UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA Y TECNOLÓGICA DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

PRESUPUESTO Y TRIBUTACIÓN

SISTEMA PRESUPUESTARIO EN MIPYMES BOYACENSES DE ACUERDO A LA

LEY 590 DEL 2000 Y 905 DEL 2004

DANIEL SANTIAGO RUIZ SANDOVAL

KAROL JIMENA SANCHEZ PAEZ

LAURA JIMENA CRUZ VARGAS

MARÍA ALEJANDRA BURGOS CAMARGO

PROFESOR

JOSE HUMBERTO DAZA RODRIGUEZ

TUNJA, 12 DE SEPTIEMBRE DE 2021

 RESUMEN

En el presente trabajo se presenta el sistema presupuestario de tres diferentes empresas

boyacenses clasificadas como micro, mediana y pequeña empresa según las leyes 590 del 2000
y 905 del 2004. De igual manera se expone una breve reseña histórica de cada una de ellas, la
forma cómo está conformada la estructura organizacional, quiénes son los responsables de
planear, ejecutar, vigilar y controlar el presupuesto, así como la metodología, parámetros y
normas que tienen para elaborar y desarrollar los presupuestos.
 CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN ............................................................................................................. 4
2. OLIVE´S STORE .............................................................................................................. 5
2.1. Reseña Histórica .......................................................................................................... 5
2.2. Estructura Organizacional ........................................................................................... 5
2.3. Sistema Presupuestario ................................................................................................ 6
3. PROLACTEOS LOS ROSALES S.A.S ............................................................................ 8
3.1. Reseña Histórica .......................................................................................................... 8
3.2. Estructura Organizacional ........................................................................................... 8
3.3. Sistema Presupuestario ................................................................................................ 9
4. VICTORIA MILK S.A.S ................................................................................................. 12
4.1. Reseña Histórica........................................................................................................ 12
4.2. Estructura Organizacional ......................................................................................... 12
4.3. Sistema Presupuestario .............................................................................................. 13
 LISTA DE TABLAS

Tabla 1. Funciones y distribución de actividades Olive´s Store. .............................................. 5

 LISTA DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1. Organigrama Prolácteos Los Rosales. ................................................................ 9

Ilustración 2. Organigrama Productos Victoria Milk. ............................................................ 13
Sistema presupuestario en MIPYMES boyacenses de acuerdo a la ley 590 del 2000 y 905 del

2004

1. INTRODUCCIÓN

Dentro de cada organización existe una estructura, procesos, actividades, objetivos, personal,
cada uno de ellos diferentes. A su vez estas situaciones hacen que los caminos de cada una
tomen rumbos diferentes, sin embargo, existen herramientas que pueden aplicar cada una de
ellas y utilizarlas en beneficio de la misma, herramientas como las funciones administrativas,
y dentro de ella la planeación la cual brinda la posibilidad de analizar los panoramas y de lograr
organizar y planear las metas de la compañía y las estrategias que se aplicaran para alcanzarlas.
Dentro de la planeación se encuentra un elemento de gran importancia que permite
conocer la distribución de los recursos, un aproximado a los ingresos que se obtendrán, facilita
el orden y el control dentro de la empresa, entre muchas otras funciones, este elemento es el
presupuesto, el cual se elabora en un gran número de empresas sin importar su sector, actividad
económica o tamaño, en cualquier sea el caso es útil y aporta a la empresa de manera positiva.
El presupuesto se puede implementar en cualquier tipo de empresa, pero este tiende a
variar dada la forma como cada una de ellas desee estructurarlo e implementarlo, existen
diferentes maneras de ejecutarlo dentro de la organización. Por tal razón en el presente
documento indagamos y describimos el sistema presupuestario que maneja cada empresa,
Olive´s Store; Prolácteos Los Rosales ; y Victoria Milk S.A.S, con el fin de lograr conocer las
formas en las que se aplica esta herramienta en casos de la vida real, analizar las variaciones e
identificar las semejanzas presentes en ellos, lo cual nos brinda una perspectiva más clara del
modo de empleo de este elemento dentro de las empresas.

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Sistema presupuestario en MIPYMES boyacenses de acuerdo a la ley 590 del 2000 y 905 del

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2. OLIVE´S STORE

2.1. Reseña Histórica

Esta empresa surge a partir de la iniciativa de emprender para afrontar las dificultades
ocasionadas por la pandemia mundial del Covid-19 que dejó estragos en la economía de la
mayoría de hogares y familias colombianas. Las fundadoras de Olive's Store son Claudia
Vargas y Valeria Arias, tía y sobrina respectivamente, quiénes conformaron su empresa
comercializadora de prendas de vestir para dama a partir de recursos propios y préstamos
familiares recibiendo además el apoyo para iniciar en un pequeño local ubicado en la
residencia familiar.
Actualmente la empresa se encuentra en un proceso de crecimiento queriendo
trasladarse a un local más grande con el propósito de aumentar su catálogo de ropa y no
solo ofrecer ropa para dama sino también para caballero. La empresa tiene dos modalidades
de venta, la primera consiste en ventas virtuales por medio de las plataformas de Instagram
y Facebook, la cual es precursora de la segunda la cual es un local físico ubicado en la
Diagonal 67 #02-47, barrio Los Muiscas de la ciudad de Tunja.
Según la ley 905 del 2004 la empresa se clasifica como microempresa ya que su planta
de personal no supera los 10 trabajadores y sus activos totales son inferiores a 500 smmlv.
Está constituida como persona natural y su NIT es 1007226240.

2.2. Estructura Organizacional

Esta empresa está conformada por únicamente dos personas quienes se encargan de realizar
las distintas tareas requeridas en la empresa. Debido a que dentro de esta empresa laboran
únicamente dos personas, no se ha hecho una división por departamentos o por áreas
específicas.
En la tabla 1 se enlistan las funciones que se dan dentro de la empresa y la persona
encargada de realizarlas.

Tabla 1. Funciones y distribución de actividades Olive´s Store.

Funciones Persona a cargo

Manejo de plataformas digitales (Instagram y Valeria Arias

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Facebook) - Publicidad

Auxiliar de ventas Claudia Vargas (lunes a viernes)

Valeria Arias (Fines de semana)

Selección de proveedores y productos Valeria Arias

Inventario Claudia Vargas y Valeria Arias

Contabilidad Claudia Vargas

Asignación de precios Claudia Vargas y Valeria Arias

Servicios generales Claudia Vargas y Valeria Arias

Fuente. Elaboración propia a partir de la información suministrada por la empresa Olive´s Store.

2.3. Sistema Presupuestario

En Olive 's Store los presupuestos se hacen a partir de los ingresos de ventas mensuales, una
parte de estos ingresos se usan para la compra de mercancías, otra parte para el pago de
préstamos y lo sobrante hace parte de la utilidad de la empresa. Se realizan dos presupuestos,
uno hacia la compra de las prendas de vestir que luego serán comercializadas y otro dirigido a
las ventas mensuales, los cuales no son diseñados bajo estándares profesionales específicos,
sino que estos se realizan de una manera general plasmados en un libro de contabilidad. No se
manejan otro tipo de presupuesto como de gastos de administración y de personal, debido a
que las propietarias no ven la necesidad de llevar un control estricto de estos aspectos.
El presupuesto lo elaboran, vigilan y controlan Claudia Vargas y Valeria Arias quienes
son las encargadas de desarrollar todas las funciones de la empresa. Para la realización de estos
presupuestos se reúnen las dos propietarias a final de mes donde se coordinan las necesidades
de compra y de venta de los productos y se realiza la asignación de los recursos para cada uno
de ellos.

Para realizar los presupuestos las dos propietarias tienen en cuenta las condiciones presentadas
durante el periodo de venta como:
● Total, de las ventas realizadas: Se tiene en cuenta el número de ventas y los ingresos
obtenidos durante el periodo, y con base a estos se elabora, ya que varía el presupuesto

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relacionado a las prendas de vestir dado que si los ingresos no fueron muy altos no se
puede destinar un gran porcentaje a adquirir nuevos productos.
● Abastecimiento del inventario: Esto se tiene en cuenta para saber si se necesita
invertir en nuevas prendas o si con las que se encuentran en stock son suficientes
● Precio de compra de las prendas de vestir: para saber a qué proveedor se le hace
pedido de prendas se revisa entre varios cual es la mejor opción, cual trae las prendas
de mejor calidad y a un menos precio y cual tiene los diseños que van acordes al estilo
que maneja la tienda
● Abonos de deudas a corto plazo: el dinero con el que se paga deudas a corto plazo, es
decir a préstamos familiares influye directamente en los presupuestos
● Herramientas de desarrollo: Para realizar el presupuesto de ventas se usan
herramientas básicas de contabilidad como lo es el libro contable donde se evidencia
que prendas hay en inventario, cuales salieron y se hace una revisión de cuáles son las
prendas que más se venden para realizar pedido de nuevas
● Selección de Proveedores: Se debe analizar los distintos proveedores para saber a cuál
de ellos se le hace pedido de prendas. Se revisa entre varios cual es la mejor opción,
cual ofrece las prendas de mejor calidad y a un menor precio y de igual forma cual tiene
los diseños que van acordes al estilo que maneja la tienda.

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3. PROLACTEOS LOS ROSALES S.A.S

3.1. Reseña Histórica

Prolácteos Los Rosales es una empresa familiar constituida en el año de 1997 como Lácteos
los Rosales a cargo de Carmen Rosa Rojas Carvajal. Todo el proceso de producción se
realizaba de manera artesanal por medio de las técnicas aprendidas de forma generacional. En
el año 2017 pasó a ser dirigida por Emilce Roja Rojas en adición al cambio de administración
la empresa inició un proceso de registro legal y formalizada cambiando su razón social a
Prolácteos los Rosales, producto de la participación y elección en la convocatoria Fondo
Emprender del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA con la cual se adquirió maquinaría
para la elaboración de sus productos.
Esta empresa está dedicada a la fabricación, distribución y venta de diferentes productos
lácteos, su punto de fabricación y venta está ubicado en la calle 24 #24-38 barrio Los Rosales
del municipio de Paipa, Boyacá. Además de esto realizan la distribución a diferentes tiendas
del municipio y sectores aledaños.
Según la ley 905 del 2004 la empresa se clasifica como microempresa ya que su planta
de personal no supera los 10 trabajadores y sus activos totales son inferiores a 500 smmlv. Está
constituida como Sociedad de Acciones Simplificadas y su NIT es: 901128922-5.

3.2. Estructura Organizacional

La empresa Prolacteos Los Rosales cuenta con una planta de personal equivalente a 5 personas,
2 de ellas pertenecen al área administrativa, 2 a la de producción y 1 persona al área de ventas.
En la ilustración 1 correspondiente al organigrama de la empresa podemos evidenciar la
organización correspondiente.
La empresa Prolacteos Los Rosales cuenta con una planta de personal equivalente a 5
personas, 2 de ellas pertenecen al área administrativa, 2 a la de producción y 1 persona al área
de ventas. En la gráfica 1 correspondiente al organigrama de la empresa podemos evidenciar
la organización correspondiente.

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Sistema presupuestario en MIPYMES boyacenses de acuerdo a la ley 590 del 2000 y 905 del

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Ilustración 1. Organigrama Prolácteos Los Rosales.

Fuente. Elaboración propia a partir de la información suministrada por la empresa Prolacteos Los
Rosales.

En la estructura de la empresa encontramos en primera instancia al Gerente general, quien se

encarga de la toma y autorización de decisiones empresariales, al igual que ejerce el control
dentro de la misma. Seguido de esto se observa a un contador profesional quien es el encargado
de llevar a cabo todos los registros y actividades necesarias para mantener la empresa bajo las
normas y criterios legales establecidos como lo son todos los temas tributarios pertinentes. Este
contador no trabaja de tiempo completo en la empresa, su contrato y pago es por honorarios.
Por otro lado, en el nivel táctico se ubica el administrador financiero y contable quien
se encarga de organizar y ejecutar actividades relacionadas con las compras, ventas y
estrategias publicitarias. De igual manera el departamento de producción cuenta con un jefe de
producción el cual supervisa y ejecuta los diferentes procesos para obtener los productos, tiene
a su cargo un operario quien también labora con el objetivo de realizar actividades para la
fabricación y obtención de los diferentes tipos de quesos. Por último, Prolacteos Los Rosales
cuenta con un auxiliar de ventas el cual tiene como función atender y encargarse de las ventas
que se realizan en el punto físico de venta de la empresa.

3.3. Sistema Presupuestario

En Prolacteos Los Rosales no se elabora un presupuesto anual o a largo plazo debido a las
variaciones de precios de materias primas, temporadas de venta, escasez de los insumos,

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número de pedidos entre otros aspectos, que hacen que el precio de venta y las unidades de
producción varíen constantemente a lo largo del año. Sin embargo, se lleva un control mensual
de la producción, las ventas, los pagos a trabajadores y la compra de insumos necesarios para
llevar a cabo la fabricación de los productos.
Este control y registro se hace por medio de la elaboración del presupuesto el cual es
realizado por el administrador financiero y contable, quien es el que cuenta con los datos
referentes a ingresos, costos, número de ventas, clientes, entre otros. El conocer estos datos
facilita el proceso de planeación y control integral de utilidades, de esta manera el funcionario
de esta área se encarga de plasmar la distribución de los ingresos para las diferentes necesidades
y actividades que requiere la empresa, donde lo divide de la siguiente manera:
● Presupuesto de producción
● Presupuesto de compra de materiales directos de fabricación
● Nomina
● Presupuesto de ventas
Luego de la elaboración de estos presupuestos, se le enseñan a la gerente general quien es la
encargada de revisarlos y autorizarlos, a su vez ella sugiere cambios o correcciones si es
necesario y de no ser así se procede dar el permiso para la correspondiente asignación de
recursos que cada uno de ellos requiera.
Es el administrador financiero quien se encarga de ejecutarlo junto con la gerente
general, ellos realizan las debidas transacciones, contacto con proveedores, pagos de nómina,
comunicaciones con clientes, recibimiento, inventario y organización de los insumos recibidos
y existentes dentro de la organización, entre otras diferentes actividades relacionadas con lo
planeado y estipulado en el presupuesto.
Respecto al control y vigilancia de la ejecución del presupuesto está encargada la
gerente general quien hace parte durante todo el proceso de desarrollo, vigilando la correcta
destinación de recursos, autorizando transacciones, supervisando la entrada de materias primas
de calidad y acorde a lo estipulado, al igual que la salida de los productos para que estos
cumplan con las cantidades requeridas y para los clientes correctos. De igual manera se lleva
a cabo la asignación de responsabilidad al jefe de producción para que supervise que la
fabricación y uso de materiales se lleve a cabo según lo sustentado en el presupuesto mensual

La elaboración del presupuesto se hace bajo diferentes supuestos como lo son:

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• Cantidades estipuladas en las materias primas: La empresa ya cuenta con una

asignación de cantidades específicas para la elaboración de cada tipo de queso, al igual
que suele manejar una cantidad de compras específicas para cada mes, la cual puede
llegar a variar dependiendo las situaciones que se mencionan en los siguientes literales.
• Inventario total: Se tiene en cuenta el inventario total de materias primas, productos
terminados y productos en proceso, dado que según la cantidad que existan de cada uno
de ellos pueden incrementar o disminuir las cantidades y recursos asignados a cada
presupuesto.
• Objetivos de ventas: Según los objetivos establecidos para las ventas se deben ajustar
los presupuestos para crear una coordinación y armonía entre las actividades, materiales
y metas específicas de la empresa.
• Gastos administrativos y de ventas: Se deben conocer y analizar cuáles son las
necesidades de la administración y del departamento de ventas para de esta manera
destinar los recursos necesarios a estas actividades, y estipular el monto disponible para
ejecutar los demás presupuestos.
• Comparaciones: Se ejecutan comparaciones de los resultados obtenidos en los
periodos anteriores para de esta manera determinar si se han logrado los objetivos y si
se han realizado las estimaciones apropiadas para el correcto funcionamiento de la
empresa. De esta forma según lo hallado se logran corregir o ajustar las falencias
presentadas para evitarlas en el nuevo presupuesto.
• Temporada: Es importante tener un conocimiento de la temporada, es decir existen
temporadas donde la leche es muy escasa y tiende a aumentar de precio por lo cual
deben ajustarse las cantidades de compra y los recursos que se destinarán para acceder
a ella, de igual manera se debe de analizar si es oportuno o necesario un ajuste en los
precios. Estas variaciones hacen que el presupuesto deba ajustarse a lo autorizado y
estipulado por el nivel estratégico de la empresa.
Por otro lado, también dependiendo la época del año se suelen presentar mayor
o menor número de ventas, dado esto se procede a elaborar el presupuesto con base a
las épocas y el comportamiento que se presenta en cada una.

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4. VICTORIA MILK S.A.S

4.1. Reseña Histórica

Esta empresa nace en 1997 cuando su fundadora, María Victoria Coronel recibe equipo y
materias para la elaboración de arequipe y caramelos de leche como pago de liquidación de la
empresa en la que trabajaba en el momento. Luego de esto, la señora María Victoria junto con
su esposo Misael Moreno y sus tres hijos Fernando, Luis Armando y Cesar empezaron el
proyecto de creación de una empresa dedicada a la elaboración, comercialización y distribución
de arequipe, caramelo de leche con miel de abejas, queso, entre otros derivados lácteos. Las
labores de Productos Victoria Milk S.A.S. iniciaron el 1 de marzo de 1998 con un solo
proveedor de leche, con el paso de los años han ido adquiriendo proveedores, un vehículo y
adecuando las instalaciones con ayuda de créditos y ahorros. Para el año 2019 pasó a
convertirse en una Sociedad de Acciones Simplificadas (S.AS).
La empresa es de carácter familiar que gracias a su crecimiento y desarrollo ha llevado a
contratar y tener un talento humano directo e indirecto que impacta al desarrollo social y
humano de la región. Su punto de fabricación y venta está ubicado en diagonal 46 #16-54 barrio
San Rafael del municipio de Tunja, Boyacá y sus ventas principales son realizadas en
Manizales, Antioquia y Bucaramanga.
Según la ley 905 del 2004 la empresa se clasifica como pequeña empresa ya que su planta
de personal tiene entre 11 y 50 trabajadores y sus activos totales se encuentran entre 500 smmlv
y 5.000smmlv. Está constituida como Sociedad de Acciones Simplificadas y su NIT es
9012676344-7.

4.2. Estructura Organizacional

La empresa Productos Victoria Milk cuenta con un recurso humano de 13 personas, de las
cuales 6 personas son de planta y producción, 7 son de administración. En la ilustración 2
podemos evidenciar la estructura organizacional correspondiente.

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Ilustración 2. Organigrama Productos Victoria Milk.

Fuente. Elaboración propia a partir de la información recopilada de la empresa Productos Victoria

Milk S.A.S.

En la estructura de la empresa encontramos en primera instancia a la Gerente general, quien se

encarga de la toma y autorización de decisiones empresariales, al igual que ejerce el control
dentro de la misma. La Gerente general está seguida por el Administrador quien se encarga de
planear y controlar los recursos de la empresa de manera eficiente y busca de generar más
beneficios a la empresa. A continuación, se observa a un contador externo a la empresa quien
se encarga de llevar a cabo todos los registros y actividades contables necesarias para mantener
a la empresa en orden. En el siguiente nivel encontramos a los departamentos y jefes comercial,
de logística y de producción, seguido por el asistente de producción, en esta área se encargan
de dirigir y supervisar los procesos en la elaboración de productos derivados lácteos de la
empresa.

4.3. Sistema Presupuestario

Los encargados de establecer las metas financieras en la empresa Productos Victoria Milk son
la gerente Victoria, quien establece un plan general, el comité ejecutivo y los jefes de cada área
de la empresa: producción, ventas, logística; quienes, al hacerse cargo de sus respectivas
actividades, y con ayuda de un contador, plantean de mejor manera que metas financieras
específicas que se necesitan en el momento.
El presupuesto se organiza en la junta de socios y en la gerencia en donde se analiza la
situación financiera actual, cuáles son los ingresos de la empresa en ese periodo, cuáles son las

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ganancias, entre otros factores y se establecen las metas que se quieren cumplir para el siguiente
o los siguientes periodos; esto se hace bajo la supervisión de un contador quien los guía
correctamente a través del proceso. Así mismo, los socios y la gerencia son los encargados de
controlar y vigilar que se hagan bien los presupuestos de cada área de la organización, con
ayuda del contador tienen en cuenta.
En la elaboración de presupuestos, la empresa Productos Victoria Milk S.A.S no tiene
una metodología concreta, los encargados establecen las metas financieras, teniendo en cuenta
diferentes gastos, como gastos fijos y gastos variables, los imprevistos que se puedan dar en el
entorno interno y externo de la empresa y, también tienen en cuenta los ingresos mensuales de
esta. En el caso del área de ventas, se tienen en cuenta los factores externos como son la
demanda, la competencia, los precios del mercado, y factores internos como la capacidad de
producción, los precios de la empresa e imprevistos que se puedan dar en la producción de
productos derivados de los lácteos.

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