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ÍNDICE

CONTENIDO

Introducción .......................................................................................................................2
Objetivos, general y específicos ..........................................................................................3
Capítulo I
factores que influyen en la disposición de oficinas .............................................................4
Capítulo II
Objetivos de la técnica disposición de oficinas ....................................................................4
Principios de la disposición de oficinas ...............................................................................5
Medio ambiente ..................................................................................................................6
Capítulo III
Impacto del avance tecnológico en la oficina tradicional .....................................................7
Automatización de oficinas .................................................................................................7
Capítulo IV
Oficina abierta ...................................................................................................................8
Ventajas y desventajas
Mobiliario ......................................................................................................................... 10
Capitulo V
Tendencias................................................................................................................ 11 y 12
Capítulo VI
Costos............................................................................................................................... 13
Conclusiones, Bibliografía ................................................................................................ 14
INTRODUCCION

La aceptación y el buen desempeño que tengan los empleados de una empresa, depende en
gran medida de las condiciones de confort y funcionalidad que les sean ofrecidas en el local
de trabajo.

Definimos local de trabajo aquel en el cual una institución combina los elementos
ambientales, la tecnología y el esfuerzo humano para producir bienes o servicios.
De acuerdo a la Oficina Internacional de Trabajo de Ginebra, la distribución física es ³la
posición relativa de los departamentos, secciones o escritorios dentro del conjunto de una
fábrica, oficina o área de trabajo; de las máquinas, de los puestos de almacenamiento y del
trabajo manual o intelectual dentro de cada departamento o sección, de los medios de
suministro y acceso a las áreas de almacenamiento y de servicios, todo relacionado dentro
del flujo de trabajo´.

La distribución de espacio físico abarca dos ámbitos y permite dos niveles de análisis:

a) Particular o interno de una oficina que consiste en el ordenamiento de los puestos de
trabajo, muebles y equipos utilizados por una Unidad, reduciendo distancia entre
aquellos que con más frecuencia se relacionan entre sí.
b) General a nivel de locales, mediante el estudio de la frecuencia de relacionamiento
entre Unidades y los recorridos de documentación, material, clientes y público,
entre dos o más servicios.
OBJETIVOS

GENERAL

* Conocer los principios o técnicas de disposición de oficinas.


* Reconocer la importancia de la distribución de oficinas

ESPECIFICOS

* Definir que es la disposición de espacios en una empresa.


* Determinar los factores a tener en cuenta para la ubicación de los distintos
departamentos.
* Exponer los objetivos de un análisis y diseño de oficinas.
* Conocer los principios que establecen a la disposición del análisis y diseño de
oficinas.
* Identificar las consideraciones a tomar en cuenta para la distribución del espacio.
CAPITULO I

FACTORES ADMINISTRATIVOS QUE INFLUYEN EN EL ANÁLISIS DE


OFICINAS

Estructura Organizativa: Las unidades administrativas existentes y las relaciones de


jerarquía deben ser consideradas en el diseño de las soluciones, ya que debemos lograr la
proximidad entre directivos y asesores y la contigüidad entre departamentos y unidades
subordinadas. La existencia y dimensión de los despachos particulares también dependerá
del nivel jerárquico del empleado.
Procedimientos administrativos: La disposición de los muebles, máquinas y equipos en
general, debe tener relación con el flujo de trabajo dentro de una oficina. El procedimiento
nos indica una serie de pasos que se realizan en forma secuencial. El recorrido de los
documentos debe seguir un trayecto lo más lineal posible. También, la secuencia de los
procedimientos más importantes que involucran a varias unidades, determina la necesidad
de que dichas unidades se ubiquen en lugares cercanos.
Formularios: Toda carpeta o ficha debe guardar relación con el archivador o fichero que la
va a contener. El uso de archivos y muebles de dimensiones normalizadas mejora la
posibilidad de reordenación u de adaptación del equipamiento a nuevas distribuciones. Los
formularios forman parte de los documentos cuyos recorridos en tiempo y espacio deben
ser minimizados por esta técnica de disposición de oficinas.
Cuadro de Distribución de trabajo: la información acerca de qué realiza cada empleado y
las tareas comunes entre varias personas, es fundamental a la hora de definir la ubicación
física de los puestos de trabajo.
Medición de Trabajo: Al estudiar la distribución de espacios y elementos físicos en forma
concordante con los procedimientos, se busca que el recorrido de los documentos sea el
menor posible y analiza la frecuencia de relaciones interpersonales en el trabajo para
decidir la proximidad entre puestos de trabajo y unidades.
CAPITULO II

DISPOSICION DE OFICINAS

Objetivos de la técnica de disposición de oficinas


G Proporcionar la máxima comodidad posible al mayor número de empleados,
clientes, usuarios y público en general.
G Lograr que los documentos y materiales recorran una distancia lo mas recta y corta
posible.
G Facilitar la supervisión de personas y actividades.
G Contribuir a una mayor seguridad de personal y equipos.
G Facilitar los procesos naturales de crecimiento y expansión de la empresa.

De los objetivos surge que la distribución del espacio físico de oficinas tiene en cuenta tres
factores:

a) Sociales: lograr el bienestar y elevar la moral de los trabajadores.


b) Económicos: Ahorrar costos y espacio, reducir movimientos, tiempo y
desplazamientos.
c) Administrativos: Facilitar la supervisión, claridad en recorridos de documentos y
evitar congestionamiento de público.

¿En qué oportunidad se aplica esta técnica?

1. Creación de la empresa.


2. Construcción de un edificio.
3. Mudanza a un nuevo edificio.
4. Redistribución de espacios.

PRINCIPIOS DE DISPOSICIÓN DE OFICINA:

Los principios que nos van a servir de guías en la aplicación de la técnica son:

a) Recorridos mínimos: el trabajo debe seguir un curso progresivo de avance, pasando
por los distintos empleados con un mínimo de distancia, movimientos y tiempo.
  Utilización racional del espacio: teniendo en cuenta los requisitos de espacio para el
personal, según el trabajo que realizan, la ubicación de muebles y equipos de
acuerdo a procesos, las salas especiales que pueda tener la empresa y sus usos
c) Flexibilidad para ampliaciones futuras: toda distribución del espacio debe
contemplar o prever la expansión futura o cambio que pueda ser necesario. La
tecnología evoluciona, cambian los procedimientos, cambia la constitución física de
los muebles y la flexibilidad de una distribución estriba en su facilidad de adaptarse
a los cambios.
  Requisitos de los equipos especiales: en el momento de estudiar la disposición física
de una oficina se debe realizar un inventario de todo equipo existente y estudiar la
forma en que esos elementos y máquinas se pueden utilizar
  Requisitos de bienestar y seguridad: este principio es de aplicación tanto para el
personal de la empresa como para el público visitante y clientes. El principio rector
es que se debe beneficiar y dar comodidad al mayor número posible de personas y
no solamente a algunos sectores o personas en particular.

MEDIO AMBIENTE:

En el diseño de la oficina debe de tomar en cuenta la disposición física de los puestos de


trabajo y de los componentes materiales, así como la ubicación de servicios al personal y al
público, no deben omitir la consideración de aquellos factores físicos que contribuyen a la
creación de un ambiente de trabajo favorable.

Al diseñar su Oficina es importante tomar en cuenta y eliminar o disminuir los efectos


negativos provocados por factores ambientales se debe tomar en cuenta:

G La iluminación: se aconseja la luz difusa con preferencia a la iluminación directa,


con ella se tienden a evitar los contrastes entre las zonas de sombra y las iluminadas
intensamente. Los sistemas de luz indirecta son los más apropiados para lograr una
iluminación difusa, pero resultan mucho más costosos que el alumbrado directo.
Cuando utilizamos tubos fluorescentes, no se aconseja su instalación al descubierto,
más bien se recomienda la colocación de pantallas de acrílico traslucido.
G Luz natural: se considera que la orientación más adecuada para conseguir una
iluminación difusa consiste en disponer hacia el o los huecos que habrán de recibir
la luz, esta debe llegar por el lado izquierdo de los puestos de trabajo.
G Colores de área: no es recomendable emplear el color blanco en superficies o
muros que hayan de recibir luz directa, ni utilizar tonos con tendencia violeta o gris
intenso porque se deprimentes, al igual que los tonos con tendencia al rojo intenso
producen irritabilidad y excitación. Los colores con tendencia a verde claro o azul
se consideran psicológicamente fríos y sedantes, por lo que se recomienda su uso en
locales orientados al sur o zonas calurosas, los colores con tendencia a ocre claro,
crema o beige producen sensación de calor, por lo que es preferible utilizarlo en
locales orientados al norte o zonas donde predomina el frió.
G Temperatura ambiente: los márgenes recomendables para el desarrollo de
actividades administrativas se establecen entre 18 y 22 °C. además del empleo de
instalaciones capaces de mantener la temperatura adecuada, el empleo de colores
convenientes, puede contrarrestar psicológicamente, dentro de ciertos límites, el
exceso o defecto de la temperatura dominante. El aire debe ser renovado totalmente
unas tres veces por hora, empleando aparatos de extracción de aire o instalaciones
de acondicionamiento para conseguir una velocidad de renovación
considerablemente superior de hasta diez veces por hora.
G Insonorización: el problema del ruido adquiere su mayor importancia cuando el
trabajo se desarrolla en locales comunes, agravándose si se utilizan concentraciones
de equipos o maquinas. El volumen de ruido se mide en decibeles, unidad que de
modo aproximado corresponde a una mínima variación de intensidad perceptible
por el oído humano. Un local destinado a actividades administrativas, se considera
ruidoso cuando en él se alcanzas unidades de orden de los 55 a 58 decibeles. Cifra
que en la práctica se rebasa ampliamente en muchas ocasiones hasta llegar a 70
decibeles, y más cuando intervienen equipos y maquinas. En lugares de tráfico
intenso, suelen utilizarse vidrios dobles, formados por láminas separadas por una
cámara de aire y montados sobre juntas elásticas. La difusión del ruido se reduce
por cualquier clase de procedimientos que impida la reflexión del sonido como
paneles de fieltro y cartón perforado en muros y techo, revestimiento de escayola o
materiales porosos, pavimentos de materiales amortiguadores del ruido, formación
de compartimientos mediante separaciones en locales comunes.
CAPITULO III

IMPACTO DEL AVANCE TECNOLÓGICO EN LA OFICINA TRADICIONAL

Tradicionalmente las funciones de una oficina consistían en recibir información,


procesarla, registrar los datos necesarios, decidir y ordenar las acciones futuras a realizar
con esos datos. Este proceso era realizado con métodos manuales y la recolección de la
información se hacía con soportes de papel o formularios.

En la "era de la información" muchas de estas tareas han cambiado. La tecnología de la


información se refiere a los medios colectivos para reunir y luego almacenar, trasmitir,
procesar y recuperar electrónicamente palabras, números, imágenes y sonidos, así como a
los medios electrónicos que controlan máquinas de toda especie, desde los aparatos de uso
cotidiano hasta las vastas fábricas automatizadas. Las redes de comunicación permiten
trasmitir en bloque la información para su tratamiento, sincronizar tareas efectuadas desde
puntos de vista diferentes, distribuir hacia los lugares adecuados la información externa a
la empresa.
Las telecomunicaciones son un componente básico sobre los cuales se ha desarrollado el
conjunto de tecnologías de la información. Hoy contamos con fax, telefonía móvil,
contestador telefónico, todas las posibilidades que nos brindan las microcomputadoras, el
trabajo en red, el correo electrónico, etc. sin los que no podríamos imaginarnos trabajar y
que nos aportan infinidad de ventajas.
Nos disminuye el tiempo de traslado, disminuyen en papeleo, permiten diversidad de
interacciones que no están limitadas por el tiempo ni por la distancia, etc.
Todas estas disposiciones, no contradicen los principios de la disposición de oficinas pues
los aspectos de la comunicación personal y supervisión mantienen su plena vigencia.

AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS:

LA OFIMÁTICA:
Todos los procesos de mejora de los trabajos de oficina que se han sucedido a lo largo del
tiempo convergen hacia la automatización de oficinas. La expresión OFIMATICA trata de
englobar los componentes fundamentales que la integran: informática,
Telecomunicaciones y técnicas de oficina.
Este concepto se puede interpretar desde tres niveles de complejidad:

G Al conjunto de procesos individuales desarrollados en puestos de trabajo y


comprende la mecanización o informatización de tareas individuales. La ofimática
es como una caja de herramientas cada vez más sofisticadas que incluyen los
procesadores de textos, bases de datos, plantillas electrónicas, representaciones
gráficas, sistemas de archivo, etc.
G A la actuación de grupos de trabajo que interactúan entre sí para desarrollar
funciones mediante un proceso integrado. Los elementos se interrelacionan en un
sistema tecnológico ofimático y aquí lo fundamental son los procesos de
comunicación que se establecen entre los grupos de trabajo mediante redes de
comunicaciones y servicio de telecomunicaciones.
G A una concepción absolutamente global de la ofimática que comprende a toda la
organización. Este último nivel incorpora algunas tecnologías como la inteligencia
artificial, los sistemas expertos y también elementos de la teoría de las
organizaciones, tanto de diseño organizacional como de aspectos de
comportamiento.
La ofimática no se ocupa de la mecanización o informatización de tareas, sino de la
reformulación de funciones, tareas y procesos orientada a su realización integral
mediante un sistema conjunto de máquinas y hombres organizados al que llamamos
"sistema ofimático".

Evidentemente se ha producido un cambio ocupacional con el surgimiento de nuevas


actividades y especializaciones: los analistas, programadores, los expertos en sistemas
informáticos, los coordinadores, los analistas en gestión para analizar tanta
informatización disponible, los de Organización y Sistemas en análisis y diseños de
sistemas mecanizados, etc.
Cambio la forma de realizar las tareas, los abastecimientos necesarios para cumplir con
las tareas encomendadas, se utilizan otros papeles adaptados a impresoras y
fotocopiadoras etc. Si bien la oficina ha cambiado su fisonomía no por ello deja de
estar vigentes el estudio de su disposición.
El Analista de Organización y Sistemas debe conocer la existencia de estos cambios y
estas nuevas posibilidades, pero no le compete a él aconsejar sobre cual sistema
informático es el mejor ni la marca de equipos de computadoras que se deberá adquirir,
ya que esto es tarea del Analista o Ingeniero de Sistemas con en que debe trabajar en
forma coordinada.
CAPITULO IV

LA OFICINA ABIERTA

Concepto de las oficinas sin muros

Se refiere a la concepción arquitectónica modular que elimina las divisiones y los muros
formales interoficinas y propicia los espacios abiertos.

Ventajas

G Cohesión del grupo


G Incrementa la productividad (individual y de grupo)
G Aumenta el flujo de información
G Permite un control físico del espacio y racionaliza su uso
G Ajusta el área de trabajo a medida que cambian las necesidades del negocio.
G Son soluciones dinámicas y flexibles

Desventajas

G Pérdida de privacidad
G Aumenta interrupciones y distracciones
G Se dificulta el control del ruido
G Se pueden presentar algunos desórdenes visuales

OTRAS CONSIDERACIONES

Dadas estas condiciones, la disposición de oficina abierta e integrada puede ofrecer todas
las ventajas de la oficina especialmente dividida, hecha a la medida, sin las desventajas del
espacio compartido. En aquellos sitios en los que es necesaria o está justificada la
separación física por medio de una pared, se emplean, dentro del área general, divisiones
movibles de altura parcial, tabiques o paredes de tableros.

Este sistema proporciona un espacio abierto que no está restringido por sistemas
arquitectónicos fijos y que conllevan altos costos cuando se cambian. Aquellas áreas que
deban ser fijas, como baños, ascensores y escaleras, se deben tratar de ubicar en el
perímetro de la construcción.

Para el suministro de energía eléctrica y teléfono se debe instalar un sistema de ductos


continuos por debajo del piso que permitan flexibilidad y fácil acceso según la disposición
de los módulos.

En estos sistemas se debe utilizar iluminación general para toda el área pero se recomienda
que no sea uniforme y provea la cantidad y calidad de luz de una manera eficiente.
Los nuevos avances tecnológicos traen a su vez nuevos requerimientos para la planta física,
se deben incorporar entonces, facilidades para las telecomunicaciones y el trabajo desde el
hogar, que ya se hace común en países como Estados Unidos, donde, según investigaciones
hay 40 millones de personas trabajando tiempo completo o parcial desde sus casas.

Muchas otras consideraciones deben ser tenidas en cuenta, como los colores, la música
ambiental, los pisos, el manejo del cableado, las divisiones y el mobiliario que constituye
un factor importante dentro del ambiente de oficina abierta.

MOBILIARIO

El mobiliario para las oficinas de hoy en día tiende a ser igual de flexible que la
distribución del espacio. Son muy populares los módulos de trabajo, en los cuales se
integran todos los elementos que necesita la persona para desarrollar su labor.

En las nuevas estaciones de trabajo encontramos escritorios, archivadores, sillas, mesas


para el computador, divisiones, implementos y accesorios que hacen juego entre sí, para
que las oficinas luzcan organizadas y armoniosas, al mismo tiempo que se ahorra espacio y
se pueden hacer cambios cuando sea necesario.

En el mercado se dispone de una gran variedad de opciones para escoger.


CAPITULO V

TENDENCIAS

Cambios organizacionales

Los negocios en los 90's se han distinguido por la necesidad de adaptarse al cambio, y esto
se ve claramente reflejado en los lugares de trabajo. Los avances tecnológicos y los
cambios organizacionales han dado lugar a nuevos conceptos como el teleworking (trabajar
lejos de la oficina y comunicarse por medio del teléfono y el módem), hotelling (compartir
el espacio de trabajo con otros y reservarlo por adelantado cuando lo necesite) y teaming
(trabajar en equipos para llevar a cabo proyectos).

Como resultado, propietarios, inquilinos, administradores y corredores de bienes raíces se


enfrentan a un cambiante conjunto de parámetros con respecto al espacio de oficinas, y
deben encontrar soluciones para adaptarse a las necesidades.

Parte fundamental de los cambios y tendencias en el diseño de oficinas tiene que ver con la
nueva mentalidad de las empresas (de sus directivas). En las últimas décadas se han dado
importantes cambios al interior de las organizaciones que afectan también su estructura
física.

La reestructuración de las corporaciones se está dando en dos direcciones. Por una parte
están las compañías organizadas bajo lineas funcionales rígidas, y que ahora se encuentran
cambiando hacia el trabajo basado en equipos, donde la meta es llegar al mercado
rápidamente y aun costo bajo con productos o servicios innovadores y de alta calidad. Por
otra parte, algunas empresas están haciendo un intento por tener sus empleados más cerca
de los clientes. Esto hace que se necesiten menos oficinas privadas y más oficinas para
alojar equipos de trabajo.

Tendencias actuales

Algunas de las tendencias actuales son:

G Los espacios de oficina se hacen menores. Hasta hace poco el área promedio por
empleado podía ser de 60 a 76 metros cuadrados, esto incluyendo los salones de
reuniones, áreas de almacenamiento (archivos por ejemplo) y cafeterías. En estos
dais, sin embargo, el promedio es de 46 a 60 metros cuadrados y la norma estándar
de 38 metros para las oficinas privadas está siendo rápidamente reemplazada por
oficinas tan pequeñas como de 20 metros cuadrados.
G La planificación de oficinas abiertas (que es contrario a tener un número de oficinas
individuales, cerradas) gana popularidad. Esta tendencia responde a los
requerimientos de los inquilinos respecto a flexibilidad y a la minimización del
costo y tiempo para hacer mejoras o cambios por parte del inquilino. Los fabricantes
también han tenido esto en cuenta y desarrollan "sistemas de muebles" más ligeros
y fáciles de organizar.
G Oficinas más pequeñas y un incremento en el uso del ambiente de oficina abierta,
significa que ahora se necesitan más áreas para reuniones. Este escenario ha dado
origen a la necesidad de espacios de encuentro, donde se puedan dar las reuniones
casuales que toman lugar regularmente en una oficina. En respuesta a esta creciente
demanda, muchos de los propietarios han creado instalaciones comunes de reunión
como un valor agregado para sus inquilinos.
G Los intereses ambientales asociados con edificios de oficinas también han
aumentado y uno de los pasos más importantes ha sido la eliminación de los
refrigerantes CFC en los sistemas de aire acondicionado.
G A muchos inquilinos no les interesan los acabados caros como el entablado de
madera, los cobertores de vinilo y el cielo rasos anti humedad. El mandato hoy es
hacer más con menos.

Tendencias futuras

|a vimos el escenario actual, pero lo que veremos en un futuro próximo, respecto a


espacios de oficinas es:

G Las oficinas "instantáneas" serán muy atrayentes. Los propietarios desarrollarán


más "show suites" diseñadas para la ocupación inmediata.
G Las salas que comparten inquilinos serán muy utilizadas. Juntando a los ocupantes
en un mismo piso donde acordarán desarrollar y compartir salas de sesiones y otras
instalaciones de reunión.
G Las oficinas abiertas serán la regla general. Los esquemas creativos y flexibles que
usan muebles livianos dominarán sobre las oficinas privadas.
G La estética de una oficina llegará a ser una consideración poco relevante en el
diseño de las oficinas. Es decir, la forma como luzca un espacio será menos
importante que tener un ambiente productivo de trabajo.
G Se exigirá mayor seguridad. El inquilino dará una mayor importancia a la
protección de su local.
G Las renovaciones de un espacio existente prevalecerán sobre adquirir nuevos
espacios, los cuales serán escasos. La gente también tendrá mayor conciencia de los
costos de lo que son ahora, entonces serán merecedores del espacio que ocupan.
G Habrá plazos de tiempo más cortos para el arrendamiento y arreglos hechos por el
ocupante, porque habrá presión para hacer las cosas más rápido.
CAPITULO VI

COSTOS

G Los costos son muy variables dependiendo de las necesidades específicas de cada
cliente.
G El costo de diseño de la distribución depende en gran medida de quien sea el
diseñador:
o Una persona vinculada a la empresa.
o Una empresa externa.
G En cuanto a muebles, los costos son muy variables también, se encuentran sillas
giratorias (ergonómicas) desde $40 hasta $200 y lo mismo sucede con el resto de
mobiliario e implementos.
G Una estación de trabajo ejecutiva en roble cuesta $782 en Office Depot. Incluye:
Escritorio y biblioteca, archivo con seguro, armario con luz interna, escritorio en U
(puente y península) que se pueden adherir del lado derecho o izquierdo del
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escritorio y silla con respaldo ajustable.

CONCLUSIONES

Como conclusión podemos decir que las oficinas forman una zona neurálgica de la
organización y deben ser miradas más que como un sitio donde pasan el tiempo los
directivos, como el sitio donde surgen las ideas, metas, estrategias y planeación de la
organización. Esto hace que la forma como estén diseñadas y equipadas las oficinas va a
influir en la empresa como organización sistémica que es y por lo tanto a este aspecto hay
que darle toda la importancia que se merece.

Los nuevos ambientes de oficinas no solo buscan facilitar el trabajo y optimizar los
recursos, también velan por la comodidad y necesidades de las personas que pasan su día
laboral en ellas.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

RIPNEN, Kenneth. Administración de Espacio de Oficinas. México, Editorial Diana,


1981. p 221.

G Memorias del Tercer Seminario de Diseño de Plantas. Universidad Nacional.


Facultad de Minas 1996. pp 115 - 120.
G http://www.mueblesparalaoficina.com/oficina/diseno-de-oficinas-condiciones-
fisicas.html#ixzz1Lsk|BLB