MODULO ADMINISTRACION GENERAL

UNIDAD Nº I:
1. Introducción:
El concepto moderno de Empresa nos remite, casi obligatoriamente, al concepto
de administración pues en la actualidad las Empresas cuentan y manejan recursos tanto
humanos como materiales cuya característica principal es que son CAROS y ESCASOS.
Esto obliga al uso racional e intensivo de los mismos, ejercicio éste por demás,
difícil si no se utilizan herramientas que nos brinda la Administración para poder lograr
este cometido.
2. ¿Qué es la Administración?
Según Harold KOONTZ en su libro “Administración”, dice que: “.... La
administración se define como el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el cual
los individuos, que trabajan juntos en grupos, logran eficientemente los objetivos
seleccionados. ”
Así, como administradores, las personas ejecutan las funciones administrativas de
planeación, organización, integración del personal, dirección y control. Además, la
administración es aplicable a cualquier tipo de organización y en todos los niveles y se
ocupa de la productividad, es decir, con eficiencia y eficacia.
Otra definición que se adapta aún más a la actividad gastronómica dice que
Administrar, es coordinar las actividades de un grupo de personas para lograr un objetivo
común. La tarea básica de la Administración es la de hacer las cosas a través de las
personas.
La administración es un medio para hacer que las cosas sean realizadas de la
mejor forma posible, con el menor costo y con la mayor efectividad.
La administración necesariamente debe ser aplicada a toda actividad que involucre
al ser humano, no sólo desde el punto de vista de la organización como tal, sino el
traslado a otro tipo de organización como por ejemplo la familiar. Para ir más allá en esta
explicación es necesario entender que la persona utiliza la administración en su quehacer
diario. Administra sus fuerzas físicas e intelectuales, administra sus ingresos, administra
su tiempo, y en algunos casos muy probablemente su afecto.
3.1. Características de la Administración que la distinguen como ciencia:
1. Es un proceso, es decir, con pasos preestablecidos que son los ya apuntados
anteriormente: Planeación, Organización, Dirección y Control.
 2. Implica estructurar y utilizar un conjunto de recursos humanos, financieros,
materiales, de información, tecnológicos, etc.
3. Actúa en el logro de una meta para realizar las tareas, por lo que se desecha el
azar y las actividades desplegadas lo son tras un propósito (objetivo).
4. Implica llevar a cabo actividades en un entorno organizacional (es decir en una
organización) y que realizan personas con funciones diferentes y estructuradas
intencionalmente y coordinadas para lograr los objetivos planteados.
5. Su universalidad: pues alcanza a todos conjuntos de esfuerzos que persiguen un
fin común y sus herramientas son de aplicación para ellos.
Su especificidad: sus actividades son distintivas y para este propósito.
3.2. Características de la Administración que la distinguen como un Arte y una
Técnica:
1. Técnica: La administración es una técnica ya que es un esquema de trabajo
comprobado, es decir que nos brinda un abanico de conocimientos prácticos que
permiten resolver problemas.
2. Arte: La Administración puede considerarse como un arte, ya que el administrador
no aplica solamente los conocimientos adquiridos, sino que dicha aplicación
también se basa en la personalidad y en la creatividad de quien administra.
4. Funciones de la Administración:
a)- Planificar: implica seleccionar misiones y objetivos; como así también las
acciones necesarias para cumplirlos, requiere por lo tanto de la toma de
decisiones sobre qué cursos de acción seguir partiendo de distintas alternativas.
b)- Organizar: establece una estructura intencionada de los papeles que se
deberán desempeñar en una empresa y debe garantizar la asignación de todas las
tareas necesarias para cumplir con el objetivo. Busca crear un entorno favorable
para el desempeño humano.
c)- Integración de Personal: implica llenar y mantener ocupados los puestos
contenidos en la estructura. Se identifican los requerimientos de fuerza de trabajo,
se observa el personal disponible y se hacen tareas de reclutamiento, selección,
ubicación, ascenso, evaluación y capacitación.
d)- Control: mide y corrige el desempeño individual y organizacional para
garantizar que los hechos se apeguen a los planes. Los planes orientan al
administrador en el uso de los recursos, por lo que las actividades deben revisarse
para determinar si corresponde a lo planeado.
 Son medios de control: presupuesto de egresos, expedientes de horas- hombre
pérdidas, etc. Ley de Paretto.
6. Funciones administrativas de los diferentes niveles organizacionales :
La figura muestra el tiempo que se destina a cada función. Así vemos que, los
administradores de alto nivel dedican más tiempo a la planeación y organización que los
de nivel medio, por su parte la dirección consume el mayor tiempo a los supervisores.

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS DE
LOS NIVELES ORGANIZACIONALES

ADMINISTRADORES
DE ALTO NIVEL

CONTROL
ADMINISTRADORES
DE NIVEL INTERMEDIO

SUPERVISORES DE
PRIMERA LÍNEA

6. Habilidades Administrativas y Jerarquía:

 Habilidad Técnica: es la posesión de conocimientos y destrezas para aplicar

métodos, procesos y procedimientos. Implica un uso diestro de instrumentos y
técnicas.
 Habilidad Humana: es la capacidad para trabajar con individuos, cooperar,
trabajar en equipo, crear las condiciones para que las personas se sientan
cómodas a la hora de opinar.
 Habilidad de Conceptualización: es la capacidad para percibir el panorama
general, distinguir lo más importante de una situación y comprender la relación
de los elementos que la componen.
  Habilidad de Diseño: es la capacidad para resolver problemas en beneficio de
la empresa. No basta con detectarlos también debe ser capaz de diseñar
soluciones funcionales de acuerdo a la realidad que enfrentan.
7. Relación con la productividad, eficacia y eficiencia:
Los administradores deben ser productivos, pero sin descuidar el desempeño
eficaz.
 PRODUCTIVIDAD: relación producto-insumo en un período específico
considerando la calidad.
 EFICACIA: es el cumplimiento de los objetivos.
 EFICIENCIA: es el logro de las metas con la menor cantidad de recursos.
Para que los administradores sepan si son productivos es necesario que antes
conozca los objetivos organizacionales.
A esta altura del relato, surge la duda sobre qué es eficiencia y eficacia, términos
que a primera lectura parecerían similares. Pues definimos a la EFICIENCIA como la
obtención de los mayores resultados con la mínima inversión, mientras que la EFICACIA
señala el “hacer las cosas correctas”, es decir, las actividades de trabajo con las que las
organizaciones alcanzan sus objetivos.
Vamos a introducirnos en el mundo de las Empresas. Partiremos del conocimiento
de que las Empresas son Organizaciones
8. ¿Qué es una Empresa?
Es un sistema social, integrado por un grupo humano, que emprende acciones en
busca de objetivos, sirviendo a la comunidad al proporcionarle productos y servicios que
ésta necesita, y a sus propios miembros al brindarles retribuciones que les permite
satisfacer sus necesidades. El principal objetivo es el espíritu de lucro. Aunque cabe
resaltar que aquellas organizaciones sin fines de lucro, necesariamente deben generar
resultados positivos a fin de poder mantener la actividad. La diferencia radica
básicamente en el destino que se da a los resultados obtenidos, no obstante, y por
definición una organización sin fines de lucro, puede considerarse como empresa.
8.1. Características:
1. Están orientadas a obtener ganancias o superávit.
2. Asumen riesgos: pues enfrentan el futuro arriesgando capital en el presente.
3. Son dirigidas por una filosofía de negocios, que es única para cada Empresa.
4. Son reconocidas como entes de negocios por los demás actores de la economía.
5. Constituyen propiedad particular, es decir, tienen propietarios.
8.2. Objetivos de las empresas:
1. Satisfacer las necesidades de bienes y servicios que tiene la Sociedad
2. Proporcionar empleo productivo a todos los factores de la producción
3. Aumentar el bienestar de la Sociedad mediante el uso económico de los factores
de la producción.
4. Proporcionare el retorno justo a los factores de la producción
5. Crea un ambiente en el que las personas puedan satisfacer una parte de sus
necesidades humanas normales. O=
8.3. Recursos de las empresas: 1. Tangibles: físicos o financieros
1. Recursos físicos y materiales 2. Intangibles: Tecnología,
Reputación
2. Recursos financieros 3. Humanos: Motivación,
3. Recursos Humanos comunicación
4. Recursos mercadológicos: Ejemplo investigación de los mercados, definición de
precios, investigar el perfil de los consumidores, etc.
5. Recursos administrativos: planeación, organización, dirección y control.
8.4. Funciones de las Empresas
FUNCIONES TÉCNICAS: vinculadas con la producción de bienes y servicios
1. FUNCIONES COMERCIALES: intercambio de bienes que se comercializan
(compra materias primas – venta productos terminados)
2. FUNCIONES FINANCIERAS:
3. FUNCIONES DE SEGURIDAD: relacionadas con la protección y preservación de
los bienes y personas
4. FUNCIONES CONTABLES: vinculadas con los registros de operaciones,
inventarios, balances, impuestos, costos y estadísticas, etc.
5. FUNCIONES ADMINISTRATIVAS: relacionadas con la integración de las otras
cinco funciones, coordinando y sincronizándolas, siempre por encimas de ellas.
8.5. Principales clasificaciones de Empresas
1. Por su Tamaño:
Pequeña: Se caracteriza por que el dueño conoce a sus empleados
Mediana: Tiene un ritmo de crecimiento mas grande que las otras. El propietario puede o
no conocer a sus empleados.
Grande: Generalmente los empleados identifican a la empresa con su jefe inmediato.
2. Desde el punto de vista jurídico: SRL, S.A., Unipersonal, UTE, entre
otras.
 3. Desde el punto de vista del propietario:
Empresa Privada: Tiene como fin el logro de 1 beneficio.
Empresa Pública: El patrimonio es propiedad del estado.
Empresa Mixta: Patrimonio compartido entre el estado y los particulares.
4. Por su naturaleza:
Comerciales: Empresas que adquieren mercaderías para la venta.
Industriales: Adquieren elementos para elaborar productos.
Servicios: Ofrecen a la venta actividades o beneficios.
Es decir, ofrecen intangibles, los cuales se van tangibilizando en la medida en que se va
prestando el servicio. Tipos de organización:
-Extractivas  Informales (todo hecho por medio
de palabras) (amigos)
-Financieras
 Formales (por medio de
-Construcción documentos, registros)
5. Con ánimos de lucro/Sin ánimos de lucro (empresas)

UNIDAD Nª 2:
1. EL MEDIO EXTERNO Y LA EMPRESA
Hemos dicho que la Empresa es un sistema social. Por lo tanto, se desenvuelve en un
entorno del cual se nutre y al cual aporta nutrientes. Existe la idea de una Sociedad
Pluralista que ofrece varias implicaciones para la Empresa. Se analiza el impacto de los
diversos actores que intervienen en este entorno, en el que existe una mutua
interdependencia entre él y la Empresa.

MEDIO MEDIO
TECNOLOGICO. - ECONOMICO. -

ECONOMICO
EMPRESA

MEDIO ETICO. - MEDIO SOCIAL. -

SOCIAL ETICA
MEDIO POLITICO
Y LEGAL. -
1.1. Medio externo económico
Se piensa que el medio económico interesa solo a las Empresas cuyos objetivos,
socialmente aprobados, se refiere a la producción y distribución de bienes y servicios que
las personas necesitan y pueden adquirir. Sin embargo, puede verse que los otros
actores de la Sociedad también interactúan en este medio. Los factores que intervienen
son:
 CAPITAL: en forma de maquinarias, equipos, edificios, etc.
 TRABAJO: es la fuerza laboral que da vida a las Empresas
 NIVELES DE PRECIOS: cuyo nivel está marcado por las fuerzas del mercado
(oferta y demanda) que, actuando libremente, los fijan.
 POLÍTICA FISCAL Y TRIBUTARIA DEL GOBIERNO: pues su impacto económico
es importante. Ejemplos: impuesto al valor agregado (IVA), impuesto de sellos,
impuesto a los Ingresos Brutos, etc.
 LOS CLIENTES: el factor más importante pues representan “la sangre y el
oxígeno” que da vida a las Empresas.
1.2. Medio externo tecnológico
El termino tecnología hace referencia a la suma total de conocimientos que se
tiene sobre las maneras de hacer cosas (incluyendo inventos, técnicas, etc.)
Entre los beneficios que trae la tecnología se puede citar la mayor productividad en
los procesos, la diversidad de productos que pueden ofrecerse al mercado, mayor
facilidad para mover grandes pesos, se reducen las distancias entre centros de consumo,
aparecen nuevos y más fiables materiales, se producen reducciones de costos de
producción, etc.

1.3. Medio externo social

Este medio está integrado por las actitudes, deseos, expectativas, grados de inteligencia y
educación, creencias y costumbres de las personas de un grupo o Sociedad determinada.
El concepto de responsabilidad social obliga a las Empresas a considerar el impacto de
sus acciones sobre la Sociedad.
Según las creencias integrales de la Sociedad, los valores que influyen en las
Empresas pasan por los siguientes ejes del pensamiento social
 Respeto a los individuos sin importar su raza, credo o religión
 Respeto a la propiedad
  Fe en los negocios y respeto a sus propietarios
 Creencia en la competitividad en todos los aspectos de la vida, pero
especialmente en los negocios.
1.4. Medio externo político y legal.
Los medios políticos (actitudes y acciones de los líderes políticos y
gubernamentales) impacta directamente en las decisiones y la dirección general de los
negocios que realizan las Empresas. Ejemplo: promociones industriales en ciertas
provincias en detrimento de otras, etc.
Generalmente la influencia de este medio se nota en las regulaciones y
limitaciones que pueden imponerse desde los medios políticos a las Empresas, en alguno
de los casos, en forma totalmente justificada (como lo es las Leyes de Protección al Medio
Ambiente)
También se da el caso del papel del Gobierno a favor de las Empresas al fijar
políticas proteccionistas contra la importación indiscriminada, subsidiando combustibles
para bajar precios al consumidor, etc.
1.5. Medio Ético
La ética estudia la conducta humana, sus normas, deberes y derechos
relacionados con la sociedad en que ocurre, e indica lo que “debe” y “no debe” hacerse en
una Sociedad determinada”
El medio ético comprende conjunto de estándares generalmente aceptados y
practicados de conducta personal que tienen, en la mayoría de los casos, fuerza de ley.
Surge el concepto de responsabilidad social que se mide por el impacto que las acciones
de una compañía generan sobre la Sociedad. Ejemplo: la instalación de la fábrica de
pasta de papel en la margen uruguaya del Río Uruguay
UNIDAD Nª 3:
3. PROCESO ADMINISTRATIVO.
Es una herramienta básica para gestionar, el proceso administrativo consta de 4 etapas
las cuales deben darse de manera secuencial respetando el orden, esto tiene una
explicación lógica, tanto la Planificación como la Organización son etapas Pre-ejecutivas,
es decir se dan a nivel mental antes de la implementación Ej. Confección de una carta de
menú, una vez confeccionado organizo las compras, el deposito, los horarios del
personal, etc., luego se dirige, es decir que esta etapa es una etapa ejecutiva, de
implementación de lo que planificamos y organizamos y por último el control, que es una
etapa evaluativa, en la que se verifica lo que se hizo.
El proceso administrativo es un proceso continuo ya que Planificamos algo, lo
organizamos, ponemos en marcha a la gente para lograr lo que planificamos y evaluamos
lo que se hizo.

En caso de que lo planificado se haya realizado el proceso se seguirá aplicando, en caso

de que esto no suceda, se corrige y se inicia de nuevo. Ej. Prueba de un plato.

PRIMER PASO: PLANIFICACIÓN

3.1 ¿qué se entiende por Planificación?

La Planificación es el proceso por el cual se obtiene una visión del futuro, en donde es
posible determinar y lograr los objetivos, mediante la elección de un curso de acción.
Es decidir de antemano qué hacer, cómo hacerlo, cuándo y quién deberá llevarlo a
cabo. Es, fundamentalmente, pensar antes de emprender acción alguna.

3.2. ¿Cuál es la importancia de la Planificación?

 Propicia el desarrollo de la empresa.

 Reduce al máximo los riesgos.
 Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.
Planear es función del administrador, aunque el carácter y la amplitud de la
planeación varían con su autoridad y con la naturaleza de las políticas y planes
delineados por su superior.
3.3. Tipos de planes.
Existen diversos tipos de planes, entre los que se tienen:
 Misión: es la razón de ser de la empresa. También se dice que es la labor, el
encargo o servicio especial que una empresa se propone lograr hacia el
largo plazo. Por ejemplo, la misión de una universidad es la formación
superior, enseñanza y la investigación.
 Visión: es la capacidad administrativa de ubicar a la empresa en el futuro, en
dónde deseamos estar de aquí a cinco años. Es el ideal de largo plazo, lo
que marca el rumbo de la empresa. Por ejemplo, un Banco puede tener
como visión "ser la empresa líder en la prestación de servicios financieros en
toda Europa".
 Objetivos: son el resultado que se espera obtener, y hacia el cual se
encaminan los esfuerzos conjuntos. Es una meta que se fija, que requiere en
campo de acción definido y que sugiere hacia dónde debe volcar sus
esfuerzos el Gerente responsable de su consecución. Por ejemplo, un
objetivo de una empresa comercial puede ser aumentar las ventas del año
2009 con respecto a las del 2008. Los objetivos se pueden ser de corto plazo
(hasta un año), mediano plazo (de 1 a 3 años) y largo plazo (más de 3 años).
Otra clasificación es: Objetivos cuantitativos, que se expresan en términos
numéricos. Ejemplo: producir 500 unidades de A y 300 unidades de B al
mes. Objetivos cualitativos, que expresan calidad. Ejemplo: rechazar un lote
producido si el número de defectos es superior al 5% del total, tener el 90%
de satisfacción de los clientes.
 Metas: los diferentes propósitos que se deben cumplir para lograr el objetivo.
Las metas son fines más específicos que integran el objetivo de la empresa.
Por ejemplo, para un Restaurant que desea incrementar sus ventas, una
meta podría ser capacitar al equipo de camareros durante los primeros dos
meses del año 2009, con lo que se busca alcanzar el objetivo planteado.
 Políticas: son guías o lineamientos de carácter general, que indican el marco
dentro del cual empleados de una empresa pueden tomar decisiones,
usando su iniciativa y buen juicio. Son guías para el pensamiento y se
interpretan. Pueden ser escritas, verbales o, a veces, implícitas. Por
ejemplo, competir en base a precios en el mercado. Según su fuente pueden
ser: a) de orden interno, es decir, creadas por la propia Empresa sin
intervención de terceros. Ejemplo: En un restaurant, no se acepta que el
cliente ingrese con hojotas. B) de orden externo, es decir, impuestas desde
el entorno exterior –como son las leyes—y por lo tanto la Empresa debe
adoptarlas sí o sí. Ejemplo: no contratar menores de edad o mujeres para
trabajos peligrosos (lo impone la Ley de Contratos de Trabajo).
 Reglas: son normas precisas que regulan una situación en particular. Acá se
exponen acciones u omisiones específicas, y no dan libertad de acción. Son
guías para la acción y no se interpretan Ejemplos de este tipo son "no
fumar", "no ingerir alimentos en este sitio", etc. Las reglas no admiten
discusión.
 Estrategias: la acción de proyectar a un futuro esperado y los mecanismos
para conseguirlo, y hacer que el futuro de la organización se comporte como
se determinó. Se puede decir entonces que estrategias son los cursos de
acción, preparados para enfrentarse a las situaciones cambiantes del medio
interno y externo, a fin de alcanzar sus objetivos. Por ejemplo, una estrategia
podría ser "realizar investigaciones de mercado permanentemente, y proveer
de eficiente información al equipo de venta, a fin de aumentar las ventas".
 Programas: son planes que comprenden objetivos, políticas, estrategias,
procedimientos, reglas, asignación de funciones y recursos, y las acciones
necesarias para alcanzar los objetivos, estableciendo el tiempo necesario
para la ejecución de cada una de las etapas de operación.
 Presupuestos: es un plan que representa las expectativas para un período
$$$
futuro, expresados en términos cuantitativos, tales como dinero, horas
trabajadas, unidades producidas, etc. Los presupuestos pueden ser de
Operación (ventas, producción, inventarios, etc.) y Financieros (de efectivo,
de capital, estados financieros pro forma, etc.). Los presupuestos en
definitiva son planes numéricos.
 Procedimientos: son planes que señalan una serie de labores
concatenadas que deben realizarse de acuerdo a una secuencia cronológica,
para alcanzar los objetivos preestablecidos. Un ejemplo de este tipo de
planes es el procedimiento que se lleva a cabo para la preparación de una
torta.
 Métodos: indican la forma prescripta de realizar un paso dentro de un
procedimiento. Ejemplo: la forma de contabilizar las mercaderías en el
procedimiento de ventas (Primero Entrado, Primero salido; Ultimo entrado
primero salido; precio promedio ponderado)