TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Código de Comercio

Artículo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales - medios para
el asiento de operaciones
Artículo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad. Artículo 54.
Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial.

Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones
oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.

ACTIVIDADES La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de

formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o
dependencia.

En el Anexo 1, Producción Documental, se orientan los formatos que son de uso común a la
administración, que pueden ser adoptados y adaptados por cada entidad, sin perjuicio de aquellos
que deben regular en los manuales de procedimientos, en desarrollo de sus funciones específicas.

2. Organización de los archivos según el ciclo vital de los documentos

• Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y

consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. su circulación o trámite se
realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

La organización de los archivos de gestión se constituye en prioridad porque es allí donde se inician
los procesos archivísticos y desde ésta perspectiva y con fundamento en la aplicación de las tablas
de retención documental se elaborará una guía que tendrá como fin, disponer de una herramienta
que permita desarrollar los procesos archivísticos propios de la primera fase de formación del
archivo, de una manera precisa, secuencial y uniforme en atención a las políticas, normas, métodos y
procedimientos archivísticos implantados en la entidad, relacionados con la producción, recibo,
radicación, distribución, trámite, retención, almacenamiento, recuperación, protección y transferencia
documental.

Dicha guía se convierte en elemento de obligatorio conocimiento y cumplimiento por parte de quienes
tienen la responsabilidad de producir, recibir y administrar los archivos de oficina de la entidad. para
la organización de los archivos de gestión se realizarán los procesos de clasificación atendiendo a
las agrupaciones documentales presentadas en la TRD de cada oficina productora de documentos. y
en cuanto a ordenación documental se considerará que el sistema de ordenación para los
expedientes de una serie o subserie, facilite la localización y recuperación de la información. Los
sistemas de ordenación que se implementarán según las necesidades, podrán atender a la
clasificación: alfabético, numérico, cronológico y geográfico.

Es de aclarar que en los archivos de gestión solo se destruirán documentos de apoyo y documentos
producto de una selección natural, ya que solo el archivo central con previa autorización del comité
de archivo está facultado para realizar eliminaciones documentales.

Una vez organizado el archivo de gestión de cada oficina productora a partir de la implementación de
la tabla de retención documental, aparecerán algunos documentos que no es posible ubicar dentro
de las series. Dichos documentos se constituyen en los llamados DOCUMENTOS DE APOYO.

• Archivo Central: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión
de la entidad, cuya consulta no es tan frecuente.

• Archivo Histórico: Es aquel al que se transfieren desde el Archivo Central los documentos de
archivo de conservación permanente. En este archivo no se realiza selección.

3. Tablas de valoración documental

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• IMPORTANCIA La selección documental en nuestra realidad archivística, es una necesidad de la
Administración, porque su propósito es reducir el desequilibrio planteado por la producción y la
acumulación documental. Estos grandes volúmenes de documentación, generan situaciones críticas
y ha obligado a soluciones que aíslan y distorsionan el proceso de valoración al efectuarse por regla
general bajo la presión del tiempo. Por esto ha sido considerada como una práctica equivocada y
desorganizada, al tener como resultado una solución “institucional” y en consecuencia, la
documentación ha sido vendida, quemada o destruida.

• PROPUESTA PARA ELABORACIÓN DE LAS TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

Para entrar a proponer los tiempos de conservación a cada sub serie documental se realizará el
proceso de valoración documental teniendo en cuenta los valores primarios, tales como el valor
administrativo, legal, fiscal, contable, y para establecer los valores secundarios, se estudió el valor
histórico de los documentos teniendo en cuenta su utilidad para la ciencia, la cultura y la
Investigación.

Adicionalmente, en este proceso se tendrá presente los conceptos de valor mediato predecible y
valor mediato no predecible, en todos los casos se estudiarán y establecerán los plazos de vigencia y
plazo precaucional para los documentos, atendiendo a la normatividad jurídica existente, y para
aquellos casos en los que la norma no regula se entrará a establecer dichos plazos con la
aprobación inicial de los responsables del archivo, los jefes de cada unidad productora y
posteriormente del Comité de Archivo de la Entidad. Es decir que para todos los casos se
consultarán las disposiciones legales vigentes, tanto externas como internas.

La valoración documental permitirá establecer la propuesta de retención para cada subserie

documental en cada una de las etapas de su ciclo vital, es decir el tiempo de conservación y
disposición final en el archivo de gestión, archivo central y archivo histórico.

APLICACIÓN

Para implementar las TVD debemos observar los procesos archivísticos de:

Clasificación, teniendo en cuenta la estructura orgánica de la empresa, Ordenación, teniendo en

cuenta las series documentales y las unidades de conservación (carpetas, legajos, tomos, libros,
entre otros) correspondientes a las diferentes entidades administrativas

Descripción para lo cual se diligencia el formato único de inventario, incluyendo la documentación

afectada biológicamente.

Para este proceso se desarrollan las siguientes actividades:

Depuración (retiro de copias, duplicados y documentos que no son de archivo).

Separación de la documentación afectada biológicamente.

Foliación y retiro del material abrasivo.

Almacenamiento de la documentación en buen estado dentro de carpetas y cajas a partir de un

minucioso proceso de valoración.

4. Tablas de retención documental

• APLICACIÓN

Una vez elaboradas y aprobadas las TRD debe hacer su difusión indicando:

Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento

Instructivo para su aplicación
Normas para organización de los archivos de gestión en concordancia con la TRD de cada oficina
Las instancias evaluadoras verificarán la aplicación de las tablas de retención documental y el
archivo general de la Nación. Por su parte ejercerá funciones de inspección y vigilancia en
concordancia con el artículo 32 de la Ley 594 de 2000.
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REQUISITOS

En atención a lo establecido en el artículo 24 de la Ley 594 de 2000 “Obligatoriedad de las Tablas de

Retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas
de Retención Documental”, se debe entender que están obligadas a presentar tablas de retención y
valoración documental al Archivo General de la Nación, los organismos del orden nacional del sector
central de la rama ejecutiva

El Archivo General de la Nación ha establecido como requisitos para la presentación de las Tablas
de Retención Documental los siguientes:

• Organigrama actual.
• Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creación y cambios
estructurales de la entidad (decretos, acuerdos, resoluciones).
• Propuesta de tablas de retención documental (la TRD debe presentar una introducción donde se
explique cuál fue la metodología utilizada para elaborarla).
• Manual de Procesos y Procedimientos.
• Acta del Comité de Archivo de la entidad avalando las TRD.
• Comunicación de la entidad remitiendo las TRD al Secretario del Comité Evaluador de Documentos
del Archivo General de la Nación.

EVALUACIÓN

Si la entidad aún no cuenta con su Tabla de retención documental, requisito para la implantación de
un programa de gestión documental debe proceder a:

Investigación preliminar sobre la institución (disposiciones legales, actos administrativos, decretos

acuerdos, resoluciones), manual de funciones y de procedimientos, actos administrativos de creación
de grupos y asignación de funciones.

PRIMERA ETAPA.: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.

Compilar la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación y

cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos
de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos.

Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades
documentales que producen y/o tramitan.

SEGUNDA ETAPA: Análisis e interpretación de la información recolectada.

Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las
dependencias y los manuales de procedimientos.

Identificar los valores primarios de la documentación o sea los administrativos, legales, jurídicos,
contables y/o fiscales.

Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales.

Establecer los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada
fase de archivo: gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la
protección del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el
documento hasta su disposición final.

Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las

normas internas y externas que regulan su producción.

Determinar el destino final de la documentación ya sea para su conservación total, selección o

eliminación. La selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series
documentales cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en otras series; a series
documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total.

En todos los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y será el Comité de
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Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo y los criterios a aplicar, así como el porcentaje
(%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos.

TERCERA ETAPA: Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su

aprobación.

El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tabla de Retención Documental de la entidad con las
series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, acompañada de una
introducción y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración. El
Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un Acta avalando la propuesta.

Las Secretarías Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus veces, o los funcionarios
de la más alta jerarquía de quienes dependan los archivos, remitirán a la instancia correspondiente el
proyecto de Tabla de Retención Documental para su evaluación y aprobación.

5. Instructivo para la aplicación de las TRD

CAPACITACIÓN

Con el propósito de lograr en los funcionarios de la entidad la apropiación de conocimientos en

aspectos como: los fundamentos archivísticos, la normatividad, la organización teórico-práctica de los
archivos, conviene adelantar permanentemente cursos, seminarios, talleres de inducción y
reinduccion en temas tales de organización, disposición y consulta de archivos, entre otros. Se
deberá establecer un cronograma de esta capacitación.

ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN

Cada dependencia reúne la documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta

administrativa, este proceso da lugar a la identificación correcta de las series y subseries
documentales, función básica de la gestión documental. Esta actividad se consolida en la primera
fase conocida como Archivo de Gestión.

La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental,

debidamente aprobada.

La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a
cada unidad administrativa.

La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos
documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El
documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al
abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.

Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán
debidamente foliados, con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.

Las carpetas se deben rotular de tal manera que permitan su ubicación y recuperación , dicha
información general comprende: Fondo , sección, subsección, serie, subserie, número de
expedientes , número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja, si fuere
necesario.

Los documentos de apoyo no se consignarán en la TRD de las dependencias y por lo tanto pueden
ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en acta suscrita por el
respectivo jefe de dependencia.

6. Seguimiento y actualización de las TRD

CRONOGRAMA DE SEGUIMIENTO

Las unidades de archivo de cada entidad, establecerán un cronograma de seguimiento para la

verificación de la aplicación de la Tabla de Retención n Documental en las dependencias y un plan
de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los
procedimientos, reformar organizacionales y funciones.
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Las modificaciones o actualizaciones de las Tablas de Retención documental que surjan del
seguimiento o de la solicitud de las dependencia, deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo de
la Entidad, aprobadas por el Comité de Archivo de la misma y ratificadas por acto administrativo
expedido por el representante legal de la entidad.

PLAN DE SEGUIMIENTO

Con el fin de garantizar la continua implementación de las TRD y que no se convierta simplemente
en un documento de carácter teórico, las entidades están llamadas a desarrollar un plan de
seguimiento para la aplicación de las TRD.

Este plan deberá contener unos objetivos que identifiquen una metodología archivística para su
implantación y mejoramiento, que defina la capacitación a los funcionarios de la entidad. Que realice
un análisis de procedimientos administrativos que incidan en la gestión documental y que ofrezca
instrumentos de descripción y herramienta que permita agilizar la consulta de documentos en
Archivos de Gestión, en el Archivo Central y en el Histórico.

Además realizar actividades de sensibilización y acompañamiento por medio de conversatorios,

charlas, talleres o cursos dirigidos a todos los funcionarios de la entidad.

Esta capacitación debe ser dirigida por los funcionarios de las unidades de Correspondencia y
Archivo.

7. Etapas complementarias en la aplicación de las TRD

CUARTA ETAPA: Aplicación

Aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, el representante legal
expedirá el acto administrativo, que ordene su aplicación ante los servidores públicos de la Entidad.

La Unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de la Entidad, para la aplicación de
las TRD, así mismo, elaborará los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los
documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales.

La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestión, central e histórico se
hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental.

Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los

plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo, los
procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificación de
material afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecerá la Unidad de Archivo de la Entidad.

Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental se destruirán y se

dejará constancia en Acta que será suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de
Archivo y el de la dependencia respectiva.

QUINTA ETAPA: Seguimiento y actualización de la Tabla de Retención Documental.

La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación

de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de
mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los
procedimientos, reformas organizacionales y funciones.

Las modificaciones a la Tabla de Retención documental que surjan del seguimiento o de la solicitud
de la dependencia, deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el
Comité de Archivo de la misma.

PASOS METODOLÓGICOS

La adopción y aplicación de las tablas de retención documental tienen como fin apoyar la
autorregulación y racionalización de los recursos de información de las entidades.

Teniendo en cuenta que los archivos de las entidades garantizan el cumplimiento de actividades,
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funciones, procesos y procedimientos, se requiere impulsar la creación de adecuados mecanismos
de recuperación y consulta de los documentos.

Un archivo bien organizado se convierte en un elemento base para quienes tienen la responsabilidad
de tomar decisiones o para quienes desean acudir a las fuentes primarias con el propósito de
verificar, comprobar o adelantar estudios e investigaciones

PASOS METODOLOGICOS

8. Disposición final de los documentos

CONSERVACIÓN TOTAL

En este proceso la conservación total se aplica a aquel documento que tienen valor permanente, es
decir los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen,
desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en
testimonio de su actividad y trascendencia. Asimismo, son patrimonio documental de la sociedad que
los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura.

Cuando los documentos entregados presentan un soporte diferente del papel, deben cumplir con
determinadas normas de calidad que garanticen su conservación permanente. Es el caso de los
microfilmes, bandas sonoras y videográficas, cintas magnéticas y otros más.
En relación con el soporte pape y tintas, hay que preferir para la conservación aquellos que
presentan mayor garantía y durabilidad.

ELIMINACIÓN

La decisión de eliminar documentos , que es una actividad final señalada en las tablas de retención o
valoración documental para aqueos documentos que han perdido sus valores primarios y
secundarios, si no está establecido por ley o reglamento, es responsabilidad del Comité de Archivo
de cada entidad.

Un principio que debe observarse es aquel según el cual los documentos que deben eliminarse

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corresponden a lo señalado en las tablas de retención documental. Ninguna serie documental puede
ser destruida sin estar previamente registrada en la correspondiente tabla de retención. La
eliminación debe realizarse atendiendo lo estipulado al respecto.

La eliminación debe formar parte del proceso de preparación de las transferencias primarias y
secundarias, es decir, cuando los archivos de gestión transfieren al central y este al histórico. En
todos los casos debe levantarse un acta acompañada de su respectivo inventario.

Debemos tener en cuenta los siguientes criterios para realizar la eliminación:

Criterios de procedencia y evidencia: Normalmente son más valiosos los documentos que proceden
de una Institución que los de las instituciones delegadas o periféricas.

Criterios de contenido: Es mejor conservar los documentos que contienen información comprimida,
es decir aquellos documentos cuyos datos esenciales se encuentran en otros documentos que los
compilen, sobre todo si este último está impreso. En lo que respecta al papel, el reciclaje y el
despedazamiento se impone a menos que se trate de documentos confidenciales.

SELECCIÓN

Actividad de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y

realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter
representativo, para su conservación permanente.

• La selección puede aplicarse a documentación que ha perdido su vigencia.

• La selección debe aplicarse a series documentales voluminosas cuyo contenido informativo se

repite o se encuentra registrada en otras series

• La selección se aplica a series documentales cuyo valor informativo no amerita su conservación

total

• Cuando una serie documental no requiere conservarse totalmente, debe seleccionarse a través de
muestreo

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9. Alcance del programa

Son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional, sin un criterio
archivístico determinado de organización y conservación

¿CÓMO IDENTIFICAR LOS FONDOS ACUMULADOS EN UNA ENTIDAD?

• Cuando la entidad no está en proceso de liquidación, supresión ni fusión debe tenerse en cuenta la
última reestructuración, con el fin de tomar esta fecha como punto límite entre las tablas de retención
y las de valoración documental.

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Y PROCESOS TÉCNICOS

Para la organización de los Fondos Acumulados con base en la aplicación de la Tabla de Valoración
Documental, se podría tener en cuenta el siguiente flujo de información y quedaría vinculado al
proceso de organización de documentos.

Esta labor requiere tres momentos:

• Establecer el nivel de organización y reconstrucción de la historia institucional

• Elaborar un plan archivístico integral
• Ejecución del plan de acuerdo con normas y principios archivísticos.

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10. Transferencias documentales

CRITERIOS PARA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL

Como vimos anteriormente, el Archivo Central es aquel en el que se agrupan documentos

transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva porque han concluido su
trámite pero siguen teniendo vigencia y continúan siendo objeto de consulta.
La instalación de los documentos en el depósito es una tarea íntimamente relacionada con la
organización de fondos, consiste, en la ubicación física de todo el fondo en unidades de
conservación, ya sea en cajas o legajos especialmente diseñados para este efecto (Podemos utilizar
el archivo libre de ácido)

MÉTODOS DE APLICACIÓN

Método 1:

Consiste en reconstruir el cuadro de clasificación en el depósito, estableciendo espacios para las

secciones, subsecciones y series.

Este sistema presenta algunos inconvenientes de difícil solución. Por un lado exige la reserva de
espacio libre en las estanterías para añadir la documentación que se va agregando, con el tiempo;
más como quiera que no es posible prever el crecimiento de los fondos, resulta inoperante salvo que
se trate de archivos pequeños

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Método 2:

El sistema de numeración continua es el más utilizado e indicado para todo archivo en crecimiento,
numera las unidades de instalación mediante dígitos arábigos desde el uno en adelante.

De esta manera se logra un ahorro de espacio máximo, la localización de las unidades de instalación
es rápida, sencilla y sin error, por ser la referencia un número natural.

Con el fin de facilitar las consultas en el Archivo Central y ejercer un control de la documentación, se
tendrá como instrumento descriptivo un inventario general manual y automatizado, compuesto por los
inventarios de cada dependencia a los cuales se les hace las modificaciones y correcciones
necesarias y se les asigna la signatura topográfica.

CRITERIOS PARA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO HISTÓRICO

El archivo histórico es aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo
de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivo, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. También
puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o por
expropiación.

La organización responde a:

• La estructura orgánico funcional de los fondos

• Organización de secciones y subsecciones
• Descripción documental, de acuerdo con requerimientos y necesidades de especialistas e
investigadores.

Bibliografía

Cursos Virtuales,
Manejo de tablas de retención documental,
www.archivonorma.com

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