Código: CMC-PD-01

PROCESO CALIDAD Y Versión: 01

MEJORAMIENTO CONTINUO Fecha: Octubre de 2020

PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN Y CONTROL Página: 1 de 17
DE
INFORMACIÓN DOCUMENTADA

1. Objetivo

Establecer los lineamientos para la elaboración, identificación, revisión, aprobación, divulgación,

actualización, identificación de cambios, utilización en los puntos de uso y retiro por obsoletos, de los
documentos del Sistema Integrado de Gestión.

2. Alcance

Este procedimiento aplica para la generación y control de todos los documentos relacionados con el
Sistema Integrado de gestión (NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN/ENTIDAD ), relacionados en “Listado
Maestro de información Documentada documentos y registros (CMC-PD-01-F-01)”, incluye también, los
Documentos Externos, (Leyes, Decretos, Resoluciones, acuerdos, Convenios, Tratados Manuales,
Presentaciones, Brochures, entre Otros y Registros.

3. Definiciones

SIG: Sistema Integrado de Gestión. Plataforma común que unifica los sistemas de gestión del Ministerio del
Trabajo, para orientar y fortalecer la gestión, dar dirección, articular y alinear conjuntamente los requisitos
de los subsistemas que lo componen.

Cliente: Organización o persona que recibe un producto. El cliente puede ser interno o externo a la
organización.

P.H.V.A.: Corresponde a las siglas del Planear, Hacer, Verificar y Actuar.

Gestión Documental: conjunto de actividades Administrativas y técnicas tendientes a la planificación,

manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta
su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Sistema Repositorio Documental SIG: Herramienta de apoyo a la gestión documental del Sistema
Integrado de Gestión del Ministerio del Trabajo, con el propósito de facilitar el acceso, control y publicación
de los documentos generados por los diferentes procesos que conforman el SIG.

Documento: Información y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel, disco magnético,
óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos. Los documentos pueden ser
(procedimientos, instructivos, formatos, planes, programas, matrices, documentos de origen externo; entre
otros). En el Ministerio del Trabajo los documentos son los relacionados en el Anexo 1 – Pirámide
Documental.

Documento Interno: Es aquel elaborado por los procesos de la entidad incluidos los registros, para que la
entidad demuestre el cumplimiento de sus funciones y que le permitan asegurarse de la eficaz
planificación, operación y control de sus procesos.
Documento Externo: Es aquel elaborado por entes externos a la institución pero que inciden en la
ejecución de los procesos y procedimientos del Sistema Integrado de la organización . Entre los
documentos externos se pueden considerar normas, códigos, leyes, decretos, resoluciones, manuales
entre otros.

Elaboración: cuando se reúne la información y se prepara el borrador del documento.

Revisión: Cuando se verifica la adecuación de los documentos para que sean versión inicial( o cuando sea
necesario).

Aprobación: Aceptación de un documento que garantiza su aplicación desde el punto de vista del
cumplimiento y coherencia con el Sistema Integrado de Gestión.

Publicación: Es el proceso que permite dar a conocer un documento.

Distribución: Es la actividad por medio de la cual un documento aprobado se entrega a los interesados para
su aplicación.

Modificación: Mecanismo a través del cual se realizan cambios necesarios en los documentos. Pueden ser
de forma o de fondo.

Documento Obsoleto: Es un documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido.

Copia Controlada: Es el documento copia del original, sobre el cual existe control y responsabilidad para
informar y suministrar las actualizaciones que se realicen.

Copia No Controlada: Copia del documento original en medio físico o magnético entregado a un tercero
con fines de información. Estas copias están identificadas con la leyenda “COPIA NO CONTROLADA”,
sobre estas no hay responsabilidad de actualización.

Pirámide documental: es la representación gráfica de los documentos definidos en el Sistema Integrado de

Gestión.

Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Plan de Acción: Es un instrumento que articula estratégicamente las acciones de la organización
permitiendo la identificación sistemática de sus acciones a fin de cumplir con los Planes Estratégicos.

Objetivos Institucionales: Son las responsabilidades del Ministerio en el ámbito de sus competencias para
ser alcanzadas en el cuatrienio. Resultados que el Ministerio aspira obtener en las áreas de su
competencia.

Política: Directriz o lineamiento general que sirve fundamentalmente para orientar la acción institucional y
facilitar el proceso de toma de decisiones.

Política de Calidad: Intención (es) y Orientación (es) de una entidad relativa (s) a la calidad tal como se
expresa (n) formalmente por la alta dirección de la entidad.

Objetivo de Calidad: Algo ambicionado o pretendido relativo a la calidad.

Manual del Sistema Integrado de Gestión: Es el documento que describe y especifica el Sistema de calidad
de la entidad.

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman
elementos de entrada en resultados.

Mapa de Procesos: Representación grafica documentada de la estructura general del sistema de calidad
de la entidad, en donde además se presentan los procesos que lo componen así como sus relaciones
principales.

Caracterización de proceso: documento usado para describir la estructura de cada proceso, estableciendo
entre otros, su objetivo, alcance, responsable, entradas, salidas y las actividades de acuerdo con el ciclo
P.H.V.A.

Mapa de Riesgos: Mapa de riesgos: documento para organizar la información que describe los riesgos de
la entidad. El mapa de riesgos es una representación final de la probabilidad e impacto de uno o más
riesgos frente a un proceso, proyecto o programa. Un mapa de riesgos puede adoptar la forma de un
cuadro resumen que muestre cada uno de los pasos llevados a cabo para su levantamiento.
Indicadores: Herramientas para clarificar y definir, de forma más precisa, objetivos e impactos y son
medidas verificables de cambio o resultado de actividades o acciones desarrollados por la entidad.
Plan: Documento que contempla en forma ordenada y coherente las metas, estrategias, directrices y
técnicas en tiempo y espacio, así como los instrumentos, mecanismos y acciones que se utilizarán para
llegar a los fines deseados. Un plan es un instrumento dinámico sujeto a modificaciones en sus
componentes en función de la evaluación periódica de sus resultados.

Programa: Son documentos escritos que definen con claridad los objetivos de una organización y describe
los métodos que se van a emplear para alcanzar dichos propósitos.

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Es recomendable que
los procedimientos definan, como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, por qué y cómo.

Instructivo: Documento que describe de forma secuencial y con alto nivel de detalle actividades u
operaciones muy específicas.

Guía: Pautas de acción, esenciales ante un problema, establece recomendaciones, sugerencias u

orientaciones sobre un tema específico.

Anexo: sección de información adicional que amplía la información de un documento. Puede presentar
formatos particulares como gráficos, tablas, tipos de planillas de registros, entre otros.

Formato: Documento diseñado para la recolección de información y que proporciona evidencia de una
acción.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades

ejecutadas.

Listados Maestros: Listas en las cuales se relacionan los documentos controlados del sistema integrado de
gestión de la organización

4. Generalidades del procedimiento

Para la inclusión, modificación y retiro de la documentación se requiere diligenciar el formato de solicitud

para crear, modificar o retirar documento (CMC-PD-01-F-01). Los documentos entrarán en vigencia una
vez estén aprobados y publicados en el Sistema Repositorio Documental SIG, el cual es el único punto
autorizado que garantiza el uso de las versiones vigentes y pertinentes del Sistema Integrado de Gestión
de la organización.

No es obligatoria la firma del documento por parte del responsable del proceso para la aprobación y
publicación en el sitio web del SIG. Siempre y cuando cumpla con las disposiciones establecidas en las
actividades del Numeral 5 de este procedimiento y aplique los requisitos establecidos en el Manual de
Usuario del Sistema Repositorio Documental SIG.
En cumplimiento de la Directiva Presidencial No. 04 de Abril de 2012 “Eficiencia Administrativa y
Lineamientos de la Política Cero Papel en la Administración Pública” la consulta a los documentos del SIG
debe realizarse en el sitio de la organización tanto, cada
proceso se hace responsable de aplicar buenas prácticas para reducir el consumo de papel en la impresión
de documentos.

Los documentos que se descarguen del sitio web son considerados COPIAS NO CONTROLADAS y el uso
de versiones desactualizadas será responsabilidad del respectivo colaborador
. Todos los documentos incluidos en el Listado Maestro de Documentos del y el Listado Maestro de
Registros CMC-PD-01-F-01.

Estructura del manejo de carpetas y documentación de la administración documental del Sistema Integrado
de Gestión.

El Administrador del Sistema Integrado de Gestión Guardara copia de los documentos en Carpetas
Digitales estructuradas según SISTEMA INTEGRADO DE GESTION-SIG

El administrador del SIG realizara Copia BACK UP de las carpetas de la gestión documental y de las de los
documentos publicados y codificados en la Dirección del Servidor (Usuario Administrador del Sistema
Repositorio) mínimo una vez cada 15 días.

Manejo y Control del Listado Maestro de Documentos y Listado Maestro de Registros

Se realiza por medio del Listado Maestro de Documentos y el Listado Maestro de Registros CMC-PD-01-F-
01.

Estos documentos se encuentran en Excel, y contienen toda la información de la documentación del

Sistema Integrado de Gestión incluida en la pirámide documental.

NOTA: Los formatos en este listado se controlan como cualquier documento, una vez capturen información
evidencian el desarrollo de las funciones y actividades de los procesos de la organización pasan a ser
controlados por el listado maestro de Registros y documentos CMC-PD-01-F-01
En cualquiera de los casos (Listado Maestro) se maneja el código de colores de la siguiente manera:

Color Rojo: Utilizado en las filas del registro para cada uno de los documentos obsoletos controlados.
Color Amarillo: Utilizado para identificar que este documento está siendo objeto de solicitud de modificación
documental.
Color Verde: Utilizado para significar la versión actualizada y vigente que se encuentra listo.
Azul: Creación del documento
Gris: neutro los registros que ingresan y dejan de ser formatos.

Control de la Documentación Externa incluida en el Sistema Integrado de Gestión

El responsable de cada proceso debe identificar los documentos de origen externo que apliquen y decidir,
si se trata de documentos legales, documentos que ofrecen orientación para la aplicación de la
normatividad, y/o otros documentos que se necesitan para la eficaz operación y control de las actividades.
Se debe comunicar al Proceso de Administración del SIG, estas modificaciones documentales siguiendo
las Actividades del Numeral 5 de este Procedimiento.

5. Descripción de las actividades

REGISTRO
Nr ACTIVID RESPONSABL
/
o. AD E DOCUMENT
O
IDENTIFICAR NECESIDAD DE CREAR DOCUMENTO. Responsable y/o Correo
Identificar la necesidad de elaborar documento de su gestor del proceso Electrónic
proceso. Dicha solicitud debe ser notificada al o u otro
1. responsable y/o gestor del proceso a través del correo medio
electrónico, u otros medios y a calidad mejora continua

EVALUAR Y ANALIZAR LAS Responsable N/A

NECESIDADES PRESENTADAS y/o gestor del
Evaluar y analizar la necesidad de creación proceso Y
2 modificación o eliminación de documento. analista calidad
 COMUNICAR LA APROBACIÓN O NEGACIÓN Responsable Correo
Una vez aprobada o negada la necesidad presentada se calidad /o gestor Electrónic
informa a los responsables para su elaboración o del proceso o u otro
modificación. medio
3
En el caso de eliminación de documentos se requiere
pasar a la actividad 6

ELABORAR MODIFICAR DOCUMENTO: Responsabl Docume

Crear o modificar el documento según los Anexos 1, 2 y e /o gestor nto
3 de este documento. del proceso elaborad
4
o o
modifica
do
Para el caso de modificaciones se debe solicitar el Correo
documento editable al Administrador del SIG. Electrónic
o u otro
medio
REVISIÓN DEL DOCUMENTO FINAL Dueño del Correo
Una vez realizados los ajustes el dueño del proceso le da Proceso Electrónic
5
el visto bueno a la creación o modificación del documento. o u otro
medio
SOLICITAR CREACIÓN MODIFICACIÓN O Responsable Correo
ELIMINACIÓN: y/o gestor del electrónico
Con el documento elaborado o modificado en versión proceso del proceso.
editable se procede a diligenciar el Formato Solicitud Y calidad
para crear, modificar, retirar documento CMC-PD-01-F-
6 02
, llenando los campos pertinentes. Así como para la
eliminación de documentos.
Este Registro y el documento editable se debe enviar al
correo electrónico xxxxxxxx

REVISIÓN DE LA SOLICITUD Y DEL DOCUMENTO. Líder de Correo

Recibida la comunicación, el proceso de Administración CMC (calidad) electróni
del SIG revisa que el documento y la Solicitud para crear, co
modificar, retirar documento ASIG-PD-01-F-01 cumplan
7
con los estándares establecidos en este procedimiento y
sus Anexos.
 COMUNICAR LA APROBACIÓN O NEGACIÓN Líder de Correo
Una vez aprobada o negada la solicitud se informa a los CMC (calidad) electróni
responsables del proceso para su aprobación. co
8 Si es Negada se comunica y fin de actividades.

CODIFICAR DOCUMENTO: Líder de Listado

Asignar código al documento y registrar la información CMC (calidad) Maestro de
dentro del listado maestro de documentos Y Listado Documentos
maestro de registros CMC-PD-01-F-01 Listado
9
Los códigos se asignan de acuerdo con lo establecido en maestro de
ANEXO 4. Codificación de los documentos del Sistema registros
Integrado de Gestión. CMC-PD-01-
F-01
PUBLICAR DOCUMENTO: Líder de Listado
Verificar la extensión del archivo en el que se CMC (calidad) Maestro de
requiere publicar el documento. (Ejemplo: .xlsx, Documentos
docx y .pdf). CMC-PD-01-
Actualizar F-01
10
Carpetas: La que por disposición del gestor
documental exija la preparación del documento a
publicar.
La carpeta con la documentación codificada del
sistema Integrado de Gestión.
Y las de Administración Documental.
FIN

6. Requerimientos Técnicos del procedimiento

Actividad 3.
El dueño del proceso revisa la necesidad detectada. Apruebo o Desaprueba.
En el caso de eliminación de documentos se requiere pasar a la actividad 6.

Actividad 8
El Administrador CMC comunica el aval de la solicitud presentada por el dueño del proceso.
Si es aprobada o negada.
Si se requiere se deben realizar actividades de gestión entre las partes.

7. Anexos

ANEXO 1. Estructura y formato de presentación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión
Los documentos del SIG se elaboran respetando, en lo posible, las recomendaciones presentadas a
continuación. Las siguientes recomendaciones se establecieron para lograr cierto grado de uniformidad en
los documentos.

Elementos comunes

Todos los documentos que conforman el SIG deben tener uniformidad en su encabezado y sección de
control de cambios según se establece a continuación.

 Encabezado

Cada una de las páginas que conforman los documentos deben tener un encabezado que consta de:

- Logotipo del Ministerio del Trabajo, al lado izquierdo de la página.

- Título del documento centrado (en mayúscula sostenida).
- Código del documento al lado superior derecho de la página.
- Versión actual del documento al lado derecho central de la página.
- Fecha de la versión al lado derecho inferior indicando el mes en letras.
- Páginas del documento
-

Tipo Letra: Arial Narrow Tipo Letra: Arial Narrow Tipo Letra: Arial
Tamaño: 12 Tamaño: 14 Narrow
Tamaño: 8

Ejemplo del encabezado:

LOGO Código: ASIG-PD-01

PROCESO ADMINISTRACION DEL SIG
Versión: 1.0
PROCEDIMIENTO ELABORACION
Fecha: Octubre 26 de 2016
Y CONTROL DE DOCUMENTOS Página 1 de 17

....................... Contenido

El documento debe estar en tipo de letra Arial Narrow y tamaño 12

 Control de Cambios y control de documentos

Al finalizar la última página del documento se encuentra una tabla para mantener los controles de los
cambios que han sufrido el documento en cada una de sus versiones con el control de documentos que
indica nombre y cargo de quién elaboró, revisó y aprobó la presente versión.
Nombre Cargo Elaboro Reviso Aprobó Versión
 Código: CMC-PD-01

PROCESO CALIDAD Y Versión: 5.0

MEJORAMIENTO CONTINUO Fecha: Mayo 23 de 2016

PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN Y CONTROL Página: 10 de 17
DE
DOCUMENTOS
A continuación, se relaciona los documentos que deben incluir las tablas de control de cambios y control de
documentos:

TIPO DE DOCUMENTO CONTROL DE CAMBIOS CONTROL DE DOCUMENTOS

Manual X X

Caracterizaciones X X

Procedimientos X X

Tramite N.A. N.A.

Instructivos X X

Guía X X

Programas X X

Planes X X

Formatos N.A. N.A.

Indicador N.A. X

Mapa de Riesgos N.A. N.A.

Otros documentos N.A. N.A.

NOTA: Los controles y los cambios de los documentos se visualizan en los listados maestros generados por el
Sistema Repositorio Documental SIG, los cuales están permitidos descargar para su consulta.
A nivel General la documentación del Sistema debe contener:

TIPO
Generalida Descripció
DE Objetivo Alcance Definiciones de s n de
Requerimient
Anexo
DOCUMENTO o s Tecnicos
del las
documento actividades
Manual X X N/A N/A N/A N/A X
Caracterizaciones X X N/A N/A N/A N/A N/A

Procedimientos X X X X X X X
Tramite N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Instructivos X X X X X X X
Guía X X X X X X X
Programas X X N/A N/A N/A N/A X
Planes X X X X X X X
Formatos N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Indicador X X N/A N/A N/A N/A N/A
Mapa de Riesgos X X N/A N/A N/A N/A N/A
Otros documentos N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A
 Anexo 2 Pirámide Documental

La siguiente imagen describe los tipos de documentos que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión y
su descripción.
Anexo 3 Responsables de la Elaboración, Aprobación y Revisión de Documentos del SIG

La elaboración, revisión y aprobación de los documentos es realizada por personal autorizado según se
indica este anexo previa ejecución del numeral 5 de este procedimiento.

Tipo de documento Elaboración Revisión Aprobación

Mapa de Procesos Representante de la Comité Directivo Comité
Dirección para el SIG Directivo

Manual del SIG Grupo líder del SIG Representante de Jefe

la Alta Dirección
para el SIG Oficina Asesora
de
Planeación

Tipo de documento Elaboración Revisión Aprobación

Caracterización de los Gestor de cada Administrador Responsable
procesos. Procedimientos. proceso analista
Trámite. del proceso
Hojas de vida y/o colaboradores del CMC
indicadores. Mapa de asignados por el
Riesgos. responsable del
Instructivos. proceso
Fichas
técnicas.
Formatos.
Manuales
operativos. Guías.
Program
as
Planes

Anexo 4 Codificación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión

Los documentos del Sistema Integrado de Gestión deben tener asignado un código alfanumérico de
identificación.
 La codificación de los documentos se realizará así:

Codificación para procesos:

Se realiza así:
Primera posición: PR que corresponde al tipo de documento “Proceso” según la Tabla 2. Abreviaturas para
la identificación de tipos de documentos del SIG.
Segunda posición: guión, símbolo “-”.
Tercera posición: Abreviatura del proceso, según Tabla 3. Abreviaturas para la identificación de procesos.

Ejemplo:
Tipo de documento Abreviatura de Proceso
PR - CMC

Codificación para documentos que NO están relacionados directamente con un procedimiento en particular:

Corresponden a documentos que están relacionados con un proceso más no con un procedimiento
específico. En esta categoría se incluye también la codificación de los procedimientos.

Se realiza así:
Primera posición: Abreviatura del proceso, según Tabla 3. Abreviaturas para la identificación de procesos.
Segunda posición: guión, símbolo “-”.
Tercera posición, abreviatura del documento: Corresponde a la abreviatura del tipo de documento según
Tabla 2. Abreviaturas para la identificación de tipos de documentos del SIG
Cuarta posición: guión, símbolo “-”.
Quinta posición: consecutivo de dos cifras iniciando en 01 según tipo de documento.

Documento Abreviatura de Proceso Abreviatura del documento Consecutivo

CMC 01
Procedimiento1 - PD -

CMC 02
Procedimiento2 - PD -

CMC 01
Guía 1 - G -
Ejm: CMC-PD-01

Codificación para documentos que están relacionados directamente con un procedimiento en particular:

Se realiza así:
Primera posición: Abreviatura del proceso, según Tabla 3. Abreviaturas para la identificación de procesos.
Segunda posición: guión, símbolo “-”.
Tercera posición, abreviatura del documento: Corresponde a la abreviatura PD (Procedimiento) Cuarta
posición: guión, símbolo “-”.
Quinta posición: consecutivo del procedimiento con el que se encuentra relacionado el documento a
codificar.
Sexta posición: guión, símbolo “-”.
Séptima posición: consecutivo de dos cifras iniciando en 01 según tipo de documento

Ejemplo de codificación de un formato que está relacionado con el procedimiento cuyo código es CMC
-PD- 01

Abreviatura Abreviatura Consecutivo Abreviatura

Documento Procedimient del Consecutivo
de Proceso o document
o
Formato CMC - PD - 01 F - 01
Ejm: CMC-PD-01-F-01

La siguiente tabla presenta las abreviaturas que permiten identificar los tipos de documentos del Sistema
Integrado de Gestión.

Tabla 2. Abreviaturas para la identificación de tipos de documentos del SIG

Tipo de documento Codificación

 Manual M
 Proceso PR
 Procedimiento PD
 Trámite TR
 Instructivo I
 Guía G
 Programas PG
 Planes PL
 Formatos F
 Indicador ID
 Mapa de Riesgos MR
 Otros documentos OD
 Tablas de Retención TRD
Documental

La siguiente tabla presenta las abreviaturas que permiten identificar los procesos de la organización
Tabla 3. Abreviaturas para la identificación de procesos

Proceso Codificación
 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DE
 GESTION DE COMUNICACIONES GDC
 CALIDAD Y MEJORAMIENTO CONTINUO CMC
 GESTION DEL SERVICIO A LA CIUDADANIA GSC
 GESTION TECNOLOGIA DE LA INFORMACION Y
TIC
LA
COMUNICACION
 INSPECCIÓN VIGILANCIA Y CONTROL IVC
 ADMINISTRACION DE BIENES Y SERVICIOS ABS
 GESTION JURIDICA GJ
 GESTION DE CONTRATACION GC
 GESTION FINANCIERA GF
 GESTION DOCUMENTAL GD
 GESTION DEL TALENTO HUMANO GTH
 OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO OPM
 LOGISTICA LG

NOTA 1: Cuando existan cambios en el Mapa de Procesos o cambios en los nombres de procesos se
procederá de la siguiente manera:

1- Realizar el respectivo cambio de nombre de proceso sea por modificación o creación.

2- Realizar el respectivo cambio de posición entre los diferentes niveles de proceso, Estratégicos,
Misionales, apoyo y/o Evaluación y Control.
3- Comenzando a generar documentos por modificación y creación con el nuevo nombre a partir de
estos dos primeros pasos.
4- Estas actividades se realizan en el módulo procesos del Sistema Repositorio documental.

NOTA 2: Debido a que la Documentación del Proceso de Inspección Vigilancia y Control surtió una
modificación en su totalidad, el consecutivo tanto de versiones como de códigos se reiniciaron para facilitar
la consulta y el trabajo del cliente interno, no obstante los documentos anteriores se encuentran en el
equipo del Administrador del Sistema Integrado de Gestión quien guardara copia de los documentos en
Carpetas Digitales estructuradas según TRD de la Oficina Asesora de Planeación Código: 1100000; 080
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION-SIG, para salvaguardar la trazabilidad de la documentación del
sistema.