GESTION DOCUMENTARIA

UNA CLAVE DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

CONSISTE EN CLASIFICAR LOS EXPEDIENTES SEGÚN UN
CUADRO DE CLASIFICACION Y ORDENARLOS SIGUIENDO
DIFERENTES CRITERIOS.
LA ORGANIZACIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL DE UN
ARCHIVO RESPONDE A DOS NECESIDADES.
1.- PROPORCIONAR UNA ESTRUCTURA LOGICA AL FONDO
DOCUMENTAL, DE MODO QUE REPRESENTE LA
NATURALEZA DEL ORGANISMO REFLEJADO EN EL Y QUE
REPRODUZCA EL PROCESO MEDIANTE EL CUAL LOS
DOCUMENTOS HAN SIDO CREADOS.
2.- FACILITAR LA LOCALIZACION CONCEPTUAL DE LOS
DOCUMENTOS, ES DECIR, AQUELLA QUE PERMITE CONOCER
LOS TERMINOS BAJO LOS CUALES ESTAN AGRUPADOS LOS
DOCUMENTOS, SIN ACCEDER FISICAMENTE A ELLOS, PARA
DAR RESPUESTA A AL UNICA UBICACIÓN POSIBLE DEL
DOCUMENTO DENTRO DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
DEL FONDO DOCUMENTAL.
PARA ESTOS DOS PROPOSITOS DE LA ORGANIZACIÓN DEL
FONDO SE MATERIALICEN ES NECESARIO UTILIZAR
INSTRUMENTOS DE DESCRIPCION Y BUSQUEDA DOCUMENTAL,
REALIZAR PREVIAMENTE LAS TAREAS DE CLASIFICACION,
ORDENACION E INSTALACION DEL FONDO.
 LA ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS
• ES UNA METODOLOGIA PARA REGULAR LA
PRODUCCION, CIRCULACION, USO Y CONTROL
DE LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
INSTITUCIONALES Y TIENE COMO OBJETIVO LA
CREACION, MANTENIMIENTO,UTILIZACION Y
DISPOSICION DE LOS DOCUMENTOS DE UNA
ORGANIZACIÓN,
• EN ESE SENTIDO, UNO DE LOS MAYORES
PROBLEMAS QUE SE PRESENTAN EN EL MANEJO
DE ARCHIVOS ES EL DESCONOCIMIENTO DE
PRINCIPIOS Y TECNICAS PARA SU
ORGANIZACIÓN Y CONTROL.
 CLASIFICACION Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
• ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS.- CONJUNTO DE MÉTODOS Y PRACTICAS
DESTINADOS A PLANEAR, DIRIGIR Y CONTROLAR LA PRODUCCIÓN,
CIRCULACIÓN, ORGANIZACIÓN, CONSERVACIÓN, USO, SELECCIÓN Y DESTINO
FINAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO.
• ARCHIVÍSTICA.- DISCIPLINA QUE TRATA DE LOS ASPECTOS TEÓRICOS Y
PRÁCTICOS DE LOS ARCHIVOS Y LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS.
• ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.- UNIDAD RESPONSABLE DE LA
ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS, CUYA CONSULTA ES ESPORÁDICA POR
PARTE DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LAS DEPENDENCIAS Y
ENTIDADES QUE PERMANECEN EN EL HASTA SU DESTINO FINAL.
• ARCHIVO DE TRAMITE.- UNIDAD RESPONSABLE DE LA ADMINISTRACIÓN DE
DOCUMENTOS DE USO COTIDIANO Y NECESARIO PARA EL EJERCICIO DE LAS
ATRIBUCIONES DE UNA UNIDAD ADMINISTRATIVA.
• ARCHIVO HISTÓRICA.- UNIDAD RESPONSABLE DE ORGANIZAR, CONSERVAR,
ADMINISTRAR, DESCRIBIR Y DIVULGAR LA MEMORIA DOCUMENTAL INSTITUCIONAL.
• ASUNTO.- CONTENIDO ESPECIFICO DE CADA UNA DE LAS UNIDADES DOCUMENTALES,
TRATA DE UN EXPEDIENTE O DOCUMENTO DE ARCHIVO Y QUE SE GENERA EN
CONSECUENCIA DE UNA ACCIÓN ADMINISTRATIVA.
• BAJA DOCUMENTAL.- ELIMINACIÓN DE AQUELLA DOCUMENTACIÓN QUE HAYA PRESCRITO
EN SUS VALORES ADMINISTRATIVOS, LEGALES, FISCALES O CONTABLES.
• CARATULA.- FRENTE DEL EXPEDIENTE DONDE SE ESTABLECERÁN LOS ELEMENTOS MÍNIMOS
PARA DESCRIBIR SU CONTENIDO.
• CARPETA.- CONTENEDOR FORMATO POR DOS TAPAS DE PAPEL O MATERIAL FLEXIBLE QUE
SIRVE PARA INTEGRAR DOCUMENTOS DE ARCHIVO.
• CATALOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL.- REGISTRO GENERAL Y SISTEMÁTICO QUE
ESTABLECE VALORES DOCUMENTALES (CONSERVACIÓN, VIGENCIA, CLASIFICACIÓN,
CONFIDENCIALIDAD Y DESTINO).
• CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS.- ETAPAS EN LAS QUE SE DIVIDE AL DOCUMENTO DE
ARCHIVO CONFORME A SU USO, VALOR Y UBICACIÓN (ETAPA ACTIVA, ETAPA SEMIACTIVA
Y ETAPA HISTÓRICO).
 DESCRIPCIÓN Y ORDENACIÓN DE DOCUMENTOS
• CONCEPTO.- ES UN PROCESO ARCHIVÍSTICO QUE CONSISTE EN IDENTIFICAR,
ANALIZAR Y DETERMINAR LOS CARACTERES EXTERNOS E INTERNOS DE LOS
DOCUMENTOS CON LA FINALIDAD DE ELABORAR LOS AUXILIARES O
INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS.
• OBJETIVOS DE FINALIDAD.- FACILITAR LA LOCALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS,
GARANTIZAR EL CONTROL DE PATRIMONIO DOCUMENTAL Y BRINDAR UN EFICAZ
Y EFICIENTE SERVICIO DE INFORMACIÓN.
• ACCIONES A DESARROLLAR.-ELABORARA Y ACTUALIZARA LOS DIVERSOS
AUXILIARES O INSTRUMENTOS (INVENTARIO DE TRANSFERENCIA, INVENTARIO DE
ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS, TARJETA DE REGISTRO DE DOCUMENTOS).
• BASE LEGAL.- DECRETO LEY NO. 19414 LEY DE DEFENSA, CONSERVACIÓN E
INCREMENTO. VERIFICAR LA EXISTENCIA DE LOS AUXILIARES O INSTRUMENTOS
DESCRIPTIVOS.
• ORDENACIÓN.- LA ORDENACIÓN SE APLICA SOBRE DIVERSOS
ELEMENTOS O EN DIFERENTES NIVELES: LOS DOCUMENTOS, LOS
EXPEDIENTES, LAS SERIES.
• MÉTODOS DE ORDENACIÓN:
ORDENACIÓN CRONOLÓGICA.- AÑO, MES, DÍA DE MAYOR A MENOR
ORDENACIÓN ALFABÉTICA.- SIGUIENDO LAS LETRAS DEL ALFABETO
ORDENACIÓN NUMÉRICA.- SE ORDENAN SEGÚN EL NUMERO DE
REGISTRO CORRELATIVO.
ORDENACIÓN POR CONCEPTOS.- SIGUIENDO UN ÍNDICE PREVIAMENTE
CONFECCIONADO.
INSTALACIÓN.- ES EL DEPOSITO, ES LA ULTIMA TAREA EN LA
ORGANIZACIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL.
EL ARCHIVO Y LA GESTIÓN DOCUMENTAL
• ES EL CONJUNTO DE NORMAS TÉCNICAS Y PRACTICAS QUE
BUSCAN LA CORRECTA ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN
DE UNA EMPRESA.
• ESTO POR EL MEDIO DE LA REVISIÓN, ANÁLISIS, Y
ALMACENAMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA Y
FÍSICA.
• LA GESTIÓN DOCUMENTAL POR MEDIO DE LA APLICACIÓN DE
METODOLOGÍAS ESPECIALIZADAS, MEJORAN LOS PROCESOS DE
ADMINISTRACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Y LA INFORMACIÓN,
MANTENIENDO DE MANERA OPTIMA Y OBJETIVA SU ORDEN Y
JERARQUIZACIÓN, TODO A FIN DE MEJORAR LOS PROCESOS,
PROGRAMAS Y SISTEMAS.
 APORTES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL A LOS
PROCESOS DE LA EMPRESA
EN SI LA GESTIÓN DOCUMENTAL PERMITE:
• REVISIÓN DE INFORMACIÓN
• AHORRO Y EFICIENCIA
• CATEGORIZACIÓN DE ARCHIVOS
• ELIMINACIÓN DE ARCHIVOS QUE HAN
PERDIDO VIGENCIA
• ALMACENAMIENTO ORDENADO
• CUSTODIA DE DOCUMENTOS
 EL ADMINISTRADOR DE ARCHIVOS PERMITE
• GESTIONAR ARCHIVOS
• MANIPULAR BASES DE DATOS
• REVISAR ESTRUCTURAS DE DOCUMENTACIÓN
• ACCEDER RÁPIDAMENTE A DOCUMENTOS
HAY QUE TENER PRESENTE QUE LOS PROCESOS QUE SE LLEVAN A CABO DEPENDE DE LA
CANTIDAD DE ARCHIVOS QUE ESTÁN A DISPOSICIÓN Y DEL VALOR QUE REPRESENTA PARA
LA EMPRESA. POR LO TANTO , PODEMOS DECIR QUE LOS PASOS CENTRALES DE LA GESTIÓN
DOCUMENTAL SE RESUMEN EN:
- REVISIÓN
- ANÁLISIS
- CATEGORIZACIÓN
- APLICACIÓN DE ESTRATEGIAS
- ESTABLECIMIENTO DE MATRICES