Asesoramiento financiero y contable personalizado On line para MiPymes.

Estudiantes:

Natalia María Rojano Padilla.

Yenis María López Atencia.

Damaris Patricia Muegues Rivadeneira.

Anderson Duvan Castellano Yance.

Carlos Alberto Reyes Fontalvo.

Tutor:

Leidy Brisecth Pardo

Universidad Nacional Abierta y a distancia UNAD

Escuela de ciencias administrativas contables económicas y de negocios ECACEN

Curso Gestión De La Calidad En El Proyecto

Grupo 104004_4

Julio del 2022

1
 INTRODUCCIÓN

El presente informe es elaborado con la finalidad de determinar y aplicar la planificación

de la gestión de la calidad a través del uso de herramientas y técnicas que permiten evaluar los

diferentes aspectos que nos permiten mejorar la calidad de nuestro proyecto; para esta fase del

proyecto Asesoramiento financiero y contable personalizado On line para MiPymes

empleamos instrumentos de medición o herramientas tales como Estudios comparativos

(benchmarking), tormenta de ideas, análisis costo-beneficio, costo de calidad y diagrama de flujo

para determinar cómo se encuentra nuestro proyecto frente a los que actualmente está ya en el

mercado; adicional a esto esta investigación nos permite conocer la forma de operar de otras

organizaciones y como nosotros aplicar y mejorar dichos procesos para el proyecto en curso.

2
 JUSTIFICACIÓN

En la actualidad, de la calidad depende en gran medida el éxito de los proyectos dada la

relevancia que su impacto tiene frente al cliente, en ese orden de ideas este análisis de herramientas

de medición de la calidad nos permitirán determinar todos los aspectos a mejorar dentro de nuestro

proyecto, identificar factores que a futuro pueden generar impactos negativos durante el ciclo de

vida entre otros aspectos.

3
 HERRAMIENTA O TÉCNICA

INICIO

ASESORA ON LINE
A MiPymes

MEDIO VIRTUAL

BRINDAR NO RECHAZA
ORIENTACIO ORIENTACION

SI

ACEPTA

CONTABLE FINANCIER TRIBUTARI COMERCIALE NOMIN CARTER PROVEEDO

FIN

4
 PLAN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO

Asesoramiento financiero y contable personalizado

NOMBRE DEL PROYECTO:
On line para MiPymes. V_2

CÓDIGO DEL PROYECTO: 104004_4

DIRECTOR DEL PROYECTO: Natalia María Rojano Padilla

FECHA DE ELABORACIÓN: 17-04-2022

HISTORIAL DE VERSIONES

FECHA Y HORA N° DE DESCRIPCIÓN ELABORADO POR

VERSIÓN

03-07-2022 – 23:55 1.0 Acta de constitución y fase I Carlos Reyes Fontalvo

del proyecto.

17-07-2022 – 23:55 1.2 Natalia María Rojano.

Plan de gestión de la calidad
Yenis María López
del proyecto. Damaris Muegues.
Anderson Duvan
Castellano Yance.
Carlos Reyes.
PROPÓSITO DEL PLAN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO

5
 OBJETIVOS

ü Identificar y aplicar una herramienta que nos permitan medir el nivel de la calidad de

nuestro proyecto.

ü Identificar mejoras continúas basados en los resultados de proyectos ya establecidos con

nuestra misma línea de aplicabilidad – MEJORA CONTINUA.

ü Establecer planes de acción a corto plazo frente a las problemáticas que se puedan

generar en el desarrollo de cada fase de proyecto.

ROLES Y RESPONSABILIDADES

ROL RESPONSABILIDADES

Rol 1 director del Proyecto. Natalia María Rojano Padilla.

Rol 2 Líder del Proyecto. Yenis María López Atencia.

Rol 3 Analista Funcional. Damaris Patricia Muegues Rivadeneira.

Rol 4 Desarrollador ETLs-. Anderson Duvan Castellano Yance.

Rol 5 Desarrollador DQ – QA Carlos Alberto Reyes Fontalvo.

6
ABORDAJE PARA LA PLANIFICACIÓN DE LA CALIDAD

Se proporcionará soluciones innovadoras que cumplan con las expectativas y necesidades de

nuestros clientes a través de los servicios especializados de asesorías financieras y contables;

comprometidos con la mejora continua de los objetivos y alcance de las actividades,

planificación de las tareas específicas, establecimiento de acciones de mejora y correctivos,

definición de recursos para poder llevar a cabo las acciones propuestas y seguimiento a cada

proceso.

ABORDAJE PARA EL ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

Con el fin de detectar y buscar posibles fallas y generar controles que permitan mitigar error y su

impacto, se hará seguimiento para el cumplimiento de los objetivos, monitoreo continuo de cada

uno de los procesos del proyecto, mediciones de rendimiento técnico y revisión a los entregables

a través de las siguientes herramientas:

ü Encuestas internas – externas.

ü Análisis PESTEL.

ü Matriz DOFA.

ü Sistemas de calidad para mejora continua – Áreas comunes y críticas.

7
ABORDAJE PARA EL CONTROL DE LA CALIDAD

Se realizarán auditorías internas con el fin de identificar si se cumple todos los procedimientos

del proyecto, controles permanentes de cada proceso y monitorear los resultados específicos del

proyecto a través de listas de chequeo y así determinar si hay fallas encontrar las causas para

eliminarlas.

ü Auditorias en procesos

ü Auditorias contables

ü Auditorias en el sistema de PQR – relación tiempo respuesta.

ü Medición de la competitividad

ABORDAJE PARA EL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD

Observación de los resultados obtenidos y de las mejoras que surjan durante el proyecto,

resultados de indicadores y documentar acciones de mejoras que se encuentren.

8
 APROBACIÓN

Nombre Cargo Firma Fecha

Natalia María Rojano Padilla. Iniciador/Patrocinadores 17-07-2022

Yenis María López Atencia. del Proyecto

Damaris Patricia Muegues

Rivadeneira.

Anderson Duvan Castellano

Yance

Carlos Alberto Reyes Fontalvo

Natalia María Rojano Padilla. Director del Proyecto 17- 07-2022

9
 Plan de Gestión de los Riesgos:

Versión 2

Nro. De Descripción del Fecha de

Ref. problema Riesgo Causas Raíz Identificación

a causa de daños en
redes eléctricas en el
2. Sistemas
momento de las falta de energía
100001 6. 17/07/2022
asesorías On line eléctrica
interferencias
pueden presentarse
interferencias
a causa de daños en
redes de
falta de energía
telecomunicaciones en 2. Sistemas
eléctrica en redes
100002 el momento de las 6. 17/07/2022
de
asesorías On line interferencias
telecomunicaciones
pueden presentarse
interferencias
Debido a factores
humanos (falta de
3. Humanos personal
Falencias en la 5. Mala capacitado),
100003 17/07/2022
prestación del servicio calidad del tecnológicos,
servicio tiempo no se ofrece
un servicio de
calidad.

Debido a factores
humanos (falta de
3. Humanos personal
La calidad del servicio
5. Mala capacitado),
100004 no es la esperada por 17/07/2022
calidad del tecnológicos,
el cliente
servicio tiempo no se ofrece
un servicio de
calidad.

2
 Los bajos recursos
pueden conllevar a
1. financieros
contratar con
3. Humanos
proveedores No se elaboró un
4. Tiempo
100005 deficientes, lo que presupuesto acorde 17/07/2022
5. Mala
afecta la calidad de a lo proyectado
calidad del
todos los procesos,
servicio
retrasos y finalmente
sobre costos.
Los bajos recursos
pueden conllevar a
1. financieros
contratar con
3. Humanos
proveedores No se elaboró un
4. Tiempo
100006 deficientes, lo que presupuesto acorde 17/07/2022
5. Mala
afecta la calidad de a lo proyectado
calidad del
todos los procesos,
servicio
retrasos y finalmente
sobre costos.

Tipo de Riesgo Categoría de Objetivo de proyecto Tipo de Probabilid

Riesgo afectado Impacto ad
Amena Oportunid Alcanc Tiemp Cost Calida Direct Indirect
za ad e o o d o o

X TECNICOS X X X X X 0,5

X TECNICOS X X X X X 0,5

ORGANOZATIV
X X X X X X 0,8
OS - EXTERNOS

3
 X TECNICOS X X X X X X 0,5

EXTERNOS
ORGANIZATIV
X X X X X X X 0,8
OS
GESTIÓN X

EXTERNOS
ORGANIZATIV
X X X X X X X 0,8
OS
GESTIÓN X

EXTERNOS
ORGANIZATIV
x x x x x x x 0,8
OS
GESTIÓN x

ORGANOZATIV
X X x x x x x x 0,2
OS - EXTERNOS

4
 Valoración de ImpactoProbabilidad por Impacto Valoraci Priorid Dueño Responsa
ón ad (Owner ble
Global )
del
Riesgo
Alcan Tiemp Cost Calida Alcan Tiemp Cost Calida
ce o o d ce o o d

Natalia
Carlos
0,8 0,8 0,8 0,8 0,4 0,4 0,4 0,4 0,4 Media María
Reyes
Rojano

Natalia
Carlos
0,8 0,8 0,8 0,8 0,4 0,8 0,7 0,7 0,75 Alta María
Reyes
Rojano

Natalia
Carlos
0,8 0,8 0,8 0,8 0,8 0,8 0,8 0,8 0,8 Alta María
Reyes
Rojano

Natalia
Carlos
0,8 0,8 0,8 0,7 0,4 0,4 0,4 0,35 0,395 Baja María
Reyes
Rojano

Natalia
Carlos
0,7 0,7 0,8 0,8 0,8 0,8 0,8 0,8 0,8 Alta María
Reyes
Rojano

5
 Natalia
Carlos
0,7 0,7 0,8 0,8 0,8 0,8 0,8 0,8 0,8 Alta María
Reyes
Rojano

Anderso
n Carlos
0,8 0,8 0,8 0,8 0,8 0,8 0,8 0,8 0,8 Alta
Castella Reyes
no

Yenis Carlos
0,3 0,1 0,5 0,4 0,7 0,4 0,3 0,5 0,44 Media
López Reyes

6
Plan de Respuesta Estrategia de Plan de Riesgo ¿Riesgo Fecha de
predeterminado Respuesta Respuesta Residual Activado? Activación
adaptada adaptado (Secundario)

Contar con una

subestación
eléctrica y
Contar con UPS Mitigar el riesgo No generar un
equipos UPS le
que mantengan de perdía del impacto
logra
encendidos los fluido eléctrico positivo en la
equipos hasta un minimizar los x 01/08/2022
contando con una calidad del
máximo de riegos tipo 6
sub estación servicio
12 horas (Interferencias
eléctrica ofrecido
por señal o
falta de
energía.)
Abrir una
convocatoria
para
Contar con un Explorar las No generar un
licitaciones de
servicio diferentes impacto
contratos,
empresarial por características de positivo en la
permitirá x 01/08/2022
parte de la empresa los proveedores calidad del
conocer los
prestadora del Licitando el servicio
diferentes
servicio de internet contrato ofrecido
proveedores -
relación costo -
beneficios
Mitigar el riesgo
de contratar Con ayuda de
personal no una temporal
En el proceso de
idóneo; para esto programar las
selección se deben No generar un
con ayuda de una entrevistas, por
evaluar todas las impacto
temporal parte de los
capacidades positivo en la
programar las directivos x 01/08/2022
intelectuales y de calidad del
entrevistas, por hacer primer
servicio. servicio
parte de los filtro, mesa
(competitividad del ofrecido
directivos hacer directiva en
personal)
una 1er consenso elige
valoración del el personal
aspirante.

7
 Transferir los
Implementar
canales No
una línea
Implementar un comunicación telefónica y de implementar un
sistema de PQR - directa con la correo para SAU genera
PQS para mirar la ayuda de la direccionar impactos
todos los x 01/08/2022
trazabilidad de la servilona para negativos a la
cadena de radicar todas las procesos marca y
servicio abiertos y
solicitudes, Goodwill del
radicados de
valoraciones, proyecto
PQR - PQS
quejas o recursos.
Mitigar el riesgo
de margen de
Evaluar a error en los pptos
profundidad todos Con la ayuda la No tener
Solicitar un
los costos y mesa directiva claridad de los
revisor externo
proyectar los evaluar todos los para validar los costos del
costes de proyecto puede
sobrecostos a la frentes de trabajo, causar la x 01/08/2022
hora de elaborar el maquinaria, producción y
PPTS del cancelación del
plan de inversión y equipos y demás proyecto
proyecto
presupuesto del aspectos que sean (fracaso)
proyecto necesarios para
hacer un correcto
pptos del proyecto
Mitigar el riesgo
de margen de
Evaluar a error en los pptos
profundidad todos Con la ayuda la Solicitar un No tener
los costos y mesa directiva revisor externo claridad de los
proyectar los evaluar todos los para validar los costos del
costes de proyecto puede
sobrecostos a la frentes de trabajo, causar la x 01/08/2022
hora de elaborar el maquinaria, producción y
cancelación del
plan de inversión y equipos y demás PPTS del
proyecto
presupuesto del aspectos que sean proyecto (fracaso)
proyecto necesarios para
hacer un correcto
pptos del proyecto

8
 Contar con un No generar un
Mitigar los Software de impacto
riesgos incidencia
Definir un software apoyo para la positivo en la
de interferencias y x 01/08/2022
contable daños en las gestión de un calidad del
asesorías On line proveedor servicio
certificado ofrecido
Mitigar riesgo de No generar un
Con tal con la
Implementar fracaso del impacto
definición de
políticas proyecto a través positivo en la x 02/08/2022
la estructura
empresariales de la disolución calidad del
organizacional.
de la sociedad. clima laboral

9
 LÍNEA BASE DEL ALCANCE

VERSIÓN 2.

Iniciativa ICTeI: Asesorías virtuales on-line; para la constitución, desarrollo y gestión de las

MiPymes; en materia contable, administrativo y financiera.

la iniciativa propuesta busca la creación de un programa de asesorías enfocadas a las

MiPymes con especificación e idoneidad para cada posible cliente; así mismo, para reducir costos

y mantener una óptima relación cliente-programa se realizará por medio de una plataforma virtual

la cual invite al seguimiento y perpetuidad de la información en una nube o base de datos. Por

tanto, el objetivo principal al crear e implementar un programa de asesorías virtuales on-line; para

la constitución, desarrollo y gestión de las MiPymes; en materia contable, administrativo y

financiera es facilitar la labor de las MiPymes, brindando apoyo en temas tributarios y financieros

según las necesidades de cada empresa cliente.

Este proyecto está dirigido a las micro, pequeñas y medianas empresas que desarrollen

actividades en el sector Norte de Colombia, o su región Caribe. También se dirige a universidades

del este mismo sector que deseen participar activamente en este proyecto bajo la modalidad de

pasantía de sus estudiantes, prácticas profesionales o que bien deseen aportar recursos financieros

o apoyos en cuanto asesorías.

También se pretende generar alianzas con entidades que promuevan la creación de

empresas o formalización de estas, tales como cámaras de comercio, fundaciones y asociaciones a

través de convenios que permitan brindar capacitaciones en temas de interés y de actualidad

2
económica, financiera y empresarial, y también ofrecer a través de estas alianzas descuentos en la

prestación del servicio.

En aspectos del cronograma de trabajo el proyecto comprendido entre el 12 de junio y el 1

de agosto de 2022. Se ha logrado un avance del 40% del desarrollo del proyecto:

20%

Fase 1 del 12 al 18 de junio

ü Acta de constitución del proyecto (ejecutado)

ü Costos y PPTOS (ejecutado)

ü Plan de dirección. (ejecutado)

ü Documentos del Proyecto (ejecutado)

ü Factores ambientales (ejecutado)

40%

Fase 2 del 19 al junio al 17 de julio

ü Métricas de la calidad. (ejecutado)

ü Versión 2 de las áreas de interés (ejecutado)

ü Ampliación de los riesgos desde nuevos juicios de expertos (ejecutado)

ü Aplicación diagrama de flujos a las métricas de la calidad del proyecto. (ejecutado)

A la fecha se ha logrado recolectar información relevante sobre cómo operan diferentes

empresas cuya actividad económica se asimila a al servicio que se pretende ofrecer en este

proyecto.

3
 Para el 2023 se pretende ejecutar a puesta en marcha logrando así los objetivos que nos

hemos propuesto con esta iniciativa la cual espera impactar positivamente dentro del per cápita

población objetiva de este proyecto MiPymes.

4
 REGISTRO DE LECCIONES APRENDIDAS

VERSIÓN 2.

Lecciones aprendidas a repetir

• Cooperación de un equipo multidisciplinario…

• Creación del cronograma de pruebas…
• Análisis inicial que considere las diferencias de forma global con proyectos similares
• Análisis del entorno desde el punto de vista estratégico durante la implementación del
proyecto…
• Recreación paso a paso con todos los responsables del proceso…
• Toma decisiones en equipo…
• Manejo de la resistencia al cambio…
• Cronograma con metas medibles…

Lecciones aprendidas que no se deben repetir

• Imprevisión de algunos espacios claves para…

• Falta de un demo del programa para…
• Entrega parcial de los usuarios funcionales…
• Escasez de un informe de prevención de impacto sobre…
• Falta de estandarización de conceptos y términos…

5
Versión 2.

STADO DE LOS REQUISITOS

DEL PROYECTO

ESTAD VALIDAC
ES OBJ ENTR O IÓN
PR TA ETIV EGAB (Entreg. (persona/fe
ID TIPO IO DO O LE(s) ) cha)

El sistema
mostrara Document
el Listado Mostrar el os
de Acti servicio plataforma Natalia -
R1 asesorías Venta Alta vo ofrecido web Entregado Junio 2022
Cumplir
con
Realizaci reuniones
ón de con el fin
reuniones de llevar
para Gestión un buen Document
avance de En proceso os Actas
del proyect proc del de Yenis junio
R2 proyecto o Alta eso proyecto reuniones Pendiente 2022
Personal Pend
Personal capacitado iente
capacitad para la Document
o satisfacció os/
contratad Acti n del informes y Carlos-
R3 o Físico Alta vo cliente evidencias Junio- 2022
Gestión Seguimien
Relación de to a
costo/ proyect Acti plataforma Document pendi Anderson
R4 servicio os Alta vo s web os ente junio-2022
Cumplir la
demanda Programa/
Software Acti del protección pendi Damris-
R5 contable Alta vo servicio de datos ente Julio 2022

2
 Gestión
de Identificac
proyect Acti ión del Base de Yenis- Julio
R6 Clientes os Alta vo cliente datos Pendiente 2022

REGISTRO DE RIESGOS

VERSIÓN 2.

factores
desencadenantes de
Dueños de Respuestas Estado riesgo (eventos o
Lista de riesgos riesgo potenciales a los actual del condiciones que
identificados potencial riesgos riesgo indiquen que el riesgo
está a punto de
ocurrir)
Normatividad - Cambio de
Natalia déficit o pérdida Media
objetivos Normatividad contable

Los requisitos del

Proyecto - retrasos. posicionamiento en software contable no se

Natalia Media
Costos adicionales el mercado han definido

correctamente

el recurso humano

no cuente con las

clima organizacional - En el equipo no
Yenis capacidades para Media
retrasos trabajan juntos
brindar un buen

servicio de calidad

por falta de claridad

Tecnológico - costos falla del software
Carlos del vencimiento de Baja
adicionales Contable
la herramienta

3
 Los bajos recursos

pueden conllevar a

contratar con

proveedores Incumplimiento en

Externas - presupuesto- deficientes, lo que trámites legales- No se

Anderson Baja
proveedores afecta la calidad de elaboró un presupuesto

todos los procesos, acorde a lo proyectado

retrasos y

finalmente sobre

costos.

a causa daños en

redes de

telecomunicaciones

en el momento de Falta de energía

Sistemas Interferencias Yenis Alta
las asesorías On eléctrica

line pueden

presentarse

interferencias

4
 REGISTRO DE INTERESADOS

VERSIÓN 2.

INTERESADOS INTERNOS DEL PROYECTO

Interesado ROL Ubicación Relevancia

Desarrollo de idea inicial y planes SANTA

NATALIA ROJAS ALTO
presupuestales MARTA
Estructuración de las bases del
CARLOS REYES proyecto; seguimiento y control de RIOHACHA ALTO
avances.
Elaboración de Registro de Riesgos; SANTA
YENNIS LOPEZ ALTO
matriz de trazabilidad MARTA
Elaboración de Registro de
SANTA
ANDERSON CASTELLANO supuestos y documentos varios para ALTO
MARTA
el fortalecimiento de la propuesta
SANTA
DAMARIS MUEGUES Elaboración de documentos de apoyo ALTO
MARTA
Asesoramiento en la elaboración y SANTA
LEIDY BRISECTH PARDO ALTO
construcción de las propuestas MARTA
INTERESADOS EXTERNOS DEL PROYECTO
Practicantes para apoyo de la
UNAD gestión, desarrollo y medición del COLOMBIA ALT
proyecto O
A quienes se les prestará el servicio REGIÓN
30 MiPymes ALTO
de asesoría en las diferentes áreas. CARIBE
Quienes medirán el impacto On Line REGIÓN
Secretaría de las TIC ALTO
en el desarrollo del proyecto CARIBE
Quienes licitaran los contratos para
REGIÓN
Proveedores compras de insumos y servicios ALTO
CARIBE
adicionales
CLARO - MOVISTAR- Quienes prestar el servicio de banda REGIÓN
ALTO
TIGO ancha para mejorar la conectividad CARIBE
INTERESADOS E XTERNOS DIRECTO E INDERENCTOS DEL
PROYECTO
Quien mejoraran los controles de REGIÓN
DIAN ALTO
industria y comercio. CARIBE

5
 Quien medirá los impactos
REGIÓN
Secretaría de Ambiente ambientales de las TIC que recaen en ALTO
CARIBE
el proyecto

6
 CONCLUSIONES

Carlos Reyes. En esta fase de la especialización en gestión de proyectos he logrado

comprender la importancia de la mejora continua de los proyectos en cualquiera de sus etapas;

en especial la métrica o herramienta para medir la calidad ya que de esto dependerá el éxito del

proyecto en curso.

Al analizar la etapa 1 donde se ahondó sobre la constitución del proyecto se cometieron

varios errores a nivel presupuestal, análisis costo – beneficio, total de las partes interesadas y

riesgos a los que se expone este proyecto; en esta nueva versión logramos delimitar de forma

objetiva los diferentes aspectos y áreas que comprenden este proyecto.

Anderson Castellano. En esta fase de la especialización en gestión de proyectos me

permitió analizar a profundidad la distintas variables que deben ser tenidas en cuenta en la

formulación y consecución del proyecto; así mismo, destacó la importancia de la herramienta

escogida la cual nos permite tener mayor claridad y enfoque en cada actividad, permitiendo esto

fortalecer la estructura del proyecto y con ello llegar a una idoneidad en el servicio que deseamos

prestar.

Damaris Muegues. Puedo expresar que en esta fase aprendí a aplicar la forma correcta de la

planificación de gestión de la calidad a tener en cuentas que herramientas y técnicas son

necesarias según el tipo de proyecto que se esté ejecutando para el buen flujo de nuestra

empresa.

Además se puede ver que comportamiento tiene nuestra empresa en cuanto a competitividad

inicio proceso y final.

Yenis López, en relación con lo antes expuesto puedo decir que la aplicación de herramientas

técnicas y el plan de gestión de la calidad nos muestra el propósito e importancia para llevar un

7
buen proceso, actividades y procedimientos encaminados al logro de los objetivos de un

proyecto.

Natalia Rojano. Atendiendo la proyección realizada de ingresos y egresos de acuerdo a los

servicios que se planean prestar en las especialidades ya señaladas se puede deducir que el

presente proyecto es viable y que maneja una tasa de retorno positiva por ello no amerita ajustes

o modificaciones significativas en este aspecto.

Consideramos pertinentes avanzar con la presente iniciativa de asesorías aplicando los conceptos

de básicos e importantes de la gestión del proyecto.

8
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9
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10