Procedimiento de almacenamiento e inventarios

Objeto

Establecer el procedimiento aplicable a la recepción, manipulación, almacenamiento, embalaje y

preservación de los materiales, repuestos, herramientas, activos fijos y suministros recibidos en las
obras, así como la realización de inventarios de estos.

Alcance

Todos los activos, herramientas, materiales, repuestos y toda clase de suministros, servicios
recibidos en la obra.

Documentos Relacionados

PT.12.51-CO Manejo y control de combustible

PT.07.02-CO Manejo y control de acero de Refuerzo

Matriz de almacenamiento de productos

Responsabilidades dentro del proceso

Jefe de Control Interno

Jefe Administrativo del Proyecto

Jefe de almacén

Auxiliar Administrativo (Digitación)

Jefe o responsable de Calidad

Procedimiento

 Revisar previamente la matriz de especificaciones de productos definida en el proyecto,

para informarse sobre como se debe almacenar y que manejos especiales se debe dar al
producto a recibir.
 La manipulación, almacenamiento, embalaje y conservación de los insumos recibidos se
regirán por las disposiciones contenidas en:

- Normas de obligatorio cumplimiento

- Procedimientos técnicos aplicables
- Especificaciones del proveedor
- Especificaciones técnicas del insumo
 En el caso de que se reciban, manipulen o utilicen productos que requieran unas
condiciones especiales de preservación se tendrá en cuenta las fichas técnicas del
producto. Dichas disposiciones quedaran recogidas en el plan de calidad del centro de
trabajo.
 El personal de almacén es el único encargado de recibir los insumos entregados por los
proveedores en los almacenes del proyecto.
 Cuando el director del proyecto considere que es necesario verificar e inspeccionar el
proceso de producción de alguno de los insumos o materiales especiales, dicha condición
debe quedar consignada dentro de la orden de compra y el almacén solo recibirá si la
dirección del proyecto autoriza.
 Al llegar el producto el responsable del almacén o auxiliar de campo, hará la confrontación
de la guía de remisión y el articulo con la orden de compra, verificando que cumplan con
lo requerido, así como cantidades y estado del producto. Si hubiese una novedad con los
productos entregados por el proveedor se deberá realizar una anotación describiendo las
diferencias encontradas y tanto en la remisión original como en la copia, las novedades
encontradas deberán ser informadas de manera inmediata al jefe de aprovisionamiento
del proyecto.
 Una vez han sido recibidos los materiales, el responsable del almacén debe velar por su
almacenamiento de acuerdo con los requerimientos del producto. Las zonas de
almacenamiento deberán estar identificadas de manera visible y los productos
identificados con su respectivo código, los insumos deberán estar organizados de forma tal
que permitan ser ubicados con facilidad. Adicionalmente se debe tener presente aquellos
insumos con fecha de caducidad los cuales deben estar identificados y se debe priorizar su
rotación dentro de nuestro inventario.
 Los materiales que hayan tenido salida de almacén y después ya usados se reintegren al
almacén deben ser ubicados en la zona previamente identificada y apartada de aquellos
insumos que aun figuren dentro del nuestro inventario (PRESTAMO).
 Todo material que salga del almacén debe ser tramitado con su respectiva salida de
almacén a través del formato PT.01.03.-CO-F01. Salida de materiales de almacén. El
formato debe ser diligenciado en su totalidad de manera clara y cerrada, no se aceptarán
salidas con fechas anteriores, sin firma, enmendadas o repisadas. Dicho formato debe
digitarse diariamente al finalizar el día por el encargado de la digitación en Sligo.
 Se debe contar con una tarjeta de firmas detallada para las aprobaciones de las salidas de
almacén según formato PT.01.03-CO-F-08. Tarjeta de Firmas.
 Cuando un material se va a recibir en campo, el responsable de compras informara de
manera oportuna al responsable del almacén para coordinar la recepción del material. Si
las recepciones de insumos en campo son habituales se deberá asignar personal el cual
este dedicado a recibir y verificar cantidades y condiciones de entrega, además deberá
firmar en señal de recibido y entregar los respectivos soportes al responsable de almacén
y digitar el ingreso al inventario.
 Las remisiones del proveedor deberán ser debidamente firmadas y selladas por el
encargado de almacén previa verificación del insumo entregado, de encontrarse
novedades están deberán consignarse en la remisión.
  Las remisiones deberán ser entregadas diariamente al personal encargado de la digitación
 El responsable de la digitación en el sistema Sligo debe imprimir el documento de
recepción y autorización de pago que emite el sistema el cual será adjuntado al momento
de recibir facturación
 Si por algún motivo son efectuadas devoluciones después de recibido el insumo y
entregada la remisión para digitación, se debe informar de manera inmediata al Jefe
Administrativo para hacer devolución de facturas
 Cuando existan almacenes menores o satélites, el movimiento entre almacenes debe estar
documentado en el formato PT.01.03-CO-F04 Traslado interno de almacenes.

ALMACENAMIENTO, CONTROL Y PROTECCION DE MATERIALES

El responsable de almacén, una vez recibidos los insumos deberá encargarse del acopio de estos
elementos de acuerdo a lo establecido en la “Matriz de almacenamiento de productos”.

 Materiales de patio

- Los materiales de patio se deben acopiar en puntos con adecuado drenaje para
prevenir la contaminación del insumo.
- También debe garantizarse el adecuado descargue y la verificación del volumen.
- Las zonas de almacenamiento deberán estar plenamente identificadas con el nombre
y descripción del producto
- Para el control del material pétreo se debe diligenciar diariamente el formato
PT.01.03-CO-F05. Control de material pétreo.

 Concretos

Deberán definirse procedimientos específicos de acuerdo con el manejo del concreto en obra
(concreto producido en planta / concreto preparado en sitio).

 Acero

El almacenamiento e inventario de acero, se hará conforme lo descrito en el procedimiento

PT.07.02-CO Manejo y control de acero de refuerzo.

 Combustibles y Materiales inflamables

- Los materiales inflamables serán manejados y almacenados de acuerdo con las

recomendaciones del fabricante y siguiendo todos los lineamientos de seguridad
definidos en el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo (SG -SST).
- Para el manejo de combustible se debe cumplir con las disposiciones contenidas en el
procedimiento PT.12.51-CO Manejo y control de combustible.
  Herramientas

Las herramientas por ser insumos resistentes son de varios usos, por tal motivo estas deberán ser
acopiadas en barras, estantería o ramadas en donde sean preservadas de la mejor manera, de
igual forma las herramientas ya utilizadas y que sean devueltas al almacén se deberán acopiar de
igual forma garantizando su preservación y reutilización. Es importante tener en cuenta que las
perdidas injustificadas de herramientas deberán reportarse al jefe administrativo y el director del
Proyecto, para que estas sean cobradas a los responsables.

 Activos y Equipo menor

El responsable de almacén deberá llevar el control de existencias de activos y equipo menor en el

formato PT.01.03-CO-F7. Control de activos y equipo menor, el cual deberá ser firmado por quien
lo elabora, revisado por la persona encargada de equipos y aprobado por el jefe administrativo y
ser enviado mensualmente al jefe de control interno.

Los activos y el equipo menor deberán ser almacenados cuidadosamente asegurando su

preservación.

Todo activo o equipo menor entregado a un trabajador o sub contratista, que no regrese al
almacén o que no exista una causa justificada de la no devolución, le será cobrado/descontado a la
persona o empresa que haya firmado el cargo ene l formato PT.01.03-CO-F03. Préstamos y
devolución de equipo e informar al jefe administrativo de manera inmediata para proceder con el
cobro o descuento.

Si el proyecto dispone de un área de maquinaria, el control de los activos y equipo menor esta
definido por la siguiente tabla:

Rango Numero Um Valor Total Responsable

Menos de 99 UVT $ 34.270 $ 3.392.730 Almacen
Mayor de 100 UVT $ 34.270 $ 3.427.000 Myeq

 Evaluación periódica

El responsable de almacén deberá realizar de manera periódica su inventario físico, verificando el

estado de los elementos custodiados tanto en bodegas como en patios, identificando el estado de
los mismos, si hubiese elementos vencidos se debe elaborar un informe de manera semanal,
informando a todas las áreas