Para el módulo de compras La administradora realiza un inventario físico anual para tener un listado y organizarse en base a ese

¿Posee el proceso de compra? listado.

La empresa maneja el proceso de compra
¿Cuáles son las operaciones que manejan en el departamento de compras?
Los procesos que maneja en compras son los pedidos, presupuesto, orden de compras, recibimos facturas Reducción de Información
de los proveedores, no se posee un libro de compras para guardar todo lo que se haya comprado en su 1- El Auxiliar administrativo registra el pedido.
momento, las cuentas a pagar se archivan en un bibliorato las facturas en orden cronológico según fecha 2- La administradora registra el presupuesto.
de recepción, no generan informes de ningún tipo sobre este proceso. 3- La administradora registra la orden de compra.
¿Cuáles son los pasos para seguir en el proceso de compra? 4- La administradora registra la factura.
Primeramente, el auxiliar administrativo recibe los pedidos de obreros o Gerencia General, seguidamente 5- La administradora registra de la nota de crédito.
la administradora realiza un presupuesto con el proveedor en forma verbal, no se tiene registro de 6- El auxiliar administrativo registra la nota de remisión.
presupuestos solicitados, no se realiza una orden de compra, luego se retira del proveedor lo solicitado y
se recepciona la factura, no se verifica timbrado vigente, solamente confección correcta del mismo. No
7- La administradora registra los ajustes de stock.
se realiza informe alguno de este proceso, ni tampoco se registra un stock o remisión de materiales.
¿Quién registra los pedidos y cómo lo realiza?
El obrero o Gerente General realiza el pedido al Auxiliar administrativo en forma verbal. Cuadro de Requerimientos
¿Cuál es el siguiente paso después del pedido?
El siguiente proceso sería realizar un presupuesto con el proveedor desde la administración vía EVENTO REQUERIMIENTO ESTIMULO RESPUESTA
telefónica. El Auxiliar administrativo Registrar Pedidos Solicitud de registro de Pedido
¿Quién registra los presupuestos y cómo lo realiza? realiza el pedido pedidos Registrado
La Administradora se encarga de realizar el presupuesto no de detalla quien realizo el pedido ni la fecha,
solamente se verifica costo y a que inmueble se destinará. La Administradora registra el Registrar Solicitud de registro de Presupuesto
¿Cuál es el siguiente paso? presupuesto Presupuesto presupuesto Registrado
Luego el Gerente General autoriza la compra y se aprueba el presupuesto telefónicamente donde se
especifica si será entregado por delivery o será retirado por el auxiliar administrativo. La Administradora genera la Generar Orden de Solicitud de Orden de compra
¿Quién se encarga de registrar las órdenes de compra y cómo lo hace? orden de compra Compra generación de Orden Generado
No existe el proceso. de Compras
¿Cuál es el siguiente paso? La Administradora Registra la Registrar Factura Solicitud de registro de Factura
Luego se recibe la factura, y se le coloca el sello fechador de recepción de la empresa. Factura factura Registrada
¿Quién registra la factura? La Administradora Registra Registrar Nota de Solicitud de registro de Nota de crédito
No se registra la factura, solamente se archiva.
Nota de crédito crédito nota de crédito Registrada
¿Cómo lo realiza?
El Auxiliar Administrativo Registrar Nota de Solicitud de registro de Nota de remisión
Según la fecha de recepción, las facturas más recientes se archivan al fondo, y así las más antiguas van
Registra la Nota de Remisión remisión Nota de remisión Registrada
quedando al frente.
¿Y cómo es si a crédito?
La Administradora Registra Registrar Ajuste Solicitud de registro de Ajuste de stock
Las facturas créditos se pagan a los 30 días, estas se verifican en la carpeta de archivo las que vencieron
ajuste de stock ajuste de stock Registrada
y cumplieron los 30 días para generar el pago correspondiente.
¿Qué hacen en caso de que su proveedor le traiga algún artículo averiado?
Se contacta con la empresa que trajo, lo devolvemos.
¿Y quién devuelve esos articulo? Lista de Requerimientos/Alcance
La administradora se encarga de gestionar el cambio de este.  Registrar Pedidos
¿Cómo lo hace?  Registrar Presupuesto
El proveedor realiza a través de un cambio directo del mismo producto o una nota de crédito el cual se  Generar Orden de Compra
archiva en el bibliorato de facturas pagadas.  Registrar Factura y Generar Cuenta a pagar
¿Y al devolver actualizan el stock?  Registrar Libro IVA compra
No se tiene un inventario de stock.  Registra Nota de crédito
¿Dónde se guardan los artículos que compras?  Registrar Nota de Remisión
Los artículos se guardan en el depósito de la empresa o en el depósito de la obra.  Registrar Ajuste de stock
¿Y quién deposita esos artículos?
El auxiliar administrativo se encarga de guardar los productos, pero no se tiene un listado de que hay y
que falta.
¿Se realiza un informe y cada cuánto se revisan?
 Reducción de Información
Para el módulo de servicios
¿Posee el proceso de servicios? 1- El auxiliar administrativo registra la solicitud de servicio del cliente.
La empresa maneja el proceso de servicio 2- La Administradora genera el informe del cliente, para aprobación de
¿Cuáles son las operaciones que manejan en el departamento administrativo? Gerencia General.
Los procesos que maneja en administración son las publicaciones de catálogos de inmuebles disponibles para 3- La administradora registra el Contrato de Servicio.
alquiler, las solicitudes de alquiler, verificación y análisis de clientes, confección de documentos de alquiler, 4- La administradora registra los reclamos.
intermediación de alquileres de terceros, mantenimiento de la planilla Excel sobre los clientes e inmuebles. 5- El Gerente General registra las cartas de Renovación o No Renovación.
¿Cuáles son los pasos para seguir en el proceso de solicitud de alquiler? 6- El Gerente General realiza descuentos.
Primeramente, recibimos los datos de los clientes mediante comisionistas. 7- La administradora registra la orden de servicio
¿Quién registra la solicitud de servicio?
El auxiliar administrativo registra la solicitud del servicio. Cuadro de Requerimientos
¿Quién genera el informe del cliente?
La administradora recibe la solicitud registrada por el Auxiliar Administrativo, y genera el informe del Cliente. EVENTO REQUERIMIENTO ESTIMULO RESPUESTA
¿Quién realiza la autorización de la solicitud de alquiler y cómo lo realiza? El Auxiliar administrativo Registrar Solicitud Solicitud de registro de Solicitud
La Administradora previo análisis de los datos del cliente remite los resultados del análisis al Gerente General para realiza la solicitud de servicio servicio Registrada
su aceptación o rechazo.
¿Cuál es el siguiente paso después de la aceptación? La Administradora registra Generar Informe Solicitud de Informe de
El siguiente proceso sería la confección de los documentos del alquiler, que serían el contrato, recibo de alquiler, informe de cliente generación de Informe Cliente Generado
recibo de Garantía, factura legal. Cliente
¿Quién realiza los contratos y documentos de alquiler, y cómo lo realiza? La Administradora registra el Registra Contrato Solicitud de registro de Contrato de
La Administradora se encarga de registrar en forma manual todos los contratos y documentos de alquiler para ser contrato de Servicios de Servicios Contrato de Servicios Servicio
remitidos a Gerencia General para su firma. Generado
¿Cuál es el siguiente paso? La Administradora Registra Registrar Reclamo Solicitud de registro de Reclamo
Luego de la firma de la Gerencia General, se remite al cliente para su firma, no se tiene un registro de contratos los reclamos reclamo Registrada
pendientes de devolución. El Gerente General Genera Generar Carta de Solicitud de Carta de
¿Quién se encarga de realizar un inventario de contratos y cómo lo hace? las Cartas de Renovación Renovación generación de Carta Renovación
Lo realiza el auxiliar administrativo mensualmente, y lo hace de forma manual con el listado de inmuebles para de Renovación Registrada
verificar que inmueble se encuentra sin contrato. El Gerente General registra Registrar Solicitud de registro de Descuentos
¿Cuál es el siguiente paso? Descuentos Descuentos Descuentos Registrado
Luego se realiza el seguimiento para recuperar el contrato faltante, y en caso de encontrarse vacío se ofrece en
alquiler. La Administradora Registra la Registrar Orden Solicitud de registro de Orden de Servicio
¿Quién registra la renovación de alquiler? Orden de Servicio de Servicio Orden de Servicio Registrada
No se registra la renovación, luego del inventario mensual de contratos se verifican los contratos próximos a
vencer y se les remite la carta de renovación o no renovación de alquiler, y el Gerente General registra los montos
y periodos de alquiler nuevos. Lista de Requerimientos/Alcance
¿Cómo lo realiza? 1. Registrar Solicitud del Servicios
Según las directivas desde Gerencia General del nuevo costo de alquiler para el nuevo periodo, la administradora 2. Registrar Informe Cliente
confecciona el documento para la firma del Gerente General y luego se remite al cliente. 3. Registrar Descuentos
4. Registrar Reclamos de Clientes (OBS: Control de seguimiento del Cliente)
¿Quién registra los descuentos a clientes y cómo lo realiza?
5. Registrar Orden de Servicios
El Gerente General registra los descuentos de clientes, con una nota de autorización.
6. Registrar e imprimir Contrato de Servicio.
¿Quién registra las ordenes de servicios? 7. Generar Carta de Renovación.
La administradora es la encargada de registrar las ordenes de servicios.
¿Quién registra los reclamos de clientes?
La administradora es la encargada de registrar los reclamos de clientes, así como también recibir los inmuebles de
clientes que entregan las llaves registrando el estado entregado para su posterior reparación si lo hubiere.
¿Cómo se registran los reclamos de clientes?
La administradora lleva una planilla Excel de reclamos pendientes, que coordina con el obrero para realizarlas
según zona y tipo de problema.
 ¿Cuál es el siguiente paso?
Para el módulo de facturación Luego se realiza el registro de esa deuda en su recibo de alquiler pendiente, para tener en cuenta al
¿Posee el proceso de facturación? momento del cobro del mismo.
La empresa maneja el proceso de facturación
Reducción de Información
¿Cuáles son las operaciones que manejan en el proceso de facturación?
Los procesos que se manejan son la confección de factura legal para el cliente, recibos de dinero, recibo 1- El Gerente General registra la apertura y cierre de caja.
de alquiler, depósitos bancarios, mantenimiento de planilla Excel de los estados de cuenta de los clientes 2- El Gerente General genera el arqueo de caja.
3- La Administradora genera las recaudaciones a depositar.
en forma manual, nota de crédito, cobros varios excepcionales, no se realiza apertura ni cierre de caja. 4- La Administradora gestiona las ventas.
¿Se posee el proceso de apertura y cierre de caja? 5- La Administradora registra la Nota de Credito/ Debito
No se posee el proceso. 6- La Administradora gestiona los tipos de cobros de clientes

En caso de contar con el proceso, ¿Quién debería registrar la apertura y cierre de caja?
El Gerente General debe registrar la apertura y cierre de caja. Cuadro de Requerimientos
¿Quién debe generar el arqueo de caja?
EVENTO REQUERIMIENTO ESTIMULO RESPUESTA
El Gerente General debe generar el arqueo de caja. El Gerente Genera registra la Registrar apertura Solicitud de Registro de Apertura y Cierre de
¿Quién genera las recaudaciones a depositar? Apertura y cierre de caja y cierre de caja Apertura y Cierre de Caja Registrada
Caja
La Administradora genera las recaudaciones a depositar diarias. El Gerente General genera el Generar arqueo Solicitud de generación Arqueo de caja
¿Quién registra la factura legal? aqueo de caja de caja de arqueo de caja Generado
La Administradora genera las Generar Solicitud de generación Recaudaciones a
Una vez recibido el pago del cliente, se verifica el recibo de alquiler pendiente que posee, luego la
recaudaciones a depositar recaudaciones a de Recaudaciones a depositar Generada
administradora registra la factura legal correspondiente al mes abonado, más la mora a la fecha si depositar Depositar
corresponde a un alquiler vencido. La Administradora gestiona Gestionar ventas Solicitud de gestión de Ventas Gestionada
las ventas ventas
¿Quién realiza la autorización de exoneración de mora y cómo lo realiza?
La administradora registra la Registrar Nota de Solicitud de registro Nota de
La Administradora remite al Gerente General, y este realiza su aceptación o rechazo, no hay documento
Nota de Crédito/Debito Crédito/Debito Nota de Crédito/ Debito Crédito/Debito
respaldatorio de la exoneración. Registrada
¿Cuál es el siguiente paso luego de recibir el pago? La administradora gestiona Gestionar los tipos Solicitud de Gestión de Tipo de Cobro
los tipos de cobros de cobros Tipo de Cobro Gestionado
Si se recibió el pago en efectivo, es entregado al Gerente General. Si el pago fue realizado digitalmente,
se remite el comprobante al Gerente General para su confirmación en cuenta corriente. Sin registro de Lista de Requerimientos/Alcance
1. Registrar apertura y cierre de caja
entrega de efectivo o comprobante. La administradora gestiona los tipos de cobros de clientes. 2. Generar el arqueo de caja
¿Quién realiza las notas de crédito y cómo lo realiza? 3. Generar recaudaciones a depositar
4. Gestionar ventas y generar cuentas a cobrar.
La Administradora se encarga de realizar en forma manual la nota de crédito previa autorización de la 5. Registrar Libro Ventas
Gerencia General. 6. Gestionar las cobranzas por forma de cobro (efectivo, cheque, tarjeta de crédito y débito) e imprimir
comprobantes
¿Cuál es el siguiente paso? 7. Gestionar Notas de Créditos y Débitos
Luego la Administradora realiza la actualización del estado de cuenta del cliente en la planilla excel.
¿Cómo se realizan los cobros varios?
Lo realiza la Administradora según la solicitud del cliente, quien solicita que le abonemos su deuda de
ande o essap, y luego le cobramos con el alquiler.