PRINCIPIOS GENERALES DEL

ARCHIVO DE TRÁMITE
 CONCEPTO DEL ARCHIVO DE TRÁMITE

• El archivo de trámite se concibe como la unidad de

resguardo documental, constituida por expedientes
de asuntos que se encuentran en constante uso y
cuya conservación es necesaria hasta la culminación
del trámite.
• En el archivo de trámite inicia el trabajo archivístico.
Es el lugar donde se mantiene debidamente
organizada la documentación que es generada por
las diferentes áreas administrativas y al mismo
tiempo es enviada y consultada por estas. Por lo
tanto, toda institución genera, maneja y utiliza
documentación; para ello, el archivo de trámite debe
ser la unidad responsable del resguardo,
organización y control de la misma.
Estructura orgánica y funcional del archivo de trámite.
Cualquier entidad administrativa, para el adecuado manejo y
aprovechamiento de sus recursos, tiene que estar
perfectamente delimitada en su organización interna, en las
funciones que realiza, con la finalidad de evitar la duplicidad
del trabajo.

Organigrama de las áreas que lo conforman

 Jefatura de la unidad.
 La parte fundamental de un archivo de
trámite es la jefatura. Es la encargada de
controlar el buen funcionamiento de éste. Al
funcionar como coordinadora de las
subunidades, influirá en gran medida para
una adecuada recepción, tratamiento,
control, servicio y transferencia de la
documentación, además de que
representará a la unidad documental ante
otras instancias cuando así lo amerite.
 Las funciones principales de la jefatura de
unidad son las siguientes:
• Planear, organizar, coordinar y supervisar las
actividades de las áreas que integran la
unidad, así como el eficiente servicio y control
de la documentación en trámite.
• Administrar adecuadamente los recursos
humanos, técnicos, legislativos, materiales y
financieros existentes; además de vigilar el
funcionamiento de los mismos y promover los
medios necesarios para la adquisición,
adaptación, desarrollo y optimización de dichos
recursos.
 Cumplir y hacer cumplir las normas técnicas
y jurídicas vigentes respecto a la producción,
conservación, control y uso de la
documentación en trámite.
 Informar periódicamente a la supervisión
acerca de los resultados de sus actividades.
 SUBUNIDAD DE RECEPCIÓN
• Es aquella área archivística encargada de la
captación documental que recién ingresa al archivo.
Entre sus funciones se encuentran:
• Recibir la documentación enviada del área
administrativa a que se encuentra adscrito el archivo
(o de las áreas a las que les proporciona el servicio).
• Establecer y hacer efectivos los instrumentos de
control de documentación activa.
• Manejar la documentación solicitada para préstamo
por las áreas tramitadoras de la propia entidad
administrativa, turnada como convenga para su
consulta de acuerdo a las políticas y normas
establecidas. Como se muestra en la figura
siguiente:
 SUBUNIDAD DE EXPURGO
• La subunidad de expurgo es una de las más importantes
dentro del archivo de trámite, porque gracias a esta
evitamos la conservación de documentos no necesarios
y por lo tanto el flujo documental es más ágil. Para ello,
se observan los siguientes lineamientos:
• * Eliminar de los documentos recibidos todos los objetos
que sean susceptibles de dañarlos (grapas, broches,
clips innecesarios).
• * Establecer los elementos de identificación documental
de acuerdo a las políticas establecidas para el tipo
documental.
• * Elaborar el catálogo de vigencias documentales, que
servirá al archivo de concentración para su depuración o
guarda permanente.
• * Integrar y mantener actualizados el catálogo de
vigencias documentales aportando los elementos
requeridos, para la conservación y transferencia
documental en los plazos convenidos.
• Extraer la documentación que no sea
necesaria conservar en el expediente, de
acuerdo con el catálogo de vigencia
documentales y con las políticas establecidas
por el archivo de trámite.

• * Efectuar los movimientos necesarios para

evitar la saturación de espacio; además de
retirar correcta y oportunamente los
documentos que posteriormente se someterán
a depuración.
 SUBUNIDAD DE TRANSFERENCIA
• La subunidad de transferencia permite el desahogo documental
dentro del archivo de trámite, al establecer tareas que evitan la
explosión documental. Para ello se sugiere lo siguiente:
• * Determinar oportuna y correctamente el estado de trámite de
los expedientes conservados y efectuar el tratamiento de la
documentación activa y semi-activa de acuerdo a las normas
vigentes.
• * Realizar el análisis, para la selección documental y determinar
la documentación factible de ser transferida para su guarda
precaucional en el archivo de concentración.
• * Analizar cuidadosamente la documentación cuyos valores
hayan prescrito en una primera etapa; establecer el tratamiento
que corresponda a la misma y aplicar eficazmente las técnicas
archivísticas existentes para la correcta valoración y selección
documental.
• * Efectuar y registrar las transferencias de documentación semi-
activa a la unidad de archivo de concentración y establecer los
controles de circulación sobre los expedientes dados de baja.
 IMPORTANCIA DEL ARCHIVO DE TRÁMITE
• El funcionamiento ordenado y eficiente de todas las
instituciones, sean públicas o privadas, depende en gran medida
de los servicios informativos con los que cuente. En este
contexto, para toda organización es importante la
documentación que genera así como la que procesa, ya que ésta
permite brindar el apoyo en cuanto a la consulta documental en
el momento que sea requerida.
• El archivo deja de ser el cuarto polvoriento en el que se
arrumban papeles y mobiliario en desuso. Es el lugar en que
todas las personas de la organización encontrarán la «materia
prima» para el desarrollo de sus funciones; es decir, información
oportuna para la toma de decisiones.
• La coordinación y perfeccionamiento de los mecanismos de
organización, conservación, control y desahogo de los asuntos
son algunos de los beneficios que se obtienen al contar con un
archivo de trámite bien organizado; para ello, se deben
establecer los procedimientos necesarios por las subunidades.
Cabe aclarar que éstos son únicamente utilizados tanto en los
archivos de trámite como en los archivos de concentración.
 FUNCIÓN DEL ARCHIVO DE TRÁMITE:
EXPURGO DE EXPEDIENTES

• Las funciones que en el archivo de trámite

se realizan no se basan únicamente en
tener archivados adecuadamente los
documentos; sino que al momento de ser
solicitados, se proporcionen de forma rápida
al personal responsable del trámite.
• No basta con retener y conservar los
documentos en un mueble de archivo, se
debe contar con un sistema para el control
adecuado del mismo.
 Así, todo documento es creado de acuerdo a una necesidad administrativa, en
cuyo caso deberá cubrir cierto periodo para pasar a formar parte de otro
archivo (en este caso en el archivo de concentración), o si lo amerita, se deberá
destruir, como lo muestra el siguiente esquema:
• La guarda de la documentación activa se debe
considerar como el tiempo en que el asunto que
contiene el documento se encuentra en trámite.

• Después de terminado éste, deberán tomarse en

cuenta las posibles consultas que pudieran hacerle al
documento, que será sometido a un análisis riguroso
(de acuerdo con las necesidades de las áreas
administrativas), para conocer si dentro del mismo
expediente existen documentos innecesarios o
repetidos, los que deberán expurgarse; es decir,
extraerse del expediente, para evitar las duplicidades y
disminuir el costo de su mantenimiento.
 BASE LEGAL

• Los lineamientos jurídicos en un archivo son indispensables, ya que de

estos depende el buen uso de los recursos y de la documentación.
Aunque en materia de archivos es escaso este marco, existen leyes,
acuerdos, circulares, etc., que han apoyado este rubro.

• Ley general de Bienes Nacionales

Capítulo I
Artículo 2.- Son bienes del dominio público:
• IX: Los muebles de propiedad federal que por su naturaleza no sean
normalmente substituibles, como los documentos y expedientes de las
oficinas; los manuscritos, incunables, ediciones, libros, documentos,
publicaciones periódicas, mapas, planos, folletos, grabados
importantes o raros, así como las colecciones de esos bienes; las
piezas etnológicas y paleontológicas, los especímenes tipo de la flora y
la fauna; las colecciones científicas o técnicas, de armas,
numismáticas, filatélicas; los archivos, las fonograbaciones, películas,
archivos fotográficos, cintas magnetofónicas y cualquier otro objeto que
contenga imágenes y sonidos, y las piezas artísticas o históricas de los
museos.
 POLÍTICAS DEL ARCHIVO DE TRÁMITE

• Satisfacer las demandas de información es el

objetivo principal del archivo de trámite. Por
esta razón, requiere de un estatuto
administrativo lo suficientemente claro y
explícito para que los miembros de la
institución estén enterados y respeten los
lineamientos que se marcan para el uso
adecuado de la información; lo que permite
proporcionar un servicio eficaz y la aplicación
de políticas que abarquen un mayor segmento
para facilitar el control del archivo en una
proporción mayúscula.
 POLÍTICAS DE SERVICIO
• Las políticas de servicio están encaminadas al
usuario de la documentación activa con el fin
de destinar adecuadamente el uso de la misma
en su guarda y disposición.
• Entre las políticas de servicio en un archivo de
trámite, se encuentran:
• * Proporcionar el servicio de préstamo y
consulta únicamente a las áreas que estén
involucradas en el asunto.
• * El personal que solicite la documentación
debe seguir las políticas correspondientes (vale
de préstamo, registro, etc.) para su préstamo.
 POLÍTICAS DE RECEPCIÓN
• Constituye un acto jurídico - administrativo que
compromete a la dependencia para la realización
expedita y eficiente de un trámite institucional. En la
recepción de documentos, deben cumplirse tres
requisitos fundamentales:
• * Garantizar el control y seguimiento institucional de
la documentación, desde el momento de su ingreso;
• * Garantizar la entrega expedita y oportuna de la
documentación recibida al área que su encargará de
su trámite;
• * Garantizar que la documentación recibida sea
captada y organizada sistemáticamente,
conservándola como antecedente para futuras
decisiones y gestiones.
 POLÍTICAS DE TRANSFERENCIA
• En materia de transferencia deberán cumplirse cuatro principios
básicos que son los siguientes:
• * Garantizar que la documentación que carezca de utilidad
inmediata para los trámites de las diversas áreas de la
institución sea entregada completa y
• * oportunamente a las instancias responsables de su
conservación precaucional.
• * Garantizar que solo sea transferida la documentación que así
lo amerite;
• * Garantizar que la documentación transferida sea conservada
en condiciones económicas, adecuadas al volumen y las
características de los materiales semiactivos;
• * Garantizar que la documentación transferida sea rápida y
correctamente organizada, de modo que pueda ser fácilmente
localizada y consultada cuando se requiera, auspiciando su
adecuado manejo al prescribir el plazo de conservación
precaucional.