UNIVERSIDAD POLITECNICA DE EL SALVADOR FACULTAD DE INGENIERIA Y ARQUITECTURA ESCUELA DE INGENIERIA INDUSTRIAL ORGANIZACIÓN Y METODOS

TEMA

ANALISIS Y DISEÑO DE DISPOSICION DE OFICINAS

ALUMNOS: ARDON ARGUETA, ZULEYMA XIOMARA ANTONIO RODRIGUEZ, MIGUEL ANGUEL VASQUEZ COTO, GEOVANNA IVETTE NERIO VIDES, GONZALO ALBERTO HERNANDEZ MORALES, JORGE ERNESTO

CARNET: AA200901 AR200901 VC200601 NV200801 HM200801

PROFESOR: ING. ADAN ULLOA

SAN SALVADOR MAYO DE 2011

.............4 Capítulo II Objetivos de la técnica disposición de oficinas .........................................7 Automatización de oficinas .............................................................7 Capítulo IV Oficina abierta ...........................................................................................................8 Ventajas y desventajas Mobiliario .....................................6 Capítulo III Impacto del avance tecnológico en la oficina tradicional ........................................4 Principios de la disposición de oficinas ...................ÍNDICE CONTENIDO Introducción ....................................3 Capítulo I factores que influyen en la disposición de oficinas ............................................................................................. Bibliografía .................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... 14 ................................... general y específicos .................................................................................................................... 10 Capitulo V Tendencias.......................................................................................................................................................................5 Medio ambiente ................................................. 11 y 12 Capítulo VI Costos............................................................. 13 Conclusiones...........2 Objetivos.............................

la distribución física es ³la posición relativa de los departamentos.INTRODUCCION La aceptación y el buen desempeño que tengan los empleados de una empresa. depende en gran medida de las condiciones de confort y funcionalidad que les sean ofrecidas en el local de trabajo. mediante el estudio de la frecuencia de relacionamiento entre Unidades y los recorridos de documentación. todo relacionado dentro del flujo de trabajo´. secciones o escritorios dentro del conjunto de una fábrica. reduciendo distancia entre aquellos que con más frecuencia se relacionan entre sí. entre dos o más servicios. Definimos local de trabajo aquel en el cual una institución combina los elementos ambientales. material. oficina o área de trabajo. La distribución de espacio físico abarca dos ámbitos y permite dos niveles de análisis: a) Particular o interno de una oficina que consiste en el ordenamiento de los puestos de trabajo. de los puestos de almacenamiento y del trabajo manual o intelectual dentro de cada departamento o sección. de los medios de suministro y acceso a las áreas de almacenamiento y de servicios. De acuerdo a la Oficina Internacional de Trabajo de Ginebra. muebles y equipos utilizados por una Unidad. clientes y público. . de las máquinas. b) General a nivel de locales. la tecnología y el esfuerzo humano para producir bienes o servicios.

 Conocer los principios que establecen a la disposición del análisis y diseño de oficinas.OBJETIVOS GENERAL  Conocer los principios o técnicas de disposición de oficinas.  Reconocer la importancia de la distribución de oficinas ESPECIFICOS  Definir que es la disposición de espacios en una empresa.  Exponer los objetivos de un análisis y diseño de oficinas.  Determinar los factores a tener en cuenta para la ubicación de los distintos departamentos.  Identificar las consideraciones a tomar en cuenta para la distribución del espacio. .

Medición de Trabajo: Al estudiar la distribución de espacios y elementos físicos en forma concordante con los procedimientos. La existencia y dimensión de los despachos particulares también dependerá del nivel jerárquico del empleado. debe tener relación con el flujo de trabajo dentro de una oficina. Procedimientos administrativos: La disposición de los muebles. Formularios: Toda carpeta o ficha debe guardar relación con el archivador o fichero que la va a contener. es fundamental a la hora de definir la ubicación física de los puestos de trabajo. . El uso de archivos y muebles de dimensiones normalizadas mejora la posibilidad de reordenación u de adaptación del equipamiento a nuevas distribuciones. se busca que el recorrido de los documentos sea el menor posible y analiza la frecuencia de relaciones interpersonales en el trabajo para decidir la proximidad entre puestos de trabajo y unidades. máquinas y equipos en general. También. ya que debemos lograr la proximidad entre directivos y asesores y la contigüidad entre departamentos y unidades subordinadas. Cuadro de Distribución de trabajo: la información acerca de qué realiza cada empleado y las tareas comunes entre varias personas. determina la necesidad de que dichas unidades se ubiquen en lugares cercanos. El recorrido de los documentos debe seguir un trayecto lo más lineal posible. la secuencia de los procedimientos más importantes que involucran a varias unidades.CAPITULO I FACTORES ADMINISTRATIVOS OFICINAS QUE INFLUYEN EN EL ANÁLISIS DE Estructura Organizativa: Las unidades administrativas existentes y las relaciones de jerarquía deben ser consideradas en el diseño de las soluciones. El procedimiento nos indica una serie de pasos que se realizan en forma secuencial. Los formularios forman parte de los documentos cuyos recorridos en tiempo y espacio deben ser minimizados por esta técnica de disposición de oficinas.

Creación de la empresa. usuarios y público en general. cambian los procedimientos. . 3. Construcción de un edificio. claridad en recorridos de documentos y evitar congestionamiento de público. Lograr que los documentos y materiales recorran una distancia lo mas recta y corta posible. las salas especiales que pueda tener la empresa y sus usos . movimientos y tiempo. b) Económicos: Ahorrar costos y espacio. reducir movimientos. y y y y y De los objetivos surge que la distribución del espacio físico de oficinas tiene en cuenta tres factores: a) Sociales: lograr el bienestar y elevar la moral de los trabajadores. según el trabajo que realizan. Facilitar los procesos naturales de crecimiento y expansión de la empresa. tiempo y desplazamientos. Facilitar la supervisión de personas y actividades. c) Administrativos: Facilitar la supervisión. ¿En qué oportunidad se aplica esta técnica? 1. pasando por los distintos empleados con un mínimo de distancia. 2. PRINCIPIOS DE DISPOSICIÓN DE OFICINA: Los principios que nos van a servir de guías en la aplicación de la técnica son: a) Recorridos mínimos: el trabajo debe seguir un curso progresivo de avance. c) Flexibilidad para ampliaciones futuras: toda distribución del espacio debe contemplar o prever la expansión futura o cambio que pueda ser necesario. cambia la constitución física de los muebles y la flexibilidad de una distribución estriba en su facilidad de adaptarse a los cambios. Mudanza a un nuevo edificio. La tecnología evoluciona. clientes.CAPITULO II DISPOSICION DE OFICINAS Objetivos de la técnica de disposición de oficinas Proporcionar la máxima comodidad posible al mayor número de empleados. 4. b) Utilización racional del espacio: teniendo en cuenta los requisitos de espacio para el personal. Redistribución de espacios. Contribuir a una mayor seguridad de personal y equipos. la ubicación de muebles y equipos de acuerdo a procesos.

al igual que los tonos con tendencia al rojo intenso producen irritabilidad y excitación. El aire debe ser renovado totalmente unas tres veces por hora. Los colores con tendencia a verde claro o azul se consideran psicológicamente fríos y sedantes. además del empleo de instalaciones capaces de mantener la temperatura adecuada. empleando aparatos de extracción de aire o instalaciones de acondicionamiento para conseguir una velocidad de renovación considerablemente superior de hasta diez veces por hora.d) Requisitos de los equipos especiales: en el momento de estudiar la disposición física de una oficina se debe realizar un inventario de todo equipo existente y estudiar la forma en que esos elementos y máquinas se pueden utilizar. e) Requisitos de bienestar y seguridad: este principio es de aplicación tanto para el personal de la empresa como para el público visitante y clientes. ni utilizar tonos con tendencia violeta o gris intenso porque se deprimentes. así como la ubicación de servicios al personal y al público. pero resultan mucho más costosos que el alumbrado directo. crema o beige producen sensación de calor. Temperatura ambiente: los márgenes recomendables para el desarrollo de actividades administrativas se establecen entre 18 y 22 °C. no se aconseja su instalación al descubierto. Al diseñar su Oficina es importante tomar en cuenta y eliminar o disminuir los efectos negativos provocados por factores ambientales se debe tomar en cuenta: La iluminación: se aconseja la luz difusa con preferencia a la iluminación directa. dentro de ciertos límites. El principio rector es que se debe beneficiar y dar comodidad al mayor número posible de personas y no solamente a algunos sectores o personas en particular. por lo que se recomienda su uso en locales orientados al sur o zonas calurosas. esta debe llegar por el lado izquierdo de los puestos de trabajo. Cuando utilizamos tubos fluorescentes. más bien se recomienda la colocación de pantallas de acrílico traslucido. el exceso o defecto de la temperatura dominante. puede contrarrestar psicológicamente. Luz natural: se considera que la orientación más adecuada para conseguir una iluminación difusa consiste en disponer hacia el o los huecos que habrán de recibir la luz. los colores con tendencia a ocre claro. y y y y . por lo que es preferible utilizarlo en locales orientados al norte o zonas donde predomina el frió. Los sistemas de luz indirecta son los más apropiados para lograr una iluminación difusa. con ella se tienden a evitar los contrastes entre las zonas de sombra y las iluminadas intensamente. Colores de área: no es recomendable emplear el color blanco en superficies o muros que hayan de recibir luz directa. MEDIO AMBIENTE: En el diseño de la oficina debe de tomar en cuenta la disposición física de los puestos de trabajo y de los componentes materiales. el empleo de colores convenientes. no deben omitir la consideración de aquellos factores físicos que contribuyen a la creación de un ambiente de trabajo favorable.

revestimiento de escayola o materiales porosos. suelen utilizarse vidrios dobles. formación de compartimientos mediante separaciones en locales comunes. . se considera ruidoso cuando en él se alcanzas unidades de orden de los 55 a 58 decibeles. y más cuando intervienen equipos y maquinas. La difusión del ruido se reduce por cualquier clase de procedimientos que impida la reflexión del sonido como paneles de fieltro y cartón perforado en muros y techo. pavimentos de materiales amortiguadores del ruido. Un local destinado a actividades administrativas. unidad que de modo aproximado corresponde a una mínima variación de intensidad perceptible por el oído humano. formados por láminas separadas por una cámara de aire y montados sobre juntas elásticas.y Insonorización: el problema del ruido adquiere su mayor importancia cuando el trabajo se desarrolla en locales comunes. agravándose si se utilizan concentraciones de equipos o maquinas. El volumen de ruido se mide en decibeles. Cifra que en la práctica se rebasa ampliamente en muchas ocasiones hasta llegar a 70 decibeles. En lugares de tráfico intenso.

Este proceso era realizado con métodos manuales y la recolección de la información se hacía con soportes de papel o formularios. contestador telefónico. procesarla.CAPITULO III IMPACTO DEL AVANCE TECNOLÓGICO EN LA OFICINA TRADICIONAL Tradicionalmente las funciones de una oficina consistían en recibir información. Las telecomunicaciones son un componente básico sobre los cuales se ha desarrollado el conjunto de tecnologías de la información. así como a los medios electrónicos que controlan máquinas de toda especie. Las redes de comunicación permiten trasmitir en bloque la información para su tratamiento. imágenes y sonidos. plantillas electrónicas. Nos disminuye el tiempo de traslado. trasmitir. números. Hoy contamos con fax. En la "era de la información" muchas de estas tareas han cambiado. Telecomunicaciones y técnicas de oficina. telefonía móvil. el correo electrónico. bases de datos. distribuir hacia los lugares adecuados la información externa a la empresa. el trabajo en red. registrar los datos necesarios. Este concepto se puede interpretar desde tres niveles de complejidad: y Al conjunto de procesos individuales desarrollados en puestos de trabajo y comprende la mecanización o informatización de tareas individuales. AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS: LA OFIMÁTICA: Todos los procesos de mejora de los trabajos de oficina que se han sucedido a lo largo del tiempo convergen hacia la automatización de oficinas. disminuyen en papeleo. procesar y recuperar electrónicamente palabras. etc. no contradicen los principios de la disposición de oficinas pues los aspectos de la comunicación personal y supervisión mantienen su plena vigencia. representaciones gráficas. . La expresión OFIMATICA trata de englobar los componentes fundamentales que la integran: informática. permiten diversidad de interacciones que no están limitadas por el tiempo ni por la distancia. etc. La tecnología de la información se refiere a los medios colectivos para reunir y luego almacenar. Todas estas disposiciones. etc. La ofimática es como una caja de herramientas cada vez más sofisticadas que incluyen los procesadores de textos. decidir y ordenar las acciones futuras a realizar con esos datos. todas las posibilidades que nos brindan las microcomputadoras. desde los aparatos de uso cotidiano hasta las vastas fábricas automatizadas. sin los que no podríamos imaginarnos trabajar y que nos aportan infinidad de ventajas. sistemas de archivo. sincronizar tareas efectuadas desde puntos de vista diferentes.

los expertos en sistemas informáticos. La ofimática no se ocupa de la mecanización o informatización de tareas. pero no le compete a él aconsejar sobre cual sistema informático es el mejor ni la marca de equipos de computadoras que se deberá adquirir. A una concepción absolutamente global de la ofimática que comprende a toda la organización. los coordinadores. Si bien la oficina ha cambiado su fisonomía no por ello deja de estar vigentes el estudio de su disposición. tareas y procesos orientada a su realización integral mediante un sistema conjunto de máquinas y hombres organizados al que llamamos "sistema ofimático". El Analista de Organización y Sistemas debe conocer la existencia de estos cambios y estas nuevas posibilidades. etc. los analistas en gestión para analizar tanta informatización disponible. Los elementos se interrelacionan en un sistema tecnológico ofimático y aquí lo fundamental son los procesos de comunicación que se establecen entre los grupos de trabajo mediante redes de comunicaciones y servicio de telecomunicaciones. Evidentemente se ha producido un cambio ocupacional con el surgimiento de nuevas actividades y especializaciones: los analistas. . los abastecimientos necesarios para cumplir con las tareas encomendadas. se utilizan otros papeles adaptados a impresoras y fotocopiadoras etc. ya que esto es tarea del Analista o Ingeniero de Sistemas con en que debe trabajar en forma coordinada. sino de la reformulación de funciones. los de Organización y Sistemas en análisis y diseños de sistemas mecanizados. Cambio la forma de realizar las tareas.y y A la actuación de grupos de trabajo que interactúan entre sí para desarrollar funciones mediante un proceso integrado. Este último nivel incorpora algunas tecnologías como la inteligencia artificial. los sistemas expertos y también elementos de la teoría de las organizaciones. programadores. tanto de diseño organizacional como de aspectos de comportamiento.

la disposición de oficina abierta e integrada puede ofrecer todas las ventajas de la oficina especialmente dividida. divisiones movibles de altura parcial. Son soluciones dinámicas y flexibles Desventajas y y y y Pérdida de privacidad Aumenta interrupciones y distracciones Se dificulta el control del ruido Se pueden presentar algunos desórdenes visuales OTRAS CONSIDERACIONES Dadas estas condiciones. En estos sistemas se debe utilizar iluminación general para toda el área pero se recomienda que no sea uniforme y provea la cantidad y calidad de luz de una manera eficiente. tabiques o paredes de tableros.CAPITULO IV LA OFICINA ABIERTA Concepto de las oficinas sin muros Se refiere a la concepción arquitectónica modular que elimina las divisiones y los muros formales interoficinas y propicia los espacios abiertos. Aquellas áreas que deban ser fijas. sin las desventajas del espacio compartido. como baños. Ventajas y y y y y y Cohesión del grupo Incrementa la productividad (individual y de grupo) Aumenta el flujo de información Permite un control físico del espacio y racionaliza su uso Ajusta el área de trabajo a medida que cambian las necesidades del negocio. ascensores y escaleras. En aquellos sitios en los que es necesaria o está justificada la separación física por medio de una pared. dentro del área general. hecha a la medida. . se deben tratar de ubicar en el perímetro de la construcción. se emplean. Para el suministro de energía eléctrica y teléfono se debe instalar un sistema de ductos continuos por debajo del piso que permitan flexibilidad y fácil acceso según la disposición de los módulos. Este sistema proporciona un espacio abierto que no está restringido por sistemas arquitectónicos fijos y que conllevan altos costos cuando se cambian.

Muchas otras consideraciones deben ser tenidas en cuenta. divisiones. en los cuales se integran todos los elementos que necesita la persona para desarrollar su labor. facilidades para las telecomunicaciones y el trabajo desde el hogar. MOBILIARIO El mobiliario para las oficinas de hoy en día tiende a ser igual de flexible que la distribución del espacio. archivadores. Son muy populares los módulos de trabajo. . según investigaciones hay 40 millones de personas trabajando tiempo completo o parcial desde sus casas. al mismo tiempo que se ahorra espacio y se pueden hacer cambios cuando sea necesario.Los nuevos avances tecnológicos traen a su vez nuevos requerimientos para la planta física. sillas. como los colores. las divisiones y el mobiliario que constituye un factor importante dentro del ambiente de oficina abierta. donde. implementos y accesorios que hacen juego entre sí. el manejo del cableado. En el mercado se dispone de una gran variedad de opciones para escoger. se deben incorporar entonces. para que las oficinas luzcan organizadas y armoniosas. la música ambiental. los pisos. En las nuevas estaciones de trabajo encontramos escritorios. que ya se hace común en países como Estados Unidos. mesas para el computador.

La planificación de oficinas abiertas (que es contrario a tener un número de oficinas individuales. sin embargo. Los avances tecnológicos y los cambios organizacionales han dado lugar a nuevos conceptos como el teleworking (trabajar lejos de la oficina y comunicarse por medio del teléfono y el módem). y que ahora se encuentran cambiando hacia el trabajo basado en equipos. Como resultado. administradores y corredores de bienes raíces se enfrentan a un cambiante conjunto de parámetros con respecto al espacio de oficinas. donde la meta es llegar al mercado rápidamente y aun costo bajo con productos o servicios innovadores y de alta calidad. Esta tendencia responde a los requerimientos de los inquilinos respecto a flexibilidad y a la minimización del costo y tiempo para hacer mejoras o cambios por parte del inquilino. En estos dais. Por otra parte.CAPITULO V TENDENCIAS Cambios organizacionales Los negocios en los 90's se han distinguido por la necesidad de adaptarse al cambio. Los fabricantes . La reestructuración de las corporaciones se está dando en dos direcciones. Tendencias actuales Algunas de las tendencias actuales son: y y Los espacios de oficina se hacen menores. algunas empresas están haciendo un intento por tener sus empleados más cerca de los clientes. inquilinos. esto incluyendo los salones de reuniones. En las últimas décadas se han dado importantes cambios al interior de las organizaciones que afectan también su estructura física. y esto se ve claramente reflejado en los lugares de trabajo. Por una parte están las compañías organizadas bajo lineas funcionales rígidas. cerradas) gana popularidad. y deben encontrar soluciones para adaptarse a las necesidades. áreas de almacenamiento (archivos por ejemplo) y cafeterías. Parte fundamental de los cambios y tendencias en el diseño de oficinas tiene que ver con la nueva mentalidad de las empresas (de sus directivas). Hasta hace poco el área promedio por empleado podía ser de 60 a 76 metros cuadrados. propietarios. el promedio es de 46 a 60 metros cuadrados y la norma estándar de 38 metros para las oficinas privadas está siendo rápidamente reemplazada por oficinas tan pequeñas como de 20 metros cuadrados. Esto hace que se necesiten menos oficinas privadas y más oficinas para alojar equipos de trabajo. hotelling (compartir el espacio de trabajo con otros y reservarlo por adelantado cuando lo necesite) y teaming (trabajar en equipos para llevar a cabo proyectos).

Este escenario ha dado origen a la necesidad de espacios de encuentro. El inquilino dará una mayor importancia a la protección de su local. La estética de una oficina llegará a ser una consideración poco relevante en el diseño de las oficinas. respecto a espacios de oficinas es: y y y y y y y Las oficinas "instantáneas" serán muy atrayentes. Los propietarios desarrollarán más "show suites" diseñadas para la ocupación inmediata. La gente también tendrá mayor conciencia de los costos de lo que son ahora. Habrá plazos de tiempo más cortos para el arrendamiento y arreglos hechos por el ocupante.y y y también han tenido esto en cuenta y desarrollan "sistemas de muebles" más ligeros y fáciles de organizar. Las oficinas abiertas serán la regla general. los cuales serán escasos. Se exigirá mayor seguridad. donde se puedan dar las reuniones casuales que toman lugar regularmente en una oficina. Es decir. Los esquemas creativos y flexibles que usan muebles livianos dominarán sobre las oficinas privadas. muchos de los propietarios han creado instalaciones comunes de reunión como un valor agregado para sus inquilinos. Tendencias futuras Ya vimos el escenario actual. Los intereses ambientales asociados con edificios de oficinas también han aumentado y uno de los pasos más importantes ha sido la eliminación de los refrigerantes CFC en los sistemas de aire acondicionado. significa que ahora se necesitan más áreas para reuniones. entonces serán merecedores del espacio que ocupan. pero lo que veremos en un futuro próximo. Las renovaciones de un espacio existente prevalecerán sobre adquirir nuevos espacios. Oficinas más pequeñas y un incremento en el uso del ambiente de oficina abierta. . El mandato hoy es hacer más con menos. Juntando a los ocupantes en un mismo piso donde acordarán desarrollar y compartir salas de sesiones y otras instalaciones de reunión. porque habrá presión para hacer las cosas más rápido. los cobertores de vinilo y el cielo rasos anti humedad. En respuesta a esta creciente demanda. Las salas que comparten inquilinos serán muy utilizadas. A muchos inquilinos no les interesan los acabados caros como el entablado de madera. la forma como luzca un espacio será menos importante que tener un ambiente productivo de trabajo.

estrategias y planeación de la organización.CAPITULO VI COSTOS y y y y Los costos son muy variables dependiendo de las necesidades específicas de cada cliente.120. Esto hace que la forma como estén diseñadas y equipadas las oficinas va a influir en la empresa como organización sistémica que es y por lo tanto a este aspecto hay que darle toda la importancia que se merece.mueblesparalaoficina.com/oficina/diseno-de-oficinas-condicionesfisicas. Universidad Nacional. como el sitio donde surgen las ideas. o Una empresa externa. Editorial Diana. metas. Una estación de trabajo ejecutiva en roble cuesta $782 en Office Depot. http://www. Kenneth. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS RIPNEN. CONCLUSIONES Como conclusión podemos decir que las oficinas forman una zona neurálgica de la organización y deben ser miradas más que como un sitio donde pasan el tiempo los directivos. pp 115 . 1981.html#ixzz1LskYBLB . archivo con seguro. armario con luz interna. Incluye: Escritorio y biblioteca. y y Memorias del Tercer Seminario de Diseño de Plantas. los costos son muy variables también. p 221. también velan por la comodidad y necesidades de las personas que pasan su día laboral en ellas. En cuanto a muebles. se encuentran sillas giratorias (ergonómicas) desde $40 hasta $200 y lo mismo sucede con el resto de mobiliario e implementos. Facultad de Minas 1996. El costo de diseño de la distribución depende en gran medida de quien sea el diseñador: o Una persona vinculada a la empresa. México. escritorio en U (puente y península) que se pueden adherir del lado derecho o izquierdo del 1 escritorio y silla con respaldo ajustable. Administración de Espacio de Oficinas. Los nuevos ambientes de oficinas no solo buscan facilitar el trabajo y optimizar los recursos.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful