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Organización y métodos ANALISIS Y DISEÑO DE DISPOSICION DE OFICINAS

Organización y métodos ANALISIS Y DISEÑO DE DISPOSICION DE OFICINAS

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UNIVERSIDAD POLITECNICA DE EL SALVADOR FACULTAD DE INGENIERIA Y ARQUITECTURA ESCUELA DE INGENIERIA INDUSTRIAL ORGANIZACIÓN Y METODOS

TEMA

ANALISIS Y DISEÑO DE DISPOSICION DE OFICINAS

ALUMNOS: ARDON ARGUETA, ZULEYMA XIOMARA ANTONIO RODRIGUEZ, MIGUEL ANGUEL VASQUEZ COTO, GEOVANNA IVETTE NERIO VIDES, GONZALO ALBERTO HERNANDEZ MORALES, JORGE ERNESTO

CARNET: AA200901 AR200901 VC200601 NV200801 HM200801

PROFESOR: ING. ADAN ULLOA

SAN SALVADOR MAYO DE 2011

................................................................................................................7 Capítulo IV Oficina abierta ............................................................................................................ 10 Capitulo V Tendencias.............................................3 Capítulo I factores que influyen en la disposición de oficinas ............................7 Automatización de oficinas ..........................................................................................................................................................................................4 Principios de la disposición de oficinas ....................................................................................................2 Objetivos.................................................................................................................. 13 Conclusiones.........................................................................................................ÍNDICE CONTENIDO Introducción ...............................................................5 Medio ambiente ..........................................................................8 Ventajas y desventajas Mobiliario ....................................................................... general y específicos ............................. 14 ............................................................................................................... 11 y 12 Capítulo VI Costos.............................................4 Capítulo II Objetivos de la técnica disposición de oficinas ................... Bibliografía ............6 Capítulo III Impacto del avance tecnológico en la oficina tradicional .................................

todo relacionado dentro del flujo de trabajo´. clientes y público. secciones o escritorios dentro del conjunto de una fábrica. b) General a nivel de locales. la distribución física es ³la posición relativa de los departamentos. mediante el estudio de la frecuencia de relacionamiento entre Unidades y los recorridos de documentación. oficina o área de trabajo. material. de los puestos de almacenamiento y del trabajo manual o intelectual dentro de cada departamento o sección. entre dos o más servicios. depende en gran medida de las condiciones de confort y funcionalidad que les sean ofrecidas en el local de trabajo. de los medios de suministro y acceso a las áreas de almacenamiento y de servicios.INTRODUCCION La aceptación y el buen desempeño que tengan los empleados de una empresa. de las máquinas. reduciendo distancia entre aquellos que con más frecuencia se relacionan entre sí. . muebles y equipos utilizados por una Unidad. La distribución de espacio físico abarca dos ámbitos y permite dos niveles de análisis: a) Particular o interno de una oficina que consiste en el ordenamiento de los puestos de trabajo. De acuerdo a la Oficina Internacional de Trabajo de Ginebra. Definimos local de trabajo aquel en el cual una institución combina los elementos ambientales. la tecnología y el esfuerzo humano para producir bienes o servicios.

 Reconocer la importancia de la distribución de oficinas ESPECIFICOS  Definir que es la disposición de espacios en una empresa.  Exponer los objetivos de un análisis y diseño de oficinas.  Conocer los principios que establecen a la disposición del análisis y diseño de oficinas.  Determinar los factores a tener en cuenta para la ubicación de los distintos departamentos. .OBJETIVOS GENERAL  Conocer los principios o técnicas de disposición de oficinas.  Identificar las consideraciones a tomar en cuenta para la distribución del espacio.

máquinas y equipos en general. Cuadro de Distribución de trabajo: la información acerca de qué realiza cada empleado y las tareas comunes entre varias personas. También. ya que debemos lograr la proximidad entre directivos y asesores y la contigüidad entre departamentos y unidades subordinadas. El uso de archivos y muebles de dimensiones normalizadas mejora la posibilidad de reordenación u de adaptación del equipamiento a nuevas distribuciones. Formularios: Toda carpeta o ficha debe guardar relación con el archivador o fichero que la va a contener. El recorrido de los documentos debe seguir un trayecto lo más lineal posible.CAPITULO I FACTORES ADMINISTRATIVOS OFICINAS QUE INFLUYEN EN EL ANÁLISIS DE Estructura Organizativa: Las unidades administrativas existentes y las relaciones de jerarquía deben ser consideradas en el diseño de las soluciones. determina la necesidad de que dichas unidades se ubiquen en lugares cercanos. Los formularios forman parte de los documentos cuyos recorridos en tiempo y espacio deben ser minimizados por esta técnica de disposición de oficinas. . Medición de Trabajo: Al estudiar la distribución de espacios y elementos físicos en forma concordante con los procedimientos. La existencia y dimensión de los despachos particulares también dependerá del nivel jerárquico del empleado. El procedimiento nos indica una serie de pasos que se realizan en forma secuencial. es fundamental a la hora de definir la ubicación física de los puestos de trabajo. se busca que el recorrido de los documentos sea el menor posible y analiza la frecuencia de relaciones interpersonales en el trabajo para decidir la proximidad entre puestos de trabajo y unidades. la secuencia de los procedimientos más importantes que involucran a varias unidades. Procedimientos administrativos: La disposición de los muebles. debe tener relación con el flujo de trabajo dentro de una oficina.

tiempo y desplazamientos. claridad en recorridos de documentos y evitar congestionamiento de público. Mudanza a un nuevo edificio. b) Económicos: Ahorrar costos y espacio. c) Administrativos: Facilitar la supervisión. . Facilitar la supervisión de personas y actividades. 2. c) Flexibilidad para ampliaciones futuras: toda distribución del espacio debe contemplar o prever la expansión futura o cambio que pueda ser necesario. b) Utilización racional del espacio: teniendo en cuenta los requisitos de espacio para el personal. la ubicación de muebles y equipos de acuerdo a procesos. pasando por los distintos empleados con un mínimo de distancia. PRINCIPIOS DE DISPOSICIÓN DE OFICINA: Los principios que nos van a servir de guías en la aplicación de la técnica son: a) Recorridos mínimos: el trabajo debe seguir un curso progresivo de avance. movimientos y tiempo. reducir movimientos. ¿En qué oportunidad se aplica esta técnica? 1. 3. La tecnología evoluciona. Construcción de un edificio. y y y y y De los objetivos surge que la distribución del espacio físico de oficinas tiene en cuenta tres factores: a) Sociales: lograr el bienestar y elevar la moral de los trabajadores. Redistribución de espacios. 4. usuarios y público en general. Facilitar los procesos naturales de crecimiento y expansión de la empresa. Contribuir a una mayor seguridad de personal y equipos. clientes.CAPITULO II DISPOSICION DE OFICINAS Objetivos de la técnica de disposición de oficinas Proporcionar la máxima comodidad posible al mayor número de empleados. cambian los procedimientos. cambia la constitución física de los muebles y la flexibilidad de una distribución estriba en su facilidad de adaptarse a los cambios. Creación de la empresa. según el trabajo que realizan. las salas especiales que pueda tener la empresa y sus usos . Lograr que los documentos y materiales recorran una distancia lo mas recta y corta posible.

no deben omitir la consideración de aquellos factores físicos que contribuyen a la creación de un ambiente de trabajo favorable. esta debe llegar por el lado izquierdo de los puestos de trabajo. al igual que los tonos con tendencia al rojo intenso producen irritabilidad y excitación. con ella se tienden a evitar los contrastes entre las zonas de sombra y las iluminadas intensamente. ni utilizar tonos con tendencia violeta o gris intenso porque se deprimentes. El aire debe ser renovado totalmente unas tres veces por hora. el empleo de colores convenientes. Temperatura ambiente: los márgenes recomendables para el desarrollo de actividades administrativas se establecen entre 18 y 22 °C. Los colores con tendencia a verde claro o azul se consideran psicológicamente fríos y sedantes. Al diseñar su Oficina es importante tomar en cuenta y eliminar o disminuir los efectos negativos provocados por factores ambientales se debe tomar en cuenta: La iluminación: se aconseja la luz difusa con preferencia a la iluminación directa. MEDIO AMBIENTE: En el diseño de la oficina debe de tomar en cuenta la disposición física de los puestos de trabajo y de los componentes materiales. Los sistemas de luz indirecta son los más apropiados para lograr una iluminación difusa. e) Requisitos de bienestar y seguridad: este principio es de aplicación tanto para el personal de la empresa como para el público visitante y clientes. Colores de área: no es recomendable emplear el color blanco en superficies o muros que hayan de recibir luz directa. y y y y . El principio rector es que se debe beneficiar y dar comodidad al mayor número posible de personas y no solamente a algunos sectores o personas en particular. pero resultan mucho más costosos que el alumbrado directo. el exceso o defecto de la temperatura dominante.d) Requisitos de los equipos especiales: en el momento de estudiar la disposición física de una oficina se debe realizar un inventario de todo equipo existente y estudiar la forma en que esos elementos y máquinas se pueden utilizar. los colores con tendencia a ocre claro. puede contrarrestar psicológicamente. así como la ubicación de servicios al personal y al público. no se aconseja su instalación al descubierto. Cuando utilizamos tubos fluorescentes. empleando aparatos de extracción de aire o instalaciones de acondicionamiento para conseguir una velocidad de renovación considerablemente superior de hasta diez veces por hora. por lo que se recomienda su uso en locales orientados al sur o zonas calurosas. por lo que es preferible utilizarlo en locales orientados al norte o zonas donde predomina el frió. además del empleo de instalaciones capaces de mantener la temperatura adecuada. crema o beige producen sensación de calor. Luz natural: se considera que la orientación más adecuada para conseguir una iluminación difusa consiste en disponer hacia el o los huecos que habrán de recibir la luz. dentro de ciertos límites. más bien se recomienda la colocación de pantallas de acrílico traslucido.

y Insonorización: el problema del ruido adquiere su mayor importancia cuando el trabajo se desarrolla en locales comunes. pavimentos de materiales amortiguadores del ruido. suelen utilizarse vidrios dobles. formación de compartimientos mediante separaciones en locales comunes. En lugares de tráfico intenso. Un local destinado a actividades administrativas. agravándose si se utilizan concentraciones de equipos o maquinas. Cifra que en la práctica se rebasa ampliamente en muchas ocasiones hasta llegar a 70 decibeles. se considera ruidoso cuando en él se alcanzas unidades de orden de los 55 a 58 decibeles. revestimiento de escayola o materiales porosos. formados por láminas separadas por una cámara de aire y montados sobre juntas elásticas. unidad que de modo aproximado corresponde a una mínima variación de intensidad perceptible por el oído humano. La difusión del ruido se reduce por cualquier clase de procedimientos que impida la reflexión del sonido como paneles de fieltro y cartón perforado en muros y techo. . El volumen de ruido se mide en decibeles. y más cuando intervienen equipos y maquinas.

sincronizar tareas efectuadas desde puntos de vista diferentes. desde los aparatos de uso cotidiano hasta las vastas fábricas automatizadas. contestador telefónico. procesarla. telefonía móvil. Este proceso era realizado con métodos manuales y la recolección de la información se hacía con soportes de papel o formularios. La tecnología de la información se refiere a los medios colectivos para reunir y luego almacenar. bases de datos. no contradicen los principios de la disposición de oficinas pues los aspectos de la comunicación personal y supervisión mantienen su plena vigencia. Este concepto se puede interpretar desde tres niveles de complejidad: y Al conjunto de procesos individuales desarrollados en puestos de trabajo y comprende la mecanización o informatización de tareas individuales. Las redes de comunicación permiten trasmitir en bloque la información para su tratamiento. En la "era de la información" muchas de estas tareas han cambiado. sistemas de archivo. el trabajo en red. decidir y ordenar las acciones futuras a realizar con esos datos. así como a los medios electrónicos que controlan máquinas de toda especie. todas las posibilidades que nos brindan las microcomputadoras. números. el correo electrónico. disminuyen en papeleo. Hoy contamos con fax. Nos disminuye el tiempo de traslado. Telecomunicaciones y técnicas de oficina. plantillas electrónicas. permiten diversidad de interacciones que no están limitadas por el tiempo ni por la distancia. La ofimática es como una caja de herramientas cada vez más sofisticadas que incluyen los procesadores de textos. representaciones gráficas. Las telecomunicaciones son un componente básico sobre los cuales se ha desarrollado el conjunto de tecnologías de la información. . AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS: LA OFIMÁTICA: Todos los procesos de mejora de los trabajos de oficina que se han sucedido a lo largo del tiempo convergen hacia la automatización de oficinas. etc. Todas estas disposiciones. etc. La expresión OFIMATICA trata de englobar los componentes fundamentales que la integran: informática. distribuir hacia los lugares adecuados la información externa a la empresa. sin los que no podríamos imaginarnos trabajar y que nos aportan infinidad de ventajas.CAPITULO III IMPACTO DEL AVANCE TECNOLÓGICO EN LA OFICINA TRADICIONAL Tradicionalmente las funciones de una oficina consistían en recibir información. registrar los datos necesarios. procesar y recuperar electrónicamente palabras. imágenes y sonidos. trasmitir. etc.

A una concepción absolutamente global de la ofimática que comprende a toda la organización. tareas y procesos orientada a su realización integral mediante un sistema conjunto de máquinas y hombres organizados al que llamamos "sistema ofimático". Este último nivel incorpora algunas tecnologías como la inteligencia artificial. los analistas en gestión para analizar tanta informatización disponible.y y A la actuación de grupos de trabajo que interactúan entre sí para desarrollar funciones mediante un proceso integrado. los expertos en sistemas informáticos. etc. los sistemas expertos y también elementos de la teoría de las organizaciones. pero no le compete a él aconsejar sobre cual sistema informático es el mejor ni la marca de equipos de computadoras que se deberá adquirir. sino de la reformulación de funciones. Evidentemente se ha producido un cambio ocupacional con el surgimiento de nuevas actividades y especializaciones: los analistas. tanto de diseño organizacional como de aspectos de comportamiento. se utilizan otros papeles adaptados a impresoras y fotocopiadoras etc. programadores. ya que esto es tarea del Analista o Ingeniero de Sistemas con en que debe trabajar en forma coordinada. El Analista de Organización y Sistemas debe conocer la existencia de estos cambios y estas nuevas posibilidades. Si bien la oficina ha cambiado su fisonomía no por ello deja de estar vigentes el estudio de su disposición. . Cambio la forma de realizar las tareas. Los elementos se interrelacionan en un sistema tecnológico ofimático y aquí lo fundamental son los procesos de comunicación que se establecen entre los grupos de trabajo mediante redes de comunicaciones y servicio de telecomunicaciones. La ofimática no se ocupa de la mecanización o informatización de tareas. los coordinadores. los de Organización y Sistemas en análisis y diseños de sistemas mecanizados. los abastecimientos necesarios para cumplir con las tareas encomendadas.

dentro del área general. Aquellas áreas que deban ser fijas. . En aquellos sitios en los que es necesaria o está justificada la separación física por medio de una pared. la disposición de oficina abierta e integrada puede ofrecer todas las ventajas de la oficina especialmente dividida. se emplean. tabiques o paredes de tableros. hecha a la medida. En estos sistemas se debe utilizar iluminación general para toda el área pero se recomienda que no sea uniforme y provea la cantidad y calidad de luz de una manera eficiente. sin las desventajas del espacio compartido. Ventajas y y y y y y Cohesión del grupo Incrementa la productividad (individual y de grupo) Aumenta el flujo de información Permite un control físico del espacio y racionaliza su uso Ajusta el área de trabajo a medida que cambian las necesidades del negocio. divisiones movibles de altura parcial.CAPITULO IV LA OFICINA ABIERTA Concepto de las oficinas sin muros Se refiere a la concepción arquitectónica modular que elimina las divisiones y los muros formales interoficinas y propicia los espacios abiertos. se deben tratar de ubicar en el perímetro de la construcción. Son soluciones dinámicas y flexibles Desventajas y y y y Pérdida de privacidad Aumenta interrupciones y distracciones Se dificulta el control del ruido Se pueden presentar algunos desórdenes visuales OTRAS CONSIDERACIONES Dadas estas condiciones. ascensores y escaleras. Para el suministro de energía eléctrica y teléfono se debe instalar un sistema de ductos continuos por debajo del piso que permitan flexibilidad y fácil acceso según la disposición de los módulos. como baños. Este sistema proporciona un espacio abierto que no está restringido por sistemas arquitectónicos fijos y que conllevan altos costos cuando se cambian.

se deben incorporar entonces. archivadores. facilidades para las telecomunicaciones y el trabajo desde el hogar. que ya se hace común en países como Estados Unidos. implementos y accesorios que hacen juego entre sí. sillas. en los cuales se integran todos los elementos que necesita la persona para desarrollar su labor. En las nuevas estaciones de trabajo encontramos escritorios. Son muy populares los módulos de trabajo. MOBILIARIO El mobiliario para las oficinas de hoy en día tiende a ser igual de flexible que la distribución del espacio. . la música ambiental. donde. Muchas otras consideraciones deben ser tenidas en cuenta. para que las oficinas luzcan organizadas y armoniosas. como los colores. En el mercado se dispone de una gran variedad de opciones para escoger. las divisiones y el mobiliario que constituye un factor importante dentro del ambiente de oficina abierta. mesas para el computador. al mismo tiempo que se ahorra espacio y se pueden hacer cambios cuando sea necesario. divisiones. el manejo del cableado. según investigaciones hay 40 millones de personas trabajando tiempo completo o parcial desde sus casas. los pisos.Los nuevos avances tecnológicos traen a su vez nuevos requerimientos para la planta física.

Por otra parte. Como resultado. En estos dais. En las últimas décadas se han dado importantes cambios al interior de las organizaciones que afectan también su estructura física. y deben encontrar soluciones para adaptarse a las necesidades. Los fabricantes . sin embargo. el promedio es de 46 a 60 metros cuadrados y la norma estándar de 38 metros para las oficinas privadas está siendo rápidamente reemplazada por oficinas tan pequeñas como de 20 metros cuadrados. propietarios. La planificación de oficinas abiertas (que es contrario a tener un número de oficinas individuales. La reestructuración de las corporaciones se está dando en dos direcciones. y esto se ve claramente reflejado en los lugares de trabajo. Tendencias actuales Algunas de las tendencias actuales son: y y Los espacios de oficina se hacen menores. esto incluyendo los salones de reuniones. Por una parte están las compañías organizadas bajo lineas funcionales rígidas. algunas empresas están haciendo un intento por tener sus empleados más cerca de los clientes. cerradas) gana popularidad. Hasta hace poco el área promedio por empleado podía ser de 60 a 76 metros cuadrados. Esto hace que se necesiten menos oficinas privadas y más oficinas para alojar equipos de trabajo.CAPITULO V TENDENCIAS Cambios organizacionales Los negocios en los 90's se han distinguido por la necesidad de adaptarse al cambio. Esta tendencia responde a los requerimientos de los inquilinos respecto a flexibilidad y a la minimización del costo y tiempo para hacer mejoras o cambios por parte del inquilino. Los avances tecnológicos y los cambios organizacionales han dado lugar a nuevos conceptos como el teleworking (trabajar lejos de la oficina y comunicarse por medio del teléfono y el módem). donde la meta es llegar al mercado rápidamente y aun costo bajo con productos o servicios innovadores y de alta calidad. áreas de almacenamiento (archivos por ejemplo) y cafeterías. hotelling (compartir el espacio de trabajo con otros y reservarlo por adelantado cuando lo necesite) y teaming (trabajar en equipos para llevar a cabo proyectos). Parte fundamental de los cambios y tendencias en el diseño de oficinas tiene que ver con la nueva mentalidad de las empresas (de sus directivas). inquilinos. y que ahora se encuentran cambiando hacia el trabajo basado en equipos. administradores y corredores de bienes raíces se enfrentan a un cambiante conjunto de parámetros con respecto al espacio de oficinas.

Habrá plazos de tiempo más cortos para el arrendamiento y arreglos hechos por el ocupante. El inquilino dará una mayor importancia a la protección de su local. la forma como luzca un espacio será menos importante que tener un ambiente productivo de trabajo. Se exigirá mayor seguridad. entonces serán merecedores del espacio que ocupan. Los intereses ambientales asociados con edificios de oficinas también han aumentado y uno de los pasos más importantes ha sido la eliminación de los refrigerantes CFC en los sistemas de aire acondicionado. los cuales serán escasos. Los propietarios desarrollarán más "show suites" diseñadas para la ocupación inmediata. Juntando a los ocupantes en un mismo piso donde acordarán desarrollar y compartir salas de sesiones y otras instalaciones de reunión. pero lo que veremos en un futuro próximo. Las salas que comparten inquilinos serán muy utilizadas. Es decir. Las renovaciones de un espacio existente prevalecerán sobre adquirir nuevos espacios. A muchos inquilinos no les interesan los acabados caros como el entablado de madera. Tendencias futuras Ya vimos el escenario actual. En respuesta a esta creciente demanda. significa que ahora se necesitan más áreas para reuniones. La gente también tendrá mayor conciencia de los costos de lo que son ahora. Los esquemas creativos y flexibles que usan muebles livianos dominarán sobre las oficinas privadas. porque habrá presión para hacer las cosas más rápido. respecto a espacios de oficinas es: y y y y y y y Las oficinas "instantáneas" serán muy atrayentes. Oficinas más pequeñas y un incremento en el uso del ambiente de oficina abierta. Las oficinas abiertas serán la regla general. La estética de una oficina llegará a ser una consideración poco relevante en el diseño de las oficinas. . los cobertores de vinilo y el cielo rasos anti humedad. El mandato hoy es hacer más con menos. muchos de los propietarios han creado instalaciones comunes de reunión como un valor agregado para sus inquilinos. donde se puedan dar las reuniones casuales que toman lugar regularmente en una oficina. Este escenario ha dado origen a la necesidad de espacios de encuentro.y y y también han tenido esto en cuenta y desarrollan "sistemas de muebles" más ligeros y fáciles de organizar.

metas. El costo de diseño de la distribución depende en gran medida de quien sea el diseñador: o Una persona vinculada a la empresa. archivo con seguro. como el sitio donde surgen las ideas. 1981. CONCLUSIONES Como conclusión podemos decir que las oficinas forman una zona neurálgica de la organización y deben ser miradas más que como un sitio donde pasan el tiempo los directivos. México. Editorial Diana. escritorio en U (puente y península) que se pueden adherir del lado derecho o izquierdo del 1 escritorio y silla con respaldo ajustable.CAPITULO VI COSTOS y y y y Los costos son muy variables dependiendo de las necesidades específicas de cada cliente. En cuanto a muebles. Los nuevos ambientes de oficinas no solo buscan facilitar el trabajo y optimizar los recursos. estrategias y planeación de la organización. se encuentran sillas giratorias (ergonómicas) desde $40 hasta $200 y lo mismo sucede con el resto de mobiliario e implementos.com/oficina/diseno-de-oficinas-condicionesfisicas.html#ixzz1LskYBLB . los costos son muy variables también. armario con luz interna. Una estación de trabajo ejecutiva en roble cuesta $782 en Office Depot.120. Incluye: Escritorio y biblioteca. Universidad Nacional. y y Memorias del Tercer Seminario de Diseño de Plantas. Kenneth. Esto hace que la forma como estén diseñadas y equipadas las oficinas va a influir en la empresa como organización sistémica que es y por lo tanto a este aspecto hay que darle toda la importancia que se merece. http://www. o Una empresa externa. Administración de Espacio de Oficinas.mueblesparalaoficina. Facultad de Minas 1996. p 221. pp 115 . REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS RIPNEN. también velan por la comodidad y necesidades de las personas que pasan su día laboral en ellas.

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