POLITICA DE INVENTARIOS

Las políticas de inventario son aquellas instrucciones y métodos implementados

por la dirección de una empresa para la gestión de sus recursos. Es decir, estas
políticas sirven para definir cómo se va a administrar el inventario, tanto en el nivel
stock, su ubicación, su valoración, entre otros aspectos.

Factores a considerar para las políticas de inventario

 Nivel de satisfacción esperado: La calidad que exigen los clientes, por
ejemplo, en cuanto al estado de los productos y los tiempos de entrega.

 Condiciones del proveedor: Se deben tomar en cuenta los requerimientos del

proveedor (o proveedores) de los insumos o la materia prima. Por ejemplo, si
exige una cantidad mínima en la compra (un mínimo de 300 euros por pedido,
por ejemplo), o si el proveedor acepta o no un crédito de proveedores.

 Tiempos de reabastecimiento: Es el tiempo entre el momento en el que se

identifica el pedido de un producto y el instante en que la empresa ya dispone
de dicha mercancía.

 Patrones de demanda: Se refiere a los comportamientos de compra. La idea

es identificar qué tan frecuentemente el cliente solicita el producto. De ese
modo, se podrá calcular el inventario mínimo para poder atender todos los
pedidos. A su vez, para esto también se diseñan inventarios de seguridad, los
cuales prevén, en caso aumente la demanda por un factor no previsto,
situaciones de este tipo. Además, se debe tener en cuenta si existe alguna
estación del año donde se incrementa la demanda por la mercancía, o lo que
denominamos como estacionalidad

 Características del producto: Es importante tener en cuenta, por ejemplo, si

el producto es perecedero. Como los alimentos frescos, que no tienen mucho
tiempo de duración y deben ser vendidos dentro de un corto plazo. De otro
modo, se generarán pérdidas para la empresa.

 Frecuencia del inventario: La empresa debe definir si llevará un inventario

periódico, que se realice de manera intermitente, ya sea de forma anual,
mensual o trimestral. También puede llevar un inventario permanente, con un
monitoreo continuo y en tiempo real de las existencias.
 Métodos

 FIFO: First-in, first-out. Es decir, lo primero que llega es lo primero en

salir. Por lo tanto, se venden, en primer lugar, las unidades de mayor
antigüedad.
 LIFO: Last-in, first-out. Se trata de lo opuesto al método anterior. Así,
se van vendiendo las últimas unidades adquiridas por la empresa.
 Coste medio ponderado: Se calcula un promedio del coste de las
unidades. Así, se divide el costo total de las unidades entre la
cantidad de unidades del inventario.

INVENTARIO
Es un estado de relación detallado de los elementos que conforman el patrimonio de
una empresa, aunque usualmente las empresas se centran únicamente en aquellos
activos que tienen fines de comercialización.

Es decir, incluye - generalmente - productos, materia prima y mercancía que servirán

para elaborar un bien o que serán vendidos directamente al usuario final de la
empresa.

No obstante, también podemos hacer inventarios de maquinarias, diferentes recursos

técnicos e, incluso, bienes raíces, pues también forman parte del patrimonio
empresarial.

En la práctica, estos elementos no solo se miden en cantidad, sino también en

términos de valor monetario y, también, de costos de manejo y gestión dentro de los
almacenes.

STOCK

El stock tiene que ver con toda la materia prima o la mercancía: aquellos productos
que ya se encuentran en el almacén preparados para ser entregados a los
consumidores o cumplir su fin comercial. Es decir, no incluye muebles, maquinarias y
otros objetos de valor para la compañía.

No tiene que ver con una etapa en la cadena de suministros, como es el caso del
inventario. Es, básicamente, una relación necesaria para que el cliente sea atendido y
pueda tener los productos en sus manos.

Cabe destacar que cuando se habla de stock se puede referir a materia prima y
productos, incluyendo aquellos que no están totalmente terminados, pero que pueden
ser entregados directamente a su consumidor final.

EXISTENCIAS

Las existencias son los bienes que permiten obtener el beneficio de la explotación. La
empresa se dedica, de forma mayoritaria, a la venta de estos bienes. El resto de
actividades que pueda tener son secundarias.
La principal característica de las existencias es su alta rotación, es decir, suelen estar
en posesión de la empresa durante un corto periodo de tiempo, ya que el objetivo es
venderlas en el corto plazo.

GESTION DE INVENTARIOS
 la administración con respecto al ingreso y la salida de los artículos o materiales que
almacena una empresa, o negocio, con el fin de proporcionar el suficiente conocimiento
para saber cuándo es el momento de reponer el stock, además de ayudar a entender el
estado financiero de la misma.

Este tipo gestión es parte de la contabilidad de costos, siendo fundamental para

optimizar las operaciones de una organización.

Según Pedro Pablo Meana Coalla en su libro "Gestión de Inventarios", el objetivo del

inventario es confirmar o verificar el tipo de existencias que disponemos en la empresa
mediante un recuento físico de los materiales existentes.

El principal objetivo de la gestión de inventario es tener el almacén, o almacenes,

organizado y asegurar la disponibilidad de existencias de los productos en el momento
justo.

VARIABLES
los costos

el nivel de servicio

el lead time o tiempo de reabastecimiento

la naturaleza del producto

las restricciones del proveedor

los patrones de la demanda.

TIPOS DE PLITICA DE INVENTARIOS.

Flujo de costos
El flujo de costos FIFO (Primero en Entrar Primero en Salir) asume que el inventario
más antiguo es el primero que se vende.

Dado que los costos tienden a aumentar con el tiempo, FIFO utiliza los costos más
bajos para calcular el costo de mercancía vendida. Esto maximiza las ganancias y, por
tanto, crea una obligación tributaria más alta.
El flujo de costos LIFO (Último en Entrar Primero en Salir) tiene el efecto contrario:
minimiza las ganancias sujetas a impuestos cuando suben los precios.

Valoración del inventario

Esta política busca garantizar que el inventario sea controlado y calculado

adecuadamente, evitando así pérdidas o faltantes, tanto de los trabajos en proceso
como de los productos terminados.

Igualmente, para aquellos suministros adquiridos para ser convertidos como parte de
la mercancía a vender.

Esta política analiza el método de valoración de menor costo o de mercado,

estableciendo que debe aplicarse a las cantidades reales del inventario, para
determinar así el valor de cada artículo.

Reserva de inventario

Los principios de contabilidad requieren que los gastos se correspondan con los
ingresos generados y con el período contable.

Esto se puede hacer con el gasto por pérdida de inventario, estableciendo una contra-
cuenta de reserva de inventario.

Se calcula la cantidad de pérdidas y daños que se sufrirá en el período, amortizando al

comienzo del período. Esto se hace debitando los costos de mercancía vendida y
acreditando la reserva de inventario.

Al darse cuenta de las pérdidas, se debita la cuenta de reserva y se acredita el

inventario.

Perpetuo vs periódico

Si se utiliza un sistema de inventario perpetuo, los registros se actualizan

continuamente ante cambios en el inventario, mediante un sistema informático. El
costo de mercancía vendida siempre está actualizado.

Un sistema periódico se basa en los conteos físicos. Es más fácil y económico, pero
no proporciona información en tiempo real. Actualiza los costos de mercancía vendida
como una suma global al final del período.

PLANIFICACION
En la mayoría de los negocios, los inventarios representan una inversión relativamente alta y
producen efectos importantes sobre todas las funciones principales de la empresa. Cada
función tiene a generar demandas de inventario diferente y menudo incongruente

Ventas. Se necesitan inventarios elevados para hacer frente con rapidez a las exigencias del
mercado.

Producción. Se necesitan elevados inventarios de materias primas para garantizar la

disponibilidad en las actividades de fabricación; y un colchón permisiblemente grande de
inventarios de productos terminados facilita niveles de producción estables

Compras. Las compras elevadas minimizan los costos por unidad y los gastos de compras en
general

Financiamiento. Los inventarios reducidos minimizan las necesidades de inversión (corriente

de efectivo) y disminuyen los costos de mantener inventarios (almacenamiento, ambigüedad,
riesgos, etc.)

CRITERIOS
Seguimos exponiendo ideas que nos permitan optimizar los stocks, un aspecto muy
claro es definir una estrategia para la gestión y el control del inventario , en la mayoría
de los libros y artículos sobre gestión y control de inventarios, nos hablan de utilizar
modelos de gestión de inventario en función de si los productos son de demanda
independiente (Deterministas) o de demanda dependiente (No deterministas), y
clasificar los artículos en función de un sistemas ABC:

 Clasificación ABC: en función del número de unidades expedidas desde el

almacén al cliente interno o externo
 A: referencias que representan el 80% del total del movimiento de
salida de almacén
 B: Referencias que representan el 15% del total del movimiento de
salida de almacén
 C: Referencias que representan el 5% del total del movimiento de
salida de almacén

Está claro que este primer filtro se convierte en importante, pero con el continuo
crecimiento de las gamas de artículos que trabajan las empresas debemos dar un
paso mas allá para tomar decisiones mucho más segmentadas, para ello nosotros
creemos que se pueden realizar otro tipo de clasificaciones que nos permitan
utilizarlas como filtro adicional, o combinarlas con los criterios anteriores, de cara a
obtener unos resultados mucho mejores para la empresa. Los criterios
de clasificación adicionales que podemos utilizar son los siguientes:

 Clasificación XYZ: en función del número de movimientos de salida de las

referencias.
 X: Movimiento continuo, tiene movimiento en todos los periodos
temporales en los que queramos establecer el control (Mes,
semana, día)
 Y: Movimiento periódico. Se mueven de manera aleatoria, en
periodos específicos por ser estacionales o aleatorios por su baja
demanda.
  Z: Movimiento nulo, se encuentran dadas de alta en la gama de la
empresa, pero no tienen movimiento de salidas de almacén en el
periodo analizado.
 Clasificación HML: en función del valor unitario (€) de la referencia.
 H: Precio unidad de venta o salida de almacén alto
 M Precio unidad de venta o salida de almacén medio
 L: Precio unidad de venta o salida de almacén bajo
 Clasificación VED: en función de la importancia de las referencias. Es muy
utilizado en piezas de recambio o en materias primas en cadenas de
producción.
 V: Vital
 E: Esencial
 D: Deseable

Una vez establecida las clasificaciones que nos interesen para el surtido que
trabajamos en nuestra empresa, podremos elegir los modelos con los que vamos a
gestionar el inventario, así como los criterios de control del mismo.

APLICACIONES

EJEMPLOS
Ejemplo

A continuación, como ejemplo se presenta el modelo de políticas de inventarios para una

universidad.

Declaración de políticas

Se definen los inventarios como los artículos de papelería, repuestos, materiales de

laboratorio, productos químicos, stock en consignación y equipos menores, vendidos a
estudiantes o público en general.

Gestión de inventario

Se requiere que cada área que tenga inventario tenga un sistema de mantenimiento de
registros para registrar:

– Adiciones.

– Ventas o transferencias.

– Devoluciones.

Los registros de inventario deben ser mantenidos por personas que no sean responsables del
manejo físico del stock en el almacén.

Se debe realizar anualmente una inspección física y un conteo de inventario para verificar y
confirmar los registros de inventario. Deben identificarse faltantes, excedentes, existencias
obsoletas y dañadas.
Los artículos obsoletos deben eliminarse, obteniendo la aprobación del funcionario
oficialmente autorizado por el procedimiento de delegaciones financieras.

Cuando un conteo del inventario revele una discrepancia entre los niveles de stock físico y
teórico, deben modificarse los registros de inventario tan pronto como se verifique el recuento
físico.

Todas las entradas de ajuste deben ser aprobadas por el representante oficialmente
autorizado bajo el procedimiento de delegaciones financieras.

Las unidades organizativas deben garantizar el almacenamiento seguro de las existencias,

incluida la seguridad contra robo, incendio y otros daños. El acceso a las áreas de
almacenamiento está restringido.