Administración de

almacenes e
inventarios

Guìa para la
preparación de la
Toma Física de
Inventario por Cierre
de Ejercicio
R.A. 2.1 Implementa los inventarios dentro de
la organización de acuerdo con las necesidades
de la organización.
A.E.2.1.1 Realiza un diagrama de flujo en el
cual se visualice el procedimiento para un
levantamiento de inventarios
Índice

Introducción 3

Labores de Preinventario 5

Marbetes 6

Labores durante el Inventario 7

Actividades a realizar durante los conteos: 7
Las actividades de las personas asignadas a conteo físico,
así como los responsables de cada área son: 8
Actividades de los Supervisores de Inventarios, durante el
transcurso de la toma física: 9

Mesa de control 9
Las actividades y responsabilidades del Supervisor de la
Mesa de Control son: 10
Las funciones del personal asignado a captura son: 10
Actividades del personal asignado para ser Controlador
de Marbetes: 10
Introducción
Es indudable que para la mayoría de las empresas
comerciales y manufactureras, un renglón significa-
tivo de sus estados financieros esta representado por
los inventarios que mantienen y manejan duran- te
cada ejercicio. Un aspecto fundamental para la
correcta valuación y adecuada revelación de este
rubro en la información financiera esta representada
por la toma física de inventarios, es decir el conteo
detallado de cada uno de los artículos, ya sea que se
clasifiquen en los rubros tradicionalmente conoci-
dos como materia prima, producción en pro-
ceso y artículo terminado o bien en cualquier
otra nomenclatura que le sea adecuada a las nece-
sidades de información de la empresa.
Para que el mencionado conteo sea llevado a cabo
con la suficiente y razonable seguridad de que sus
resultados serán correctos y adecuados para su in-
corporación a la información financiera por lo me- nos
deberían seguirse los procedimientos que se des-
criben a continuación:
• Determinación de una fecha propicia para su
realización considerando entre otros aspectos
pedidos pendientes de recibir, de fabricar o sur-
tir, días de actividad máxima en el área de alma-
cén y recursos humanos disponibles para la for-
mación de equipos de conteo y mesa de control.
• Para la formación de los equipos de conteo de-
berá tomarse en consideración las áreas del
almacén en que normalmente laboran las per-
sonas que integraran cada equipo, ya que esto
permitirá una mejor y mas rápida identificación
de los artículos a contar. Sobre todo, en aquellos
casos en que sea necesario calcular equivalen-
cias entre unidades de medida, peso y/o longi-
tud, es conveniente que la formación de estos
equipos la realice el jefe o encargado del alma-
cén, y de haber varios, contar con la opinión de
cada uno de ellos.
• La mesa de control deberá formarse por lo me-
nos con dos personas del nivel de jefatura o en-
cargado del almacén o de un área especifica, ya
que esto permitirá, en su caso, el que uno de ellos
pueda ausentarse de dicha mesa con la fi- nalidad
de aclarar dudas o tomar decisiones en el área del
almacén que estuviere necesitando de estos
apoyos.
• Una vez determinados los 3 puntos anteriores,
es indispensable que se convoque a una reunión
a todo el personal que participará en los con-
teos, incluyendo al contador de la compañía. La
finalidad es darles a conocer el instructivo me-
diante el cual se llevarán a cabo las actividades
durante el desarrollo de la toma física.
• Si la compañía cuenta con los servicios de au-
ditoria externa, se hará del conocimiento de la
firma respectiva tanto la fecha en que se llevará a
cabo el conteo como el instructivo correspon-
diente, con la finalidad de que se programe la
presencia de su personal en estas labores.
• En estos casos deberá tomarse en cuenta por lo
menos a una persona adicional por parte de la
empresa formando parte de los equipos de con-
teo, ya que los auditores podrían, en función de
las normas que rigen su trabajo en este rubro,
solicitar únicamente el acompañamiento de esta
persona para el conteo de partidas especificas, lo
cual representaría que no necesariamente se-
guirían el orden en que los equipos de conteo
realicen su trabajo.
• Revisión del sistema mediante el cual se contro-
len los movimientos diarios de entradas y salidas
de almacén para verificar que se han incluido
todos aquellos correspondientes hasta el día an-
terior a la realización del conteo.
• Impresión de los listados de “existencias teóri-
cas”. Ya sea que se obtengan de alguna de las
aplicaciones computarizadas (paquetes) que para
tal efecto manejan las empresas o de su previa
preparación tomando los datos de las tar- jetas
individuales de almacén (kárdex).
• El día previo al conteo, contando con la presen-
cia de los integrantes de la mesa de control, de-
berán de revisarse la clasificación y acomodo
físico de los productos y en su caso, la adhesión
de marbetes previamente numerados y ligados a
los listados de existencias teóricas.
Es importante mencionar que durante este pro-
cedimiento es recomendable identificar aquellas
partidas que deban considerarse como obsole-
tas o de lento movimiento, con la finalidad de
3
 que en los reportes finales se tomen en cuenta
estas características; así como, aquellas parti- das
que correspondan a pedidos ya facturados y
descargados del sistema de control de inven-
tarios que por alguna razón permanezcan aún en
las instalaciones de la empresa.
• Es recomendable que se realicen, de ser posible,
por lo menos dos conteos con el objetivo de rati-
ficar o rectificar las existencias reportadas en el
primero de ellos a la mesa de control.
• Las cantidades contadas en cada ronda deberán
anotarse con tinta para evidenciar la realización
de los conteos, así como plasmar la firma del jefe
de equipo.
• Las variaciones existentes entre cada conteo y/o
con las existencias teóricas deberán de ser in-
vestigadas y aclaradas de forma inmediata, ya
que esto permitirá en caso necesario la propues-
ta de ajustes tanto en el sistema de control de
inventarios como en los registros contables.
La documentación que soporte la aclaración de
cada una de las diferencias determinadas en los
conteos físicos, deberá ser recopilada en la mesa
de control en fotocopia y formar parte de los re-
portes finales del inventario físico, ya que esta será
la evidencia de los ajustes que se propongan.
Algunos de los casos que pueden presentarse
son: notas de salida de almacén no descarga-
das del kárdex, notas de remisión por mercan-
cías recibidas durante el desarrollo de los con-
teos, hojas de control de mercancías entregadas
a comisión y/o consignación no entregadas al
personal encargado de los sistemas de control
de inventarios.
• Concluidos los conteos físicos y el registro de las
transacciones de ajuste en el área que proceda,
se deberá efectuar la valuación de las existen-
cias reales de acuerdo con el método de va-
luación que para tal efecto se mantenga en la
compañía.
• Finalmente se hará la impresión del listado de
inventario final valuado, separando aquellas
existencias que se hubieran clasificado como
obsoletas y de lento movimiento, para que el
área facultada para ello determine la necesidad
de crear o modificar las reservas derivadas de
estos conceptos. Una vez realizado esto, el lista-
do deberá ser cotejado contra las cifras mostra-
das en estados financieros.
A continuación se presenta un modelo del
instructivo que podría ser utilizado en la toma
física de inventarios de una empresa
manufacturera.
Labores de Preinventario
Inventario de materias primas, subensambles, mate-
rial indirecto, material obsoleto, producto terminado
y producción en proceso.
1. Todos los materiales que estén sujetos a conteo
deberán estar debidamente identificados, orde-
nados y pre-contados en las áreas de almace-
naje de las distintas naves productivas a más
tardar el día de diciembre de , y serán
responsabilidad de los jefes de departamento
de las áreas a inventariar.
2. Los materiales que por alguna razón en es-
pecial no estén sujetos a inventario, se debe- rá
identificar con una leyenda que diga “NO
INVENTARIAR” por cualquiera que sea su si-
tuación (ya sea propiedad del cliente, devolu-
ciones a proveedores, mercancías en garantía,
etc).
3. Los materiales que sean iguales y por razones de
espacio se encuentren ubicados en área o nave
diferentes, se les deberá colocar un mar- bete
elaborado a mano con la misma informa- ción
del marbete impreso.
4. Los responsables de los almacenes deberán
brindar la facilidad, apoyo y el equipo necesa-
rio a todo el personal que intervengan en los
conteos; así también, a los auditores (internos y
externos) con el propósito de que todos los ma-
teriales hayan sido debidamente inventariados.
5. Durante los recuentos no podrán efectuarse mo-
vimientos de materiales o productos por lo que
el almacén de materias primas y subensambles
deberá dejar de recibir de proveedores hasta el
día de diciembre y entregar materiales a proceso
hasta las hrs., el mismo día.
6. Para el día del recuento es indispensable que
todos los movimientos de entrada como de sa-
lida de inventarios (o traspasos) se encuentren
debidamente documentados y procesados en el
sistema a más tardar el día de diciembre.
7. Los marbetes destinados para el recuento físico
deberán estar en poder de los responsables de
los inventarios el día de diciembre para materia
prima, subensambles y producto ter- minado;
para producción en proceso será el mismo día de
inicio del inventario. Es responsa- bilidad del
Departamento de Costos, el control de la
numeración que se utilice.
8. Los artículos que durante los preparativos de
toma de inventarios carezcan de marbete,
deberán ser reportados de inmediato al De-
partamento de Costos para que éste se emita
acorde a la numeración asignada al almacén
correspondiente.
9. Cabe mencionar que las áreas de inventariar
deberán de estar despejadas y con el espacio
suficiente para el acceso a la toma de los in-
ventarios.
10. La localización de los departamentos en pro-
ducción serán de acuerdo a lo siguiente:
11. Un día antes del inventario el Departamento de
Costos, dará un recorrido por las áreas a in-
ventariar para verificar que se haya cumplido
con los puntos antes mencionados.
5
Marbetes
La toma del inventario físico, se efectuará a través del
llenado de marbetes que serán previamente co-
locados en las áreas a inventariar por los responsa-
bles de dichas áreas.
Estos marbetes serán emitidos por el Sistema de
Cómputo con toda la información requerida excepto
cantidad, nombre o número de trabajador. Estos mar-
betes solo son para el inventario de materias primas,
artículos de subensamble y terminados. Los únicos
que no serán emitidos son la Producción en Proceso,
pues se emitirán con una relación de materiales. En el
caso de que exista material sin identificación se
procederá a elaborar marbetes autorizados por el
Departamento de Costos.
Una vez que los marbetes fueron emitidos y revisa-
dos por el jefe del almacén, se procederá a marbe-
tear todas las áreas que serán sujetas a inventario.
Los marbetes que sean emitidos por el Sistema y
entregado a los responsables por ningún motivo se
podrán destruir o extraviar. Se responsabilizará a
los encargados del área y deberá reportar esta si-
tuación al Departamento de Costos, para que sean
ellos quienes lo definan.

Los marbetes constan de tres partes, que son:

Identificación: Esta es la
primera parte del marbete (iz-
quierda) y es la que al final del
inventario se queda pegada al
producto o material en la zona
inventariada. Es de utilidad
para aclarar diferencias entre
conteos y registros.
2do. Conteo: Esta es la segun-
da parte del marbete (central) y
es la que se utiliza para anotar
las cantidades inventariadas du-
rante el segundo conteo de los
productos y materiales durante
la toma del inventario físico.
1er. Conteo: Esta es la pri-
mera parte del marbete (dere-
cha) y es la que se utiliza para
efectuar el primer conteo de los
materiales y productos, el cual
se realiza durante el acomodo
y el ordenamiento de las áreas
a inventariar.

Toda anotación en los marbetes deben hacerse con letra y número legi-
bles, además de que deben llenarse con bolígrafo (no lápiz).

6
Para efectos de aclarar diferencias entre los conteos,
y con la finalidad de agilizar el trabajo, se controla- rán
los terceros conteos.
Por último, debemos tomar en cuenta algo muy impor-
tante que es la unidad de medida. Esta sale impresa
en la parte inferior izquierda del marbete y signifi- ca
la medida en que se realizará el conteo. Podras
identificarla con las siglas (U.M.)
En la mesa de control, se comparará el marbete del
primero con el segundo conteo y en caso de dife-
rencias, se llenará un formato “manualmente” para
enviar a una persona distinta a las que hicieron las dos
primeras tomas, a realizar una tercera.
Labores durante el Inventario
Actividades a realizar durante los conteos:
Las labores de inventario físicos, tanto el primer con- teo
como el segundo conteo, deberán iniciar inva-
riablemente en las fechas y horarios establecidos de
acuerdo al calendario respectivo.
Las fechas de elaboración del inventario físico es-
pecíficamente serán, el día de diciembre para
Producción en Proceso. Al término de estos, proce-
deremos al inventario de Materias Primas, Suben-
sambles y Productos Terminados hasta el día de
diciembre respectivamente hasta concluirlos. Con lo
anterior, se da por entendido que la toma de los in-
ventarios, deben concluir antes de estas fechas.
Las personas a participar en los inventarios físicos,
deberán presentarse en los almacenes a las 7:00 hrs.
del día para su inicio.
Las personas que cooperarán en la ejecución de los
inventarios físicos se les citará el día al de diciembre
para las juntas de aplicación de dichos inventarios.
Una vez cotejada la diferencia entre los conteos, el
tercero se comparará con los dos primeros y los que
lleguen a ser iguales, será la cantidad a capturar.
Los marbetes, son la única referencia de la toma de
inventario físico y son básicos para trabajos de
depuración o aclaraciones posteriores al inventario,
tanto para el Departamento de Costos y para el de
Auditoria Interna o Externa. Por este motivo se debe
tener especial cuidado que se recopilen los marbe- tes
adecuadamente al final de los trabajos del inven-
tario, respetando la consecutividad y totalidad de
acuerdo al folio impreso para cada área.
del primer conteo verificando el acomodo de los ma-
teriales, simultáneamente efectuar la identificación de
productos en situaciones especiales, además de cuidar
que todo quede marbeteado.
Esta actividad la realiza el personal que labora en di- chas
áreas. Es importante poner toda la atención al colocar
los marbetes según el tipo de material, verifi- cando
que la descripción y producto que menciona coincida
con la unidad de medida y sea lo mismo que ampara el
marbete en el que se va a anotar la cantidad.
Durante el segundo conteo, la labor es un poco más
rápida y sencilla, ya que los marbetes ya se encuentran
colocados y la función del personal designado a esta
actividad es simplemente contar con estos, sin embar-
go, debe de efectuar un chequeo para comprobar que
el producto que se esta contando es el mismo que am-
para el marbete en el que se va a anotar la cantidad.
En áreas donde se encuentren artículos afiliados o
que sean complicados para contar es conveniente
que se formen en parejas para facilitar la labor y
hacerlo de mejor calidad.

Las actividades de las personas asignadas a
conteo físico, así como los responsables de
cada área son:
• Contar el tipo de material de acuerdo al área
que han sido asignados.
• Anotar de manera clara y precisa la información
relacionada con el material del cual se esta ela-
borando el inventario físico.
• Reportar al responsable de cada área cualquier
anomalía o problema que se tengan con los mar-
betes.
• La cantidad que ellos contarán deberá ser ano-
tada en el talón del marbete que se encuentra
junto con el material que se encuentran contando.
El resultado deberán anotarlo en el espacio men-
cionado como “cantidad”.
• Ningún marbete debe llevar tachaduras. En caso
de cometer error al anotar la cantidad contada u
otra información del marbete, este debe cance-
larse y sustituirse por otro. Por ningún motivo al
momento de capturar la información en la mesa
de control se aceptarán estos marbetes;,proce-
diendo a regresarlos al Supervisor correspon-
diente para su reemplazo.
• En el espacio que sigue, deberán anotar la uni-
dad de medida del artículo contado. Estos pue-
den ser kilos, piezas, paquetes, etc. Es impor-
tante tomar en cuenta que la unidad de medida
es tal como se controla el material dentro del
inventario y no como se recibe del proveedor.
• Finalmente, deben anotar su nombre (no em-
pleado), en el espacio denominado “contado
por”
• Acomodar en orden progresivo los marbetes del
inventario después de la toma física y entregar-
los a los supervisores de inventario o a la perso-
na asignada para este fin.
• Deben tener especial cuidado de no extraviar los
talones de los marbetes que contó. El inven- tario
no se puede dar por concluido, hasta que estén
todos los marbetes capturados y empata- dos el
primer conteo con el segundo.
• Por ningún motivo, deberá destruir o cancelar
marbetes, en el caso de tener que cancelar un
marbete, se debe recurrir al Supervisor, el cual
autorizará y tomará la decisión.
• En el caso de detectar materiales o productos sin
marbete, deberá notificarlo a su supervisor, para
que sea reportado al Coordinador Gene- ral y se
elabore un control sobre éste, que permi- ta su
adición al inventario físico.
• La persona indicada para toma física, al finali- zar
el conteo de los artículos del área que se le
asignó, deberá de reportarse con su Supervisor
para que sea reubicado en otra área de conteo
que se requiera.
• Al momento que se empiecen a determinar las
diferencias entre el primero y segundo conteo,
deberá de auxiliar a la aclaración de éstas se- gún
lo vaya indicando el supervisor del área.
• No podrá abandonar el área que le ha sido
asignada sin la autorización de su Supervisor y
será éste, el que le indique cuando se da por
terminado el inventario y se puede retirar defini-
tivamente.
• El día de los inventarios físicos, el personal de
conteo debe considerar que sí reporta al Super-
visor de Inventario Físico, y no a su jefe habitual.
8
Actividades de los Supervisores de Inventa- los productos o materiales. Es conveniente que
para esto se apoye con el responsable del área.
rios, durante el transcurso de la toma física:

Ubicar al personal que le fue asignado para conteo,
de tal manera que las actividades se realicen ágil-
mente, así como el pasar lista de asistencia.
Reubicar al personal que vaya terminando las áreas
que se le asignaron, ya sea dentro de su mismo al-
macén o alguna otra área. Para esto se debe contar
con el responsable general del inventario.
• Deberá de mantener el orden y disciplina en el
área de trabajo.
• Verificará que todos los marbetes fueron con-
tados y entregados a la mesa de control para ser
procesados, tanto los normales como las
diferencias.

• Hará pruebas selectivas de los materiales ya
contados en su área, corroborando con lo ano-
tado en los marbetes y firmándolos.
• Coordinará con el responsable de las mesas de
control la entrega de marbetes para su captura,
así como la aclaración de los marbetes que tu-
vieron diferencias.
• Aclarar las dudas al personal que esta contando
sobre las especificaciones o características de
• Las personas que intervengan en la toma de in-
ventario físico, independientemente de la activi-
dad que realicen, serán liberados a criterio del
responsable, evaluando las cargas de trabajo en
su área y las otras.
• Siempre deberán irse al final, aquellas personas
que tienen injerencia directa en las áreas como
lo son el personal de almacenes y contabilidad.

Mesa de control
Durante la toma de inventario físico, se requiere capturar los marbetes
en donde se anotan las cantidades de los materiales y productos que se
van contando, lo cual debe hacerse con mucho cuidado y control.

La mesa de control esta integrada por el siguiente personal:

Un supervisor (responsable Varios capturistas Varios controladores

de la Mesa de Control) de marbetes

9
Las actividades y responsabilidades del Su-
pervisor de la Mesa de Control son:
• Supervisar antes de la toma del inventario, que el
número de equipos que se utilizarán para la
captura hayan sido instalados por el Departa-
mento de Sistemas en las áreas asignadas.
• Supervisar las funciones específicas que le fue-
ron asignadas al personal de su mesa, además de
pasar lista de asistencia.
• Distribuir los marbetes para que sean captura-
dos y ordenados.
• Mantener el orden y el control de las actividades
de la gente.
• Solicitar la emisión de los reportes que se requie-
ran para el control de los marbetes.
• Coordinar con el responsable de la toma física, la
aclaración de las diferencias entre el primer y el
segundo conteo.
• Verificar al final de la captura, que todos los
marbetes coincidan en el primer y el segundo
conteo, así como que no falte ninguno por cap-
turar ni en los consecutivos.
• Emitir el reporte consecutivo de marbetes proce-
sados, en donde se pueda confirmar que no hay
faltantes ni diferencias de conteo. Este conteo debe
ir firmado de conformidad por ambas partes.
• Entregar al Departamento de Costos al finalizar el
inventario los listados respectivos de confor-
midad, anexándole los marbetes. Estos listados,
además de la firma del responsable de la mesa,
deben estar firmados por Auditoria Interna y Ex-
terna (en su caso) así como por el responsable del
almacén y el supervisor de la toma física.
• Podrá rechazar el supervisor del inventario los
marbetes que presenten tachaduras o enmendadu-
ras (sin capturarse) y que alteren la información,
así como los que se encuentren sin nombre o
iniciales del que hizo la toma física.
Las funciones del personal asignado a cap-
tura son:
• Introducir al sistema los datos de número de mar-
bete, cantidad contada y conteo que corresponde.
• Reportar de inmediato al responsable de la Mesa
de Control, los problemas que existan para
efectuar la captura de marbetes, relaciona- do
con tachaduras o que carezcan de informa- ción
básica.
• Marcar todos los marbetes que vaya capturando.
• Entregar los marbetes capturados a los Controladores.
• Los marbetes que fueron emitidos y no fueron uti-
lizados, deberán de capturarse en cero. Nunca
deben destruirse.
• Prestará todo el apoyo de acuerdo a las nece-
sidades de la Mesa de Control y como se lo
indique el Supervisor del área.
Actividades del personal asignado para ser
Controlador de Marbetes:
• Ordenar los marbetes de forma consecutiva pos-
terior a su captura llevando una relación de los
folios faltantes para reportarlo con el Supervisor
de la Mesa y procesa a su aclaración.
• Reportar de inmediato al Responsable de la Mesa
de Control los problemas que presenten los marbe-
tes aun después de capturados, por ejemplo que
presenten tachaduras o que carezcan de información
como el nombre de quien elaboró el conteo, etc.
• Cotejar o comparar el marbete del primero con
el segundo conteo, identificando que las canti-
dades (ya capturadas) sean iguales. En caso de
diferencias, se llenará el formato para terceros
conteos reportando a su Supervisor; además de
llevar un control sobre esto.
• Llevar el control de la consecutividad y totalidad
de los marbetes de acuerdo a la numeración
establecida en el momento que se complete y
reportarlo al Supervisor de la Mesa de Control.
• Prestar todo el apoyo de acuerdo a las necesida-
des laborales de la mesa de control y de la for- ma
en como se lo indique el Supervisor de área.
La toma del inventario físico, se
dará por terminada una vez
que el Departamento de Cos-
tos y el de Auditoria (Interna
y Externa) estén conformes
con los listados consecutivos
de marbetes y los firmen.
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