UNIVERSIDAD POLITECNICA DE EL SALVADOR FACULTAD DE INGENIERIA Y ARQUITECTURA ESCUELA DE INGENIERIA INDUSTRIAL ORGANIZACIÓN Y METODOS

TEMA

ANALISIS Y DISEÑO DE DISPOSICION DE OFICINAS

ALUMNOS: ARDON ARGUETA, ZULEYMA XIOMARA ANTONIO RODRIGUEZ, MIGUEL ANGUEL VASQUEZ COTO, GEOVANNA IVETTE NERIO VIDES, GONZALO ALBERTO HERNANDEZ MORALES, JORGE ERNESTO

CARNET: AA200901 AR200901 VC200601 NV200801 HM200801

PROFESOR: ING. ADAN ULLOA

SAN SALVADOR MAYO DE 2011

......................................... 14 ................................................................................. 10 Capitulo V Tendencias........................................... general y específicos .........................7 Capítulo IV Oficina abierta ......6 Capítulo III Impacto del avance tecnológico en la oficina tradicional .................................................................................................................................................................................8 Ventajas y desventajas Mobiliario .................................................5 Medio ambiente .................................................................................. 11 y 12 Capítulo VI Costos........7 Automatización de oficinas ............................................................................2 Objetivos.................................................ÍNDICE CONTENIDO Introducción ................................................................................................................................................................................................................................................3 Capítulo I factores que influyen en la disposición de oficinas .............................. Bibliografía ...........................................4 Principios de la disposición de oficinas ...........4 Capítulo II Objetivos de la técnica disposición de oficinas ................................................................................................................................................................ 13 Conclusiones......................................................................................................................................

Definimos local de trabajo aquel en el cual una institución combina los elementos ambientales. entre dos o más servicios. clientes y público. b) General a nivel de locales. depende en gran medida de las condiciones de confort y funcionalidad que les sean ofrecidas en el local de trabajo. de los medios de suministro y acceso a las áreas de almacenamiento y de servicios. De acuerdo a la Oficina Internacional de Trabajo de Ginebra. secciones o escritorios dentro del conjunto de una fábrica.INTRODUCCION La aceptación y el buen desempeño que tengan los empleados de una empresa. . la tecnología y el esfuerzo humano para producir bienes o servicios. oficina o área de trabajo. muebles y equipos utilizados por una Unidad. material. de las máquinas. todo relacionado dentro del flujo de trabajo´. la distribución física es ³la posición relativa de los departamentos. mediante el estudio de la frecuencia de relacionamiento entre Unidades y los recorridos de documentación. de los puestos de almacenamiento y del trabajo manual o intelectual dentro de cada departamento o sección. La distribución de espacio físico abarca dos ámbitos y permite dos niveles de análisis: a) Particular o interno de una oficina que consiste en el ordenamiento de los puestos de trabajo. reduciendo distancia entre aquellos que con más frecuencia se relacionan entre sí.

 Exponer los objetivos de un análisis y diseño de oficinas.  Reconocer la importancia de la distribución de oficinas ESPECIFICOS  Definir que es la disposición de espacios en una empresa.OBJETIVOS GENERAL  Conocer los principios o técnicas de disposición de oficinas.  Conocer los principios que establecen a la disposición del análisis y diseño de oficinas.  Determinar los factores a tener en cuenta para la ubicación de los distintos departamentos.  Identificar las consideraciones a tomar en cuenta para la distribución del espacio. .

se busca que el recorrido de los documentos sea el menor posible y analiza la frecuencia de relaciones interpersonales en el trabajo para decidir la proximidad entre puestos de trabajo y unidades. es fundamental a la hora de definir la ubicación física de los puestos de trabajo. Procedimientos administrativos: La disposición de los muebles. determina la necesidad de que dichas unidades se ubiquen en lugares cercanos.CAPITULO I FACTORES ADMINISTRATIVOS OFICINAS QUE INFLUYEN EN EL ANÁLISIS DE Estructura Organizativa: Las unidades administrativas existentes y las relaciones de jerarquía deben ser consideradas en el diseño de las soluciones. la secuencia de los procedimientos más importantes que involucran a varias unidades. El procedimiento nos indica una serie de pasos que se realizan en forma secuencial. Medición de Trabajo: Al estudiar la distribución de espacios y elementos físicos en forma concordante con los procedimientos. Cuadro de Distribución de trabajo: la información acerca de qué realiza cada empleado y las tareas comunes entre varias personas. debe tener relación con el flujo de trabajo dentro de una oficina. El uso de archivos y muebles de dimensiones normalizadas mejora la posibilidad de reordenación u de adaptación del equipamiento a nuevas distribuciones. Los formularios forman parte de los documentos cuyos recorridos en tiempo y espacio deben ser minimizados por esta técnica de disposición de oficinas. El recorrido de los documentos debe seguir un trayecto lo más lineal posible. La existencia y dimensión de los despachos particulares también dependerá del nivel jerárquico del empleado. máquinas y equipos en general. . También. ya que debemos lograr la proximidad entre directivos y asesores y la contigüidad entre departamentos y unidades subordinadas. Formularios: Toda carpeta o ficha debe guardar relación con el archivador o fichero que la va a contener.

Contribuir a una mayor seguridad de personal y equipos. Mudanza a un nuevo edificio. Construcción de un edificio. y y y y y De los objetivos surge que la distribución del espacio físico de oficinas tiene en cuenta tres factores: a) Sociales: lograr el bienestar y elevar la moral de los trabajadores. reducir movimientos. Redistribución de espacios. PRINCIPIOS DE DISPOSICIÓN DE OFICINA: Los principios que nos van a servir de guías en la aplicación de la técnica son: a) Recorridos mínimos: el trabajo debe seguir un curso progresivo de avance. 3. cambia la constitución física de los muebles y la flexibilidad de una distribución estriba en su facilidad de adaptarse a los cambios. Facilitar la supervisión de personas y actividades. tiempo y desplazamientos. según el trabajo que realizan. las salas especiales que pueda tener la empresa y sus usos . c) Administrativos: Facilitar la supervisión. ¿En qué oportunidad se aplica esta técnica? 1.CAPITULO II DISPOSICION DE OFICINAS Objetivos de la técnica de disposición de oficinas Proporcionar la máxima comodidad posible al mayor número de empleados. Lograr que los documentos y materiales recorran una distancia lo mas recta y corta posible. La tecnología evoluciona. 2. c) Flexibilidad para ampliaciones futuras: toda distribución del espacio debe contemplar o prever la expansión futura o cambio que pueda ser necesario. Facilitar los procesos naturales de crecimiento y expansión de la empresa. clientes. usuarios y público en general. b) Utilización racional del espacio: teniendo en cuenta los requisitos de espacio para el personal. . claridad en recorridos de documentos y evitar congestionamiento de público. pasando por los distintos empleados con un mínimo de distancia. cambian los procedimientos. 4. movimientos y tiempo. la ubicación de muebles y equipos de acuerdo a procesos. Creación de la empresa. b) Económicos: Ahorrar costos y espacio.

Los sistemas de luz indirecta son los más apropiados para lograr una iluminación difusa.d) Requisitos de los equipos especiales: en el momento de estudiar la disposición física de una oficina se debe realizar un inventario de todo equipo existente y estudiar la forma en que esos elementos y máquinas se pueden utilizar. e) Requisitos de bienestar y seguridad: este principio es de aplicación tanto para el personal de la empresa como para el público visitante y clientes. más bien se recomienda la colocación de pantallas de acrílico traslucido. ni utilizar tonos con tendencia violeta o gris intenso porque se deprimentes. pero resultan mucho más costosos que el alumbrado directo. MEDIO AMBIENTE: En el diseño de la oficina debe de tomar en cuenta la disposición física de los puestos de trabajo y de los componentes materiales. Al diseñar su Oficina es importante tomar en cuenta y eliminar o disminuir los efectos negativos provocados por factores ambientales se debe tomar en cuenta: La iluminación: se aconseja la luz difusa con preferencia a la iluminación directa. al igual que los tonos con tendencia al rojo intenso producen irritabilidad y excitación. esta debe llegar por el lado izquierdo de los puestos de trabajo. por lo que se recomienda su uso en locales orientados al sur o zonas calurosas. Cuando utilizamos tubos fluorescentes. El principio rector es que se debe beneficiar y dar comodidad al mayor número posible de personas y no solamente a algunos sectores o personas en particular. por lo que es preferible utilizarlo en locales orientados al norte o zonas donde predomina el frió. dentro de ciertos límites. el empleo de colores convenientes. crema o beige producen sensación de calor. empleando aparatos de extracción de aire o instalaciones de acondicionamiento para conseguir una velocidad de renovación considerablemente superior de hasta diez veces por hora. con ella se tienden a evitar los contrastes entre las zonas de sombra y las iluminadas intensamente. el exceso o defecto de la temperatura dominante. no deben omitir la consideración de aquellos factores físicos que contribuyen a la creación de un ambiente de trabajo favorable. Luz natural: se considera que la orientación más adecuada para conseguir una iluminación difusa consiste en disponer hacia el o los huecos que habrán de recibir la luz. los colores con tendencia a ocre claro. y y y y . además del empleo de instalaciones capaces de mantener la temperatura adecuada. Temperatura ambiente: los márgenes recomendables para el desarrollo de actividades administrativas se establecen entre 18 y 22 °C. Los colores con tendencia a verde claro o azul se consideran psicológicamente fríos y sedantes. Colores de área: no es recomendable emplear el color blanco en superficies o muros que hayan de recibir luz directa. puede contrarrestar psicológicamente. El aire debe ser renovado totalmente unas tres veces por hora. no se aconseja su instalación al descubierto. así como la ubicación de servicios al personal y al público.

Un local destinado a actividades administrativas. y más cuando intervienen equipos y maquinas. unidad que de modo aproximado corresponde a una mínima variación de intensidad perceptible por el oído humano. formación de compartimientos mediante separaciones en locales comunes. se considera ruidoso cuando en él se alcanzas unidades de orden de los 55 a 58 decibeles. agravándose si se utilizan concentraciones de equipos o maquinas. El volumen de ruido se mide en decibeles. revestimiento de escayola o materiales porosos. Cifra que en la práctica se rebasa ampliamente en muchas ocasiones hasta llegar a 70 decibeles. pavimentos de materiales amortiguadores del ruido. En lugares de tráfico intenso. suelen utilizarse vidrios dobles. formados por láminas separadas por una cámara de aire y montados sobre juntas elásticas. La difusión del ruido se reduce por cualquier clase de procedimientos que impida la reflexión del sonido como paneles de fieltro y cartón perforado en muros y techo.y Insonorización: el problema del ruido adquiere su mayor importancia cuando el trabajo se desarrolla en locales comunes. .

AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS: LA OFIMÁTICA: Todos los procesos de mejora de los trabajos de oficina que se han sucedido a lo largo del tiempo convergen hacia la automatización de oficinas. Todas estas disposiciones. disminuyen en papeleo. sincronizar tareas efectuadas desde puntos de vista diferentes. La tecnología de la información se refiere a los medios colectivos para reunir y luego almacenar. etc. En la "era de la información" muchas de estas tareas han cambiado. contestador telefónico. representaciones gráficas. así como a los medios electrónicos que controlan máquinas de toda especie. La ofimática es como una caja de herramientas cada vez más sofisticadas que incluyen los procesadores de textos. trasmitir. La expresión OFIMATICA trata de englobar los componentes fundamentales que la integran: informática. bases de datos. etc. Hoy contamos con fax. desde los aparatos de uso cotidiano hasta las vastas fábricas automatizadas. sin los que no podríamos imaginarnos trabajar y que nos aportan infinidad de ventajas. el trabajo en red. sistemas de archivo. el correo electrónico.CAPITULO III IMPACTO DEL AVANCE TECNOLÓGICO EN LA OFICINA TRADICIONAL Tradicionalmente las funciones de una oficina consistían en recibir información. telefonía móvil. . etc. números. imágenes y sonidos. plantillas electrónicas. procesar y recuperar electrónicamente palabras. Nos disminuye el tiempo de traslado. Telecomunicaciones y técnicas de oficina. distribuir hacia los lugares adecuados la información externa a la empresa. Las redes de comunicación permiten trasmitir en bloque la información para su tratamiento. registrar los datos necesarios. decidir y ordenar las acciones futuras a realizar con esos datos. todas las posibilidades que nos brindan las microcomputadoras. Este proceso era realizado con métodos manuales y la recolección de la información se hacía con soportes de papel o formularios. Las telecomunicaciones son un componente básico sobre los cuales se ha desarrollado el conjunto de tecnologías de la información. no contradicen los principios de la disposición de oficinas pues los aspectos de la comunicación personal y supervisión mantienen su plena vigencia. Este concepto se puede interpretar desde tres niveles de complejidad: y Al conjunto de procesos individuales desarrollados en puestos de trabajo y comprende la mecanización o informatización de tareas individuales. permiten diversidad de interacciones que no están limitadas por el tiempo ni por la distancia. procesarla.

Cambio la forma de realizar las tareas. sino de la reformulación de funciones. los expertos en sistemas informáticos. los analistas en gestión para analizar tanta informatización disponible. tareas y procesos orientada a su realización integral mediante un sistema conjunto de máquinas y hombres organizados al que llamamos "sistema ofimático". se utilizan otros papeles adaptados a impresoras y fotocopiadoras etc. Evidentemente se ha producido un cambio ocupacional con el surgimiento de nuevas actividades y especializaciones: los analistas. El Analista de Organización y Sistemas debe conocer la existencia de estos cambios y estas nuevas posibilidades. los de Organización y Sistemas en análisis y diseños de sistemas mecanizados. A una concepción absolutamente global de la ofimática que comprende a toda la organización. . los abastecimientos necesarios para cumplir con las tareas encomendadas.y y A la actuación de grupos de trabajo que interactúan entre sí para desarrollar funciones mediante un proceso integrado. Los elementos se interrelacionan en un sistema tecnológico ofimático y aquí lo fundamental son los procesos de comunicación que se establecen entre los grupos de trabajo mediante redes de comunicaciones y servicio de telecomunicaciones. ya que esto es tarea del Analista o Ingeniero de Sistemas con en que debe trabajar en forma coordinada. los coordinadores. La ofimática no se ocupa de la mecanización o informatización de tareas. tanto de diseño organizacional como de aspectos de comportamiento. Si bien la oficina ha cambiado su fisonomía no por ello deja de estar vigentes el estudio de su disposición. pero no le compete a él aconsejar sobre cual sistema informático es el mejor ni la marca de equipos de computadoras que se deberá adquirir. programadores. los sistemas expertos y también elementos de la teoría de las organizaciones. Este último nivel incorpora algunas tecnologías como la inteligencia artificial. etc.

tabiques o paredes de tableros. como baños.CAPITULO IV LA OFICINA ABIERTA Concepto de las oficinas sin muros Se refiere a la concepción arquitectónica modular que elimina las divisiones y los muros formales interoficinas y propicia los espacios abiertos. En estos sistemas se debe utilizar iluminación general para toda el área pero se recomienda que no sea uniforme y provea la cantidad y calidad de luz de una manera eficiente. dentro del área general. . En aquellos sitios en los que es necesaria o está justificada la separación física por medio de una pared. se deben tratar de ubicar en el perímetro de la construcción. Ventajas y y y y y y Cohesión del grupo Incrementa la productividad (individual y de grupo) Aumenta el flujo de información Permite un control físico del espacio y racionaliza su uso Ajusta el área de trabajo a medida que cambian las necesidades del negocio. la disposición de oficina abierta e integrada puede ofrecer todas las ventajas de la oficina especialmente dividida. sin las desventajas del espacio compartido. divisiones movibles de altura parcial. hecha a la medida. se emplean. ascensores y escaleras. Aquellas áreas que deban ser fijas. Este sistema proporciona un espacio abierto que no está restringido por sistemas arquitectónicos fijos y que conllevan altos costos cuando se cambian. Para el suministro de energía eléctrica y teléfono se debe instalar un sistema de ductos continuos por debajo del piso que permitan flexibilidad y fácil acceso según la disposición de los módulos. Son soluciones dinámicas y flexibles Desventajas y y y y Pérdida de privacidad Aumenta interrupciones y distracciones Se dificulta el control del ruido Se pueden presentar algunos desórdenes visuales OTRAS CONSIDERACIONES Dadas estas condiciones.

. el manejo del cableado. divisiones. archivadores. según investigaciones hay 40 millones de personas trabajando tiempo completo o parcial desde sus casas. Muchas otras consideraciones deben ser tenidas en cuenta. mesas para el computador. se deben incorporar entonces. sillas. En las nuevas estaciones de trabajo encontramos escritorios. En el mercado se dispone de una gran variedad de opciones para escoger. facilidades para las telecomunicaciones y el trabajo desde el hogar. MOBILIARIO El mobiliario para las oficinas de hoy en día tiende a ser igual de flexible que la distribución del espacio. implementos y accesorios que hacen juego entre sí. para que las oficinas luzcan organizadas y armoniosas. al mismo tiempo que se ahorra espacio y se pueden hacer cambios cuando sea necesario. la música ambiental. que ya se hace común en países como Estados Unidos. los pisos. Son muy populares los módulos de trabajo. como los colores. en los cuales se integran todos los elementos que necesita la persona para desarrollar su labor. donde.Los nuevos avances tecnológicos traen a su vez nuevos requerimientos para la planta física. las divisiones y el mobiliario que constituye un factor importante dentro del ambiente de oficina abierta.

En estos dais. administradores y corredores de bienes raíces se enfrentan a un cambiante conjunto de parámetros con respecto al espacio de oficinas. Por una parte están las compañías organizadas bajo lineas funcionales rígidas.CAPITULO V TENDENCIAS Cambios organizacionales Los negocios en los 90's se han distinguido por la necesidad de adaptarse al cambio. y deben encontrar soluciones para adaptarse a las necesidades. cerradas) gana popularidad. algunas empresas están haciendo un intento por tener sus empleados más cerca de los clientes. el promedio es de 46 a 60 metros cuadrados y la norma estándar de 38 metros para las oficinas privadas está siendo rápidamente reemplazada por oficinas tan pequeñas como de 20 metros cuadrados. inquilinos. Tendencias actuales Algunas de las tendencias actuales son: y y Los espacios de oficina se hacen menores. áreas de almacenamiento (archivos por ejemplo) y cafeterías. Por otra parte. Como resultado. y que ahora se encuentran cambiando hacia el trabajo basado en equipos. Hasta hace poco el área promedio por empleado podía ser de 60 a 76 metros cuadrados. Esta tendencia responde a los requerimientos de los inquilinos respecto a flexibilidad y a la minimización del costo y tiempo para hacer mejoras o cambios por parte del inquilino. Los fabricantes . La reestructuración de las corporaciones se está dando en dos direcciones. Los avances tecnológicos y los cambios organizacionales han dado lugar a nuevos conceptos como el teleworking (trabajar lejos de la oficina y comunicarse por medio del teléfono y el módem). En las últimas décadas se han dado importantes cambios al interior de las organizaciones que afectan también su estructura física. donde la meta es llegar al mercado rápidamente y aun costo bajo con productos o servicios innovadores y de alta calidad. esto incluyendo los salones de reuniones. Esto hace que se necesiten menos oficinas privadas y más oficinas para alojar equipos de trabajo. propietarios. La planificación de oficinas abiertas (que es contrario a tener un número de oficinas individuales. Parte fundamental de los cambios y tendencias en el diseño de oficinas tiene que ver con la nueva mentalidad de las empresas (de sus directivas). sin embargo. hotelling (compartir el espacio de trabajo con otros y reservarlo por adelantado cuando lo necesite) y teaming (trabajar en equipos para llevar a cabo proyectos). y esto se ve claramente reflejado en los lugares de trabajo.

Habrá plazos de tiempo más cortos para el arrendamiento y arreglos hechos por el ocupante. En respuesta a esta creciente demanda. Tendencias futuras Ya vimos el escenario actual. respecto a espacios de oficinas es: y y y y y y y Las oficinas "instantáneas" serán muy atrayentes. A muchos inquilinos no les interesan los acabados caros como el entablado de madera. muchos de los propietarios han creado instalaciones comunes de reunión como un valor agregado para sus inquilinos. Los propietarios desarrollarán más "show suites" diseñadas para la ocupación inmediata.y y y también han tenido esto en cuenta y desarrollan "sistemas de muebles" más ligeros y fáciles de organizar. porque habrá presión para hacer las cosas más rápido. La gente también tendrá mayor conciencia de los costos de lo que son ahora. Se exigirá mayor seguridad. Las salas que comparten inquilinos serán muy utilizadas. significa que ahora se necesitan más áreas para reuniones. Los esquemas creativos y flexibles que usan muebles livianos dominarán sobre las oficinas privadas. los cuales serán escasos. El inquilino dará una mayor importancia a la protección de su local. Las oficinas abiertas serán la regla general. Las renovaciones de un espacio existente prevalecerán sobre adquirir nuevos espacios. Este escenario ha dado origen a la necesidad de espacios de encuentro. los cobertores de vinilo y el cielo rasos anti humedad. Es decir. El mandato hoy es hacer más con menos. La estética de una oficina llegará a ser una consideración poco relevante en el diseño de las oficinas. Oficinas más pequeñas y un incremento en el uso del ambiente de oficina abierta. Los intereses ambientales asociados con edificios de oficinas también han aumentado y uno de los pasos más importantes ha sido la eliminación de los refrigerantes CFC en los sistemas de aire acondicionado. la forma como luzca un espacio será menos importante que tener un ambiente productivo de trabajo. Juntando a los ocupantes en un mismo piso donde acordarán desarrollar y compartir salas de sesiones y otras instalaciones de reunión. entonces serán merecedores del espacio que ocupan. donde se puedan dar las reuniones casuales que toman lugar regularmente en una oficina. pero lo que veremos en un futuro próximo. .

o Una empresa externa. p 221. pp 115 . Editorial Diana. Kenneth. metas.html#ixzz1LskYBLB . Administración de Espacio de Oficinas. se encuentran sillas giratorias (ergonómicas) desde $40 hasta $200 y lo mismo sucede con el resto de mobiliario e implementos. los costos son muy variables también. En cuanto a muebles. archivo con seguro. Esto hace que la forma como estén diseñadas y equipadas las oficinas va a influir en la empresa como organización sistémica que es y por lo tanto a este aspecto hay que darle toda la importancia que se merece. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS RIPNEN. Una estación de trabajo ejecutiva en roble cuesta $782 en Office Depot. Incluye: Escritorio y biblioteca. CONCLUSIONES Como conclusión podemos decir que las oficinas forman una zona neurálgica de la organización y deben ser miradas más que como un sitio donde pasan el tiempo los directivos. escritorio en U (puente y península) que se pueden adherir del lado derecho o izquierdo del 1 escritorio y silla con respaldo ajustable. y y Memorias del Tercer Seminario de Diseño de Plantas. Los nuevos ambientes de oficinas no solo buscan facilitar el trabajo y optimizar los recursos.com/oficina/diseno-de-oficinas-condicionesfisicas. México. Facultad de Minas 1996. Universidad Nacional. estrategias y planeación de la organización. http://www.120. armario con luz interna.mueblesparalaoficina.CAPITULO VI COSTOS y y y y Los costos son muy variables dependiendo de las necesidades específicas de cada cliente. también velan por la comodidad y necesidades de las personas que pasan su día laboral en ellas. El costo de diseño de la distribución depende en gran medida de quien sea el diseñador: o Una persona vinculada a la empresa. como el sitio donde surgen las ideas. 1981.

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