D I M I EN TO E N

PROCE N
E L A B O R AC I O
LA
D O C U M E N T O S
DE
 CONCEPTO
• ES EL PROCEDIMIENTO DEL CONTROL DOCUMENTAL
DETERMINA CÓMO SE CREAN LOS DOCUMENTOS Y
QUIÉN ES LA PERSONA ENCARGADA DE REALIZARLO.
ESTO INVOLUCRA OCUPARSE DEL FORMATO, NOMBRE Y
OTROS DETALLES TÉCNICOS DEL ARCHIVO
CARACTERÍSTICAS
ALGUNAS CARACTERÍSTICAS DEL PROCEDIMIENTO EN LA ELABORACIÓN DE
DOCUMENTOS SON:
• PLANIFICACIÓN: SE ESTABLECEN LOS OBJETIVOS, EL ALCANCE Y LOS RECURSOS
NECESARIOS PARA LA ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO.

• ORGANIZACIÓN: SE DEFINE LA ESTRUCTURA Y EL FORMATO DEL DOCUMENTO,

INCLUYENDO TÍTULOS, SECCIONES Y PÁRRAFOS.

• RECOPILACIÓN: DE INFORMACIÓN: SE BUSCA Y SE RECOPILA LA INFORMACIÓN

RELEVANTE PARA EL CONTENIDO DEL DOCUMENTO.

• REDACCIÓN: SE REDACTA EL CONTENIDO DEL DOCUMENTO DE MANERA CLARA,

CONCISA Y COHERENTE.
CARACTERÍSTICAS
• REVISIÓN Y EDICIÓN: SE REALIZA UNA REVISIÓN EXHAUSTIVA DEL DOCUMENTO PARA
CORREGIR ERRORES GRAMATICALES, ORTOGRÁFICOS Y DE FORMATO.

• APROBACIÓN: EL DOCUMENTO ES REVISADO Y APROBADO POR LAS PERSONAS

RESPONSABLES ANTES DE SU DISTRIBUCIÓN.

• DISTRIBUCIÓN: EL DOCUMENTO FINALIZADO SE DISTRIBUYE A LAS PERSONAS O

DEPARTAMENTOS CORRESPONDIENTES SEGÚN SEA NECESARIO.

• ACTUALIZACIÓN: LOS DOCUMENTOS PUEDEN REQUERIR ACTUALIZACIONES

PERIÓDICAS PARA REFLEJAR CAMBIOS EN POLÍTICAS, REGULACIONES O
PROCEDIMIENTOS.
 TIPOS
EXISTEN DIFERENTES TIPOS DE PROCEDIMIENTOS EN LA ELABORACIÓN DE
DOCUMENTOS, ALGUNOS EJEMPLOS COMUNES SON:
• PROCEDIMIENTO SECUENCIAL: SE SIGUE UNA SECUENCIA ESPECÍFICA DE PASOS, DONDE CADA ETAPA
DEBE COMPLETARSE ANTES DE PASAR A LA SIGUIENTE.

• PROCEDIMIENTO ITERATIVO: SE REALIZA UN CICLO DE REVISIÓN Y MEJORA CONTINUA DEL

DOCUMENTO, PERMITIENDO AJUSTES Y MODIFICACIONES EN CADA ETAPA.

• PROCEDIMIENTO COLABORATIVO: SE INVOLUCRA A VARIAS PERSONAS O DEPARTAMENTOS EN LA

ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO, FOMENTANDO LA COLABORACIÓN Y EL INTERCAMBIO DE IDEAS.

• PROCEDIMIENTO BASADO EN ESTÁNDARES: SE SIGUEN NORMAS O ESTÁNDARES ESTABLECIDOS PARA

LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS, ASEGURANDO LA CONSISTENCIA Y CALIDAD EN SU CREACIÓN.

• PROCEDIMIENTO BASADO EN PLANTILLAS: SE UTILIZAN PLANTILLAS PREDEFINIDAS QUE FACILITAN LA

ESTRUCTURA Y FORMATO DEL DOCUMENTO, AGILIZANDO SU CREACIÓN.
 S ERVI C IO
DOCU M EN TA L
 CONCEPTO
• EL SERVICIO DOCUMENTAL SE REFIERE A LA GESTIÓN Y MANEJO
DE DOCUMENTOS EN UNA ORGANIZACIÓN O EMPRESA. ESTO
INCLUYE ACTIVIDADES COMO LA CREACIÓN, ALMACENAMIENTO,
ORGANIZACIÓN, RECUPERACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE
DOCUMENTOS DE MANERA EFICIENTE Y SEGURA. EL OBJETIVO
DEL SERVICIO DOCUMENTAL ES FACILITAR EL ACCESO A LA
INFORMACIÓN, ASEGURAR LA INTEGRIDAD DE LOS DOCUMENTOS
Y OPTIMIZAR LOS PROCESOS RELACIONADOS CON LA GESTIÓN
DOCUMENTAL.
CARACTERÍSTICAS
• ORGANIZACIÓN Y CLASIFICACIÓN: LOS DOCUMENTOS SE ORGANIZAN Y CLASIFICAN DE
MANERA SISTEMÁTICA PARA FACILITAR SU BÚSQUEDA Y RECUPERACIÓN.

• ALMACENAMIENTO SEGURO: SE IMPLEMENTAN MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA

PROTEGER LOS DOCUMENTOS DE PÉRDIDAS, DAÑOS O ACCESOS NO AUTORIZADOS.

• INDEXACIÓN: SE ASIGNAN ETIQUETAS O METADATOS A LOS DOCUMENTOS PARA

FACILITAR SU BÚSQUEDA Y LOCALIZACIÓN.

• CONTROL DE VERSIONES: SE LLEVA UN REGISTRO DE LAS DIFERENTES VERSIONES DE

UN DOCUMENTO, PERMITIENDO RASTREAR CAMBIOS Y MANTENER UN HISTORIAL.
CARACTERÍSTICAS
• ACCESO CONTROLADO: SE ESTABLECEN PERMISOS Y RESTRICCIONES DE ACCESO A
LOS DOCUMENTOS, GARANTIZANDO LA CONFIDENCIALIDAD Y PRIVACIDAD DE LA
INFORMACIÓN.

• DIGITALIZACIÓN: SE REALIZA LA CONVERSIÓN DE DOCUMENTOS FÍSICOS A FORMATO

DIGITAL PARA FACILITAR SU ALMACENAMIENTO Y GESTIÓN.

• FLUJO DE TRABAJO: SE ESTABLECEN PROCESOS Y FLUJOS DE TRABAJO PARA EL

MANEJO EFICIENTE DE LOS DOCUMENTOS, INCLUYENDO REVISIONES, APROBACIONES
Y DISTRIBUCIÓN.

• CUMPLIMIENTO NORMATIVO: SE CUMPLEN CON LAS REGULACIONES Y NORMATIVAS

APLICABLES EN CUANTO A LA GESTIÓN DOCUMENTAL, COMO LA PROTECCIÓN DE
DATOS PERSONALES O LA CONSERVACIÓN DE REGISTROS.
 TIPOS
• SERVICIO DE ARCHIVO: SE ENCARGA DE LA ORGANIZACIÓN, ALMACENAMIENTO Y CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS FÍSICOS O DIGITALES A LARGO PLAZO.

• SERVICIO DE GESTIÓN DOCUMENTAL: INCLUYE ACTIVIDADES COMO LA CREACIÓN, CLASIFICACIÓN,

INDEXACIÓN Y CONTROL DE VERSIONES DE DOCUMENTOS, ASÍ COMO LA IMPLEMENTACIÓN DE FLUJOS
DE TRABAJO Y SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL.

• SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN: CONSISTE EN LA CONVERSIÓN DE DOCUMENTOS FÍSICOS A FORMATO

DIGITAL, FACILITANDO SU ALMACENAMIENTO Y ACCESO.

• SERVICIO DE INDEXACIÓN Y BÚSQUEDA: SE ENFOCA EN LA CREACIÓN DE ÍNDICES Y SISTEMAS DE

BÚSQUEDA EFICIENTES PARA LOCALIZAR RÁPIDAMENTE DOCUMENTOS ESPECÍFICOS.

• SERVICIO DE ARCHIVO Y ELIMINACIÓN: GESTIONA EL CICLO DE VIDA COMPLETO DE LOS DOCUMENTOS,

DESDE SU CREACIÓN HASTA SU ELIMINACIÓN O ARCHIVO PERMANENTE SEGÚN LAS POLÍTICAS
ESTABLECIDAS.
 T RU M E N TA C I O N
INS
DE A T EN C I O N
CONCEPTO
• LA INSTRUMENTACIÓN DE ATENCIÓN SE REFIERE AL CONJUNTO DE
HERRAMIENTAS, TÉCNICAS Y PROCESOS UTILIZADOS PARA GESTIONAR Y
MEJORAR LA CALIDAD DE LA ATENCIÓN AL CLIENTE. ESTO INCLUYE EL USO DE
INSTRUMENTOS COMO FORMULARIOS, PROTOCOLOS, SISTEMAS DE
SEGUIMIENTO Y ENCUESTAS DE SATISFACCIÓN, ENTRE OTROS, PARA BRINDAR
UN SERVICIO EFICIENTE, PERSONALIZADO Y SATISFACTORIO. LA
INSTRUMENTACIÓN DE ATENCIÓN BUSCA OPTIMIZAR LA EXPERIENCIA DEL
CLIENTE Y GARANTIZAR UNA ATENCIÓN DE CALIDAD EN TODOS LOS PUNTOS
DE CONTACTO CON LA EMPRESA O EL PROVEEDOR DEL SERVICIO.
CARACTERÍSTICAS
• ESTRUCTURA: LA INSTRUMENTACIÓN DE ATENCIÓN SE BASA EN LA IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS Y
HERRAMIENTAS ESTRUCTURADAS QUE GUÍAN Y FACILITAN LA ATENCIÓN AL CLIENTE DE MANERA CONSISTENTE.

• PERSONALIZACIÓN: PERMITE ADAPTAR LA ATENCIÓN A LAS NECESIDADES INDIVIDUALES DE CADA CLIENTE,

BRINDANDO UN TRATO PERSONALIZADO Y ÚNICO.

• EFICIENCIA: BUSCA OPTIMIZAR LOS TIEMPOS DE RESPUESTA Y LOS RECURSOS UTILIZADOS, ASEGURANDO UNA
ATENCIÓN ÁGIL Y EFECTIVA.

• MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO: INCLUYE LA RECOPILACIÓN DE DATOS Y LA EVALUACIÓN REGULAR DE INDICADORES

CLAVE PARA MEDIR LA CALIDAD DEL SERVICIO Y DETECTAR ÁREAS DE MEJORA.

• MEJORA CONTINUA: SE ENFOCA EN REALIZAR AJUSTES Y MEJORAS CONSTANTES EN LOS PROCESOS Y

HERRAMIENTAS UTILIZADOS, CON EL OBJETIVO DE OFRECER UNA ATENCIÓN CADA VEZ MÁS SATISFACTORIA.

• ORIENTACIÓN AL CLIENTE: PONE AL CLIENTE EN EL CENTRO, PRIORIZANDO SU SATISFACCIÓN Y BUSCANDO

SUPERAR SUS EXPECTATIVAS.

• INTEGRACIÓN TECNOLÓGICA: UTILIZA HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS COMO SISTEMAS DE GESTIÓN,

PLATAFORMAS DE ATENCIÓN MULTICANAL PARA AGILIZAR Y MEJORAR LA EXPERIENCIA DEL CLIENTE.
TIPOS
• FORMULARIOS DE CONTACTO: PERMITEN A LOS CLIENTES ENVIAR CONSULTAS,
SOLICITUDES O QUEJAS DE MANERA ESTRUCTURADA.

• PROTOCOLOS DE ATENCIÓN: GUÍAS QUE ESTABLECEN LOS PASOS A SEGUIR Y LAS

ACCIONES A TOMAR EN DIFERENTES SITUACIONES DE ATENCIÓN AL CLIENTE.

• SISTEMAS DE GESTIÓN DE TICKETS: HERRAMIENTAS QUE PERMITEN REGISTRAR,

ASIGNAR Y DAR SEGUIMIENTO A LAS SOLICITUDES O PROBLEMAS PLANTEADOS POR
LOS CLIENTES.

• CHAT EN VIVO: PLATAFORMAS QUE FACILITAN LA COMUNICACIÓN INSTANTÁNEA ENTRE

EL CLIENTE Y EL EQUIPO DE ATENCIÓN AL CLIENTE.
TIPOS
• FAQS (PREGUNTAS FRECUENTES): RECOPILACIÓN DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS
COMUNES QUE BRINDAN INFORMACIÓN RÁPIDA Y SOLUCIONES A PROBLEMAS HABITUALES.

• ENCUESTAS DE SATISFACCIÓN: CUESTIONARIOS UTILIZADOS PARA MEDIR LA SATISFACCIÓN

DEL CLIENTE Y RECOPILAR COMENTARIOS SOBRE EL SERVICIO RECIBIDO.

• SISTEMAS DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO: REPOSITORIOS QUE ALMACENAN

INFORMACIÓN ÚTIL Y SOLUCIONES PARA CONSULTAS COMUNES, ACCESIBLES PARA EL
EQUIPO DE ATENCIÓN AL CLIENTE.

• REDES SOCIALES: PLATAFORMAS QUE PERMITEN INTERACTUAR CON LOS CLIENTES,

RESPONDER CONSULTAS Y GESTIONAR SITUACIONES DE ATENCIÓN AL CLIENTE EN LÍNEA.
FORMATO S P A R A
E L A B OR AC I ON D E
DOCUM EN T O S
CONCEPTO

• EL FORMATO PARA LA ELABORACIÓN DE UN DOCUMENTO SE REFIERE A LA

ESTRUCTURA Y PRESENTACIÓN VISUAL DEL CONTENIDO. INCLUYE ASPECTOS
COMO EL TIPO DE LETRA, EL TAMAÑO, LOS MÁRGENES, LA ALINEACIÓN, LOS
ENCABEZADOS, LOS PÁRRAFOS, ENTRE OTROS ELEMENTOS VISUALES. EL
FORMATO ADECUADO AYUDA A QUE EL DOCUMENTO SEA CLARO, ORGANIZADO
Y FÁCIL DE LEER, FACILITANDO LA COMPRENSIÓN Y TRANSMITIENDO UNA
IMAGEN PROFESIONAL.
CARACTERÍSTICAS
• TIPO DE LETRA Y TAMAÑO: UTILIZAR FUENTES LEGIBLES Y DE TAMAÑO ADECUADO PARA
FACILITAR LA LECTURA.

• MÁRGENES: ESTABLECER MÁRGENES ADECUADOS EN LOS BORDES DEL DOCUMENTO PARA

DARLE UN ASPECTO EQUILIBRADO Y PERMITIR ANOTACIONES O ENCUADERNACIÓN SI ES
NECESARIO.

• ALINEACIÓN: MANTENER UNA ALINEACIÓN COHERENTE EN TODO EL DOCUMENTO, YA SEA

JUSTIFICADO, ALINEADO A LA IZQUIERDA O AL CENTRO, PARA LOGRAR UNA APARIENCIA
ORDENADA.

• ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA: INCLUIR INFORMACIÓN RELEVANTE COMO EL TÍTULO DEL

DOCUMENTO, NÚMERO DE PÁGINA, FECHA, NOMBRE DEL AUTOR, ETC.
CARACTERÍSTICAS
• NUMERACIÓN Y VIÑETAS: UTILIZAR NUMERACIÓN O VIÑETAS PARA ORGANIZAR Y
ESTRUCTURAR LISTAS O PUNTOS IMPORTANTES DENTRO DEL DOCUMENTO.

• ESPACIADO: UTILIZAR UN ESPACIADO ADECUADO ENTRE LÍNEAS Y PÁRRAFOS PARA

MEJORAR LA LEGIBILIDAD Y LA ORGANIZACIÓN VISUAL.

• USO DE NEGRITAS, CURSIVAS Y SUBRAYADOS: RESALTAR PALABRAS O FRASES

IMPORTANTES UTILIZANDO FORMATOS COMO NEGRITAS, CURSIVAS O SUBRAYADOS.

• UTILIZACIÓN DE TABLAS Y GRÁFICOS: SI ES NECESARIO, UTILIZAR TABLAS O GRÁFICOS

PARA PRESENTAR DATOS DE MANERA CLARA Y CONCISA.
TIPOS
• FORMATO APA: ES UN ESTILO UTILIZADO PRINCIPALMENTE EN TRABAJOS ACADÉMICOS
Y CIENTÍFICOS, QUE ESTABLECE REGLAS ESPECÍFICAS PARA LA CITA DE FUENTES,
ORGANIZACIÓN DEL CONTENIDO Y PRESENTACIÓN VISUAL.

• FORMATO MLA: OTRO ESTILO UTILIZADO EN TRABAJOS ACADÉMICOS, ESPECIALMENTE

EN EL CAMPO DE LAS HUMANIDADES Y LAS CIENCIAS SOCIALES. TAMBIÉN INCLUYE
PAUTAS PARA LA CITACIÓN DE FUENTES Y ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO.

• FORMATO DE CARTA COMERCIAL: UTILIZADO PARA REDACTAR CARTAS FORMALES EN

EL ÁMBITO EMPRESARIAL. INCLUYE ELEMENTOS COMO ENCABEZADO, SALUDO,
CUERPO DE LA CARTA Y DESPEDIDA.
TIPOS
• FORMATO CV (CURRÍCULUM VITAE): UTILIZADO PARA ELABORAR CURRÍCULUMS O
HOJAS DE VIDA. SE ENFOCA EN LA PRESENTACIÓN ORDENADA DE LA INFORMACIÓN
PERSONAL, EDUCACIÓN, EXPERIENCIA LABORAL Y HABILIDADES.

• FORMATO INFORME: UTILIZADO PARA PRESENTAR INFORMES TÉCNICOS O

PROFESIONALES. SUELE INCLUIR UNA INTRODUCCIÓN, CUERPO DEL INFORME CON
SECCIONES Y SUBSECCIONES, CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.

• FORMATO PRESENTACIÓN: UTILIZADO PARA CREAR DIAPOSITIVAS O PRESENTACIONES

VISUALES CON EL OBJETIVO DE TRANSMITIR INFORMACIÓN O IDEAS DE MANERA CLARA
Y CONCISA.
C OM O E L A B O R A R
UN M A N U A L D E
CON T R O L D E
DOCUM E N T O S
• INTRODUCCIÓN:
INICIA EL MANUAL CON UNA BREVE INTRODUCCIÓN QUE EXPLIQUE EL PROPÓSITO Y LA IMPORTANCIA
DEL CONTROL DE DOCUMENTOS EN LA ORGANIZACIÓN.

• OBJETIVOS:
ESTABLECE LOS OBJETIVOS DEL MANUAL, ES DECIR, LO QUE SE ESPERA LOGRAR CON LA
IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS.

• ALCANCE:
DEFINE EL ALCANCE DEL MANUAL, ES DECIR, QUÉ TIPO DE DOCUMENTOS SE INCLUIRÁN EN EL SISTEMA
DE CONTROL Y CUÁLES ESTARÁN EXCLUIDOS.

• RESPONSABILIDADES:
DETALLA LAS RESPONSABILIDADES Y ROLES DE LAS PERSONAS INVOLUCRADAS EN EL CONTROL DE
DOCUMENTOS, COMO LOS ENCARGADOS DE SU CREACIÓN, REVISIÓN, APROBACIÓN Y ARCHIVO.

• PROCEDIMIENTOS:
DESCRIBE LOS PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS, COMO LA
CREACIÓN, REVISIÓN, APROBACIÓN, DISTRIBUCIÓN Y ARCHIVO. INCLUYE TAMBIÉN CÓMO SE
GESTIONARÁN LAS VERSIONES Y CAMBIOS EN LOS DOCUMENTOS.
• FORMATOS Y PLANTILLAS:
PROPORCIONA EJEMPLOS DE FORMATOS Y PLANTILLAS QUE DEBEN UTILIZARSE PARA LA CREACIÓN Y GESTIÓN DE LOS
DOCUMENTOS.

• FLUJO DE TRABAJO:
EXPLICA EL FLUJO DE TRABAJO QUE SE SEGUIRÁ PARA EL MANEJO DE LOS DOCUMENTOS, DESDE SU CREACIÓN
HASTA SU ARCHIVO Y EVENTUAL DESCARTE.

• CAPACITACIÓN:
MENCIONA LA NECESIDAD DE PROPORCIONAR CAPACITACIÓN A LOS EMPLEADOS SOBRE EL USO DEL SISTEMA DE CONTROL
DE DOCUMENTOS Y CÓMO SEGUIR LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS.

• AUDITORÍA Y MEJORA CONTINUA:

INDICA CÓMO SE LLEVARÁ A CABO LA AUDITORÍA DEL SISTEMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS PARA ASEGURAR SU
EFICACIA Y CÓMO SE REALIZARÁN LAS MEJORAS NECESARIAS.

• ANEXOS:
INCLUYE CUALQUIER INFORMACIÓN ADICIONAL RELEVANTE, COMO LISTAS DE VERIFICACIÓN, POLÍTICAS RELACIONADAS,
FORMULARIOS DE SOLICITUD DE CAMBIOS, ENTRE OTROS.
 RESPON S A B L E S D E L
CONT R O L D E D O C U M E N T OS
• GERENTE O DIRECTOR:
TIENE LA RESPONSABILIDAD GENERAL DE ASEGURAR QUE SE ESTABLEZCAN Y MANTENGAN LOS
PROCEDIMIENTOS ADECUADOS PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS.

• EQUIPO DE GESTIÓN DE CALIDAD:

PUEDE INCLUIR A PROFESIONALES DE CALIDAD O PERSONAL DESIGNADO PARA SUPERVISAR Y
ASEGURAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE DOCUMENTOS.

• RESPONSABLE DE DOCUMENTACIÓN:
ES EL ENCARGADO PRINCIPAL DE ADMINISTRAR Y SUPERVISAR EL SISTEMA DE CONTROL DE
DOCUMENTOS, INCLUYENDO LA CREACIÓN, REVISIÓN, APROBACIÓN Y ARCHIVO DE LOS MISMOS.
• AUTORES Y CREADORES DE DOCUMENTOS:
SON LOS RESPONSABLES DE GENERAR Y REDACTAR LOS DOCUMENTOS, SIGUIENDO LAS PAUTAS
ESTABLECIDAS EN LOS PROCEDIMIENTOS.

• REVISORES Y APROBADORES:
SON LAS PERSONAS DESIGNADAS PARA REVISAR Y APROBAR LOS DOCUMENTOS ANTES DE SU
DISTRIBUCIÓN O PUBLICACIÓN.

• PERSONAL DE ARCHIVO:
SE ENCARGA DEL ALMACENAMIENTO Y ARCHIVO ADECUADO DE LOS DOCUMENTOS, ASEGURANDO SU
FÁCIL ACCESO Y CONSERVACIÓN.
•ES IMPORTANTE QUE LOS ROLES Y
RESPONSABILIDADES ESTÉN CLARAMENTE
DEFINIDOS EN EL MANUAL DE CONTROL DE
DOCUMENTOS PARA EVITAR CONFUSIONES Y
GARANTIZAR QUE EL SISTEMA FUNCIONE
EFICIENTEMENTE.
DO C U M E N T O
CONCEPTO
• UN DOCUMENTO ES UN REGISTRO ESCRITO, IMPRESO O DIGITAL
QUE CONTIENE INFORMACIÓN O EVIDENCIA DE ALGÚN TIPO.
PUEDE SER UN TEXTO, IMAGEN, ARCHIVO, FORMULARIO, ENTRE
OTROS, QUE SE UTILIZA PARA COMUNICAR, ALMACENAR O
TRANSMITIR INFORMACIÓN DE MANERA FORMAL. LOS
DOCUMENTOS PUEDEN TENER DIFERENTES FORMATOS Y
PROPÓSITOS, COMO INFORMES, CONTRATOS, FACTURAS,
CERTIFICADOS, ENTRE OTROS.
CLASES
• DOCUMENTOS LEGALES: INCLUYEN CONTRATOS, ESCRITURAS, PODERES NOTARIALES,
TESTAMENTOS, ENTRE OTROS.

• DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS: SON AQUELLOS UTILIZADOS EN LA GESTIÓN Y ORGANIZACIÓN

DE UNA EMPRESA U ORGANIZACIÓN, COMO FACTURAS, RECIBOS, INFORMES, MEMORANDOS,
ACTAS DE REUNIONES, ENTRE OTROS.

• DOCUMENTOS FINANCIEROS: COMPRENDEN ESTADOS FINANCIEROS, BALANCES, ESTADOS DE

RESULTADOS, PRESUPUESTOS, ENTRE OTROS.

• DOCUMENTOS ACADÉMICOS: INCLUYEN CERTIFICADOS DE ESTUDIOS, DIPLOMAS, TESIS,

INFORMES DE INVESTIGACIÓN, ENTRE OTROS.
CLASES
• DOCUMENTOS COMERCIALES: SON AQUELLOS UTILIZADOS EN TRANSACCIONES
COMERCIALES COMO ÓRDENES DE COMPRA, COTIZACIONES, FACTURAS
COMERCIALES, GUÍAS DE REMISIÓN, ENTRE OTROS.

• DOCUMENTOS MÉDICOS: COMPRENDEN HISTORIAS CLÍNICAS, RECETAS MÉDICAS,

INFORMES DE DIAGNÓSTICO Y TRATAMIENTO, ENTRE OTROS.

• DOCUMENTOS PERSONALES: INCLUYEN PASAPORTES, CÉDULAS DE IDENTIDAD,

LICENCIAS DE CONDUCIR Y OTROS DOCUMENTOS QUE ACREDITAN LA IDENTIDAD
PERSONAL.
TIPOS
• DOCUMENTOS ESCRITOS: INCLUYEN CARTAS, INFORMES, MEMORANDOS, CONTRATOS,
FACTURAS, ENTRE OTROS.

• DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS: SON AQUELLOS QUE SE CREAN Y ALMACENAN EN FORMATO

DIGITAL, COMO CORREOS ELECTRÓNICOS, ARCHIVOS DE WORD, HOJAS DE CÁLCULO,
PRESENTACIONES DE POWERPOINT, ARCHIVOS PDF, ENTRE OTROS.

• DOCUMENTOS VISUALES: COMPRENDEN FOTOGRAFÍAS, IMÁGENES, GRÁFICOS, DIAGRAMAS Y

OTROS ELEMENTOS VISUALES QUE SE UTILIZAN PARA TRANSMITIR INFORMACIÓN.

• DOCUMENTOS AUDIOVISUALES: INCLUYEN VIDEOS, GRABACIONES DE AUDIO Y

PRESENTACIONES MULTIMEDIA QUE CONTIENEN INFORMACIÓN Y MENSAJES VISUALES Y
AUDITIVOS.
TIPOS
• DOCUMENTOS LEGALES: SON AQUELLOS QUE TIENEN VALIDEZ LEGAL, COMO CONTRATOS,
ESCRITURAS, TESTAMENTOS Y OTROS DOCUMENTOS UTILIZADOS EN ASUNTOS LEGALES.

• DOCUMENTOS ACADÉMICOS: COMPRENDEN TESIS, ENSAYOS, INFORMES DE

INVESTIGACIÓN Y OTROS DOCUMENTOS UTILIZADOS EN EL ÁMBITO ACADÉMICO.

• DOCUMENTOS FINANCIEROS: INCLUYEN ESTADOS FINANCIEROS, FACTURAS, RECIBOS Y

OTROS REGISTROS RELACIONADOS CON LA GESTIÓN FINANCIERA DE UNA ORGANIZACIÓN
O EMPRESA.

• DOCUMENTOS MÉDICOS: COMPRENDEN HISTORIAS CLÍNICAS, RECETAS MÉDICAS,

INFORMES DE DIAGNÓSTICO Y TRATAMIENTO UTILIZADOS EN EL ÁMBITO DE LA SALUD.
TIEMPO DE RESPUESTA
• EL TIEMPO DE RESPUESTA DE UN DOCUMENTO PUEDE VARIAR DEPENDIENDO
DEL CONTEXTO Y LA URGENCIA DEL ASUNTO. EN ALGUNOS CASOS, PUEDE
REQUERIR UNA RESPUESTA INMEDIATA O DENTRO DE UN PLAZO ESPECÍFICO,
MIENTRAS QUE EN OTROS CASOS PUEDE SER MÁS FLEXIBLE Y DEPENDERÁ
DE LA DISPONIBILIDAD Y PRIORIDADES DE LAS PERSONAS INVOLUCRADAS. ES
IMPORTANTE ESTABLECER ACUERDOS Y COMUNICAR CLARAMENTE LOS
PLAZOS DE RESPUESTA ESPERADOS PARA EVITAR MALENTENDIDOS Y
GARANTIZAR UNA COMUNICACIÓN EFECTIVA.
CICLO VITAL DE UN DOCUMENTO

• CREACIÓN: EL DOCUMENTO ES CREADO O GENERADO POR UNA PERSONA O ENTIDAD

PARA CAPTURAR INFORMACIÓN O COMUNICAR UN MENSAJE.

• RECEPCIÓN Y REGISTRO: EL DOCUMENTO ES RECIBIDO Y REGISTRADO EN EL SISTEMA

DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN, ASIGNÁNDOLE METADATOS
COMO FECHA, AUTOR, TEMA, ETC.

• DISTRIBUCIÓN Y USO: EL DOCUMENTO SE DISTRIBUYE A LAS PERSONAS O

DEPARTAMENTOS RELEVANTES PARA SU REVISIÓN, USO O ACCIÓN. PUEDE SER
COMPARTIDO ELECTRÓNICAMENTE O EN FORMATO FÍSICO.
CICLO VITAL DE UN DOCUMENTO

• ALMACENAMIENTO Y CONSERVACIÓN: UNA VEZ QUE EL DOCUMENTO HA CUMPLIDO SU

PROPÓSITO INMEDIATO, SE ALMACENA ADECUADAMENTE PARA SU CONSERVACIÓN A
LARGO PLAZO. ESTO PUEDE IMPLICAR ARCHIVARLO FÍSICAMENTE O ALMACENARLO EN
UN SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES.

• GESTIÓN DE VERSIONES Y CAMBIOS: SI SE REALIZAN MODIFICACIONES EN EL

CONTENIDO DEL DOCUMENTO A LO LARGO DEL TIEMPO, SE DEBEN GESTIONAR LAS
DIFERENTES VERSIONES Y CAMBIOS PARA MANTENER UN REGISTRO PRECISO Y
ACTUALIZADO.
CICLO VITAL DE UN DOCUMENTO

• ACCESO Y RECUPERACIÓN: DURANTE SU CICLO DE VIDA, EL DOCUMENTO DEBE ESTAR

DISPONIBLE PARA SU ACCESO Y RECUPERACIÓN CUANDO SEA NECESARIO. ESTO
IMPLICA TENER SISTEMAS Y PROCESOS PARA BUSCAR Y OBTENER RÁPIDAMENTE EL
DOCUMENTO CUANDO SEA REQUERIDO.

• DISPOSICIÓN FINAL: AL LLEGAR AL FINAL DE SU VIDA ÚTIL, EL DOCUMENTO PUEDE SER

ELIMINADO SEGÚN LAS POLÍTICAS Y REGULACIONES ESTABLECIDAS O PUEDE SER
ARCHIVADO PERMANENTEMENTE SI TIENE VALOR HISTÓRICO O LEGAL.
CICLO VITAL DE UN DOCUMENTO

•ES IMPORTANTE TENER EN CUENTA QUE EL

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO PUEDE VARIAR
SEGÚN LA ORGANIZACIÓN, EL TIPO DE
DOCUMENTO Y LOS REQUISITOS LEGALES Y
REGULATORIOS APLICABLES.
 RE C IB O Y
DESPA C H O D E
DOC U M E N TO
RECIBO
• ES UN DOCUMENTO QUE SE UTILIZA PARA CONFIRMAR LA
RECEPCIÓN DE UN PAGO O LA ENTREGA DE BIENES O SERVICIOS.
CONTIENE INFORMACIÓN COMO EL NOMBRE Y DIRECCIÓN DEL
EMISOR Y RECEPTOR, LA DESCRIPCIÓN DE LOS BIENES O
SERVICIOS, LA CANTIDAD PAGADA Y LA FECHA DE LA
TRANSACCIÓN. EL RECIBO SIRVE COMO EVIDENCIA DE LA
TRANSACCIÓN Y PUEDE SER UTILIZADO PARA REALIZAR
RECLAMACIONES O REALIZAR REGISTROS CONTABLES.
TIPOS
• RECIBO DE PAGO: SE UTILIZA PARA CONFIRMAR LA RECEPCIÓN DE UN PAGO, YA SEA EN
EFECTIVO, CHEQUE, TRANSFERENCIA BANCARIA U OTRO MÉTODO DE PAGO.

• RECIBO DE COMPRA: SE EMITE AL REALIZAR UNA COMPRA Y DETALLA LOS PRODUCTOS

O SERVICIOS ADQUIRIDOS, EL COSTO, EL NOMBRE DEL VENDEDOR Y OTROS DETALLES
RELEVANTES.

• RECIBO DE ALQUILER: SE UTILIZA EN TRANSACCIONES DE ALQUILER PARA CONFIRMAR

EL PAGO DEL ALQUILER Y OTROS CARGOS ASOCIADOS, COMO DEPÓSITOS O
SERVICIOS ADICIONALES.
TIPOS

• RECIBO DE DONACIÓN: SE EMITE CUANDO SE REALIZA UNA DONACIÓN A UNA

ORGANIZACIÓN SIN FINES DE LUCRO Y SE UTILIZA PARA FINES CONTABLES Y FISCALES.

• RECIBO DE ENTREGA: SE UTILIZA PARA CONFIRMAR LA ENTREGA DE BIENES O

MERCANCÍAS A UN DESTINATARIO ESPECÍFICO.

• RECIBO DE SERVICIOS: SE EMITE CUANDO SE PRESTAN SERVICIOS A UN CLIENTE Y SE

DETALLAN LOS SERVICIOS REALIZADOS, LAS TARIFAS CORRESPONDIENTES Y OTROS
DETALLES RELEVANTES.
PROCEDIMIENTO TÉCNICO
• CAPTURA DE INFORMACIÓN: SE INGRESAN LOS DATOS RELEVANTES EN EL SISTEMA, COMO EL
NOMBRE DEL CLIENTE, LA DESCRIPCIÓN DE LOS BIENES O SERVICIOS, LA CANTIDAD Y EL MONTO
PAGADO.

• GENERACIÓN DEL RECIBO: EL SISTEMA GENERA AUTOMÁTICAMENTE EL RECIBO CON LOS DATOS
INGRESADOS, INCLUYENDO UN NÚMERO DE RECIBO ÚNICO Y OTROS DETALLES NECESARIOS.

• IMPRESIÓN O GENERACIÓN ELECTRÓNICA: EL RECIBO SE IMPRIME EN PAPEL O SE GENERA EN

FORMATO ELECTRÓNICO, COMO UN ARCHIVO PDF.

• ENTREGA AL CLIENTE: EL RECIBO IMPRESO SE ENTREGA FÍSICAMENTE AL CLIENTE O EL ARCHIVO

ELECTRÓNICO SE ENVÍA POR CORREO ELECTRÓNICO U OTRO MEDIO ELECTRÓNICO.

• REGISTRO Y ARCHIVO: EL RECIBO Y LA INFORMACIÓN RELACIONADA SE REGISTRAN EN EL

SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS O EN EL SISTEMA CONTABLE DE LA ORGANIZACIÓN. ESTO
PERMITE UN SEGUIMIENTO ADECUADO DE LAS TRANSACCIONES Y FACILITA LA BÚSQUEDA Y
RECUPERACIÓN FUTURA DE LOS RECIBOS.
NORMAS DE PROCEDIMIENTOS
TÉCNICOS DE RECIBO
• IDENTIFICACIÓN DEL EMISOR: EL RECIBO DEBE CONTENER EL NOMBRE Y LA INFORMACIÓN DE
CONTACTO DEL EMISOR, COMO EL NOMBRE DE LA EMPRESA, DIRECCIÓN Y NÚMERO DE
CONTACTO.

• IDENTIFICACIÓN DEL RECEPTOR: DEBE INCLUIR EL NOMBRE Y LA INFORMACIÓN DE CONTACTO

DEL RECEPTOR, COMO EL NOMBRE DEL CLIENTE O DESTINATARIO Y SU DIRECCIÓN.

• DETALLES DE LA TRANSACCIÓN: EL RECIBO DEBE PROPORCIONAR DETALLES PRECISOS

SOBRE LA TRANSACCIÓN, COMO LA FECHA Y HORA DE LA TRANSACCIÓN, UNA DESCRIPCIÓN
CLARA DE LOS BIENES O SERVICIOS PROPORCIONADOS Y EL MONTO TOTAL PAGADO.

• NÚMERO DE RECIBO ÚNICO: CADA RECIBO DEBE TENER UN NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN

ÚNICO PARA FACILITAR SU SEGUIMIENTO Y REFERENCIA FUTURA.
NORMAS DE PROCEDIMIENTOS
TÉCNICOS DE RECIBO
• MÉTODO DE PAGO: SE DEBE INDICAR CLARAMENTE EL MÉTODO DE PAGO UTILIZADO, YA
SEA EFECTIVO, TARJETA DE CRÉDITO, TRANSFERENCIA BANCARIA U OTRO MEDIO.

• FIRMA O SELLO DEL EMISOR: EL RECIBO DEBE SER FIRMADO O SELLADO POR EL
EMISOR PARA CONFIRMAR SU AUTENTICIDAD.

• POLÍTICA DE DEVOLUCIONES O CANCELACIONES: SI CORRESPONDE, SE DEBEN

INCLUIR LAS POLÍTICAS RELEVANTES SOBRE DEVOLUCIONES O CANCELACIONES EN EL
RECIBO.

• COPIA PARA EL CLIENTE: SE PUEDE PROPORCIONAR UNA COPIA DEL RECIBO AL

CLIENTE PARA SU REFERENCIA Y ARCHIVO PERSONAL.
DESPACHO DE DOCUMENTO

• EL DESPACHO DE UN DOCUMENTO SE REFIERE AL PROCESO DE

ENVIAR O ENTREGAR UN DOCUMENTO A SU DESTINO O
DESTINATARIO CORRESPONDIENTE. ESTE PROCESO PUEDE
VARIAR DEPENDIENDO DEL TIPO DE DOCUMENTO Y LOS MEDIOS
UTILIZADOS PARA SU ENVÍO. ALGUNOS MÉTODOS COMUNES DE
DESPACHO DE DOCUMENTOS INCLUYEN.
TIPOS
• ENVÍO FÍSICO: EL DOCUMENTO SE IMPRIME Y SE ENVÍA POR CORREO POSTAL, MENSAJERÍA O
ENTREGADO EN PERSONA.

• ENVÍO ELECTRÓNICO: EL DOCUMENTO SE ENVÍA POR CORREO ELECTRÓNICO, ADJUNTADO

COMO ARCHIVO O COMPARTIDO A TRAVÉS DE UNA PLATAFORMA DE INTERCAMBIO DE
ARCHIVOS.

• FAX: EL DOCUMENTO SE ENVÍA MEDIANTE UN FAX, QUE CONVIERTE EL CONTENIDO EN SEÑALES

ELECTRÓNICAS Y LO TRANSMITE A TRAVÉS DE LA LÍNEA TELEFÓNICA.

• SERVICIOS DE MENSAJERÍA DIGITAL: SE UTILIZAN APLICACIONES O SERVICIOS EN LÍNEA PARA

ENVIAR DOCUMENTOS DE MANERA SEGURA Y RÁPIDA, COMO SERVICIOS DE MENSAJERÍA
INSTANTÁNEA O PLATAFORMAS DE COLABORACIÓN EMPRESARIAL.
PROCEDIMIENTO DE DESPACHO DE
DOCUMENTO
• PREPARACIÓN DEL DOCUMENTO: EL DOCUMENTO SE REVISA Y SE ASEGURA DE QUE
ESTÉ COMPLETO, CORRECTO Y LISTO PARA SER DESPACHADO. SE PUEDEN ADJUNTAR
CUALQUIER OTRO DOCUMENTO O INFORMACIÓN RELEVANTE.

• EMPAQUETADO O PREPARACIÓN: SI ES NECESARIO, EL DOCUMENTO SE COLOCA EN UN

SOBRE, CARPETA O EMBALAJE ADECUADO PARA PROTEGERLO DURANTE EL ENVÍO.

• ETIQUETADO: SE ETIQUETA CORRECTAMENTE EL PAQUETE O SOBRE CON LA DIRECCIÓN

Y LA INFORMACIÓN DEL DESTINATARIO, INCLUYENDO NOMBRE, DIRECCIÓN Y CUALQUIER
OTRA INFORMACIÓN NECESARIA PARA LA ENTREGA EXITOSA.
PROCEDIMIENTO DE DESPACHO DE
DOCUMENTO
• SELECCIÓN DEL MÉTODO DE ENVÍO: SE ELIGE EL MÉTODO DE ENVÍO APROPIADO SEGÚN LA URGENCIA,
LA NATURALEZA DEL DOCUMENTO Y LAS PREFERENCIAS DEL REMITENTE Y DESTINATARIO. ESTO PUEDE
INCLUIR OPCIONES COMO CORREO POSTAL, MENSAJERÍA, SERVICIO DE MENSAJERÍA DIGITAL, FAX U
OTROS MEDIOS.

• ENVÍO DEL DOCUMENTO: EL PAQUETE O SOBRE SE ENVÍA UTILIZANDO EL MÉTODO SELECCIONADO. ESTO
PUEDE IMPLICAR ENTREGARLO EN UNA OFICINA DE CORREOS, ENTREGARLO A UNA EMPRESA DE
MENSAJERÍA O ENVIARLO ELECTRÓNICAMENTE.

• SEGUIMIENTO Y CONFIRMACIÓN: SI ES POSIBLE, SE REALIZA UN SEGUIMIENTO DEL ENVÍO PARA

MONITOREAR SU PROGRESO Y CONFIRMAR QUE HA SIDO ENTREGADO CORRECTAMENTE AL
DESTINATARIO.

• ARCHIVO Y REGISTRO: SE GUARDA UNA COPIA DEL DOCUMENTO DESPACHADO EN LOS REGISTROS
ADECUADOS PARA FUTURAS REFERENCIAS Y SEGUIMIENTO.
NORMAS DE PROCEDIMIENTOS DE
DESPACHO DE DOCUMENTO
• EMPAQUETADO ADECUADO: EL DOCUMENTO DEBE SER EMPAQUETADO DE MANERA
SEGURA PARA PROTEGERLO DURANTE EL TRANSPORTE, UTILIZANDO SOBRES, CARPETAS O
EMBALAJES APROPIADOS SEGÚN SU TAMAÑO Y FRAGILIDAD.

• ETIQUETADO CLARO: EL PAQUETE DEBE SER ETIQUETADO CLARAMENTE CON LA DIRECCIÓN

Y LA INFORMACIÓN DEL DESTINATARIO, INCLUYENDO NOMBRE, DIRECCIÓN COMPLETA Y
CUALQUIER OTRA INFORMACIÓN RELEVANTE.

• SELECCIÓN DEL MÉTODO DE ENVÍO: SE DEBE ELEGIR EL MÉTODO DE ENVÍO MÁS

ADECUADO SEGÚN LA URGENCIA Y NATURALEZA DEL DOCUMENTO, CONSIDERANDO
OPCIONES COMO CORREO POSTAL, SERVICIO DE MENSAJERÍA, MENSAJERÍA DIGITAL U
OTROS MEDIOS.
NORMAS DE PROCEDIMIENTOS DE
DESPACHO DE DOCUMENTO
• REGISTRO Y SEGUIMIENTO: SE DEBE MANTENER UN REGISTRO DEL ENVÍO, INCLUYENDO EL
NÚMERO DE SEGUIMIENTO O CUALQUIER OTRO IDENTIFICADOR ÚNICO PROPORCIONADO
POR EL SERVICIO DE ENVÍO UTILIZADO.

• CONFIRMACIÓN DE ENTREGA: SE DEBE OBTENER UNA CONFIRMACIÓN DE ENTREGA UNA VEZ

QUE EL DOCUMENTO HAYA SIDO ENTREGADO AL DESTINATARIO. ESTO PUEDE SER A TRAVÉS
DE UNA FIRMA FÍSICA, UN ACUSE DE RECIBO ELECTRÓNICO U OTRA FORMA DE
CONFIRMACIÓN.

• ARCHIVO Y REGISTRO: SE DEBEN MANTENER REGISTROS ADECUADOS DEL DESPACHO DEL

DOCUMENTO, INCLUYENDO COPIAS DEL DOCUMENTO ENVIADO Y CUALQUIER OTRA
DOCUMENTACIÓN RELACIONADA.
 O G Í A S A P L I C A DA S
TE C NO L
A L S E R V I C I O
¿QUE ES?
• LAS TECNOLOGÍAS APLICADAS AL SERVICIO SE REFIEREN AL USO DE
HERRAMIENTAS Y SISTEMAS TECNOLÓGICOS PARA MEJORAR LA CALIDAD,
EFICIENCIA Y EXPERIENCIA EN LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS A LOS CLIENTES.
ESTAS TECNOLOGÍAS PUEDEN INCLUIR INTELIGENCIA ARTIFICIAL, INTERNET
DE LAS COSAS, ANALÍTICA DE DATOS, REALIDAD VIRTUAL Y AUMENTADA,
AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS, SERVICIOS EN LA NUBE, ENTRE OTROS. SU
OBJETIVO ES OPTIMIZAR LOS PROCESOS, PERSONALIZAR EL SERVICIO Y
BRINDAR UNA EXPERIENCIA SATISFACTORIA AL CLIENTE.
ALGUNAS TECNOLOGÍAS APLICADAS AL
SERVICIO INCLUYEN
• INTELIGENCIA ARTIFICIAL (IA): UTILIZADA PARA AUTOMATIZAR TAREAS, MEJORAR LA PERSONALIZACIÓN
Y OFRECER RESPUESTAS RÁPIDAS Y PRECISAS A TRAVÉS DE CHATBOTS Y ASISTENTES VIRTUALES.

• INTERNET DE LAS COSAS (IOT): PERMITE LA CONEXIÓN Y COMUNICACIÓN ENTRE DISPOSITIVOS PARA
RECOPILAR DATOS EN TIEMPO REAL, MEJORAR LA EFICIENCIA Y PROPORCIONAR SERVICIOS MÁS
INTELIGENTES.

• ANALÍTICA DE DATOS: PERMITE EL ANÁLISIS DE GRANDES CANTIDADES DE DATOS PARA OBTENER

INFORMACIÓN VALIOSA SOBRE LOS CLIENTES, SUS PREFERENCIAS Y COMPORTAMIENTOS, LO QUE
AYUDA A MEJORAR LA CALIDAD DEL SERVICIO.

• REALIDAD VIRTUAL (VR) Y REALIDAD AUMENTADA (AR): SE UTILIZAN PARA CREAR EXPERIENCIAS
INTERACTIVAS Y ENVOLVENTES, COMO VISITAS VIRTUALES, DEMOSTRACIONES DE PRODUCTOS Y
CAPACITACIÓN A DISTANCIA.
ALGUNAS TECNOLOGÍAS APLICADAS AL
SERVICIO INCLUYEN
• AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ROBÓTICOS (RPA): SE UTILIZA PARA AUTOMATIZAR
TAREAS REPETITIVAS Y MANUALES, AGILIZANDO LOS PROCESOS Y REDUCIENDO
ERRORES.

• SERVICIOS EN LA NUBE: PERMITE EL ALMACENAMIENTO SEGURO DE DATOS,

ACCESO REMOTO A APLICACIONES Y SERVICIOS, ASÍ COMO ESCALABILIDAD Y
FLEXIBILIDAD EN LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO.

• PLATAFORMAS DE COLABORACIÓN EN LÍNEA: FACILITA LA COMUNICACIÓN Y

COLABORACIÓN ENTRE LOS EQUIPOS DE TRABAJO, PERMITIENDO COMPARTIR
INFORMACIÓN, DOCUMENTOS Y REALIZAR REUNIONES VIRTUALES.
SISTEMA DE REGISTRO E
INFORMACIÓN
• UN SISTEMA DE REGISTRO E INFORMACIÓN ES UNA
HERRAMIENTA O PLATAFORMA QUE PERMITE
RECOPILAR, ALMACENAR Y GESTIONAR DATOS Y
REGISTROS RELEVANTES PARA UNA ORGANIZACIÓN O
EMPRESA.
TIPOS
• SISTEMAS DE GESTIÓN DE BASES DE DATOS (DBMS): ESTOS SISTEMAS PERMITEN
ALMACENAR, ORGANIZAR Y GESTIONAR GRANDES VOLÚMENES DE DATOS DE MANERA
ESTRUCTURADA, FACILITANDO SU ACCESO Y CONSULTA.

• SISTEMAS DE GESTIÓN DE RELACIONES CON CLIENTES (CRM): ESTOS SISTEMAS SE

ENFOCAN EN LA GESTIÓN Y SEGUIMIENTO DE LAS INTERACCIONES CON LOS CLIENTES,
ALMACENANDO INFORMACIÓN RELEVANTE COMO HISTORIAL DE COMPRAS,
PREFERENCIAS Y DATOS DE CONTACTO.

• SISTEMAS DE GESTIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES (ERP): ESTOS SISTEMAS

INTEGRAN Y GESTIONAN DIFERENTES PROCESOS EMPRESARIALES, COMO FINANZAS,
LOGÍSTICA, INVENTARIO Y RECURSOS HUMANOS, CENTRALIZANDO LA INFORMACIÓN
EN UNA ÚNICA PLATAFORMA.
TIPOS
• SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL (DMS): ESTOS SISTEMAS PERMITEN LA CREACIÓN,
ALMACENAMIENTO Y GESTIÓN EFICIENTE DE DOCUMENTOS DIGITALES, FACILITANDO SU
BÚSQUEDA, ACCESO Y COLABORACIÓN.

• SISTEMAS DE GESTIÓN DE CONTENIDO (CMS): ESTOS SISTEMAS SE UTILIZAN PARA CREAR,

ADMINISTRAR Y PUBLICAR CONTENIDO EN SITIOS WEB O PLATAFORMAS DIGITALES,
PERMITIENDO UNA FÁCIL ACTUALIZACIÓN Y PERSONALIZACIÓN DEL CONTENIDO.

• SISTEMAS DE PLANIFICACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES (ERP): ESTOS SISTEMAS

AYUDAN A PLANIFICAR Y GESTIONAR LOS RECURSOS NECESARIOS PARA LLEVAR A CABO
PROYECTOS O TAREAS ESPECÍFICAS, OPTIMIZANDO LA ASIGNACIÓN DE RECURSOS.
BASE DE DATOS
• UNA BASE DE DATOS ES UN CONJUNTO ORGANIZADO DE DATOS
ESTRUCTURADOS Y RELACIONADOS ENTRE SÍ, QUE SE ALMACENAN DE
FORMA PERSISTENTE EN UN SISTEMA INFORMÁTICO. PERMITE EL
ALMACENAMIENTO, GESTIÓN Y RECUPERACIÓN EFICIENTE DE INFORMACIÓN,
FACILITANDO EL ACCESO Y LA MANIPULACIÓN DE LOS DATOS DE MANERA
SEGURA Y CONFIABLE. LAS BASES DE DATOS SE UTILIZAN EN UNA AMPLIA
VARIEDAD DE APLICACIONES, DESDE SISTEMAS EMPRESARIALES HASTA
SITIOS WEB Y APLICACIONES MÓVILES.
TIPOS DE BASE DE DATOS
• BASES DE DATOS RELACIONALES: ESTE TIPO DE BASE DE DATOS UTILIZA TABLAS CON
FILAS Y COLUMNAS PARA ORGANIZAR Y ALMACENAR LOS DATOS. UTILIZA EL LENGUAJE
SQL (STRUCTURED QUERY LANGUAGE) PARA CONSULTAR Y MANIPULAR LOS DATOS.

• BASES DE DATOS NOSQL: ESTAS BASES DE DATOS SE UTILIZAN PARA ALMACENAR Y

RECUPERAR DATOS NO ESTRUCTURADOS O SEMIESTRUCTURADOS. PUEDEN SER
BASES DE DATOS ORIENTADAS A DOCUMENTOS, COLUMNARES, CLAVE-VALOR O
BASADAS EN GRAFOS.

• BASES DE DATOS JERÁRQUICAS: ORGANIZAN LOS DATOS EN UNA ESTRUCTURA

JERÁRQUICA, DONDE CADA REGISTRO TIENE UN ÚNICO PADRE Y MÚLTIPLES HIJOS.
TIPOS DE BASE DE DATOS
• BASES DE DATOS EN RED: SIMILAR A LAS JERÁRQUICAS, PERO PERMITEN
RELACIONES MÚLTIPLES ENTRE REGISTROS.

• BASES DE DATOS ESPACIALES: ESTAS BASES DE DATOS ESTÁN DISEÑADAS

PARA ALMACENAR Y CONSULTAR INFORMACIÓN GEOESPACIAL, COMO MAPAS,
COORDENADAS Y OBJETOS ESPACIALES.

• BASES DE DATOS TEMPORALES: SE UTILIZAN PARA ALMACENAR Y GESTIONAR

DATOS QUE VARÍAN CON EL TIEMPO, COMO REGISTROS HISTÓRICOS O DATOS
QUE EXPIRAN DESPUÉS DE CIERTO PERÍODO.
M U C H A S
G R AC I A S