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Estudio de la administración

Administración
La administración es el proceso que busca por medio de la planificación, la
organización, ejecución y el control de los recursos darles un uso más
eficiente para alcanzar los objetivos de una institución
En realidad, para que la administración logre alcanzar sus objetivos, se
tiene que hacer uso de una forma coordinada de los recursos humanos,
intelectuales, materiales, tecnológicos y financieros que se poseen. Esto,
buscando la estabilidad, el mantenimiento y el crecimiento de los grupos
sociales o de las instituciones. La persona clave en la administración es el
administrador.
Importancia de la administración
Los beneficios o ventajas principales que hacen destacan la importancia de
la administración son los siguientes:
1. Favorece el esfuerzo humano
Favorece que se mantenga un equilibrio entre la eficacia y la eficiencia.
Sobre todo, entendiendo que eficacia es poder alcanzar los objetivos
propuestos y la eficiencia es lograr alcanzar los objetivos utilizando la
menor cantidad de recursos posibles.
2. Permite medir del desempeño de la institución
Además, la administración ayuda a tener indicadores de desempeño y
permite medirlos de forma cuantitativa. Lo cual, proporciona a las
instituciones un conjunto de variables que resultan objetivas y medibles,
que se convierten en datos sencillos y confiables que se pueden utilizar
para poder monitorear como se desempeña la institución.
3. Genera información y conocimiento importante
También se origina información y conocimiento relevante sobre la forma
correcta de utilizar los recursos de la institución tanto humanos,
intelectuales, materiales, tecnológicos y financieros, para que sean
aprovechados al máximo.
4. Reduce costos
En consecuencia, si los recursos se llegan a utilizar de forma eficiente y se
maximiza su aprovechamiento, los costos tienden a disminuir lo que
favorece el desempeño de la organización.
5. Permite el crecimiento sostenible
Entonces, el aumento de eficiencia, el correcto logro de objetivos y de las
metas propuestas por una institución, les da la posibilidad de seguir
creciendo de manera sostenible en el tiempo.
Características de la administración
Las características más importantes de la administración son:
1. La universalidad
Por su parte, la universalidad hace relación a que la administración puede
ser utilizada en cualquier tipo de institución o grupo social. Puede ser una
institución formal, informal, privada, pública entre otros. Esto, ya que
todas quieren lograr alcanzar sus metas usando correctamente los
recursos.
2. Es interdisciplinaria
Dado que, la administración se puede relacionar con cualquier ciencia que
use métodos, principios y procesos que hagan que los recursos se usen
con eficiencia.
3. Es un medio para lograr un fin
Luego, la administración es eminentemente práctica, eso significa que es
un instrumento que se utiliza para lograr un fin determinado, es decir cada
organización que la aplica busca alcanzar sus propios objetivos.
4. Tiene jerarquía
Por consiguiente, tiene que haber una unidad jerárquica para que
funcione, porque debe haber un jefe que este al mando y una cadena de
subordinados, para encadenar los esfuerzos de todos hacia el logro de la
meta común.
5. Tiene unidad temporal
Puesto que esta característica establece que las etapas del proceso
administrativo no se realizan de forma aislada, sino que operan de forma
simultánea porque es un proceso administrativo es dinámico.
6. Su aplicación es amplia
Así que, la administración puede operar en todos los niveles de la
organización, en las cuales existe jerarquía por eso la aplica tanto una ama
de casa como el presidente de una empresa o incluso el presidente de un
país.
7. Es específica
Debemos considerar que la administración se relaciona y se auxilia de
muchas otras ciencias y técnicas, pero no se le puede llegar a confundir
con otras áreas porque tiene un carácter específico.
8. Es flexible
Resulta que, su flexibilidad se basa en que puede aplicarse en cualquier
tipo de organización independientemente del campo al que se dedica y se
adaptan a sus necesidades, por lo que no puede ser rígida.
Tipos de administración
Los tipos de administración, según el tipo de organización en cuestión,
pueden ser:
Pública: Se encarga de la gestión de las instituciones del Estado.
Privada: Se dedica a la administración de entidades privadas que no
dependen del Gobierno.
Mixta: Se enfoca en la gestión de instituciones privadas que reciben apoyo
del Estado, o de organismos autónomos donde el Gobierno tiene cierta
injerencia.
De igual modo, se puede clasificar la administración según la materia que
se está gestionando, pudiendo ser financiera (si se trata de capitales),
comercial (en el área de marketing), de procesos, de recursos humanos,
etc.
Relación de la Administración con otras disciplinas.
Ciencias Sociales:
Sociología: ciencia que trata de la constitución y de las sociedades
humanas.
Psicología: ciencia que trata del alma, de los fenómenos de la conciencia.
Carácter, modo de ser.
Derecho: estudio del conjunto de leyes y disposiciones a las cuales está
sometida toda sociedad civil.
Economía: ciencia que se encarga del estudio de los mecanismos que
regulan la producción, repartición y consumo de las riquezas.
Ciencias Exactas:
Matemáticas: ciencia que se encarga del estudio de los sistemas
abstractos (números, figuras geométricas, etc.)
Disciplinas Técnicas
Ingeniería industrial: aplicación de los conocimientos científicos a la
investigación, perfeccionamiento y utilización de la técnica industrial en
todas sus ramas.
Contabilidad: ciencia de llevar las cuentas en una empresa
Ergonomía: conocida también como ingeniería humana, diseño de los
instrumentos, equipo e instalaciones de trabajo, conforme a las
características anatómicas humanas incluyendo los aspectos psicológicos.
Cibernética: ciencia que estudia los mecanismos automáticos de las
máquinas.
Qué es objetivo en administración
Se conoce como lo que es objetivo en administración aquel que se centra
en alcanzar eficiencia y eficacia en los procesos que se desarrollan en una
organización.
Específicamente, el objetivo en administración espera que los esfuerzos
humanos que se producen en una empresa se realicen con efectividad. De
manera que, se utilicen de mejor forma los recursos humanos, financieros
y materiales de la organización.
Objetivos de la administración
Decimos lo que es objetivo en administración efectivo los que alcanzan o
esperar alcanzar:
Caos y el desperdicio de recursos
Naturalmente, el proceso administrativo busca evitar el desorden o la
confusión dentro de una empresa. Todo esto con el propósito de eliminar
o minimizar el desperdicio de recursos como el esfuerzo humano, el
tiempo y el dinero.
Aumento de la productividad
Además, toda empresa espera aumentar su nivel de productividad. La
productividad consiste en producir más, gastando menos recursos. Por esa
razón, la administración define claramente qué espera que hagan los
empleados. Luego, debe supervisar y verificar que todo se haga de la
manera más adecuada y económica posible.
Reducción de la incertidumbre
Generalmente, todas las acciones empresariales se realizan en
condiciones de incertidumbre, porque nadie puede predecir el futuro. Sin
embargo, la incertidumbre se puede minimizar si se realiza un adecuado
proceso de planificación. Analizando la situación actual de la empresa y
proyectándose al futuro.
Impulsar el crecimiento personal
Desde luego, una empresa espera lograr crecimiento y alcanzar sus metas
organizacionales. Pero, se debe tener claro que esto no se puede lograr
sino se cuenta con los recursos humanos adecuados. El proceso
administrativo debe promover el desarrollo personal del trabajador.
Generar clientes y mantenerlos
También, la administración financiera sabe que toda empresa ofrece
bienes y servicios al mercado para satisfacer una necesidad del
consumidor. Pero, el cliente es quién decide si paga o no el precio exigido.
Por lo tanto, sólo si el cliente paga el precio de un producto la empresa
obtiene ganancias. De ahí deriva la importancia de tener como objetivo
general obtener clientes y mantenerlos.
Crear valor social
Evidentemente, otro de los objetivos importantes de la administración es
que la empresa cree valor social y empresarial. La existencia de la empresa
debe ser generadora de valor para todos sus grupos de interés. Estos
grupos son los clientes, los propietarios, los competidores y la sociedad en
general.

Conceptos
Empresas
Una empresa es una organización de personas y recursos que buscan la
consecución de un beneficio económico con el desarrollo de una actividad
en particular. Esta unidad productiva puede contar con una sola persona y
debe buscar el lucro y alcanzar una serie de objetivos marcados en su
formación.
Proceso de administración
en un flujo continuo e interrelacionado de las actividades que se
desarrollan dentro de una organización, que son de vital importancia para
la toma de decisiones y están orientados al logro del objetivo común y
aprovechar los recursos humanos, técnicos, materiales, etc.
Planeación
es una función administrativa que comprende el análisis de una situación,
el establecimiento de objetivos, la formulación de estrategias que
permitan alcanzar dichos objetivos, y el desarrollo de planes de acción que
señalen cómo implementar dichas estrategias.
Organización
En administración de empresas, se entiende por organización, una entidad
social formada por dos o más personas que trabajan de manera
coordinada en un ambiente externo específico apuntando a un objetivo
colectivo. Consiste en la división de tareas y en la asignación de
responsabilidades.
Dirección
Es la parte esencial y central de la administración, a la cual se deben
subordinar y ordenar todos los demás elementos. En efecto, si se prevé,
planea, organiza, integra y controla, es sólo para bien realizar.
Control
En las ciencias de la administración, se habla de control para referirse a
una de las principales funciones administrativas, junto con la planificación,
la organización y la dirección, la cual tiene como cometido asegurarse de
que las acciones de la organización se realicen de acuerdo con lo
planificado, o evaluar la eficacia de los resultados obtenidos, es decir, su
grado de proximidad con el ideal esperado.
Insumos
Los insumos son todos aquellos elementos y aditivos cuya intervención es
necesaria durante el proceso productivo de bienes o servicios. Estos
insumos pueden ser recursos humanos como trabajadores, materiales o
bienes intermedios necesarios para llevar a cabo el proceso de producción
de una empresa.
Ambiente externo
El ambiente externo, hace referencia a las fuerzas e instituciones fuera de
la organización que hasta cierto punto pueden modificar o influir en el
desempeño y crecimiento de la empresa.
Comunicación
La comunicación en la administración empresarial es un factor del logro de
la “inteligencia organizacional” en la creación de valor para sus clientes,
concebido éste como el resultado de un esfuerzo total y no una etapa
aislada en el proceso.
Organizaciones
En administración de empresas, se entiende por organización, una entidad
social formada por dos o más personas que trabajan de manera
coordinada en un ambiente externo específico apuntando a un objetivo
colectivo. Consiste en la división de tareas y en la asignación de
responsabilidades.
Funciones administrativas
Las funciones administrativas de una empresa son las tareas y
obligaciones que una organización debe asumir para un funcionamiento
coordinado y eficiente, derivando las responsabilidades asociadas a ellas
hacia sus distintos órganos.
Por definición, las funciones administrativas suponen la ejecución de
distintos deberes cotidianos desde el punto de vista de una empresa. Esta
realización debe ser coordinada y persiguiendo la mayor eficiencia posible
de los recursos empleados.
Habilidades administrativas
Es el trato que le damos a los demás, la capacidad de dirigir, resolver
problemas y la facilidad de involucrarnos a dinámicas grupales. Ejemplo:
habilidades comunicativas, trabajo en equipo, creatividad, confianza,
liderazgo, iniciativa, entre otras.
Superávit
El superávit es la situación de una economía en que los ingresos superan a
los gastos dentro de un período determinado. En el caso del gobierno, se
origina cuando recauda una mayor cantidad de dinero que la necesaria
para los gastos de su administración.
Eficiencia
Eficiencia: Se refiere a lograr las metas con la menor cantidad de recursos.
Obsérvese que el punto clave en esta definición es ahorro o reducción de
recursos al mínimo. Productividad: Se trata de la relación producto-
insumo en un período específico con el adecuado control de la calidad.
Eficacia
Eficacia se refiere a los resultados en relación con las metas y
cumplimiento de los objetivos organizacionales. Para ser eficaz se deben
priorizar las tareas y realizar ordenadamente aquellas que permiten
alcanzarlos mejor y más. Es el grado en que un procedimiento o servicio
puede lograr el mejor resultado posible.
 Rol del administrador de empresas
Los administradores son individuos que ocupan un puesto o un rol en la
organización, independientemente del nivel jerárquico que ocupen. Son
los responsables de que los recursos, insumos o entradas se transformen
en productos, resultados o salidas. Además, deben logra que los
resultados sean superiores a los insumos. Dentro de las organizaciones,
quien ejecuta o ejerce un rol debe desempeñar todas las funciones
administrativas. Cabe aclarar que el tiempo que le dedicará a cada una de
ellas será diferente en relación directa al puesto que ocupe dentro de la
organización.
Interpersonales Rol del Representante. personas que representan de
manera oficial a la organización en asuntos formales que a esta se le
presente, por lo general resulta ser el Gerente de la Empresa.
Rol Racional o Enlace. encargado de interactuar con personas u
organizaciones que estén fuera de su ambiente laboral, provocando
convenientes redes de apoyo mutuo en el cual ambas partes obtengan un
beneficio en común.
Rol de Líder. Persona que no necesariamente es el Gerente de la
Empresa, puede ser un trabajador más de la Empresa, es aquella persona
que define y crea un clima laboral de buenas relaciones entre los
miembros de la organización, para que de esta forma se logre alcanzar los
objetivos de manera colectiva.
Roles Informativos Rol de Monitor. Persona encargada de captar,
mantener, y procesar todo tipo de información que involucre a la
organización, ya sea de forma directa o indirecta esta información resulta
ser de gran utilidad a la organización.
Rol de Diseminador o Difusor. persona encargada de difundir la
información de mayor relevancia que haya captado de la persona con el
rol de monitor; esta información es de gran utilidad para la organización
ya que con esta se realiza las actividades de la organización.
Rol de Vocero o Portavoz. persona encargada de dar a conocer la
información oficial de la organización a los demás miembros, esta
información suele ser de diferentes temas que en ese tiempo le competen
a la organización.
Roles Decisionales Rol de Emprendedor. persona que visualiza las
oportunidades para la organización y se mantiene en constantes procesos
de innovación y cambio que le convienen a la organización para que esta
pueda establecerse en diferentes ámbitos.
Rol de Manejador de Conflictos. persona que resuelve los disturbios
personales que se producen entre miembros de la organización y que de
una u otra manera afectan al desarrollo de la organización.
Rol de Asignador de Recursos. persona encargada de resolver la
demanda de los miembros de la organización, estas pueden ser
obligaciones o necesidades propias para crear un buen ambiente laboral.
Rol de Negociador. que se vincula con otras personas u organizaciones,
manteniendo relaciones mutuas y convenientes para producir beneficios,
por lo general son externas a la organización.

Componentes del entorno de una organización

Los factores del entorno interno de la organización incluyen:
➢ factor de cultura corporativa.
➢ factor organizacional.
➢ factor de personal.
➢ factor de tecnología.
➢ factor de recursos.
Principios de la administración
1. División del trabajo. La división del trabajo consiste en fragmentar
las tareas necesarias para la producción de un bien o un servicio.
Esta división del trabajo se realiza en base a la fuerza, la capacidad
de trabajo, la especialidad y la naturaleza de cada trabajo. De modo
que se mejora la eficiencia en la producción.
2. Autoridad. Debe existir el principio de autoridad que mantiene que
la autoridad es esencial para cumplir con el trabajo. Sin autoridad,
todo estaría desordenado y no se llevaría a cabo el trabajo en la
calidad y plazos adecuados.
3. Disciplina. No solo es suficiente con que exista una autoridad,
además, el principio de disciplina dicta que hay que cumplir todos
los procesos con una disciplina férrea. De nada sirve saber todo lo
 que tenemos que hacer, si luego no lo cumplimos. Todo siempre,
bajo los valores del respeto y la educación.
4. Unidad de mando. Un empleado recibe órdenes de un único
superior. La importancia de este principio recae en que su ausencia
podría afectar negativamente a otros principios como el de
autoridad o disciplina.
5. Unidad de dirección. Las actividades persiguen el mismo objetivo,
están dirigidas por un mismo plan y un mismo superior.
6. Subordinación. Los objetivos de la empresa son más importantes
que los objetivos personales o individuales. Es decir, los objetivos
generales son siempre lo primero.
7. Remuneración. Aunque no existe un sistema de pagos ideal, la
remuneración es importante. Se debe encontrar un equilibrio entre
motivar el trabajo con buenos salarios, pero que no sean excesivos y
estén adecuados a la productividad.
8. Centralización. Es importante tener la gestión de la empresa
concentrada en algunos casos, ya que eso mejora los resultados. Sin
embargo, en otras ocasiones conviene más descentralizar y recurrir
a la delegación. Esto dependerá del tipo de empresa.
9. Jerarquía. La autoridad va desde arriba hacia abajo. Es decir, se trata
de un tipo de organizaciones con un organigrama vertical en el que
hay distintos niveles de mando.
10.Orden. Los recursos necesarios para la actividad de la empresa
deben estar en el momento y lugar adecuados.
11.Equidad. Aunque para mantener una coherencia y obtener
resultados, según Fayol, debemos cumplir con principios como el de
autoridad o unidad de mando, el trato entre empleados debe ser de
compañeros. Un trato justo y respetuoso. Puede haber diferentes
niveles en una empresa, pero todas las personas merecen el mismo
respeto.
12.Estabilidad del personal. Al hilo con la división del trabajo, conviene
que el personal se mantenga a largo plazo. Cambiar continuamente
de personal provocará que haya que formar a nuevos empleados y
esperar a que se adapten. Además, la estabilidad en el empleo
mejorará la productividad.
13.Iniciativa. Cualquiera puede sugerir ideas y estas pueden ser
valoradas. Cuatro ojos ven más que dos.
14.Unión del personal. Debe existir un espíritu de equipo. Si todos
reman en la misma dirección, el barco llegará antes a buen puerto.