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1. OBJETIVO
Establecer las actividades a realizar para la correcta recepción y almacenamiento de los
bienes a los cuales se les dará el tratamiento de retorno de excedentes y/o baja para la
disposición final.

2. ALCANCE
El alcance del presente instructivo aplica a todas las actividades que se realizan en el
proyecto L1ML.

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Bienes
Se refiere a los equipos y materiales que se utilizan para las actividades de la operación y
mantenimiento.
Desechos
Es cualquier objeto, material, sustancia o elemento resultante del consumo o de su uso en un
bien o servicio, del cual su poseedor se desprende o tiene la obligación de desprenderse para
su disposición final. Llamamos desechos a los envases vacíos, trapos contaminados, papeles,
cartones, viruta, etc.
Disposición Final
Actividad para tratar y disponer en un lugar los bienes y materiales como último proceso de su
manejo en forma permanente, sanitaria y ambientalmente segura.
Pedido de trabajo (PT)
Documento que detalla las actividades, recursos y bienes necesarios para realizar el
mantenimiento.
− PT no cerrado: PT que se encuentran en los siguientes estados:
✓ Estado Liberado: PT que tiene recursos completos para su ejecución, genera reservas
en almacén, se pueden retirar y devolver materiales.
✓ Estado Programado: PT que se encuentra programada y en espera de ejecución.
✓ Estado Finalizado de Operaciones: Estado que adquiere el PT cuando el técnico
carga sus horas efectivas en el EAM y se garantiza la culminación correcta de las
operaciones.
Esta carga de información debe ser realizada al término de la operación específica, en
paralelo, el técnico debe gestionar la devolución del material sobrante.
✓ Estado Finalizado de pedido de trabajo: Estado en la que el Supervisor de
Mantenimiento revisa y asegura la ejecución total y la calidad de un PT. Mientras un PT
permanezca en este estado aún pueden regularizarse devoluciones de material.
− PT cerrado: Aquel PT en estado finalizado que el jefe de mantenimiento cierra colocando
de esta manera un candado (imposibilita la edición). El sistema elimina las reservas que
tenga el PT.

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Oracle
Software de Planeamiento de Recursos Empresariales ERP (Enterprise Resource Planning
Software).
Cuadro de seguimiento de reingreso al almacén
Base de datos que permitirá llevar el seguimiento de los bienes que reingresen al almacén
para reutilización o disposición final.
Bienes rebajados (Concesionario – Concesión)
Son aquellos bienes reingresados que pueden ser reutilizados. Llamamos bienes rebajados a:
• Reingreso de bienes usados parcialmente que conserven sus características de fábrica.
• Reingreso de bienes intactos y en buen estado con PT cerrado.
• Reingreso de bienes intactos y en buen estado y con fecha de vencimiento menor a 02
meses a partir de su reingreso.
Sub-inventario 0001
Es el inventario del Oracle donde se ingresa todo tipo de artículo OPEX (gastos de operación)
que no requiera de alguna segregación especial por su condición.
Sub-inventario Rebajados Temporales
Es el inventario del Oracle donde se ingresa los bienes rebajados.

4. RESPONSABLES
- Jefe de almacén: Validar el presente instructivo y supervisar el cumplimiento del mismo.
- Responsable de Almacén: Recibir y verificar los documentos y bienes entregados por el
colaborador; así como mantener un control de los bienes reingresados y la disposición
final.
Ubicar los bienes en las zonas temporales correspondientes.
- Colaborador: Responsable de segregar los materiales utilizados durante la ejecución de
sus actividades.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
- UNF-SADM-ALM-DCV-001 Lineamientos de logística inversa.
- CONCAR-L1ML-PLO-PRO-0014 Baja de bienes del Concesionario.
- CONCAR-L1ML-PLO-PRO-0015 Baja de bienes de la Concesión.
- CONCAR-L1ML-ADM-PRO-0017 Gestión de almacén.
- UNNA-L1ML-PLO-INS-0001 Creación de artículos.
- CONCAR-L1ML-SEG-PRO-0005 Manejo integral de residuos sólidos.
- CONCAR-L1ML-MTO-INS-0165 Uso del almacén de residuos para Linea 1.

6. RECURSOS
- Oracle.

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7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
7.1. Consideraciones generales
a) Los reingresos por PT de materiales intactos y que se encuentran en buen estado
deben realizarse antes del cierre del periodo contable para su control en el Sub-
inventario 0001, caso contrario se procederá a registrar en el Sub-inventario
Rebajados Temporales (ver ítem 7.2, actividad 4).
b) Solo se podrán realizar transacciones en aquellos pedidos de trabajo que permitan
la misma (estado liberado, programado, finalizado operación, finalizado pedido de
trabajo).
c) Los reingresos al Sub-inventario 0001 se realizarán para aquellos bienes intactos y
en buen estado con PT no cerrado cuya fecha de vencimiento sea mayor a 02
meses a partir de su entrega al almacén, según su evaluación para reingreso,
aquellos materiales que sean menores a 02 meses deberán ingresar a Sub
Inventarios de rebajados.
d) En el caso de las actividades de mantenimiento, ningún bien debe mantenerse en
custodia / almacenamiento del colaborador o área técnica si el/los PT tienen más de
10 días (calendario) en estado cerrado.
e) Para el ingreso de los bienes usados parcialmente al Sub-inventario Rebajados
Temporal se debe considerar:
- Crear los nuevos códigos a costo cero (para ingresos y salidas), con referencia
a la descripción original del material, y al código original. Las actividades
necesarias se describen en el instructivo UNNA-L1ML-PLO-INS-0001
Creación de artículos.
- Los códigos creados deben ser bloqueados para Compras.
f) Durante la entrega regular de Materiales requeridos de una PT regular, el
responsable de Almacén deberá corroborar en el Sub-inventario Rebajados
Temporales la existencia de algún material que por sus consideraciones pueda ser
entregado en reemplazo de cierto material requerido en el PT regular, todo ello con
la finalidad de darle uso a dichos materiales rebajados.
g) El área de Almacén brindará la información de los bienes ingresados al Sub-
inventario Rebajados Temporales, información importante para que el área de
Gestión de Materiales pueda monitorear las fluctuaciones de consumo de
materiales y pueda coordinar los ajustes necesarios.

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7.2. Reingreso de bienes

N° Responsable Actividad Detalle de la Actividad

Durante la ejecución de las actividades el colaborador identifica aquellos bienes que deben ser
reingresados al almacén.
(1) Colaborador Segregar el bien En caso de tratarse de desechos lo colocará en el contenedor correspondiente según “CONCAR-
L1ML-SEG-PRO-0005 Manejo integral de residuos sólidos” y “CONCAR-L1ML-MTO-INS-0165
Uso del almacén de residuos para Linea 1”.

Completa la documentación correspondiente y entrega al almacén:

2.1 Para bienes intactos y en buen estado:
2.1.1 Si la salida del bien fue por Pedido de Trabajo (PT) deberá indicar el número del PT y la
misma debe permitir transacción (PT no cerrada, revisar consideración 7.1.b).
2.1.2 Si la salida del material fue por vale; deberá entregar el ADM-FOR-035 Vale de
Reingreso.
Entregar al 2.2 Para bienes usados parcialmente que conserven sus características de fábrica, bienes intactos y
almacén los en buen estado con PT cerrado y/o bienes con fecha de vencimiento menor igual a 02 meses a
(2) Colaborador
documentos y el partir de su reingreso:
bien 2.2.1 CONCAR-L1ML-ADM-FOR-0053 Vale de reingreso o salida de Bienes de rebaja.
2.3 Para bienes a dar de baja:
2.3.1 Bienes que hayan perdido sus características de fábrica ya sea por mezcla u otras
condiciones, bienes vencidos o en mal estado, etc.):
- Entregar el AF-ADM-ACP-FOR-019 Acta de entrega de Bienes a Almacén - Unidad
Ferroviario.
2.3.2 Para baja de bienes del Concesionario o de la Concesión.

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N° Responsable Actividad Detalle de la Actividad

Proceder con lo establecido según los procedimientos CONCAR-L1ML-PLO-PRO-0014

Baja de bienes del Concesionario y CONCAR-L1ML-PLO-PRO-0015 Baja de bienes de la
Concesión:
- Entregar el CONCAR-L1ML-PLO-FOR-0024 Informe de baja de bienes.
- Entregar el AF-ADM-ACP-FOR-019 Acta de entrega de Bienes a Almacén - Unidad
Ferroviaria.

Recepcionar Recepciona los documentos y verifica la información registrada.

Responsable documentos y el ¿Es conforme?
(3)
de Almacén bien, material o Si: Continúa con la actividad (4).
repuesto No: Solicita al colaborador corregir la información y regresa a la actividad (2).

Registra el reingreso del bien:

4.1. En el Sub-inventario 0001: cuando el reingreso se trate de:
- Bienes intactos y en buen estado, que tengan un PT no cerrado y cuyo vencimiento sea
mayor a 02 meses a partir de su reingreso al almacén.

Responsable Registrar el 4.2. En el Sub-inventario Rebajados Temporal cuando el reingreso se trate de:
(4) - Bienes intactos y en buen estado, que tengan un PT cerrado
de Almacén reingreso del bien
- Bienes intactos y en buen estado cuyo vencimiento sea menor igual a 02 meses a partir de
su reingreso al almacén
- Bienes usados parcialmente que conserven sus características de fábrica.
4.3. En el “UNNA-L1ML-ADM-FOR-0054 Kardex de almacén de bajas”; cuando el reingreso se trate
de:

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N° Responsable Actividad Detalle de la Actividad

- Bienes para dar de baja (bienes del Concesionario, bienes de la Concesión, bienes que
hayan perdido sus características de fábrica ya sea por mezcla u otras condiciones, bienes
vencidos o en mal estado, etc.)

Responsable Identificar y Recepciona el bien, lo identifica según el caso colocando una etiqueta de identificación, la cual
(5)
de Almacén etiquetar el bien contiene código Oracle, descripción y unidad de medida.

Almacena el bien en la zona según su origen de ingreso:

• Los bienes con reingreso en el Sub-inventario 0001 y Sub-inventario Rebajados Temporal, se
almacenarán en sus respectivas zonas acondicionadas, asegurando el método FEFO (primero
en vencer – primero en salir) para aquellos bienes que contengan fecha de vencimiento.
Responsable Almacenar en Nota 1: Si durante el almacenamiento los bienes reingresados caducan, se registran en el UNF-
(6)
de Almacén zona asignada GEP-FOR-005 Reporte de producto/ servicio no conforme (PSNC) y se conservan hasta el
alta para su disposición final.
• Los bienes para dar de baja que reingresen al “UNNA-L1ML-ADM-FOR-0054 Kardex de
almacén de bajas”, permanecerán en la zona temporal acondicionada, a espera de su
disposición final.

La preparación de los bienes con reingreso en el Sub-inventario 0001 y Sub-inventario Rebajados

Responsable Preparar los
(7) Temporal se realizarán según lo establecido en el procedimiento CONCAR-L1ML-ADM-PRO-0017
de Almacén bienes
Gestión de almacén.

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N° Responsable Actividad Detalle de la Actividad

Registra la salida de los bienes dependiendo de su origen de ingreso:

8.1 En el Sub-inventario 0001
Responsable Registrar salida 8.2 En el Sub-inventario Rebajados Temporal
(8)
de Almacén del bien
Nota: Personal de Almacén debe asegurar que la rotación cumpla con los lineamientos FEFO.
8.3 En el UNNA-L1ML-ADM-FOR-0054 Kardex de almacén de bajas

El despacho de los bienes con reingreso en el Sub-inventario 0001 y Sub-inventario Rebajados

Responsable Despachar el
(9) Temporal se realizarán según lo establecido en el procedimiento CONCAR-L1ML-ADM-PRO-0017
de Almacén pedido
Gestión de almacén.

Coordina el tratamiento final que se dará a los bienes reingresados para dar de baja, entre ellos
pueden ser:
10.1 Proceso de comercialización de excedentes/chatarra, destrucción o disposición se coordina con
Responsable Gestionar la el responsable de Servicios Generales para que continúe con el proceso de Gestión de
(10)
de Almacén disposición final residuos. Esta actividad requiere la aprobación del Cliente.
10.2 Para los bienes del Concesionario o del Concedente, se procede conforme con lo coordinado
con el responsable del cliente según CONCAR-L1ML-PLO-PRO-0014 Baja de bienes del
Concesionario y CONCAR-L1ML-PLO-PRO-0015 Baja de bienes de la Concesión:

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7. REGISTROS
- ADM-FOR-035 Vale de Reingreso.
- AF-ADM-ACP-FOR-019 Acta de entrega de Bienes a Almacén - Unidad Ferroviaria.
- CONCAR-L1ML-PLO-FOR-0024 Informe de baja de bienes.
- CONCAR-L1ML-ADM-FOR-0053 Vale de reingreso o salida de Bienes de rebaja.
- UNNA-L1ML-ADM-FOR-0054 Kardex de almacén de bajas.
- UNF-GEP-FOR-005 Reporte de producto / servicios no conformes (PSNC).

8. CONTROL DE CAMBIOS
REVISIÓN FECHA ELABORADO Coordinador de Gestión de Procesos Javier Matsuoka
Jefe de Almacén John Wagner
Jefe de Control de Calidad de Mantenimiento Roberto Pomar
REVISADO
00 23/07/2021 Jefe de Planificación de Materiales Jairo Via
Coordinadora de Medio Ambiente Karen Quispe
APROBADO Superintendente de Administración Giovanna Gamarra
SECCIÓN BREVE DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

Todo Documento nuevo.

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ANEXO N° 01
Flujograma de Logística Inversa

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