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DOCUMENTOS Y REGISTROS Fecha de emisión: 21-12-2012
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ÍNDICE.-

1. PROPÓSITO ______________________________________________________________ 2
2. ALCANCE_________________________________________________________________ 2
3. DEFINICIONES, SÍMBOLOS Y/O ABREVIACIONES ________________________________ 2
4. DESARROLLO _____________________________________________________________ 3
4.1 Tipos de documentos _____________________________________________________ 3
4.2 Puntos estándar definidos en las plantillas _____________________________________ 5
4.3 Consideraciones y Excepciones a las plantillas__________________________________ 7
6. REGISTROS/ DOCUMENTOS ____________________________________________________ 8
No aplica______________________________________________________________________ 8
4.4 Consideraciones del tamaño de los documentos ________________________________ 8
4.5 Consideraciones del código y título de los documentos ___________________________ 8
4.6 Consideraciones de las fechas en los documentos _______________________________ 9
4.7 Consideraciones del número de revisión ______________________________________ 9
4.8 Consideraciones del historial de actualizaciones ________________________________ 9
4.9 Consideraciones de las Listas Maestras ______________________________________10
4.10 Consideraciones del cajetín de firmas de documentos _________________________10
4.11 Consideraciones sobre las copias de documentos_____________________________10
4.12 Consideraciones de la publicación de documentos y registros ___________________11
5. REGISTROS/ DOCUMENTOS ________________________________________________11
6. ANEXOS ________________________________________________________________12

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1. PROPÓSITO

Establecer el formato y codificación que debe llevar la documentación generada en SOBOCE S.A.

2. ALCANCE

Este documento se aplica a todas las regionales y plantas de la Sociedad Boliviana de Cemento
S.A.

3. DEFINICIONES, SÍMBOLOS Y/O ABREVIACIONES

SGI Sistema de gestión Integrado

Documento Toda fuente de información registrada sobre cualquier soporte, sea electrónico,
papel, etc.
Los documentos que entran dentro de esta clasificación son los manuales,
procedimientos, normas internas, matrices, instrucciones de trabajo, planes,
reglamentos, cronogramas, organigramas, políticas, programas, planos, guías y
formatos de registros.
Formato de registro Plantilla/ formulario. Formato de documento definido para el llenado de información
específica. Se convierte en registro una vez que se incorpora información al mismo.
Registro Formato de registro que ha sido llenado y puede constituirse en evidencia de
cumplimiento de documentos y procesos establecidos.
Documento externo Documento que no es elaborado por SOBOCE S.A, pero que sirve de referencia o
apoyo para el desarrollo de los distintos procesos y cuya actualización o
modificación por parte del ente que lo genera puede afectar al proceso de nuestra
empresa que lo utiliza como referencia, por ejemplo: Reglamentos, Normas,
Códigos, Planos, Especificaciones, Catálogos, Leyes, Decretos supremos, Boletines
informativos, Libros, Manuales, etc.
AMC Asesor de Mejora Continua
JNMC Jefe Nacional de Mejora Continua
Plantilla genérica de Plantilla formato definida para algunos documentos en las que el usuario puede
documentos diagramar libremente el contenido de acuerdo a sus necesidades u objetivo del
documento
Procedimiento Documento donde se describe la forma específica para llevar a cabo un proceso que
se aplica de forma idéntica a nivel nacional.
Se describen procesos y sus actividades principales de forma genérica
Instrucción de Documento donde se describe la forma específica para llevar a cabo un proceso que
trabajo se aplica a nivel regional (procesos propios y exclusivos de una ciudad o planta). Se
describen procesos y sus actividades principales.
Guía Documento que especifica indicaciones y lineamientos sobre temas específicos, no
describe procesos sino actividades, brinda recomendaciones para la realización de
actividades.
Las Guías pueden ser un complemento a los procedimientos o a las instrucciones de
trabajo.
Manual Documento Técnico donde se especifican instrucciones, se describen los pasos a
seguir y se brinda información sobre la operación y/o mantenimiento de un
determinado equipo, el manejo de un software, la realización de ensayos, etc.
En un manual se indica cómo hacer las cosas no quién es el responsable de

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hacerlas.
Plan Documento que describe de forma detallada e in-extenso actividades definidas para
alcanzar un propósito u objetivo.
Cronograma Calendario de trabajo (expresión gráfica de un plan o programa)
Programa Documento que describe el desarrollo de actividades de varios proyectos, planes u
objetivos, especificando una secuencia de ejecución y la responsabilidad por las
mismas.
Norma Regla que se debe seguir o a la que se deben ajustar las conductas, tareas,
actividades de la organización.
Regla, disposición o criterio que establece una autoridad para regular acciones o
bien para regular los procedimientos que se deben seguir. Se traduce en un
enunciado técnico que a través de parámetros cuantitativos y/o cualitativos sirve de
guía para la acción.
Política Documento que establece orientaciones, directrices, lemas, principios de la
organización expresadas formalmente por la Presidencia, Gerencia General y/o
Gerencias Nacionales.
Reglamento Colección ordenada de requisitos o preceptos, que son establecidos por las máximas
autoridades para la ejecución de un régimen de la organización, una dependencia o
un servicio.
Proyecto Memoria o escrito donde se detalla el modo y conjunto de medios necesarios para
llevar a cabo una idea; especialmente el que recoge el diseño de una obra de
ingeniería o arquitectura.
Matriz Cuadro resumen de la interacción / relaciones entre procesos, áreas, actividades,
etc.
Unidades Estratégicas que requiere la empresa para garantizar la producción y los
Áreas servicios asociados al cemento y sus aplicaciones, por ejemplo: Operaciones,
Comercialización, Finanzas, etc.
Unidades Operativas dependientes de una área estratégica de la empresa, por
Sub área
ejemplo: Producción, Control de Calidad, Marketing, Contabilidad, etc.
Unidades o Grupos de Trabajo que tienen un fin específico dentro de la saborea y
Sección área de la empresa, por ejemplo: Cantera, Mantenimiento Eléctrico, laboratorio,
Logística, Agencias, etc.

4. DESARROLLO

4.1 Tipos de documentos

La organización ha contemplado dentro de su sistema de gestión los siguientes tipos de

documentos, los cuales tienen según la columna de la derecha del siguiente cuadro una plantilla
de formato asignada publicada en: \\srvlpzfsr1\SISTEMA INTEGRADO\SOBOCE\NACIONAL\7.
DOCUMENTOS GUÍAS\7.1. PLANTILLAS DE DOCUMENTOS y elaboradas según el Anexo 2 de
este documento:

TIPO DE INFORMACIÓN QUE INCORPORA ESTE TIPO DE NÚMERO DE

DOCUMENTO DOCUMENTO PLANTILLA
Incluye la descripción ordenada (normalmente secuencial)
Procedimiento de las actividades de un proceso que se aplican o cumplen 1
de forma similar a nivel nacional o en más de una regional

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o planta de la empresa.
En la descripción de las actividades se utiliza el tiempo
presente de los verbos Ej: ejecuta, coordina, analiza,
revisa, etc.
En su redacción es recomendable tomar en cuenta el ciclo
de Deming (planear-hacer-verificar-actuar)
La información contenida es este tipo de documentos es
similar a la de los procedimientos con una única diferencia
Instrucción de
referida al alcance del documento, ya que las instrucciones 2
trabajo
de trabajo se aplican o cumplen en una regional o planta
específica.
Este documento tiene por objetivo, ser un apoyo a la
descripción del proceso, puede incluir lineamientos o
recomendaciones sobre temas o actividades específicas.
Guía 3
No implica necesariamente la descripción de
responsabilidades o una redacción ordenada en función a
la secuencia de actividades de un proceso.
Documento que contiene generalmente información técnica
sobre la operación, manejo y/o mantenimiento de un
Manual determinado equipo, software, ensayo de laboratorio, etc. 4
En este se describe él COMO se realizan este tipo de
actividades NO quien las realiza.
Este tipo de documento tiene por objetivo recopilar la
descripción de actividades definidas para alcanzar un
Plan propósito u objetivo, generalmente planteadas antes de 5
su implementación. No incluye la descripción de
actividades rutinarias de los procesos.
Resumen reglas, disposiciones, líneas de comportamiento,
requisitos establecidos por la Alta Dirección.
Normas y Generalmente incluyen parámetros que permitan medir el
6
reglamentos cumplimiento de las mismas, pueden incorporar
definiciones sobre las acciones a tomar ante
incumplimientos.
Incluyen orientaciones, directrices, lemas, principios
Políticas expresados por la Alta dirección para el comportamiento del 7
personal en la organización.
Reflejan un calendario de trabajo (Diagrama de Gantt) o 8
Cronograma lista de actividades que se distribuyen y organizan en forma Plantilla genérica
secuencial y temporal. documentos

Descripción de actividades, responsables, medios 8

Proyecto Plantilla genérica
(recursos) y plazos definidos para implementar una idea.
documentos

Resumen de la interacción o relación entre procesos, 8

Matriz Plantilla genérica
áreas, actividades, etc.
documentos

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Espacios estándar para completar información de las

Formato de actividades de los procesos, son prácticamente de libre 9
Plantilla genérica
registro diseño, solo deben cumplir con las recomendaciones de esta
registros
Guía.
Plan de Descripción de actividades definidas para responder a las
10
emergencias emergencias en los distintos sitios de trabajo.
Descripción de actividades para la realización de uno o
Programa varios proyectos, planes u objetivos específicos que 11
comparten un mismo objetivo general.

Los formatos de registros son flexibles a las necesidades de los usuarios sin embargo deben
contener la siguiente información mínima como forma de identificación única (ver ejemplo
plantilla genérica “0”):

Información mínima requerida en los formatos de Motivo del requerimiento

registros
Título y Código del Formato de registro Para diferenciar un formato de otro
Número de revisión del formato Para poder diferenciar formato vigente de obsoleto
Fecha de emisión del formato Para conocer periodo de vigencia (fecha desde la
cual el personal debe aplicar el formato)
Logo de la empresa y/o regional según la aplicación del
formato de registro
• Documentos Nacionales: Logo Soboce a la izquierda
Para identificar sitios de aplicación
• Documentos regionales: Logo Soboce a la izquierda
y logo marca correspondiente a la derecha del
cajetín
Fecha de llenado o número correlativo Para diferenciar registros similares una vez llenos
uno de otro

Información recomendada opcional

Responsable del llenado
Responsable de revisión y/o aprobación del llenado

4.2 Puntos estándar definidos en las plantillas

Índice Corresponde a una tabla de contenido vinculada a los puntos establecidos

en el documento, una vez concluido el documento debe ser actualizada por
la persona que lo elabora.
Propósito Incluye la descripción del objetivo para el cual se genera el documento
Ej.: Propósito de esta Guía.- Establecer el formato que debe cumplir la
documentación generada en SOBOCE S.A.

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Alcance Establece la planta, regional y/o proceso en la que el documento debe

aplicarse
Ej.: El documento debe ser aplicado en todos las plantas y regionales de la
empresa
Ej.: El documento aplica al proceso de envase y despacho de las plantas
de producción de cemento
Definiciones, Contiene un glosario de significados de aquellos términos o abreviaciones
Símbolos y/o utilizadas en el documento que puedan no ser entendidos por personas
Abreviaciones ajenas a lo descrito en el documento

Ej.: SGI: Sistema de Gestión Integrado

AMC: Asesor de Mejora Continua

En este punto se incluyen la simbología a ser utilizada en las

recomendaciones de Seguridad Industrial o Medio Ambiente a resaltar en el
documento:

Recomendaciones referentes a temas medioambientales

 Recomendaciones referentes a temas de seguridad y salud
ocupacional que incluye las recomendaciones de Uso
Obligatorio de EPP´s
Aprobación y Establece los cargos responsables por la:
responsabilidad
1. Aplicación del documento.- Cargo o función responsable de asegurar
el cumplimiento de las actividades o lineamientos establecidos en el
documento
Ej.: En este documento es el Asesor de Mejora Continua
2. Revisión del documento: Cargo o función responsable de revisar el
contenido del documento antes de que este sea aprobado Ej.: En este
documento es el Jefe Nacional de Mejora Continua

3. Aprobación del documento: Cargo o función responsable de aprobar

lo descrito en el documento Ej.: En este documento es la Gerencia
Corporativa de Operaciones y Comercialización.

Procesos Diagrama de bloques que resume de manera general los procesos y

principales subprocesos principales descritos en el documento, apoya a la estructuración
del documento ya que coincide con los puntos incluidos dentro el desarrollo.
Desarrollo Procedimientos/ Instrucciones de trabajo: Descripción de las actividades
que componen el proceso, sus responsables, recursos, medios y controles.
Guías: Descripción de los lineamientos y recomendaciones
Manuales: Descripción de los criterios técnicos de operación, manejo o
ensayo.
Otros documentos: Según la definición de los mismos.

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Nota.- Dado el enfoque a procesos de los procedimientos e instrucciones

de trabajo las actividades de Medio Ambiente, Seguridad y Salud
Ocupacional deben formar parte de la descripción de las actividades del
proceso y no constituir otro apartado del desarrollo.
Indicadores Listado de Ratios o razones mediante las cuales se controla que el proceso
descrito consiga los objetivos para los cuales trabaja u opera
Registros/ 1. Registros/Documentos de entrada.- Listado de documentos y/o
Documentos registros utilizados como información de entrada para lo descrito en el
documento

2. Registros/Documentos de salida.- Listado de documentos y/o

registros generado a partir de la implementación de lo descrito en el
documento
Anexos Anexos obligatorios:

1. Historial de actualizaciones, tabla cuyo formato está establecido en las

plantillas de los documentos, su llenado es acumulativo, incluye un
resumen de los cambios realizados en los documentos a lo largo de la
vida de los mismos; aplica a procedimientos, instrucciones de trabajo,
guías y manuales.

Anexos opcionales.-

1. Flujograma de las actividades descritas en el documento

2. Otra información que apoye a la implementación del documento, que de
ser incluidos se vuelven parte indivisible del documento.

Objetivos y Combina en las plantillas de manuales y planes los puntos propósito y

alcance alcance, incluye la descripción del objetivo para el cual se genera el
documento y la planta, regional y/o proceso en la que el documento debe
aplicarse
Resumen Incluye para los Manuales un resumen breve del contenido del documento.
Ejecutivo
Notas de pies de De acuerdo a la necesidad los documentos pueden incluir esta figura de
página redacción siempre y cuando apoye a la comprensión de lo descrito en el
documento.

Nota.- Documentos con fecha de emisión anterior a la de la revisión 01 de este documento

mantendrán su formato hasta que sean actualizados.

4.3 Consideraciones y Excepciones a las plantillas

1. Cuando no corresponda el uso de algún punto establecido en las plantillas el mismo

debe ser mantenido en el documento incluyendo en su desarrollo la frase “No aplica”

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Ej.: Si a partir del documento no se genera ni se utiliza ningún registro o documento,

el punto REGISTROS DOCUMENTOS quedará de la siguiente forma:

6. REGISTROS/ DOCUMENTOS
No aplica

2. En caso de requerir modificaciones a la plantilla estándar la misma debe ser gestionada

con el Asesor de Mejora Continua de Sede Central.
3. El Asesor de Mejora Continua puede aceptar modificaciones en el tamaño de letra
únicamente dentro del punto “Desarrollo” de acuerdo al objetivo al que esta
modificación responda y siempre y cuando no afecte a la legibilidad del documento.
4. Las palabras y frases incluidas en las plantillas en letras de color plomo son de apoyo y
deben ser borradas al momento de completar la plantilla con la redacción del
documento1.

Nota.- Durante el proceso de revisión y socialización y en tanto el documento no sea aprobado

y publicado en la red debe llevar la marca de agua “DOCUMENTO BORRADOR”.

4.4 Consideraciones del tamaño de los documentos

1. Se establece un máximo de 30 páginas para procedimientos e instrucciones de trabajo,

sin incluir los anexos a dichos documentos.
2. Para los demás documentos a excepción de los manuales el máximo de páginas es de 50.
3. El AMC puede aceptar una cantidad mayor de páginas, previa revisión de las
justificaciones, en manuales técnicos de operación de equipos, realización de ensayos u
otros documentos técnicos cuya extensión no pueda ser resumida dentro de las 50
páginas establecidas Ej.: Manuales de ensayos de laboratorios, manuales de operación de
equipos o software.

Nota.- Los anexos constituyen información de apoyo al desarrollo del documento el asesor
de mejora continua debe analizar la pertinencia y extensión de los mismos.

4.5 Consideraciones del código y título de los documentos

1. Se puede realizar modificaciones parciales al título de los documentos siempre y cuando

estas no cambien el sentido del título inicial
2. Cuando se modifique el título del documento, el documento actualizado debe registrar
este cambio y sus razones en el historial de modificaciones manteniendo el número de
revisión correlativo siguiente
3. Cuando se modifique por completo el código de un documento, el documento que será
remplazado debe ser anulado en la lista maestra correspondiente y se debe generar un
nuevo documento que mantendrá el número de revisión correlativo siguiente.
4. Los documentos serán codificados según el Anexo 3 CODIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN.

1
La marca de agua de la plantilla “DOCUMENTO EN BORRADOR” está configurada en el documento como encabezado
por lo que debe ser eliminada desde esta opción.

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5. Los códigos de SI, MA y MC podrán ser utilizados por cualquiera de las áreas y sub áreas
de generación de documentos.

4.6 Consideraciones de las fechas en los documentos

1. La fecha de emisión debe ser posterior o similar a la de aprobación pero en ningún caso
anterior
2. Las fechas de elaboración, revisión y socialización deben tener una secuencia lógica y ser
anteriores a la fecha de aprobación Ej.:

Fecha de elaboración 19/09/2011

Fecha V°B° Monitor de Calidad 20/09/2011
Fecha de revisión 21/09/2011
Fecha socialización 22/09/2011
Fecha de aprobación 01/10/2001
Fecha de emisión 02/10/2011
* La fecha de emisión puede ser similar a la de aprobación nunca anterior

3. La fecha de emisión no debe superar en más de dos días hábiles a la fecha en que se
entregue el documento a mejora continua para su actualización en la red (se
considerarán excepciones en caso de retrasos por el envío de documentación entre
regionales siempre y cuando estas no superen cuatro días hábiles).

4.7 Consideraciones del número de revisión

1. Los documentos publicados por primera vez deben tener como número de revisión 00.
2. Cuando se actualice un documento el número de revisión asignado debe ser el siguiente
respecto al documento vigente en ese momento, es decir aquel que este publicado en la
red Ej.: Si el documento vigente en la red tiene revisión 00 el documento actualizado
tendrá número de revisión 01
3. Cuando se generen documentos nuevos con el objetivo de remplazar a otro documento,
el documento nuevo debe llevar el número de revisión siguiente que corresponda al
documento que va a ser anulado o dado de baja Ej.: Si el documento a ser anulado tiene
el número de revisión 01 el documento nuevo tendrá numero de revisión 02
4. Cuando se generen documentos nuevos con el objeto de remplazar varios documentos, el
documento nuevo debe llevar el número de revisión siguiente del documento a ser
anulado que tenga la revisión mayor Ej.: Si los documentos a ser anulados tienen
números de revisión 01, 02 y 03 el documento nuevo tendrá el número de revisión 04.

4.8 Consideraciones del historial de actualizaciones

1. El anexo de los documentos “Historial de actualizaciones” debe contener un resumen de

los cambios más importantes realizados al documento en cada nueva revisión.

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2. Cuando se trate de la primera versión del documento puede incluirse o no el “Anexo 1

Historial de actualizaciones” si se lo hace este debe incluir la frase siguiente ”Primera
versión del documento”
3. Cuando se generen documentos nuevos con el objetivo de remplazar a otro documento,
el documento nuevo debe anotar en el historial de modificaciones los datos exactos de
Código y Título del documento al que remplazan y contener una breve explicación de las
razones del cambio y anulación del documento al que remplazan.

4.9 Consideraciones de las Listas Maestras

1. Las listas maestras deben ser actualizadas cada vez que se publique un documento
nuevo o actualizado.
2. La fecha de emisión de la lista maestra corresponde a la fecha en la que se solicita su
actualización en la red al Asesor de Mejora Continua correspondiente.
3. El contenido de la listas maestras debe coincidir con los archivos publicados en la red al
interior de las carpetas correspondientes.
4. No se incluirá en las Listas Maestras aquellos documentos o registros creados por otras
áreas que sean publicados en la red. Ej: IPER, IAEIA, Mapeo de procesos, Programas de
gestión, etc.
5. Los formatos estándar de Listas Maestras están publicados en la red dentro de la carpeta
de DOCUMENTOS GUIAS (SISTEMA INTEGRADO\SOBOCE\NACIONAL\11. DOCUMENTOS
GUÍAS)

4.10 Consideraciones del cajetín de firmas de documentos

1. En el espacio destinado a las firmas de revisión y aprobación no podrá firmar la misma

función que elabora el documento
2. En áreas con estructuras achatadas la misma función o cargo puede elaborar el
documento y dar el V°B° de Monitor de Calidad, así mismo en este tipo de estructuras el
cargo que revisa puede ser el mismo que el que aprueba el documento.
3. Cuando en alguna de las instancias de elaboración y/o revisión intervengan más de un
cargo o un equipo de trabajo puede incluirse los nombres de hasta 4 personas si se trata
de más de 4 personas se debe colocar el nombre del equipo y debe firmar una sola
persona representante del mismo.
4. Cuando el documento necesite ser aprobado o revisado por más de un cargo o función o
por cargos/funciones de áreas distintas puede incluirse los datos de estos en el sector
asignado para la revisión y/o aprobación conforme a lo que indica el Anexo 2 de este
documento.
5. Cuando alguna de las instancias no pueda firmar el documento puede autorizar vía correo
electrónico la firma a otra persona (firmar por). En este caso la autorización debe
adjuntarse al documento al momento de la entrega al AMC.

4.11 Consideraciones sobre las copias de documentos

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1. Si son requeridas copias de los documentos del sistema de gestión integrado estás deben
ser en lo posible impresas de la red (así tendrán la marca de agua de “COPIA NO
CONTROLADA PARA IMPRESIÓN”).
2. En caso de que se necesiten fotocopias de documentos firmados estas copias debe ser
selladas (sello rojo) por el AMC como “COPIA FIEL AL ORIGINAL” y registradas en RRT-
SGI.MC.004 HOJA DE ENTREGA DOCUMENTOS.
3. Si son requeridas copias de los documentos en el formato electrónico original en el que
fueron enviados (Por Ej: documentos en Word, Excel, etc.) los mismos deben ser
requeridos al AMC correspondiente vía correo electrónico incluyendo la siguiente
información sobre el documento requerido:
a. Código y título del documento
b. Fecha de emisión y número de revisión del documento
c. Razones de la solicitud

4.12 Consideraciones de la publicación de documentos y registros

1. Todas las solicitudes de modificación de documentos, que no tengan el Anexo de Historial

de actualizaciones deben incluir un breve resumen de los cambios que sufrió el
documento para generarse la nueva versión del mismo, sin esta información no se
procederá a la actualización del documento en la red.
2. En caso de que un área requiera la publicación de registros debe proceder según indica el
RPT-SGI.MC.005 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS en el punto 6.6.3
3. Los registros llenos que requieran ser publicados en la red sin firmas deben ser enviados
al AMC en su formato original (documento electrónico) e impresos con las firmas
correspondientes, estos quedarán en custodia del AMC al que fueron entregados.
4. Los registros que requieran ser publicados en la red con firmas deben ser enviados al
AMC escaneados y podrán quedar bajo custodia del área que los envía.
5. Los documentos externos que requieran ser publicados en la red deben ser enviados al
AMC escaneados y el original debe quedar bajo custodia del área que los envía.
6. Los registros deben ser publicados en formato PDF incluyendo la marca de agua
“DOCUMENTO NO CONTROLADO EN CASO DE IMPRESIÓN”.
7. Las áreas deben publicar en la red los formatos de todos los registros que utilizan
incluidos aquellos que son pre impresos o generados por sistemas informáticos.
8. La persona que solicite la actualización de un formato de registro o registro lleno debe
enviar en el correo electrónico de solicitud un breve resumen de los cambios que sufrió el
documento respecto de la versión anterior.

Nota.- Es requisito obligatorio para la publicación de documentos y registros en la red el envío

previo de la Lista Maestra correspondiente actualizada.

5. REGISTROS/ DOCUMENTOS

Código Título
DOCUMENTOS DE ENTRADA (Incluir Documentos de referencia internos y externos)
RPT-SGI.MC.005 ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS
DOCUMENTOS DE SALIDA
No aplica

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Código Título
REGISTROS DE ENTRADA
No aplica
REGISTROS DE SALIDA
SIN CODIGO PLANTILLAS DE FORMATO
VARIOS CÓDIGOS FORMATOS DE LISTAS MAESTRAS

6. ANEXOS

ANEXO # TÍTULO
ANEXO 1 HISTORIAL DE ACTUALIZACIONES
ANEXO 2 ESPECIFICACIONES DE LAS PLANTILLAS
ANEXO 3 CODIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

Elaborado por: V°B° Monitor de Revisado por: Aprobado por:

Calidad:
Nombre Alejandra Uzeda León Alejandra Uzeda León María del Carmen Vaca René Sánchez

Cargo Asesor de Mejora Asesor de Mejora Jefe Nacional de Gerente Corporativo

Continua Continua Mejora Continua de Operaciones y
Comercialización
Fecha 04-10-2012 04-10-2012 14-12-2012 21-12-2012

Firma

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ANEXO 1
HISTORIAL DE ACTUALIZACIÓN

Número de Fecha de Resumen de los cambios principales da cada revisión del documento incluida la actual
revisión emisión
00 23-03-2009 Sin modificaciones documento nuevo
01 16-11-2011 Se modificó todo el documento, se remplazaron las especificaciones de formato por
plantillas para los tipos de documentos del sistema de gestión de la empresa, se
incluyeron consideraciones para cada uno de los elementos que componen los
documentos o que apoyan su gestión.
Se modificó el título del documento
Se eliminaron varios puntos del formato: Documentos de referencia unido a los
documentos/registros de entrada, Consulta pública al haberse eliminado este proceso.
Se modificó la función de responsable ISO por la de Monitor de Calidad
Se incluyó excepción en la cantidad de páginas aceptadas en manuales
Se elimina la GUÍA de CODIFICACIÖN y se la incorpora a este documento como
Anexo
02 21-12-2012 Se completaron las descripciones del contenido de documentos en el punto 4.1
Se modificó el Anexo 3 a consecuencia del cambio de estructura organizacional de la
empresa. Las siguientes áreas de generación cambiaron de codificación:
• Control de gestión = D
• Hormigon y Áridos = H
• Legal = K
• Marketing = M
• Abasto = N
• Mejora Continua = Q
• Medio Ambiente = Z
• Seguridad Industrial y Salud Ocupacional = S

Se modificó la estructura de codificación en función a la nueva estructura

organizacional para las áreas de Hormigón y Áridos, Planeación y Desarrollo, Mejora
Continua, Sub gerencia de Medio Ambiente, Seguridad Industrial.

Se incluye en el documento un lineamiento sobre el uso de los códigos SI Seguridad

Industrial y MA Medio Ambiente por las áreas en general.

Se completó la descripción de la información que debe incluir cada tipo de documento

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ANEXO 2
ESPECIFICACIONES DE LAS PLANTILLAS

Tamaño del papel Carta (216*279 mm)

Tipo de letra VERDANA
Tamaño de letra Texto en general: tamaño 10 en formato “Tipo oración”.
Títulos: tamaño 10 con negrillas y mayúsculas
Texto del encabezado
• Tipo de documento tamaño 14 Negrilla
• Titulo del documento tamaño 11 Negrilla
• Código del documento tamaño 12 Negrilla
• Texto restante tamaño 10
• Marca de agua Arial tamaño 36
Texto en el cajetín de firmas
Títulos tamaño 8 Negrilla
Texto en el cajetín de Anexos
Texto tamaño 10
Márgenes

Logotipos • Ubicación casilla izquierda del encabezado

• Documentos nacionales : Logotipo de la empresa
• Documentos regionales: Logotipo de la empresa y del producto

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ELABORACIÓN Y FORMATO DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS Fecha de emisión: 21-12-2012
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Ejemplos de Cajetines de encabezado

Código: XXT-XXX.XX.00X
PROCEDIMIENTO
Número de revisión: 00

TÍTULO DEL PROCEDIMIENTO Fecha de emisión: XX-XX-XXXX

Página: 1 de 5

Código: XXT-XXX.XX.00X
INSTRUCCIÓN DE TRABAJO
Número de revisión: 00

TÍTULO DE LA INSTRUCCIÓN DE Fecha de emisión: XX-XX-XXXX

TRABAJO Página: 1 de 5

Código: XXT-XXX.XX.00X
GUÍA Número de revisión: 00
TÍTULO DE LA GUÍA Fecha de emisión: XX-XX-XXXX
Página: 1 de 5

Código: XXX-XXX.XX.00X
MANUAL Número de revisión: 00
TÍTULO DEL MANUAL Fecha de emisión: XX-XX-XXXX
Página: 1 de 5

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ELABORACIÓN Y FORMATO DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS Fecha de emisión: 21-12-2012
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Código: XXT-XXX.XX.00X
PLAN Número de revisión: 00
TÍTULO DEL PLAN Fecha de emisión: XX-XX-XXXX
Página: 1 de 5

NORMA O REGLAMENTO Código: XXT-XXX.XX.00X

Número de revisión: 00
TÍTULO DE LA NORMA O Fecha de emisión: XX-XX-XXXX
REGLAMENTO
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Código: XXT-XXX.XX.00X
POLÍTICA Número de revisión: 00
TITULO DE LA POLÍTICA Fecha de emisión: XX-XX-XXXX
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Ejemplo sugerido para formatos de registros:

TÍTULO O NOMBRE DEL FORMATO DE REGISTRO

CÓDIGO DEL FORMATO DE REGISTRO

Fecha de emisión de formato: Número de revisión del formato:

TÍTULO O NOMBRE DEL FORMATO DE REGISTRO

CÓDIGO DEL FORMATO DE REGISTRO

Fecha de emisión de formato: Número de revisión del formato:

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Ejemplos de Cajetines de firmas

Cajetines para documentos en general:

Para documentos con una sola firma en cada instancia:

Elaborado por: V°B° Monitor de Revisado por: Aprobado por:
Calidad:
Nombre

Cargo

Fecha

Firma

Para documentos con más de una firma en la instancia de elaboración:

Elaborado por:

Nombre

Cargo

Fecha

Firma

V°B° Monitor de Calidad: Revisado por: Aprobado por:

Nombre

Cargo

Fecha

Firma

Para documentos con más de una firma en la instancia de revisión:

Elaborado por: V°B° Monitor de Calidad: Aprobado por:

Nombre

Cargo

Fecha

Firma

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Revisado por:

Nombre

Cargo

Fecha

Firma

Para documentos con más de una firma en la instancia de aprobación:

Elaborado V°B° Monitor de Revisado por: Aprobado por: Aprobado por:
por: Calidad:
Nombre

Cargo

Fecha

Firma

Cajetín para políticas:

Elaborado por: V°B° Jefe Nal. de V°B° Auditoría Revisado por: Aprobado por:
Mejora Continua: Interna
Nombre

Cargo

Fecha

Firma

Ejemplo del título de los Anexos

ANEXO 1
TÍTULO DEL ANEXO

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ANEXO 3
CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

N P T- ABA. AB. 001

Número correlativo de la documentación generada por la sección (tres

6 dígitos numéricos) ira de acuerdo a la codificación de la sección.

5 Sección de generación del documento (dos dígitos alfabéticos).

(Tabla 1)

4 Sub área de generación (tres campos alfabéticos) (Tabla 1)

3 Región o Ciudad de aplicación del documento (un campo alfabético)

2 Tipo de documento (un campo alfabético)

1 Área de la empresa que genera el documento (un campo alfabético)

Tabla 1
Tabla 1

CODIFICACIÓN SEGÚN ÁREAS, SUB ÁREAS Y SECCIONES DE GENERACIÓN

Cualquier
1 área de la
empresa

SGI
4 Sistema de gestión
Integrado

SI = Seguridad
Industrial
MA = Medio
5 Ambiente
MC = Mejora
Continua

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PRESIDENCIA

P
Presidencia

RSE
PRE AAI CMN
Responsabilidad
Presidencia Auditoria Interna Comunicación
Social

PC AI RS CM
Presidencia Auditoria Interna Resp. Social Comunicación

GERENCIA GENERAL

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GERENCIA CORPORATIVA DE OPERACIONES Y COMERCIALIZACIÓN

O
Operaciones

SOP = Soporte CIF

SCT
OPE PRD MNT
CCL = Control de Centro de PAL
Sustancias
Operaciones Producción Mantenimiento Calidad información Proy. Aire Limpio
Controladas
PCE = Procesos Fábrica

PR = Producción MT = Mantenimiento CC = Control de CF = Centro de

SC EL = Eléctrico
OP CH = Chancado Calidad información
Sustancias EO = Electrónico
Operaciones CL = Clinkerización LB = Laboratorio fábrica
Controladas ME = Mecánico
MD = Molienda de Crudo PS = Soporte a BA = Bascula
CA = Cantera PV = Preventivo Procesos
TR = Trituración PD = Predictivo
SP = Secado Puzolana OR = Operativo
MO = Molienda de cemento GA = Garajes
EN = Envase y Ensilaje PL = Planificación

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H
Hormigón y
Áridos

PYC
HYA RMX ARI ATE
Proyectos y
Hormigón y Áridos Ready Mix Aridos Asesoría Técnica
Construcciones

HA = Hormigón
y Áridos
PR = PR = Producción PR = Producción AT = Asesoría IP = Ingeniería
Producción MT = Mantenimiento MT = Mantenimiento Técnica de proyectos
MT = CC = Control de CC = Control de
Mantenimiento Calidad Calidad
CC = Control de LG = Logística
Calidad

L
Logísitica
M
Marketing

RIN
LOG PLA
Relaciones
Logística Planificación
MKT Industriales
Marketing

LG = Logística
MT = Mantenimiento
RI
TN = Transporte PL
Relaciones.
propio Planificación
MK Industriales
Marketing TX = Transporte
terciarizado

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Q Z S
Mejora Medio Seguridad y Salud
Continua Ambiente Ocupacional

GSS
MCC SMA
Gestión de
Mejora Continua y Sub Gerencia de
Seguridad y Salud
Calidad Medio Ambiente
Ocupacional

SI =Seguridad
MC MA Industrial
Mejora Continua Medio Ambiente SO = Salud
Ocupacional

GERENCIA CORPORATIVA DE SOPORTE

R
Recursos
Humanos

GDR
RHU DLL ARH DO
Gestión y
Recursos Desarrollo Administración Desarrollo
Desarrollo de
Humanos Laboral de RRHH Organizacional
RRHH

RH
DR DL = Desarrollo AR DO
Gestión y laboral
Recursos Administración Desarrollo
Desarrollo de SM = Seguro
Humanos de RRHH Organizacional
RRHH Médico
SO = Salud
Ocupacional

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A K
Administración Legal

ADV ADH ADO

SFI ADM LEG
Administración Administración Administración Of.
Seguridad física Administración Legal
Viacha Hormigones Central

SF AD = Administración LG
Seguridad física SG = Servicios generales Legal

F N
Finanzas Abasto

FIN CON TES ABA

Finanzas Contabilidad Tesorería Abasto

AB = Abasto
FI CT TE
AL = Almacenes
Finanzas Contabilidad Tesorería
CS = Compras

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GERENCIA CORPORATIVA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO

D
Planeación y
Desarrollo

CDG PLN DES

Control de Gestión Planeación Desarrollo

PF = Planeación
CG DD
Estratégica y
Control de Gestión Desarrollo
Finanzas

GERENCIA CORPORATIVA DE PROYECTOS

I
Proyectos

PRO
Proyectos

ME = Mecánico
IC = Instrumentación y control
EL = Eléctrico
LG = Logística
IN = Ingeniería de proyectos
OC = Obra Civil
QA = Aseguramiento de la
calidad
CR = Contratos

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OTRAS EMPRESAS DEL GRUPO

Y
Anatina Toys

ADM COM MKT DES PRD

Administración Comercialización Marketing Desarrollo Producción

PR = Producción
AD = Administración CO MK DE SI = Seguridad
CT = Contabilidad Comercialización Marketing Desarrollo Industrial
MA = Medio
Ambiente

E
Esmical

J
Jisunu

ESM
Esmical

ADM PRO UEF

Administración Proyectos Unidad Educativa
ES = Esmical
AD = Administración
RH = Recursos Humanos
AL = Almacenes
AB = Abasto
PR = Proyectos UE = Unidad FI = Finanzas
AD = Administración SL = Salud CT = Contabilidad
Educativa
CT = Contabilidad ED = Educación MT = Mantenimiento
PG = Pedagógica
DP = Desarrollo PR = Producción
Productivo CC = Control de Calidad

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DOCUMENT
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B
Bolivian Foods

ADF CDI ACO LQI

BKI SUB RRH OPE MKT SIS
Administración y Centro de Alimentos LA QUINTA
Burger King Subway Recursos Humanos Operaciones Marketing Sistemas
Finanzas Distribución Congelados

RH = Recursos
Humanos OP = Operaciones CD AC SS
BK SW AD = Administración MK LQ
SI = Seguridad LG = Logística Centro de Alimentos Sistemas de
Burger King Subway FI = Finanzas Marketing La Quinta
Industrial MT = Mantenimiento distribución congelados información
MA = Medio
Ambiente

Tabla 2 CODIFICACIÓN SEGÚN TIPO DE DOCUMENTO

2 Procedimie Instrucción
Guía Manual Normas Políticas Registros Planes Matriz
nto de trabajo

P I Z M N A R L T

Listas Organigrama
Reglamentos Cronogramas Programas Planos Proyectos Pliegos
Maestras s

E C S O G U Y F
Tabla 3 CODIFICACIÓN SEGÚN REGIÓN DE APLICACIÓN
3
T L S C O J
•TODAS •LA
LA PAZ •SANTA •COCHABA •ORURO
ORURO •TARIJA
CRUZ MBA

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