DIPLOMA ESPECIALIZADO

ADMINISTRACION
DOCUMENTARIA Y
GESTION DE ARCHIVOS
 SESION I
Principios básicos
archivísticos
Instructor:

Rafael Santos Llanos

 PRINCIPIOS BÁSICOS ARCHIVÍSTICOS

1. Conceptos básicos de archivos

2. Documento de archivo
3. Procesos técnicos en archivos
4. Organización de documentos
5. Descripción documental
6. Selección documental
7. Conservación de documentos
CONCEPTOS
BÁSICOS DE
ARCHIVOS
CONCEPTOS BÁSICOS DE ARCHIVOS

Archivo: Conjunto de documentos producidos por

personas físicas o jurídicas, en ejercicio de su actividad.

Archivo Activo: Lugar donde se generan los documentos

durante el desarrollo de los procesos de la organización,
son de uso frecuente.

Archivo Central: Lugar donde se centralizan todos los

documentos generados por la organización que ya
cumplieron su tiempo de permanencia en el Archivo
CONCEPTOS BÁSICOS DE ARCHIVOS

Área Productora: Oficina donde se generan los

documentos físicos.

Documento: Información y su medio de soporte (papel,

medio magnético y electrónico, fotografía, etc.).

Documento de Archivo: Documento producido, recibido y

conservado, cuyo contenido da testimonio de una
actividad producto del ejercicio de las funciones de la
empresa.
CONCEPTOS BÁSICOS DE ARCHIVOS

Personal de archivos: Colaborador encargado de la

Gestión de archivos (Jefe, Asistente, Auxiliar de Archivos).

Registro: Documento normalizado que presenta

evidencias de actividades desempeñadas.

Rótulo: Descripción del contenido de la unidad de

almacenamiento o caja.

Tiempo de retención: Periodo establecido por las oficina

para controlar la transferencia o eliminación documental.
CONCEPTOS BÁSICOS DE ARCHIVOS

Transferencia: Proceso mediante el cual se envían los

documentos del Archivo Activo al Archivo Central.

Unidad de almacenamiento: Medio que agrupa

documentos y/o registros que contengan características
en común, que pueden ser: archivador, anillado, empaste,
fólderes u otros.

Usuario: Colaborador que requiere enviar, solicitar y

prestar documentos de la empresa.
 ¿LA DEFINICIÒN DE
DOCUMENTO, ES LA MISMA QUE
DOCUMENTO DE ARCHIVO ?
DOCUMENTO DE
ARCHIVO
DOCUMENTO DE ARCHIVO
DOCUMENTO DE ARCHIVO

Documento:

Objeto que contiene información y su medio de soporte:

(papel, medio magnético y electrónico, fotografía, etc.).

DOCUMENTO DE ARCHIVO

Documento de Archivo:

“Información contenida en cualquier soporte y tipo

documental, producida, recibida y conservada por
cualquier organización o persona en el ejercicio de sus
competencias o en el desarrollo de su actividad” (CIA -
2000).
DOCUMENTO DE ARCHIVO

Estructura:

Soporte: Es la parte material o física (arcilla, madera.

pergamino, lienzo, papel, película, disco, etc.)

Medio: Es el vehículo de la información, utilizado para fijar

el contenido (escritura, gráficos, colores, símbolos, notas
musicales etc.)

Contenido: Es la información el mensaje (pago de

impuestos, proyectos.)
ARCHIVO GENERAL DE LA NACI
ÒN
https://www.youtube.com/watch?v=pd0hYV5av4s&t=225s

CRISIS EN EL ARCHIVO GENERA

L DE LA NACIÒN
https://www.youtube.com/watch?v=8Ete6Edv7gg
¿CÒMO SE LLAMA EL PROCESO
POR EL CUAL SE ORGANIZAN
LOS DOCUMENTOS?
 PROCESOS
TÈCNICOS EN
ARCHIVO
PROCESOS TÈCNICOS EN ARCHIVOS

Procesos Técnicos en Archivo:

Son operaciones que permiten el tratamiento técnico de

los documentos. El objetivo es adecuar una práctica
metodológica a la documentación:

• Organización de documentos

• Descripción documental

• Selección documental

• Conservación de documentos
PROCESOS TÈCNICOS EN ARCHIVOS
 ¿CON QUE OPERACIÒN
INICIAMOS LOS PROCESOS
TÈCNICOS ARCHIVÌSTICOS?
ORGANIZACIÒN
DE DOCUMENTOS
ORGANIZACIÒN DE DOCUMENTOS

Organización de documentos:

Es la acción mediante la cual se agrupa los documentos de

un determinado fondo de una manera jerárquica, yendo
desde lo general a lo específico respetando siempre los
principios de procedencia y orden original.

En esta fase se debe lograr identificar las series y sub -

series documentales.

Se basa en 3 acciones:
ORGANIZACIÒN DE DOCUMENTOS

Clasificación: Separar los documentos en grupos, pueden

subdividirse respetando la estructura orgánica de la
entidad.

Ordenación: Significa relacionar los diversos elementos de

cada grupo, a través del método más adecuado:
ordenamiento alfabético, numérico, cronológico, etc.

Signatura: Es proporcionar códigos para su identificación

(pudiendo ser unidades orgánicas, series documentales,
ORGANIZACIÒN DE DOCUMENTOS
 ¿CUÀL ES EL PRINCIPAL
INSTRUMENTO QUE USAMOS
PARA LA DESCRIPCIÒN
DOCUMENTAL?
DESCRIPCIÒN
DOCUMENTAL
DESCRIPCIÒN DOCUMENTAL

Descripción Documental:

Es el procedimiento archivístico que consta en analizar,

identificar y determinar los diversos internos y externos
de la documentación con el propósito de realizar los
instrumentos descriptivos.

Es una etapa del proceso archivístico que está orientado a

la realización de instrumentos de recuperación de la
información (inventarios) con el fin de facilitar la consulta
DESCRIPCIÒN DOCUMENTAL
 ¿EN QUE DATO NOS GUIAMOS
PARA REALIZAR UNA CORRECTA
SELECCIÒN DOCUMENTAL?
 SELECCIÒN
DOCUMENTAL
SELECCIÒN DOCUMENTAL

Selección Documental:

Proceso técnico archivístico que consiste en identificar,

analizar y evaluar todas las series documentales para
predeterminar los períodos de retención, orientadas a la:

• Transferencia de documentos, del archivo activo hacia el

archivo central.

• Eliminación de documentos, en base a lo dispuesto en el

Programa de Control de Documentos.
SELECCIÒN DOCUMENTAL
SELECCIÒN DOCUMENTAL
 ¿CUÀL ES LA TEMPERATURA
IDEAL PARA UNA CORRECTA
CONSERVACIÒN DE
DOCUMENTOS?
CONSERVACIÒN
DE DOCUMENTOS
CONSERVACIÒN DE DOCUMENTOS

Conservación de documentos:

Procedimiento archivístico que se refiere a conservar la

integridad física del soporte y texto de la documentación,
de cada institución por medio de la aplicación de medidas
de conservación y restauración.

Conjunto de procesos y normas destinadas a garantizar, la

prevención de eventuales alteraciones físicas en la
documentación y la restauración de éstos cuando la
CONSERVACIÒN DE DOCUMENTOS
CONSERVACIÒN DE DOCUMENTOS
¿CUALES SON LOS SERVICIOS
ARCHIVÌSTICOS QUE BRINDAS
EN TU CENTRO DE LABORES?
 SERVICIO
ARCHIVÌSTICO
SERVICIO ARCHIVÌSTICO

Servicio archivístico:

Procedimiento que se basa en poner al servicio de los

usuarios los documentos de cada entidad, a fin de
proporcionar la información que está contenida en ellas a
quienes lo soliciten.

Medios del servicio la consulta, búsqueda, lectura,

préstamo, expedición de copias, etc.
SERVICIO ARCHIVÌSTICO

Tiene por finalidad, facilitar la información a los usuarios

internos como externos que lo soliciten a través de sus
diferentes modalidades de consulta:

Servicio de préstamo de documentos: es la modalidad en

la cual el usuario solicita un documento al archivo central
por un periodo determinado.

Servicio de consulta de documentos: es la modalidad en

la cual el usuario se acerca al archivo central para revisar
SERVICIO ARCHIVÌSTICO
 P
ROCESOS TECNICOS EN ARCHIV
OS - ESSALUD
https://youtu.be/zaidSQvLNOk