AUDITORIA Y CONTROL INTERNO

SEMANA 7

CYNTHIA ESTEPHANY VIDAL HERRERA

17 de julio de 2022
CONTADOR AUDITOR
DESARROLLO
Usted es el auditor externo que se encuentra realizando una evaluación del sistema de control interno
para la empresa “Las Estrellas” (supermercado), pero con un alcance solo al proceso de compras.

En la revisión de este proceso, usted identifica 3 grandes subprocesos, que son: emisión de órdenes de
compra, recepción de mercaderías y pago proveedores.

En su recorrido por este proceso, usted pudo evidenciar lo siguiente:

1. Para las compras, un reponedor hace un inventario de sus productos, proyecta las ventas de la semana
y, según su experiencia, entrega al jefe de la sección un “pedido sugerido”, que el mismo jefe ingresa al
módulo de órdenes de compra del sistema. El jefe de sección confía en la experiencia de los reponedores,
ya que son ellos, en definitiva, los que viven cada día con sus productos. Estos reponedores son internos y
externos, y en este último caso (externos), además son vendedores de sus productos, es decir, ganan
comisión por cada venta al supermercado; no así, por las que se hagan en la caja de sus productos a los
clientes finales.

2. La orden de compra una vez generada en el sistema, queda cargada a la espera de ser recibida y, luego,
es enviada a los proveedores por medio de correo electrónico. El jefe de sección confirma la recepción de
la orden de compra con el comando “confirmación de lectura” que le entrega el Outlook.

3. Al momento de la recepción, el recepcionista solicita al proveedor su orden de compra. En caso de que

este no la traiga, el recepcionista imprime una copia desde el sistema de órdenes de compra. Si no hay
orden de compra en el sistema, el recepcionista la genera en el minuto, dependiendo de lo que indique la
factura del proveedor, así se le da más agilidad al proceso. Las órdenes de compra se ajustan, en
definitiva, a lo que se está recibiendo, de esta forma se evita estar pidiendo notas de crédito o débito a los
proveedores, pues finalmente la mercadería se venderá igual.

4. El recepcionista realiza la operación de “recibir las mercaderías” directamente con el proveedor,

efectúan el conteo entre los dos y, posteriormente, pone un timbre y firma la copia de la factura para que
se la lleve el proveedor y efectúe el cobro de sus facturas. De vez en cuando, dependiendo del movimiento
en la recepción, él mismo ingresa y ordena físicamente las mercaderías en la bodega, para lo cual pide
ayuda a algún reponedor que se encuentre en las bodegas. Por la complejidad de la operación diaria, los
jefes de sección están preocupados de la atención del público y no desvían su atención a la recepción. El
recepcionista lleva 15 años trabajando en dicho puesto, por lo tanto, tiene experiencia suficiente y se
maneja prácticamente solo.

5. Una vez que se termina la jornada de recepción, a eso de las 16:00 horas, el recepcionista ingresa las
facturas al módulo de proveedores, para actualizar los stocks y generar los pagos a los proveedores. Para
el ingreso, el recepcionista digita el RUT del proveedor, el detalle de todos y cada uno de los productos
recibidos en la factura y el monto bruto de la misma, también ingresa la fecha de pago según el
documento.
Por cada factura ingresada al módulo de proveedores, se genera un registro contable que carga
existencias e IVA y abona Proveedores por RUT.

6. Los pagos a proveedores se procesan los jueves en la mañana. Ese día, un administrativo contable de
compras ingresa al sistema de proveedores y pincha todas las facturas que aparezcan pendientes de pago,
según lo ingresado por el recepcionista.

7. Posteriormente, genera cheques a través de una impresora especialmente reservada para estos efectos.
Al generar los cheques, se genera un registro contable que carga Proveedores por RUT y abona una de las
3 cuentas de banco que maneja el supermercado, específicamente la cuenta 3 de pago proveedores.

8. Los cheques son firmados solo por el administrador del local los jueves en la tarde, y se ha acordado
hacerlo entre las 21:00 y 22:00 horas, porque a esa hora tiene más tiempo disponible.

9. El administrador del local recibe una nómina en papel con la lista de los cheques y los comprobantes de
egreso que tienen el cheque con prepicado. Firma el cheque y el comprobante.

10. El administrador no revisa las facturas una a una, porque requiere mucho tiempo. Además, las
facturas son custodiadas por el administrativo contable en una bodega de documentos y todas tienen el
timbre de recepción.

11. Los pagos se efectúan los viernes de cada semana, entre las 10:00 y 12:00 horas, momento en el cual
los proveedores llegan a la oficina y el administrativo contable les hace entrega del documento. El
proveedor firma “recepción conforme” en el comprobante de egreso y, posteriormente, se archiva en
correlativo por N° de egreso

Considerando el caso anterior, responda las siguientes preguntas:

1. Diagnosticar la situación de la organización utilizando herramientas y pruebas, identificando a

lo menos 3 las debilidades de control interno que requieren la atención de la administración.

 Proceso de compras: el “pedido sugerido” debe ser realizado por el jefe de sección, el
reponedor solo debe ingresa la información de los productos que faltan, ya que el jefe de
sección debe ser el responsable de verificar si la información entregada por el reponedor
es fidedigna.

 La emisión de ordenes de compras al ser recepcionado por el jefe de sección debe ser
confirmada su recepción por un medio confiable, ya sea por un e-mail, para así tener un
respaldo de la confirmación que la orden de compra ha sido recepcionada
satisfactoriamente.

 Debe haber un encargado de recibir la mercadería, esto para que sea de manera
minuciosa o no apurada como se realiza, ya que puede haber equivocaciones en el conteo
de estas. El recepcionista puede caer en equivocaciones, ya que no solo tiene que hacer la
recepción de las mercaderías y contarlas, sino que también debe ordenarlas en la bodega,
falta personal para el proceso de recepción y orden de la mercadería. Al tener una
 persona encargada de recibir y ordenar la mercadería, el recepcionista puede realizar de
manera inmediata el ingreso de las facturas y todo el proceso de pago que se realiza y no
después de las 16:00.

 El proceso de pago de facturas debe ser riguroso, el encargado de esto debe confirmar
que a mercadería que aparece en las facturas hayan sido recibidas conforme y no haya
faltado nada.

 El administrador debe darse el tiempo para realizar el pago a proveedores, dándose el

tiempo de cotejar cada factura, este proceso debe ser riguroso, ya que si se hace rápido
puede pagara facturas que no corresponden o realizar una transferencia equivocada.

El Sistema de Control Interno es el proceso que permite llevar el seguimiento y control sistemático
de las actividades que se realizan dentro de la organización, permitiendo evitar errores o
corregirlos oportunamente, además de permitir el cumplimiento de las metas propuestas.

Los objetivos de control son:

 Contar con sistemas confiables para la autorización de las transacciones, y que se sigan
las reglas establecidas por la empresa.
 Un adecuado registro del periodo contable de las transacciones.
 Procedimientos establecidos para dar cumplimientos a estos objetivos.
 Comprobar periódicamente el correcto reflejo de las transacciones reales a la información
generada por el sistema de procesamiento establecido, así se evitarán errores.
 La información debe ser confiable y exacta.
 Debe existir el personal necesario para realizar los procesos y así evitar fraudes.
 Debe haber un acceso restringido sobre los activos de la empresa, solo las personas
autorizadas deben tener acceso a esta.
 Todo proceso que se realice en la empresa, debe ser realizado de acuerdo a las políticas
establecidas por la entidad.

2. Analizar los resultados del diagnóstico identificando los controles existentes e inexistentes en la
organización.

Controles existentes en la organización:

 Conteo de mercadería.
 Solicitud de orden de compra al recepcionista.
 Recepción de la orden de compra.
  Recepción y registro de facturas.
 Firma en recepción de cheques.
 Pago a los proveedores en día y hora establecido.
 Registro y archivo de egresos.

Controles inexistentes en la organización:

 Falta de personal en todas las secciones.

 Falta de control y excesiva confianza en el personal por el tiempo que llevan en la
empresa.
 Falta de detalles importantes en los registros.
 Falta de control por parte de los jefes de sección.
 Información registrada en el momento, corriendo el riesgo a equivocaciones.
 Falta de control en el proceso de pago, el administrador debe darse el tiempo de
verificar la información de los pagos que debe realizar.

3. Generar informe de auditoría del control interno en base al análisis realizado previamente.

Informe Anual de Auditoría Interna

Empresa: Supermercado “La Estrella”

Periodo Auditado: 01 de enero al 31 de diciembre de 2021
Encargado de la auditoria: Cynthia Estephany Vidal Herrera

Destinatario: Gerente Comercial de supermercado “La Estrella”.

Fecha del informe: Santiago, 17 de julio de 2022

Conforme a lo analizado en el Supermercado “La Estrella”, se ha auditado el proceso de compra

de la empresa, de lo anterior se puede concluir lo siguiente:

En este supermercado existe un control, pero muy débil, esto sucede por el exceso de confianza y
falta de personal. Para solucionar estas deficiencias, se sugiere:

Contrata el personal necesario para cubrir el área de recepción de mercaderías, y orden en

bodega, para que el recepcionista se encargue solo del ingreso de las facturas y tareas
administrativas.
En el área de finanzas se puede ver errores al momento de la emisión de órdenes de compra, no
hay una recepción formal por parte del proveedor.
 Debe haber un control por parte de los jefes de cada sección y no guiase por la información que le
entregan las personas que tienen encargadas, deben verificar si la información es confiable.
El proceso de pagos a los proveedores debe ser realizada con tiempo, y debe haber una
verificación de la información antes de realizar los pagos.

De acuerdo a lo anterior, se concluye que el control interno por la jefatura es débil, se debe
realizar un control preventivo en todas las áreas, las jefaturas deben tener la certeza que la
información recolectada anteriormente sea fiable y clara, para evitar riesgos de perdidas y hurtos
dentro de la organización.

Finalmente, se sugiere realizar un análisis por parte de la jefatura, para ver las falencias y tomar
decisiones en el tema de los procesos de control.

Cynthia Vidal Herrera.

Av. Rancagua 0157, Providencia

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
IACC (2022). Evaluación del Control Interno. Auditoría y Control interno. Semana 7.