Organización y métodos ANALISIS Y DISEÑO DE DISPOSICION DE OFICINAS

UNIVERSIDAD POLITECNICA DE EL SALVADOR FACULTAD DE INGENIERIA Y ARQUITECTURA ESCUELA DE INGENIERIA INDUSTRIAL ORGANIZACIÓN Y METODOS

TEMA

ANALISIS Y DISEÑO DE DISPOSICION DE OFICINAS

ALUMNOS: ARDON ARGUETA, ZULEYMA XIOMARA ANTONIO RODRIGUEZ, MIGUEL ANGUEL VASQUEZ COTO, GEOVANNA IVETTE NERIO VIDES, GONZALO ALBERTO HERNANDEZ MORALES, JORGE ERNESTO

CARNET: AA200901 AR200901 VC200601 NV200801 HM200801

PROFESOR: ING. ADAN ULLOA

SAN SALVADOR MAYO DE 2011

............................ÍNDICE CONTENIDO Introducción .....................................8 Ventajas y desventajas Mobiliario ........................................................ 14 ........... general y específicos .............................................. 11 y 12 Capítulo VI Costos............................................................7 Automatización de oficinas .......3 Capítulo I factores que influyen en la disposición de oficinas ........................................................................................................................................................... 10 Capitulo V Tendencias..............................................................................7 Capítulo IV Oficina abierta ...............................................................................................................................................................................................................................2 Objetivos..................................................................................................................................................5 Medio ambiente ................................................................4 Principios de la disposición de oficinas .......6 Capítulo III Impacto del avance tecnológico en la oficina tradicional ......................................................4 Capítulo II Objetivos de la técnica disposición de oficinas .............................. Bibliografía ................ 13 Conclusiones.............................................................................................................................................................................................................................................

. reduciendo distancia entre aquellos que con más frecuencia se relacionan entre sí. depende en gran medida de las condiciones de confort y funcionalidad que les sean ofrecidas en el local de trabajo. mediante el estudio de la frecuencia de relacionamiento entre Unidades y los recorridos de documentación. De acuerdo a la Oficina Internacional de Trabajo de Ginebra. oficina o área de trabajo.INTRODUCCION La aceptación y el buen desempeño que tengan los empleados de una empresa. Definimos local de trabajo aquel en el cual una institución combina los elementos ambientales. La distribución de espacio físico abarca dos ámbitos y permite dos niveles de análisis: a) Particular o interno de una oficina que consiste en el ordenamiento de los puestos de trabajo. clientes y público. de los puestos de almacenamiento y del trabajo manual o intelectual dentro de cada departamento o sección. la tecnología y el esfuerzo humano para producir bienes o servicios. todo relacionado dentro del flujo de trabajo´. secciones o escritorios dentro del conjunto de una fábrica. b) General a nivel de locales. la distribución física es ³la posición relativa de los departamentos. de las máquinas. de los medios de suministro y acceso a las áreas de almacenamiento y de servicios. material. muebles y equipos utilizados por una Unidad. entre dos o más servicios.

 Exponer los objetivos de un análisis y diseño de oficinas.OBJETIVOS GENERAL  Conocer los principios o técnicas de disposición de oficinas.  Determinar los factores a tener en cuenta para la ubicación de los distintos departamentos. .  Identificar las consideraciones a tomar en cuenta para la distribución del espacio.  Conocer los principios que establecen a la disposición del análisis y diseño de oficinas.  Reconocer la importancia de la distribución de oficinas ESPECIFICOS  Definir que es la disposición de espacios en una empresa.

También. El procedimiento nos indica una serie de pasos que se realizan en forma secuencial. debe tener relación con el flujo de trabajo dentro de una oficina. es fundamental a la hora de definir la ubicación física de los puestos de trabajo. La existencia y dimensión de los despachos particulares también dependerá del nivel jerárquico del empleado. Cuadro de Distribución de trabajo: la información acerca de qué realiza cada empleado y las tareas comunes entre varias personas. Los formularios forman parte de los documentos cuyos recorridos en tiempo y espacio deben ser minimizados por esta técnica de disposición de oficinas. Formularios: Toda carpeta o ficha debe guardar relación con el archivador o fichero que la va a contener. se busca que el recorrido de los documentos sea el menor posible y analiza la frecuencia de relaciones interpersonales en el trabajo para decidir la proximidad entre puestos de trabajo y unidades. El recorrido de los documentos debe seguir un trayecto lo más lineal posible.CAPITULO I FACTORES ADMINISTRATIVOS OFICINAS QUE INFLUYEN EN EL ANÁLISIS DE Estructura Organizativa: Las unidades administrativas existentes y las relaciones de jerarquía deben ser consideradas en el diseño de las soluciones. máquinas y equipos en general. ya que debemos lograr la proximidad entre directivos y asesores y la contigüidad entre departamentos y unidades subordinadas. determina la necesidad de que dichas unidades se ubiquen en lugares cercanos. Medición de Trabajo: Al estudiar la distribución de espacios y elementos físicos en forma concordante con los procedimientos. Procedimientos administrativos: La disposición de los muebles. . la secuencia de los procedimientos más importantes que involucran a varias unidades. El uso de archivos y muebles de dimensiones normalizadas mejora la posibilidad de reordenación u de adaptación del equipamiento a nuevas distribuciones.

Construcción de un edificio. 4. ¿En qué oportunidad se aplica esta técnica? 1. . clientes. Creación de la empresa. La tecnología evoluciona. 2. cambia la constitución física de los muebles y la flexibilidad de una distribución estriba en su facilidad de adaptarse a los cambios. Facilitar la supervisión de personas y actividades. Contribuir a una mayor seguridad de personal y equipos. usuarios y público en general. movimientos y tiempo. según el trabajo que realizan. c) Flexibilidad para ampliaciones futuras: toda distribución del espacio debe contemplar o prever la expansión futura o cambio que pueda ser necesario. las salas especiales que pueda tener la empresa y sus usos . PRINCIPIOS DE DISPOSICIÓN DE OFICINA: Los principios que nos van a servir de guías en la aplicación de la técnica son: a) Recorridos mínimos: el trabajo debe seguir un curso progresivo de avance. 3. la ubicación de muebles y equipos de acuerdo a procesos. pasando por los distintos empleados con un mínimo de distancia. claridad en recorridos de documentos y evitar congestionamiento de público. b) Utilización racional del espacio: teniendo en cuenta los requisitos de espacio para el personal. Lograr que los documentos y materiales recorran una distancia lo mas recta y corta posible. Redistribución de espacios. tiempo y desplazamientos. c) Administrativos: Facilitar la supervisión. y y y y y De los objetivos surge que la distribución del espacio físico de oficinas tiene en cuenta tres factores: a) Sociales: lograr el bienestar y elevar la moral de los trabajadores. Mudanza a un nuevo edificio. reducir movimientos. b) Económicos: Ahorrar costos y espacio.CAPITULO II DISPOSICION DE OFICINAS Objetivos de la técnica de disposición de oficinas Proporcionar la máxima comodidad posible al mayor número de empleados. cambian los procedimientos. Facilitar los procesos naturales de crecimiento y expansión de la empresa.

el empleo de colores convenientes. no deben omitir la consideración de aquellos factores físicos que contribuyen a la creación de un ambiente de trabajo favorable. pero resultan mucho más costosos que el alumbrado directo. Luz natural: se considera que la orientación más adecuada para conseguir una iluminación difusa consiste en disponer hacia el o los huecos que habrán de recibir la luz. crema o beige producen sensación de calor. e) Requisitos de bienestar y seguridad: este principio es de aplicación tanto para el personal de la empresa como para el público visitante y clientes. dentro de ciertos límites. Cuando utilizamos tubos fluorescentes. El principio rector es que se debe beneficiar y dar comodidad al mayor número posible de personas y no solamente a algunos sectores o personas en particular. esta debe llegar por el lado izquierdo de los puestos de trabajo. El aire debe ser renovado totalmente unas tres veces por hora. y y y y . MEDIO AMBIENTE: En el diseño de la oficina debe de tomar en cuenta la disposición física de los puestos de trabajo y de los componentes materiales. con ella se tienden a evitar los contrastes entre las zonas de sombra y las iluminadas intensamente. Colores de área: no es recomendable emplear el color blanco en superficies o muros que hayan de recibir luz directa. puede contrarrestar psicológicamente. por lo que es preferible utilizarlo en locales orientados al norte o zonas donde predomina el frió. Los colores con tendencia a verde claro o azul se consideran psicológicamente fríos y sedantes. Al diseñar su Oficina es importante tomar en cuenta y eliminar o disminuir los efectos negativos provocados por factores ambientales se debe tomar en cuenta: La iluminación: se aconseja la luz difusa con preferencia a la iluminación directa.d) Requisitos de los equipos especiales: en el momento de estudiar la disposición física de una oficina se debe realizar un inventario de todo equipo existente y estudiar la forma en que esos elementos y máquinas se pueden utilizar. por lo que se recomienda su uso en locales orientados al sur o zonas calurosas. más bien se recomienda la colocación de pantallas de acrílico traslucido. ni utilizar tonos con tendencia violeta o gris intenso porque se deprimentes. el exceso o defecto de la temperatura dominante. al igual que los tonos con tendencia al rojo intenso producen irritabilidad y excitación. no se aconseja su instalación al descubierto. los colores con tendencia a ocre claro. empleando aparatos de extracción de aire o instalaciones de acondicionamiento para conseguir una velocidad de renovación considerablemente superior de hasta diez veces por hora. Temperatura ambiente: los márgenes recomendables para el desarrollo de actividades administrativas se establecen entre 18 y 22 °C. Los sistemas de luz indirecta son los más apropiados para lograr una iluminación difusa. así como la ubicación de servicios al personal y al público. además del empleo de instalaciones capaces de mantener la temperatura adecuada.

formación de compartimientos mediante separaciones en locales comunes. Un local destinado a actividades administrativas. El volumen de ruido se mide en decibeles. se considera ruidoso cuando en él se alcanzas unidades de orden de los 55 a 58 decibeles. y más cuando intervienen equipos y maquinas. agravándose si se utilizan concentraciones de equipos o maquinas. pavimentos de materiales amortiguadores del ruido. Cifra que en la práctica se rebasa ampliamente en muchas ocasiones hasta llegar a 70 decibeles. En lugares de tráfico intenso. formados por láminas separadas por una cámara de aire y montados sobre juntas elásticas. revestimiento de escayola o materiales porosos. La difusión del ruido se reduce por cualquier clase de procedimientos que impida la reflexión del sonido como paneles de fieltro y cartón perforado en muros y techo. . suelen utilizarse vidrios dobles. unidad que de modo aproximado corresponde a una mínima variación de intensidad perceptible por el oído humano.y Insonorización: el problema del ruido adquiere su mayor importancia cuando el trabajo se desarrolla en locales comunes.

permiten diversidad de interacciones que no están limitadas por el tiempo ni por la distancia. procesarla. todas las posibilidades que nos brindan las microcomputadoras.CAPITULO III IMPACTO DEL AVANCE TECNOLÓGICO EN LA OFICINA TRADICIONAL Tradicionalmente las funciones de una oficina consistían en recibir información. plantillas electrónicas. decidir y ordenar las acciones futuras a realizar con esos datos. así como a los medios electrónicos que controlan máquinas de toda especie. sin los que no podríamos imaginarnos trabajar y que nos aportan infinidad de ventajas. En la "era de la información" muchas de estas tareas han cambiado. AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS: LA OFIMÁTICA: Todos los procesos de mejora de los trabajos de oficina que se han sucedido a lo largo del tiempo convergen hacia la automatización de oficinas. no contradicen los principios de la disposición de oficinas pues los aspectos de la comunicación personal y supervisión mantienen su plena vigencia. imágenes y sonidos. Telecomunicaciones y técnicas de oficina. telefonía móvil. sistemas de archivo. desde los aparatos de uso cotidiano hasta las vastas fábricas automatizadas. procesar y recuperar electrónicamente palabras. La expresión OFIMATICA trata de englobar los componentes fundamentales que la integran: informática. el correo electrónico. Hoy contamos con fax. Este concepto se puede interpretar desde tres niveles de complejidad: y Al conjunto de procesos individuales desarrollados en puestos de trabajo y comprende la mecanización o informatización de tareas individuales. etc. disminuyen en papeleo. representaciones gráficas. . sincronizar tareas efectuadas desde puntos de vista diferentes. Nos disminuye el tiempo de traslado. bases de datos. números. distribuir hacia los lugares adecuados la información externa a la empresa. etc. etc. trasmitir. La ofimática es como una caja de herramientas cada vez más sofisticadas que incluyen los procesadores de textos. Las redes de comunicación permiten trasmitir en bloque la información para su tratamiento. contestador telefónico. Las telecomunicaciones son un componente básico sobre los cuales se ha desarrollado el conjunto de tecnologías de la información. registrar los datos necesarios. el trabajo en red. La tecnología de la información se refiere a los medios colectivos para reunir y luego almacenar. Este proceso era realizado con métodos manuales y la recolección de la información se hacía con soportes de papel o formularios. Todas estas disposiciones.

A una concepción absolutamente global de la ofimática que comprende a toda la organización. Los elementos se interrelacionan en un sistema tecnológico ofimático y aquí lo fundamental son los procesos de comunicación que se establecen entre los grupos de trabajo mediante redes de comunicaciones y servicio de telecomunicaciones. tareas y procesos orientada a su realización integral mediante un sistema conjunto de máquinas y hombres organizados al que llamamos "sistema ofimático". se utilizan otros papeles adaptados a impresoras y fotocopiadoras etc. Evidentemente se ha producido un cambio ocupacional con el surgimiento de nuevas actividades y especializaciones: los analistas. Cambio la forma de realizar las tareas. los expertos en sistemas informáticos. Si bien la oficina ha cambiado su fisonomía no por ello deja de estar vigentes el estudio de su disposición. los abastecimientos necesarios para cumplir con las tareas encomendadas. tanto de diseño organizacional como de aspectos de comportamiento. La ofimática no se ocupa de la mecanización o informatización de tareas. programadores. sino de la reformulación de funciones. los coordinadores. los analistas en gestión para analizar tanta informatización disponible.y y A la actuación de grupos de trabajo que interactúan entre sí para desarrollar funciones mediante un proceso integrado. . etc. los de Organización y Sistemas en análisis y diseños de sistemas mecanizados. Este último nivel incorpora algunas tecnologías como la inteligencia artificial. El Analista de Organización y Sistemas debe conocer la existencia de estos cambios y estas nuevas posibilidades. pero no le compete a él aconsejar sobre cual sistema informático es el mejor ni la marca de equipos de computadoras que se deberá adquirir. los sistemas expertos y también elementos de la teoría de las organizaciones. ya que esto es tarea del Analista o Ingeniero de Sistemas con en que debe trabajar en forma coordinada.

Para el suministro de energía eléctrica y teléfono se debe instalar un sistema de ductos continuos por debajo del piso que permitan flexibilidad y fácil acceso según la disposición de los módulos. Este sistema proporciona un espacio abierto que no está restringido por sistemas arquitectónicos fijos y que conllevan altos costos cuando se cambian. hecha a la medida. En aquellos sitios en los que es necesaria o está justificada la separación física por medio de una pared. En estos sistemas se debe utilizar iluminación general para toda el área pero se recomienda que no sea uniforme y provea la cantidad y calidad de luz de una manera eficiente. dentro del área general. sin las desventajas del espacio compartido. se emplean. se deben tratar de ubicar en el perímetro de la construcción. Son soluciones dinámicas y flexibles Desventajas y y y y Pérdida de privacidad Aumenta interrupciones y distracciones Se dificulta el control del ruido Se pueden presentar algunos desórdenes visuales OTRAS CONSIDERACIONES Dadas estas condiciones. la disposición de oficina abierta e integrada puede ofrecer todas las ventajas de la oficina especialmente dividida. divisiones movibles de altura parcial. .CAPITULO IV LA OFICINA ABIERTA Concepto de las oficinas sin muros Se refiere a la concepción arquitectónica modular que elimina las divisiones y los muros formales interoficinas y propicia los espacios abiertos. ascensores y escaleras. como baños. tabiques o paredes de tableros. Ventajas y y y y y y Cohesión del grupo Incrementa la productividad (individual y de grupo) Aumenta el flujo de información Permite un control físico del espacio y racionaliza su uso Ajusta el área de trabajo a medida que cambian las necesidades del negocio. Aquellas áreas que deban ser fijas.

archivadores. las divisiones y el mobiliario que constituye un factor importante dentro del ambiente de oficina abierta. Son muy populares los módulos de trabajo. los pisos.Los nuevos avances tecnológicos traen a su vez nuevos requerimientos para la planta física. donde. divisiones. mesas para el computador. En las nuevas estaciones de trabajo encontramos escritorios. el manejo del cableado. para que las oficinas luzcan organizadas y armoniosas. En el mercado se dispone de una gran variedad de opciones para escoger. implementos y accesorios que hacen juego entre sí. la música ambiental. Muchas otras consideraciones deben ser tenidas en cuenta. según investigaciones hay 40 millones de personas trabajando tiempo completo o parcial desde sus casas. sillas. MOBILIARIO El mobiliario para las oficinas de hoy en día tiende a ser igual de flexible que la distribución del espacio. en los cuales se integran todos los elementos que necesita la persona para desarrollar su labor. que ya se hace común en países como Estados Unidos. . al mismo tiempo que se ahorra espacio y se pueden hacer cambios cuando sea necesario. se deben incorporar entonces. facilidades para las telecomunicaciones y el trabajo desde el hogar. como los colores.

En las últimas décadas se han dado importantes cambios al interior de las organizaciones que afectan también su estructura física. y esto se ve claramente reflejado en los lugares de trabajo.CAPITULO V TENDENCIAS Cambios organizacionales Los negocios en los 90's se han distinguido por la necesidad de adaptarse al cambio. Esto hace que se necesiten menos oficinas privadas y más oficinas para alojar equipos de trabajo. Como resultado. Por otra parte. Los fabricantes . el promedio es de 46 a 60 metros cuadrados y la norma estándar de 38 metros para las oficinas privadas está siendo rápidamente reemplazada por oficinas tan pequeñas como de 20 metros cuadrados. áreas de almacenamiento (archivos por ejemplo) y cafeterías. Parte fundamental de los cambios y tendencias en el diseño de oficinas tiene que ver con la nueva mentalidad de las empresas (de sus directivas). esto incluyendo los salones de reuniones. La planificación de oficinas abiertas (que es contrario a tener un número de oficinas individuales. propietarios. cerradas) gana popularidad. algunas empresas están haciendo un intento por tener sus empleados más cerca de los clientes. y deben encontrar soluciones para adaptarse a las necesidades. En estos dais. Esta tendencia responde a los requerimientos de los inquilinos respecto a flexibilidad y a la minimización del costo y tiempo para hacer mejoras o cambios por parte del inquilino. Tendencias actuales Algunas de las tendencias actuales son: y y Los espacios de oficina se hacen menores. Los avances tecnológicos y los cambios organizacionales han dado lugar a nuevos conceptos como el teleworking (trabajar lejos de la oficina y comunicarse por medio del teléfono y el módem). Hasta hace poco el área promedio por empleado podía ser de 60 a 76 metros cuadrados. administradores y corredores de bienes raíces se enfrentan a un cambiante conjunto de parámetros con respecto al espacio de oficinas. inquilinos. y que ahora se encuentran cambiando hacia el trabajo basado en equipos. hotelling (compartir el espacio de trabajo con otros y reservarlo por adelantado cuando lo necesite) y teaming (trabajar en equipos para llevar a cabo proyectos). Por una parte están las compañías organizadas bajo lineas funcionales rígidas. sin embargo. La reestructuración de las corporaciones se está dando en dos direcciones. donde la meta es llegar al mercado rápidamente y aun costo bajo con productos o servicios innovadores y de alta calidad.

Los intereses ambientales asociados con edificios de oficinas también han aumentado y uno de los pasos más importantes ha sido la eliminación de los refrigerantes CFC en los sistemas de aire acondicionado. El mandato hoy es hacer más con menos. Oficinas más pequeñas y un incremento en el uso del ambiente de oficina abierta. Los propietarios desarrollarán más "show suites" diseñadas para la ocupación inmediata. El inquilino dará una mayor importancia a la protección de su local. Habrá plazos de tiempo más cortos para el arrendamiento y arreglos hechos por el ocupante. muchos de los propietarios han creado instalaciones comunes de reunión como un valor agregado para sus inquilinos. la forma como luzca un espacio será menos importante que tener un ambiente productivo de trabajo. Tendencias futuras Ya vimos el escenario actual. A muchos inquilinos no les interesan los acabados caros como el entablado de madera.y y y también han tenido esto en cuenta y desarrollan "sistemas de muebles" más ligeros y fáciles de organizar. los cuales serán escasos. Las oficinas abiertas serán la regla general. significa que ahora se necesitan más áreas para reuniones. Este escenario ha dado origen a la necesidad de espacios de encuentro. Es decir. . Los esquemas creativos y flexibles que usan muebles livianos dominarán sobre las oficinas privadas. La gente también tendrá mayor conciencia de los costos de lo que son ahora. En respuesta a esta creciente demanda. los cobertores de vinilo y el cielo rasos anti humedad. Juntando a los ocupantes en un mismo piso donde acordarán desarrollar y compartir salas de sesiones y otras instalaciones de reunión. La estética de una oficina llegará a ser una consideración poco relevante en el diseño de las oficinas. respecto a espacios de oficinas es: y y y y y y y Las oficinas "instantáneas" serán muy atrayentes. porque habrá presión para hacer las cosas más rápido. donde se puedan dar las reuniones casuales que toman lugar regularmente en una oficina. Se exigirá mayor seguridad. Las salas que comparten inquilinos serán muy utilizadas. Las renovaciones de un espacio existente prevalecerán sobre adquirir nuevos espacios. pero lo que veremos en un futuro próximo. entonces serán merecedores del espacio que ocupan.

Universidad Nacional. estrategias y planeación de la organización. escritorio en U (puente y península) que se pueden adherir del lado derecho o izquierdo del 1 escritorio y silla con respaldo ajustable. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS RIPNEN. como el sitio donde surgen las ideas. CONCLUSIONES Como conclusión podemos decir que las oficinas forman una zona neurálgica de la organización y deben ser miradas más que como un sitio donde pasan el tiempo los directivos. se encuentran sillas giratorias (ergonómicas) desde $40 hasta $200 y lo mismo sucede con el resto de mobiliario e implementos. El costo de diseño de la distribución depende en gran medida de quien sea el diseñador: o Una persona vinculada a la empresa. Esto hace que la forma como estén diseñadas y equipadas las oficinas va a influir en la empresa como organización sistémica que es y por lo tanto a este aspecto hay que darle toda la importancia que se merece. Administración de Espacio de Oficinas. Editorial Diana. pp 115 . Una estación de trabajo ejecutiva en roble cuesta $782 en Office Depot.com/oficina/diseno-de-oficinas-condicionesfisicas.CAPITULO VI COSTOS y y y y Los costos son muy variables dependiendo de las necesidades específicas de cada cliente.html#ixzz1LskYBLB .120. En cuanto a muebles. los costos son muy variables también. armario con luz interna. 1981. también velan por la comodidad y necesidades de las personas que pasan su día laboral en ellas. Incluye: Escritorio y biblioteca. o Una empresa externa. archivo con seguro. Kenneth. p 221. metas.mueblesparalaoficina. http://www. México. y y Memorias del Tercer Seminario de Diseño de Plantas. Facultad de Minas 1996. Los nuevos ambientes de oficinas no solo buscan facilitar el trabajo y optimizar los recursos.

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