunicación que se establecen entre los grupos de trabajo mediante redes de comunicaciones y servicio de telecomunicaciones.y y A la actuación de grupos de trabajo que interactúan entre sí para desarrollar funciones mediante un proceso integrado. se utilizan otros papeles adaptados a impresoras y fotocopiadoras etc. los de Organización y Sistemas en análisis y diseños de sistemas mecanizados. etc. pero no le compete a él aconsejar sobre cual sistema informático es el mejor ni la marca de equipos de computadoras que se deberá adquirir. Cambio la forma de realizar las tareas. sino de la reformulación de funciones. tanto de diseño organizacional como de aspectos de comportamiento. ya que esto es tarea del Analista o Ingeniero de Sistemas con en que debe trabajar en forma coordinada. . Este último nivel incorpora algunas tecnologías como la inteligencia artificial. Evidentemente se ha producido un cambio ocupacional con el surgimiento de nuevas actividades y especializaciones: los analistas.

tabiques o paredes de tableros. se deben tratar de ubicar en el perímetro de la construcción. Para el suministro de energía eléctrica y teléfono se debe instalar un sistema de ductos continuos por debajo del piso que permitan flexibilidad y fácil acceso según la disposición de los módulos. dentro del área general. ascensores y escaleras. sin las desventajas del espacio compartido. . se emplean. En aquellos sitios en los que es necesaria o está justificada la separación física por medio de una pared. Este sistema proporciona un espacio abierto que no está restringido por sistemas arquitectónicos fijos y que conllevan altos costos cuando se cambian. Son soluciones dinámicas y flexibles Desventajas y y y y Pérdida de privacidad Aumenta interrupciones y distracciones Se dificulta el control del ruido Se pueden presentar algunos desórdenes visuales OTRAS CONSIDERACIONES Dadas estas condiciones. como baños. Ventajas y y y y y y Cohesión del grupo Incrementa la productividad (individual y de grupo) Aumenta el flujo de información Permite un control físico del espacio y racionaliza su uso Ajusta el área de trabajo a medida que cambian las necesidades del negocio. hecha a la medida. Aquellas áreas que deban ser fijas. En estos sistemas se debe utilizar iluminación general para toda el área pero se recomienda que no sea uniforme y provea la cantidad y calidad de luz de una manera eficiente. la disposición de oficina abierta e integrada puede ofrecer todas las ventajas de la oficina especialmente dividida. divisiones movibles de altura parcial.CAPITULO IV LA OFICINA ABIERTA Concepto de las oficinas sin muros Se refiere a la concepción arquitectónica modular que elimina las divisiones y los muros formales interoficinas y propicia los espacios abiertos.

mesas para el computador. archivadores. sillas.Los nuevos avances tecnológicos traen a su vez nuevos requerimientos para la planta física. En las nuevas estaciones de trabajo encontramos escritorios. en los cuales se integran todos los elementos que necesita la persona para desarrollar su labor. se deben incorporar entonces. como los colores. el manejo del cableado. que ya se hace común en países como Estados Unidos. divisiones. la música ambiental. Son muy populares los módulos de trabajo. según investigaciones hay 40 millones de personas trabajando tiempo completo o parcial desde sus casas. Muchas otras consideraciones deben ser tenidas en cuenta. MOBILIARIO El mobiliario para las oficinas de hoy en día tiende a ser igual de flexible que la distribución del espacio. En el mercado se dispone de una gran variedad de opciones para escoger. implementos y accesorios que hacen juego entre sí. al mismo tiempo que se ahorra espacio y se pueden hacer cambios cuando sea necesario. facilidades para las telecomunicaciones y el trabajo desde el hogar. para que las oficinas luzcan organizadas y armoniosas. los pisos. donde. . las divisiones y el mobiliario que constituye un factor importante dentro del ambiente de oficina abierta.

Los fabricantes . Parte fundamental de los cambios y tendencias en el diseño de oficinas tiene que ver con la nueva mentalidad de las empresas (de sus directivas). sin embargo. Esta tendencia responde a los requerimientos de los inquilinos respecto a flexibilidad y a la minimización del costo y tiempo para hacer mejoras o cambios por parte del inquilino. algunas empresas están haciendo un intento por tener sus empleados más cerca de los clientes. Tendencias actuales Algunas de las tendencias actuales son: y y Los espacios de oficina se hacen menores. hotelling (compartir el espacio de trabajo con otros y reservarlo por adelantado cuando lo necesite) y teaming (trabajar en equipos para llevar a cabo proyectos). esto incluyendo los salones de reuniones. y deben encontrar soluciones para adaptarse a las necesidades. cerradas) gana popularidad. áreas de almacenamiento (archivos por ejemplo) y cafeterías. y que ahora se encuentran cambiando hacia el trabajo basado en equipos.CAPITULO V TENDENCIAS Cambios organizacionales Los negocios en los 90's se han distinguido por la necesidad de adaptarse al cambio. La planificación de oficinas abiertas (que es contrario a tener un número de oficinas individuales. Por otra parte. Por una parte están las compañías organizadas bajo lineas funcionales rígidas. administradores y corredores de bienes raíces se enfrentan a un cambiante conjunto de parámetros con respecto al espacio de oficinas. Hasta hace poco el área promedio por empleado podía ser de 60 a 76 metros cuadrados. propietarios. Como resultado. La reestructuración de las corporaciones se está dando en dos direcciones. Los avances tecnológicos y los cambios organizacionales han dado lugar a nuevos conceptos como el teleworking (trabajar lejos de la oficina y comunicarse por medio del teléfono y el módem). el promedio es de 46 a 60 metros cuadrados y la norma estándar de 38 metros para las oficinas privadas está siendo rápidamente reemplazada por oficinas tan pequeñas como de 20 metros cuadrados. donde la meta es llegar al mercado rápidamente y aun costo bajo con productos o servicios innovadores y de alta calidad. En estos dais. inquilinos. y esto se ve claramente reflejado en los lugares de trabajo. Esto hace que se necesiten menos oficinas privadas y más oficinas para alojar equipos de trabajo. En las últimas décadas se han dado importantes cambios al interior de las organizaciones que afectan también su estructura física.

muchos de los propietarios han creado instalaciones comunes de reunión como un valor agregado para sus inquilinos. . Los intereses ambientales asociados con edificios de oficinas también han aumentado y uno de los pasos más importantes ha sido la eliminación de los refrigerantes CFC en los sistemas de aire acondicionado. respecto a espacios de oficinas es: y y y y y y y Las oficinas "instantáneas" serán muy atrayentes. porque habrá presión para hacer las cosas más rápido. Se exigirá mayor seguridad.y y y también han tenido esto en cuenta y desarrollan "sistemas de muebles" más ligeros y fáciles de organizar. Las salas que comparten inquilinos serán muy utilizadas. La estética de una oficina llegará a ser una consideración poco relevante en el diseño de las oficinas. Tendencias futuras Ya vimos el escenario actual. A muchos inquilinos no les interesan los acabados caros como el entablado de madera. los cobertores de vinilo y el cielo rasos anti humedad. significa que ahora se necesitan más áreas para reuniones. En respuesta a esta creciente demanda. la forma como luzca un espacio será menos importante que tener un ambiente productivo de trabajo. El mandato hoy es hacer más con menos. Este escenario ha dado origen a la necesidad de espacios de encuentro. El inquilino dará una mayor importancia a la protección de su local. Los propietarios desarrollarán más "show suites" diseñadas para la ocupación inmediata. Oficinas más pequeñas y un incremento en el uso del ambiente de oficina abierta. La gente también tendrá mayor conciencia de los costos de lo que son ahora. los cuales serán escasos. Es decir. Las renovaciones de un espacio existente prevalecerán sobre adquirir nuevos espacios. donde se puedan dar las reuniones casuales que toman lugar regularmente en una oficina. Los esquemas creativos y flexibles que usan muebles livianos dominarán sobre las oficinas privadas. Juntando a los ocupantes en un mismo piso donde acordarán desarrollar y compartir salas de sesiones y otras instalaciones de reunión. Las oficinas abiertas serán la regla general. pero lo que veremos en un futuro próximo. Habrá plazos de tiempo más cortos para el arrendamiento y arreglos hechos por el ocupante. entonces serán merecedores del espacio que ocupan.

también velan por la comodidad y necesidades de las personas que pasan su día laboral en ellas.mueblesparalaoficina. El costo de diseño de la distribución depende en gran medida de quien sea el diseñador: o Una persona vinculada a la empresa. escritorio en U (puente y península) que se pueden adherir del lado derecho o izquierdo del 1 escritorio y silla con respaldo ajustable. 1981. Editorial Diana. Universidad Nacional. como el sitio donde surgen las ideas. metas. o Una empresa externa. Esto hace que la forma como estén diseñadas y equipadas las oficinas va a influir en la empresa como organización sistémica que es y por lo tanto a este aspecto hay que darle toda la importancia que se merece. estrategias y planeación de la organización.html#ixzz1LskYBLB . Una estación de trabajo ejecutiva en roble cuesta $782 en Office Depot. Los nuevos ambientes de oficinas no solo buscan facilitar el trabajo y optimizar los recursos. y y Memorias del Tercer Seminario de Diseño de Plantas.CAPITULO VI COSTOS y y y y Los costos son muy variables dependiendo de las necesidades específicas de cada cliente. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS RIPNEN. p 221. En cuanto a muebles. Administración de Espacio de Oficinas. archivo con seguro.120. los costos son muy variables también. pp 115 .com/oficina/diseno-de-oficinas-condicionesfisicas. se encuentran sillas giratorias (ergonómicas) desde $40 hasta $200 y lo mismo sucede con el resto de mobiliario e implementos. Incluye: Escritorio y biblioteca. Kenneth. Facultad de Minas 1996. http://www. armario con luz interna. México. CONCLUSIONES Como conclusión podemos decir que las oficinas forman una zona neurálgica de la organización y deben ser miradas más que como un sitio donde pasan el tiempo los directivos.

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