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estrecha relación que existe entre las condiciones físicas que conforman el medio en
que un directivo o un empleado desempeñan sus tareas, permite afirmar que para
Distribución del espacio en las áreas de trabajo se refiera a la disposición física de los
puestos de trabajo, de sus componentes materiales y a la ubicación de las
instalaciones para la atención y servicios al personal y clientes tomando en cuenta los
procesos de comunicación de la empresa.
OBJETIVOS GENERALES
UNIDAD
CIRCULACIÓN MÍNIMA
Procurar que los recorridos efectuados por los materiales y hombres, de operación a
operación y entre departamentos sean óptimos lo cual requiere economía de
movimientos, de equipos, de espacio.
SEGURIDAD
FLEXIBILIDAD
El producto que vamos a fabricar no puede ser movido, ya sea por su tamaño o
porque simplemente debe ser hecho en ese sitio.
Ya que si queremos pasar de un lugar a otro debemos tomar en cuenta los costos y
la mejor estrategia para disminuirlos.
Las máquinas y servicios son agrupados de acuerdo las características de cada uno,
es decir que si organiza su producción por proceso debe diferenciar claramente los
pasos a los que somete su materia prima para dejar el producto terminado.
Así mismo deberá haber estaciones de trabajo para cada uno.
Estos tratan la circulación dependiendo de la forma física del local, planta o taller con
el que se cuenta.
FLUJO EN LÍNEA
FLUJO EN ELE
FLUJO EN U
FLUJO EN S
VENTAJAS DE TENER UNA BUENA DISTRIBUCIÓNDEL
ESPACIO
RESPONSABILIDAD DE SU EJECUCIÓN
1. Funcionalidad
2. Económico
3. Flujo
4. Comodidad
5. Iluminación
6. Aireación
7. Accesos libres
8. Flexibilidad
Realmente existe multitud de métodos, sin embargo por practicidad los clasificaremos
en métodos cuantitativos y métodos cualitativos.
Estos consideran la medición de los procesos y las distancias, es decir que minimizan
el costo del traslado de material, tiempo traslado del personal de un proceso a otro.
ASPECTOS ORGANIZACIONALES
EL DESPACHO PRIVADO
Las oficinas deben de contar con algunos despachos aislados, por razones del nivel
jerárquico, trabajo confidencial y/o necesidad de concentración.
Al evaluar la necesidad de despachos privados para un individuo o grupo de
empleados, hay que tener en cuenta que por su tipo de trabajo requieren:
Estar protegidos de distracciones visuales, como lo es el tránsito normal de la
oficina.
Prevenir distracciones causadas por el sonido, como son las conversaciones
de la oficina.
Tener privacidad para sostener conversaciones confidenciales por teléfono o
personales.
Contar con una atmósfera tranquila, propicia para el estudio y la reflexión que
demanda el desarrollo de ciertos trabajos.
El área o superficie con que cuenta la organización tiene que ser analizada
previamente a la acción de distribuir o redistribuir el espacio, debiéndose hacer
además algunas consideraciones acerca de los lugares que ocuparán los despachos
generales y los privados, en estos casos es aconsejable:
Proporcionar el mayor espacio abierto para despacho general usando, según el
caso, hileras de archiveros o paneles para dividir secciones de personal o
unidades administrativas que desarrollen funciones comunes.
Proporcionar por lo menos una extensión lateral con ventanas para cada
oficina general y si es necesario, ubicar los despachos privados en la pared
interior para dejar la posición exterior al área de la oficina general.
Agrupar en lo posible a los despachos privados y darles a todos el mismo
fondo para que estén alineados.
Localizar el lugar de supervisión en donde el responsable pueda ver a su
grupo, y la distancia entre éste y su oficina sea mínima. Cuando el supervisor
tenga que atender visitas con frecuencia, su escritorio se pondrá cerca de la
entrada del área a su cargo para que el acceso de visitantes se realice con el
mínimo de distracción.
PUERTAS
Deberá Procurarse que abran hacia adentro de las habitaciones y no hacia los
lugares de paso, hacia el centro de locales y no hacia las paredes.
Las puertas de comunicación entre dos piezas estarán situadas, de
preferencia, en la pared opuesta a las ventanas.
MODELOS PARA PRESENTAR LA DISTRIBICION DEL ESPACIO
Escala: Los modelos se reproducen a la misma escala del plano sobre el cual
se colocarán (la escala 1:50 es decir, 2 cms=1 M. es la más adecuada
Material: Los modelos pueden hacerse de cartón, papel, plástico o madera.
Colores. Pueden utilizarse materiales de diferentes colores para los diversos
tipos de muebles, máquinas y equipos nuevos o viejos; también para distinguir
las diferentes unidades administrativas. En un plano definitivo pueden utilizarse
las llamadas “pantallas" sobre los dibujos de los distintos elemento., materiales
Nombres. Con fines de identificación cada modelo debe rotularse para saber a
qué unidad administrativa pertenece y en algunos casos para precisar qué es.
MAQUETAS
El fin es examinar la distribución existente y proponer otra mejor, Son
dimensionalmente exactas y muestran de conjunto el arreglo de las unidades físicas
en su área respectiva.
Las maquetas poseen ventajas sobre los modelos bidimensionales, como es la
facilidad que ofrecen para comprender mejor la distribución a través de una
presentación tridimensional, además de que en las maquetas se reflejan a escala:
altura, longitud y aneto de las unidades físicas.
ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN
El arreglo del mobiliario y equipo, debe soportarse con un análisis de flujo de trabajo
involucrado en la realización de las funciones. Esta información puede representarse
en forma de fluxograma. En él se muestra la secuencia de los pasos involucrados en
las operaciones de las unidades orgánicas. Estas técnicas, asociadas generalmente
con los programas de simplificación del trabajo, reorganización y reingeniería, pueden
ser herramientas efectivas y relativamente sencillas para el análisis de los datos.
Entre los diagramas más útiles para este propósito está el fluxograma arquitectónico,
también conocido como "gráfica de distribución de la oficina" o "gráfica de trabajo, en
relación con la ubicación del equipo", en el que se puede percibir el arreglo actual de
mobiliario y equipo dentro de un área, así como el movimiento de los documentos en
función a ese arreglo.
Este diagrama de recorrido, proporciona el mejor medio de analizar la distribución
presente y el flujo del trabajo, visualizando la relación de distancias involucradas en el
movimiento entre uno y otro puesto de trabajo. Obviamente las ineficiencias de la
distribución actual pueden precisarse para eliminar el desplazamiento innecesario.
Elaborar una lista que incluya toda la información necesaria para identificar el
mobiliario y equipo ubicado en el área que se estudia; entre los datos relevantes están:
cantidad, dimensiones, clase, modelo, material, antigüedad, así como otras
observaciones sobre cada uno de los elementos materiales por unidad orgánica y por
puesto. Cada unidad física debe ser numerada durante esta etapa con el fin de
utilizarla en la distribución final.
PLANTILLA DE PERSONAL
El número de empleados de uno y otro sexo, debe registrarse por unidad orgánica
específica, identificando puestos y número de plazas. Esta información es esencial
para proyectar instalaciones tales como: casilleros, lavabos, sanitarios, comedor, etc.
II. PREVISIÓN DE NECESIDADES FUTURAS
la segunda etapa en la elaboración del plan de distribución del espacio, donde debe
cubrirse la organización, con respecto a proyecta la medida en que las decisiones de
la alta autoridad influirán en la distribución actual en un futuro próximo y determinar si
se están contemplando cambios en la organización como pueden ser ampliar o reducir
la estructura orgánica, descentralizar funciones o unidades, incluir nuevas funciones,
re direccionar funciones, varias las cargas de trabajo, implantar nuevos sistemas,
desincorporar áreas o servicios, modificar el objeto de la organización, invertir
recursos de capital, diversificar los productos o servicios al mercado, reorientar los
productos o servicios al mercado, y fortalecer los canales de distribución.
ORGANIZACIÓN
Considerar los planes y propósitos que repercutirán en los sistemas de trabajo, toda
vez que propiciarán cambios en el flujo de las operaciones.
Entre los mecanismos que se podrán emplear están:
•Diagramas de flujo.
•Diagramas de programación de computadoras.
•Diagramas de distribución de espacio.
•Matriz de especificaciones o requerimiento de espacio.
MOBILIARIO
PERSONAL
Prever los cambios de número de personal, pues en muchos casos un área de trabajo
para cierta cantidad de empleados, resulta insuficiente a corto plazo si no se toman
previsiones acerca de las posibles variaciones. Esta información es indispensable para
proyectar la instalación de servicios para el personal (sanitarios, guardarropas, salas
de descanso, comedor
En la estimación de las áreas de trabajo están incluidos factores que implican una
mayor disponibilidad de superficie.
El inventario puede hacerse anotando por cada unidad, los datos relativos a los
puestos como son:
1. Lista de puestos
2. Número total del personal actualmente en servicio
3. El aprobado para sumarse a él
4. categoría de los puestos
5. número de puestos por categoría
6. número de puestos a los cuales les serán asignados despachos privados
7. número total de puestos contemplado.
Pronosticar la cantidad del personal que se va a requerir para poder distribuir un
espacio para el desempeño de sus funciones
UBICACIÓN DE UNIDADES
Una vez que se ha destinado a cada unidad un espacio en particular, tiene que
planearse el arreglo escritorios, mobiliario y equipo paca cada persona y área de la
organización, buscando que se logre:
Facilitar el trabajo.
Respetar su flujo.
Integrar una oficina funcional y atractiva.
Una oficina que presenta un arreglo bien definido del mobiliario y equipo ofrece una
imagen positiva, en la cual el personal tiene la posibilidad de desempeñar con mayor
eficiencia su trabajo.
Las oficinas con escritorios dispuestos de manera accidental, sin respetar áreas de
circulación, causa una mala impresión y puede propiciar bajo rendimiento en el trabajo.
AMBIENTE FÍSICO
Las condiciones ambientales de trabajo son las circunstancias físicas en las que el
empleado se encuentra cuando ocupa un cargo en la organización.
ESPACIO FÍSICO
OFICINA PANORÁMICA
Que tiene una enorme área abierta; no hay paredes que dividan al espacio en
cubículos.
Ventajas
Son más agradables desde el punto de vista estético y que propician más el
establecimiento de relaciones sociales y amistades
La comunicación mejora
Desventajas
La falta de aislamiento
Los ruidos
ILUMINACIÓN
Por otra parte, se sabe que si una iluminación defectuosa se prolonga largo tiempo, el
sujeto puede sufrir trastornos visuales.
La iluminación de un área de trabajo a una intensidad mucho mayor que la del área
circundante, con el tiempo causará fatiga ocular.
El resplandor
RUIDO
El ruido se considera un sonido o barullo indeseable.
Algunos psicólogos afirman que el ruido puede alterar el equilibrio psíquico. Los que
trabajan en ambientes demasiado ruidosos son más agresivos, desconfiados e
irritables que los que laboran en una atmósfera normal.
Debido a estos efectos nocivos que el ruido ocasiona, se supone que aminora también
la eficiencia laboral.
COLOR
Los colores pueden crear ilusiones ópticas de tamaño y temperatura. Las paredes
pintadas de colores claros comunican la sensación de mayor amplitud y apertura.
Si un local tiene aspecto sucio y triste, el estado de ánimo de los empleados mejorará
al pintarlo de nuevo. Sin embargo, es poco lo que se puede afirmar con seguridad
sobre los efectos que el color tiene en la conducta laboral.
MÚSICA
Las cosas cambian cuando se trata de una labor compleja que exija mucho esfuerzo.
No está demostrado que la música eleve la producción de los trabajos difíciles porque
se requiere de plena concentración.
TEMPERATURA Y HUMEDAD
Todos hemos sentido los efectos que la temperatura y humedad tienen en nuestro
estado de ánimo, nuestra capacidad de trabajo e incluso en nuestro bienestar físico y
mental.
Muchos edificios son lugares completamente cerrados, diseñados para impedir que
penetre aire.
No pueden abrirse las ventanas y los empleados sólo respiran aire filtrado, frío o
caliente. Estos edificios constituyen un peligro para la salud.
Esa clase de radiación produce daño ocular, inestabilidad emocional, amnesia parcial,
disminución de la capacidad intelectual, pérdida del apetito, problemas cardíacos y del
tiroides, leucemia y defectos congénitos.
HIGIENE
AMCO-PACT
La ubicación del espacio de la oficina y los datos derivados del análisis de AMCO, que
da el número de las personas y el respectivo tipo de trabajo que ejecutan.
AMCO
El análisis del Canal incluye el estudio del actual del flujo de instalaciones de
servicio del edificio, y una evaluación no solo del número, tipo y ubicación de
las unidades, sino también de las mismas ayudas del canal, incluyendo tamaño
y ubicación de los ductos, con ductos del piso y line4s de fuerzas requeridas.
Por lo general los datos del canal se registran en hojas especialmente
diseñadas para facilitar su estudio. Algunas incluyen las preguntas que se
deben formular, diagramas para llenar, y otros en que se pide que se anote una
información especifica. La omisión puede dar como resultado, por ejemplo, que
los teléfonos tengan que ser cambiados de lugar, que las tomas de corriente
tengan que ser cambiadas de lugar.
El análisis de la Organización incluye número del personal que será alojado
y para cada uno, el nivel organizacional, la unidad organizacional, los proyectos
por unidad organizacional y la autoridad formal. Se recomienda para prever las
futuras necesidades, que se hagan proyectos para cinco o diez por unidad
organizacional.
Uniendo los datos del análisis de máquinas y equipos, pueden obtenerse los
siguientes datos, que se recomiendan para cada empleado: nombre, titulo de la
función, máquinas y tamaño de cada una, muebles y su tamaño y otras
necesidades diversas. Tales datos mostraran el formato específico del personal
que de razón por las necesidades del mayor espacio que se requiera.
PACT
¿Quién va y a Dónde?
DIAGRAMA DE BLOQUES
Estos esfuerzos muestran quién trabaja con quién y a dónde va cada uno. El flujo
puede ser por papeles, o por personas. Se trata de minimizar esto último, pero ambos
deben ser utilizados.
San Hilarión, Cooperativa de Ahorro y Crédito que trabaja con mucho esfuerzo y dedicación por
el bienestar de todos sus Socios
La Cooperativa de Ahorro y Crédito San Hilarión es una Asociación Civil sin fines de lucro,
constituida el 13 de octubre de 1985, reconocida por Resolución S.B.S. Nª 865-95.
VISION
MISION
La COOPAC San Hilarión es una institución financiera, que bajo los principios cooperativos y
en conjunción entre socios y trabajadores busca:
Atender las necesidades del cliente (socios): debido al aumento de sus clientes
(socios) la cooperativa san Hilarión abrirá otra sede en próceres comas en remplazo
de otra sede, ya que es muy pequeña y este proyecto le permitirá satisfacer al cliente.
Por otra parte también se desea remodelar es espacio físico de la cooperativa para un
mejor desempeño del personal
MÉTODOS
para la distribución del espacio del nuevo local y la remodelación de las otras sedes de
la cooperativa , los métodos a usar serán tanto cuantitativos como cualitativos, ya que
nos interesa sacar un presupuesto de los muebles y otros gastos y también distribuir
las oficinas de acorde a la comodidad del personal.
Sede central:
Gerencia general
Departamento legal
Auditoria y sistemas
Jefatura de operaciones
Jefatura de riesgo
Jefatura de créditos
Jefatura de recuperaciones
ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN
ORGANIZACIÓN
PROCEDIMIENTOS
MOBILIARIO
PERSONAL
Se recomienda que las oficinas no sean compartidas y aun si estas son recontra
pequeñas (ya que no hay privacidad y por otra parte se genera perdida de tiempo por
comunicaciones informales)
60 pies cuadrados de espacio es utilizable para cada uno de los empleados generales
de oficina es una norma conveniente. De 75 a 85 pies por empleado es un área típica
y bastante grande. Sin embargo, no existe una regla objetiva que norme el número de
pies cuadrados por empleado.
Por otra parte se debe considerar un espacio adecuado para la asignación del los
pasillos, escaleras, baños y otros, ya que esto permitirá que la persona pueda caminar
con comodidad
UBICACIÓN DE UNIDADES
Las unidades están ubicadas de manera desordenada. Los espacios no se encuentran
sé bien ubicados según sea el rango de puesto o encargado, escritorio mal ubicados
incluso asientos de espera están en todo el pasadizo.
La iluminación es baja esto hace que la manera de trabajo sea lenta y poco
organizada fomentándose y prevaleciendo una comunicación informal a grandes
rasgos.
AMBIENTE FÍSICO
ESPACIO FÍSICO.
ILUMINACIÓN
Usas la iluminación directa, con ella se tiende a evitar los contrastes entre las zonas
de sombra y las iluminadas intensamente.
Los sistemas de luz indirecta son los mas apropiados para lograr una iluminación
difusa, pero resultan mucho mas costosos que el alumbrado directo.
RUIDO
COLOR
MÚSICA
TEMPERATURA Y HUMEDAD
El aire debe ser renovado totalmente unas tres veces por hora, empleando aparatos
de extracción de aire o instalaciones de acondicionamiento para conseguir una
velocidad de renovación considerablemente superior de hasta diez veces por hora.
HIGIENE
AMCO-PACT