INFORME PROCESO DE EVALUACIÓN DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO

1. INTRODUCCIÓN

Contar con talento humano altamente calificado es uno de los elementos claves para alcanzar esa
excelencia que es puesta al servicio de nuestros estudiantes, en armonía con el lineamiento L1 del Plan
Estratégico del Desarrollo Integral de la PUCE, Desarrollo Integral de la Persona y el objetivo estratégico
3, Disponer de Talento Humano altamente calificado y cualificado.

Como respuesta a estos lineamientos, la Dirección de Desarrollo e Innovación del Talento Humano,
propuso la ejecución del Plan de acción: Evaluación 360 del Personal Administrativo. Sin embargo,
debido a que durante este año en base a la nueva planificación estratégica de la Universidad se están
realizando mejoras en el diccionario de competencias y la actualización de la información en el manual
de cargos, se definió realizar una evaluación de 180 grados, con la utilización de competencias genéricas
y la aplicación del instrumento de coevaluación del jefe inmediato y la autoevaluación, para el primero y
segundo semestres de 2020. Esta evaluación dividida en dos semestres, se efectúa por excepción
considerando que este año, debido a la pandemia de COVID 19 y el aislamiento que esta ocasionó, se
debieron generar muchos cambios a nivel institucional y en la manera de trabajo de la comunidad
universitaria.

Previo al lanzamiento del proceso, se crearon los dos instrumentos de evaluación en cuya estructura se
evalúan las siguientes competencias:

1) Calidad y productividad
2) Conocimiento
3) Compromiso y autonomía
4) Iniciativa / Liderazgo
5) Trabajo en equipo
6) Servicio al cliente
7) Ética y Valores
8) Adaptabilidad al cambio

2. INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN

La valoración de cada competencia se la realiza a través de un número de preguntas, que poseen un

peso definido de acuerdo con el grado de importancia que posea dentro del cumplimiento de funciones,
conforme a cada esquema que se presenta a continuación.

2.1 Instrumento de coevaluación del Jefe Inmediato

ESCALA DE CALIFICACIÓN INSTRUMENTO DE COEVALUACIÓN

Muy Insatisfactorio Satisfactorio Muy Sobresaliente
insatisfactorio satisfactorio
1(50) 2(60) 3(70) 4(85) 5 (100)

Califique cada pregunta utilizando la escala numérica. A continuación, sume el puntaje y divida por la
cantidad total de preguntas. El promedio dará como resultado una puntuación general de desempeño.

1- Calidad y productividad Puntaje

a. Conoce su campo de responsabilidad y trabaja con altos estándares de calidad y
resultados.
b. Es capaz de participar paralelamente en varios proyectos.
c. Es metódico, sistemático y organizado para realizar sus tareas.
d. Utiliza y cuida los recursos disponibles para lograr resultados a favor del área
e. Se ajusta a ambientes con una alta presión, cumpliendo con las responsabilidades a
cargo
Promedio:

2- Conocimiento Puntaje
a. Se capacita continuamente y forma parte de equipos en los que se trabaja para la
generación de propuestas.
b. Busca y analiza información útil para la solución de problemas relacionados con su
actividad diaria.
c. Incorpora aprendizajes a sus actividades con el propósito de lograr diferentes
resultados.
d. Puede desempeñarse con poca o ninguna ayuda.
e. Coopera con sus colaboradores u otras áreas de la Institución para compartir sus
conocimientos
Promedio:

3- Compromiso y autonomía Puntaje

a. Trabaja y brinda soluciones alternativas sin necesidad de supervisión y dentro de los
tiempos establecidos.
b. Colabora con la consecución de los objetivos institucionales y se esfuerza más si la
situación lo requiere.
c. Proporciona resultados referentes a sus responsabilidades.
d. Anticipa requerimientos o dificultades elaborando alternativas para solventarlos.
e. Toma decisiones con respecto al desarrollo de sus actividades.
Promedio:

4- Iniciativa / Liderazgo Puntaje

a. Cuando completa sus tareas, busca nuevas asignaciones.
b. Establece prioridades en su gestión y se moviliza con sentido de urgencia.
c. Efectúa mejoras continuas en los procedimientos de su área, para optimizar tiempos y
resultados.
d. Busca solución a los problemas que se le presenten, con rapidez e independencia de
criterio.
e. Impulsa a sus colaboradores para que consigan los resultados esperados.
Promedio:

5- Trabajo en equipo Puntaje

a. Mantiene relaciones constantes con supervisores, pares, subordinados y otras áreas y
lo que le permite formar una red de apoyo.
b. Se mantiene motivado y motiva a sus compañeros.
c. Muestra entusiasmo frente a proyectos intergrupales y motiva a los demás para recibir
información de otras áreas o equipos.
Promedio:

6- Servicio al cliente Puntaje

a. Atiende al cliente mostrando interés y empatía por sus necesidades.
b. Toma la iniciativa y persevera hasta satisfacer la necesidad de sus clientes.
c. Cumple con las políticas y niveles de calidad en atención a los requerimientos de otras
personas.
d. Conoce las necesidades de la comunidad y soluciona rápidamente los problemas
Promedio:

7.- Etica y Valores Puntaje

a. Se desempeña respetando las pautas de trabajo en la Institución, las buenas
costumbres y los valores y principios
 b. Motiva a sus pares a manejarse bajo normas y principios.
c.Genera credibilidad y confianza en el manejo de la información y en la ejecución de sus
actividades.
Promedio:

8.-- Adaptabilidad al cambio Puntaje

a. Se ajusta favorablemente a formas de trabajo diferentes a las habituales.
b. Respeta y valora los puntos de vista de otros, modificando su proceder.
c. Actúa de modo positivo frente a situaciones adversas, obtiene ayuda para solucionar
problemas sin desanimarse.
d. Se comunica con los clientes por diferentes canales buscando atender sus
requerimientos
Promedio:

2.2 Instrumento de Autoevaluación

ESCALA DE CALIFICACIÓN INSTRUMENTO DE AUTOEVALUACIÓN DEL

SUBORDINADO
Nunca Muy pocas veces Algunas veces Casi siempre Siempre
1(50) 2(60) 3(70) 4(85) 5 (100)

Autocalifíquese en cada pregunta utilizando la escala numérica. A continuación, sume el puntaje y divida
por la cantidad total de preguntas. El promedio dará como resultado una puntuación general de
desempeño.

1- Calidad y productividad Puntaje

a. Conoce su campo de responsabilidad y trabaja con altos estándares de calidad y
resultados
b. Es capaz de participar paralelamente en varios proyectos o actividades
c. Es metódico, sistemático y organizado para realizar sus tareas.
d. Utiliza y cuida los recursos disponibles para lograr resultados a favor del área o unidad
a la que pertenece
e.Se ajusta a ambientes con una alta presión, cumpliendo con las responsabilidades a
cargo
Promedio:

2- Conocimiento Puntaje
a. Se capacita continuamente y forma parte de equipos en los que se trabaja para la
generación de propuestas o iniciativas de trabajo
b. Busca y analiza información útil para la solución de problemas relacionados con su
actividad diaria
c. Incorpora aprendizajes o experiencias a sus actividades con el propósito de lograr
diferentes resultados en su trabajo
d. Puede desempeñarse con poca o ninguna ayuda.
e. Coopera con sus colaboradores u otras áreas de la Institución para compartir sus
conocimientos
Promedio:

3- Compromiso y autonomía Puntaje

a. Trabaja y brinda soluciones alternativas sin necesidad de supervisión y dentro de los
tiempos establecidos
b. Colabora con la consecución de los objetivos institucionales y se esfuerza más si la
situación lo requiere.
c. Proporciona resultados referentes a sus responsabilidades o funciones asignadas
d. Anticipa requerimientos o dificultades elaborando alternativas para solventarlos
 e. Toma decisiones con respecto al desarrollo de sus actividades.
Promedio:

4- Iniciativa / Liderazgo Puntaje

a. Cuando completa sus tareas, busca nuevas asignaciones o actividades
b. Establece prioridades en su gestión y se moviliza con sentido de urgencia.
c. Efectúa mejoras continuas en los procedimientos de su área o funciones, para optimizar
tiempos y resultados
d. Busca solución a los problemas que se le presenten, con rapidez e independencia de
criterio.
e. Impulsa a sus colaboradores para que consigan los resultados esperados.
Promedio:

5- Trabajo en equipo Puntaje

a. Mantiene relaciones constantes con supervisores, pares, subordinados y otras áreas y
lo que le permite formar una red de apoyo
b. Se mantiene motivado y motiva a sus compañeros
c. Muestra entusiasmo frente a proyectos intergrupales o actividades con otras áreas de
trabajo y motiva a los demás para recibir información de otras áreas o equipos.
Promedio:

6- Servicio al cliente Puntaje

a. Atiende al cliente mostrando interés y empatía por sus necesidades.
b. Toma la iniciativa y persevera hasta satisfacer la necesidad de sus clientes
c. Cumple con las políticas y niveles de calidad en atención a los requerimientos de otras
personas.
d. Conoce las necesidades de la comunidad y soluciona rápidamente los problemas
Promedio:

7.- Etica y Valores Puntaje

a. Se desempeña respetando las pautas de trabajo en la Institución, las buenas
costumbres y los valores y principios
b. Motiva a sus pares (compañeros) a manejarse bajo normas y principios.
c.Genera credibilidad y confianza en el manejo de la información y en la ejecución de sus
actividades
Promedio:

8.-- Adaptabilidad al cambio Puntaje

a.Se ajusta favorablemente a formas de trabajo diferentes a las habituales.
b. Respeta y valora los puntos de vista de otros, modificando su proceder
c. Actúa de modo positivo frente a situaciones adversas, obtiene ayuda para solucionar
problemas sin desanimarse.
d. Se comunica con los clientes por diferentes canales buscando atender sus
requerimientos
Promedio:

3. PONDERACIONES

Cada competencia tiene un valor en porcentaje y para cada escala de calificación se estableció un
puntaje específico.

Competencias específicas Ponderación

Calidad y productividad 12%
 Conocimiento 12%
Compromiso y autonomía 12%
Iniciativa / Liderazgo 12%
Trabajo en equipo 12%
Servicio al cliente 13%
Ética y Valores 12%
Adaptabilidad al cambio 15%
TOTAL 100%

4. OPERATIVIDAD PROCESO DE EVALUACIÓN 2020-01

El lanzamiento del instrumento de Coevaluación del Jefe Inmediato se realizó a través de la plataforma
Success Factors, dentro del módulo de docentes y el instrumento de autoevaluación a través de la
Dirección de Informática.
Para llevar a cabo el cumplimiento del proceso de estos dos instrumentos se establecieron los siguientes
cronogramas respectivamente:

Instrumento Coevaluación del Jefe Inmediato

Fecha
11/8/2020
17/8/2020
7/8/2020
11/8/2020
7/08/2020 al 17/08/2020
17/08/2020 al 24/07/2020
17/08/2020 al 26/07/2020
14/08/2020 al 24/07/2020
14/08/2020 al 24/07/2020
17/08/2020 al 30/07/2020
24/08/2020 al 27/07/2020
Actividad
Determinar el proceso de evaluación a Administrativos.
Definición Matrices de Evaluación con responsabilidad de los jefes
Envío de instrumento aprobado para configurar.
Revisión del instrumento entregado para contrastarlos parámetros 
mínimos.
Parametrización en Qas instrumento
Pruebas en Qas del proceso
Corrección issues
Definición de estructura de reportes
Evaluación y mapeo de campos para reportes
Pruebas de los reportes
Parametrización en PDR instrumento

31/08/2020 al 01/09/2020 Capacitación jefaturas y direcciones para el proceso de evaluación

Lanzamiento del proceso
02/09/2020 al 15/09/2020

Control y seguimiento del proceso

02/09/2020 al 15/09/2020

02/09/2020 al 15/09/2020 Levantamiento y solución de Issues

15/9/2020 Cierre proceso
15/09/2020 al 22/09/2020 Procesamiento de Datos
Entrega de reportes e informes
22/09/2020 al 24/09/2020

Fecha
24/09/2020
25/09/2020 al 02/10/2020
25/10/2020 al 02/10/2020
07/10/2020 al 21/10/2020
Instrumento Autoevaluación
Actividad
Entrega de información requerida por la DI para parametrización del
instrumentos de Autoevaluación -Proceso de Evaluación del
Personal (instrumento, escala de calificación, introducción o saludo)
Parametrización del instrumento de Autoevaluación-Proceso de
Evaluación del Personal Administrativo y realización de pruebas.
Reajuste de artes para difusión lanzamiento del instrumento de
autoevaluación-Aprobación de artes por la Dirección de
Comunicación Estratégica.
Lanzamiento del instrumento de autoevaluación.

07/10/2020 al 21/10/2020
19/10/2020
20/10/2020 al 30/10/2020
04/11/2020 al 13/11/2020
Seguimiento de la ejecución del proceso de evaluación-instrumento
de evaluación-Apoyo a evaluadores.
Entrega de base de datos de resultados sin procesar
Procesamiento de datos instrumentos de autoevaluación y
generación de reportes (pendiente alternativa para generar
reportes)
Entrega de resultados Reporte Jefe Inmediato y Autoevaluación

5. EJECUCIÓN PROCESO DE EVALUACIÓN 2020-01

Previo el inicio del proceso de evaluación se crearon 35 matrices de asignación de evaluadores, para la
evaluación de un total de 753 personas.

El proyecto PUCEMÁS en coordinación con la Dirección de Desarrollo e Innovación del Talento Humano,
realizó 6 capacitaciones sobre el acceso a la Plataforma Succes Factors y la realización de las
evaluaciones, las mismas que fueron dirigidas para el personal que cumpliría funciones de evaluadores
(121); las capacitaciones fueron dictadas en dos días: viernes 28 de agosto de 2020 (Grupos 1, 2 y 3) y
lunes 31 de agosto de 2020 (Grupos 4, 5 y 6).

Conforme lo planificado en el Proceso de Evaluación del Personal Administrativo, el lanzamiento del

instrumento de coevaluación del Jefe Inmediato se realizó del 2 al 15 de septiembre de 2020 y el
lanzamiento de la autoevaluación el mismo se dio inicio el miércoles 7 de octubre.

Se elaboró una campaña de información para el lanzamiento de los dos instrumentos, con el apoyo de la
Dirección de Comunicación Estratégica, que permitió una difusión a través de la página web de la PUCE y
correos electrónicos institucionales.

A través de correo electrónico y llamadas telefónicas, se dio soporte de consultas de ingreso a la

plataforma, información general del proceso y notificaciones sobre novedades en cuanto a correcciones
que deben darse en el organigrama de cargos dentro de los perfiles en Success Factors.
 6. RESULTADOS DE EJECUCION DE LOS PROCESOS PROCESO DE EVALUACION 2020-01

Los porcentajes de ejecución alcanzados en el lanzamiento de los dos instrumentos de evaluación se

presentan en el gráfico a continuación.

Como se observa en la gráfica se ha logró completar únicamente el 87% de las evaluaciones por las
siguientes razones:

- Cuando se realizó la coevaluación del jefe inmediato se contó con matrices validadas por cada
una de las Unidades Académicas y Administrativas sin embargo, la autoevaluación se realizó sin
matrices debido a que se realizaron a través de la Dirección de Informática, por lo que la
evaluación estuvo abierta para todas las personas de la Universidad, generando así
evaluaciones realizadas por estudiantes y personal administrativo que realizó la evaluación
pero con correos genéricos como rectorado@puce.edu.ec, dificultando así la identificación de
la persona que lo realizó.
- Durante el lanzamiento de las evaluaciones se encontraron casos de personas que uno o dos
días previos o posteriores al inicio del proceso se desvincularon o fueron jubilados; generando
así un porcentaje de personal que no debía ser contado en la totalidad.
- Para el proceso de autoevaluación se notificó sobre personal que no pudo realizar la evaluación
debido a que no contaban con acceso a internet, como es el personal del área de construcción
en Nayón, entre otros.
- Existió personal que, a pesar de realizar varias notificaciones sobre su autoevaluación, no la
realizaron.

Para solventar estos inconvenientes y lograr completar el porcentaje de evaluados se plantean los
siguientes planes de mejora:

- Es necesario realizar un seguimiento al personal que realizó la evaluación con los correos
genéricos para así identificar su autor y poder registrarlo en los informes finales.
- Se debe realizar nuevamente el cálculo del porcentaje de las evaluaciones realizadas
eliminando a las personas que ya no se encuentran laborando en la Universidad para obtener
datos más precisos.
 - Se debe identificar al personal que no cuenta con acceso a internet para que puedan realizar la
autoevaluación mediante su celular o mediante llamada telefónica.
Al momento ya se cuenta los resultados procesados correspondiente al periodo 2020-01 en base a una
matriz en Excel que se trabajó internamente en la DITH y se cuenta con los informes individuales en pdf
para la entrega de resultados de manera conjunta con los resultados que se generarán en el periodo de
evaluación 2020-02.

7. OPERATIVIDAD PROCESO DE EVALUACION 2020-02

Se ha iniciado el trabajo operativo correspondiente a este periodo, con la elaboración de las matrices y
la configuración de los instrumentos en la plataforma Success Factors, toda vez que en esta oportunidad
se tiene planificado realizar el lanzamiento de los dos instrumentos en esta plataforma.

Se prevé que el lanzamiento de las evaluaciones se realice en la segunda quincena del mes de enero
2021.

8. RETROALIMENTACION

En cuanto a la retroalimentación se ha previsto realizarla con los resultados obtenidos en los dos
periodos, mismos que serán remitidos a las autoridades correspondientes de las Unidades Académicas y
Administrativas, quienes serán los responsables de comunicar los resultados a sus subalternos y
realizarán la retroalimentación de forma individual, para definir los aspectos de mejora y las acciones a
realizarse para cubrir las brechas identificadas en su evaluación.

La Dirección de Desarrollo e innovación del Talento Humano proporcionará una guía de

retroalimentación y el formato respectivo donde se incluirá los motivos por los cuales el empleado no
alcanzó los porcentajes adecuados y los acuerdos alcanzados entre las dos partes.
Finalmente, el empleado suscribirá el formato de retroalimentación como evidencia de conocer sus
resultados y estar de acuerdo con el plan de mejora establecido en el mismo.

9. CONCLUSIONES

Es importante señalar, que el proceso de Evaluación de Desempeño al Personal Administrativo para el

año 2020, se planificó como un único proceso a realizarse durante el último semestre del año 2020,
además al ser la primera vez que se evaluaba estaba prevista una evaluación de 90 grados, sin embargo,
las circunstancias diferentes de este año y los cambios inesperados que a nivel administrativo se debió
realizar hicieron que se den cambios, que enriquezcan el proceso.

El Plan Operativo planteado se cumplió a cabalidad y es lo que con este informe se evidencia para
conocimiento de las autoridades.

Atentamente,

Mtr. Janeth Breyton G.

Coordinadora de Evaluación.

JD/MG