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NTC ISO 9001:2015 – NTC ISO 14001:2015 –

NTC ISO 45001:2018.
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1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos generales aplicables a la elaboración y modificación de

los documentos del Sistema de gestion integral.

2. ALCANCE

Las orientaciones establecidas en la presente guía aplican a todos los documentos

del Sistema Integrado de gestión: procedimientos, manuales, guías, instructivos,
reglamentos y formatos, manejados en JuanCar Autos S.A.S; respecto a su
elaboración, actualización y eliminación.

3. RESPONSABLE

El responsable de hacer cumplir lo establecido en este procedimiento sera el

coordinador de SGI.

4. DEFINICIONES

4.1 Actividad: Conjunto de tareas que se desarrollan secuencialmente, y que con otras
actividades conforman el procedimiento. Se numeran con un dígito y están
redactadas en forma de sujeto. La redacción debe ser general pero suficiente para
que quien desarrolla el procedimiento entienda qué debe hacer.

4.2 Anexos: Información adicional adjunta al final del documento que sirve de apoyo
para la comprensión del mismo y aplicación de las actividades descritas. Incluye los
formatos, diagramas, guías u otros documentos relacionados.

4.3 Aprobación de un documento: Acción mediante la cual una persona cuyo cargo
está autorizado, evalúa que el contenido de un documento cumple, para alcanzar
los objetivos propuestos

4.4 Cambio de forma: Modificaciones realizadas al documento que permiten ajustar su

presentación o corregir errores de puntuación u ortografía.

4.5 Cambio de fondo: Modificaciones realizadas al documento que afectan las

condiciones y lineamientos establecidos en la versión vigente.
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4.6 Código: Conjunto de letras, números y/o símbolos que permiten identificar un
documento en forma particular; para su identificación según tipo de documento,
proceso que pertenece y el consecutivo correspondiente.

4.7 Definiciones: Glosario de términos. Debe incluir los conceptos utilizados en el

documento que requieran una mayor claridad y el significado de las siglas para
garantizar que cualquier lector esté en capacidad de entender.

4.8 Documento: Información y su medio de soporte.

4.9 Fecha: Parte del encabezado de los documentos que corresponde a su fecha de
aprobación.

4.10 Formato: Documento que permite el intercambio de información de manera

estandarizada y que una vez diligenciado se convierte en un registro.

4.11 Guía: Documento en el que se establecen las recomendaciones o sugerencias

o que da preceptos para dirigir en asuntos específicos.

4.12 Instructivo: Documento a través del cual se realiza la descripción detallada

sobre la manera como se ejecuta una actividad.

4.13 Listado maestro de documentos: Formato que relaciona toda la

documentación existente del Sistema de Gestión de la Calidad, utilizando una
codificación y estructura específica para su identificación.

4.14 Manual: Documento que contiene en forma explícita, ordenada y sistemática

información sobre objetivos, políticas, atribuciones u organización, así como
acuerdos necesarios para la ejecución del trabajo, teniendo un marco de referencia
específico (por ejemplo: Funciones, contratación, tecnología, comunicaciones, etc.)

4.15 Medio de Soporte: Medio en el cual se contiene la información, éste puede

ser físico y digital.

4.16 Modificación: Acción mediante la cual se realizan cambios a los documentos

que se encuentran vigentes. 

4.17 Objetivo: Finalidad para la cual se elabora el documento.

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4.18 Procedimiento: Documento que describe la forma especificada para llevar a

cabo una actividad o un proceso. Es recomendable que los procedimientos definan,
como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, por qué y cómo.

4.19 Registros: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona

evidencia de las actividades desempeñadas.

4.20 Referencias: Relación de los documentos que sirven de guía para mayor
comprensión del asunto que trata el procedimiento.

4.21 Responsable: Persona que tiene a su cargo la ejecución de una actividad.

4.22 Versión: Señala el número de veces que se han efectuado modificaciones al

documento. La primera versión corresponde al número uno (1.0), para la segunda
versión correspondería al número dos (2.0).

4.23 Documentos Obsoletos: Documento que ha sido reemplazado por la versión

inmediatamente siguiente.

4.24 Documento Externo: Son los generados por organismos externos a

JUANCAR AUTOS S.A.Slos cuales exigen condiciones que deben cumplir la
entidad para el normal desarrollo del SGI, incluye normatividad y otros documentos
de referencia de origen externo; Los cuales serán identificados en el listado maestro
de JUANCAR AUTOS S.A.S, con (E).

4.25 Documento Interno: Son los que resguardan la información de las gestiones
propias de la empresa, estos se identifican en el listado maestro de JUANCAR
AUTOS S.A.S, con (I).

5. CONDICIONES GENERALES

5.1 Todos los cambios de fondo requieren una solicitud por parte del responsable.

5.2 Los cambios de forma no requieren una nueva versión del documento.

5.3 Los cambios de fondo siempre deben generar una nueva versión del documento.
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6. ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA

Los tipos de documentos utilizados en el SGI son: Manuales, caracterizaciones de

procesos, procedimientos, instructivos, guías, reglamentos, formatos.

Nota: Los documentos como la caracterización de proceso son elaboradas

exclusivamente por los líderes de Gestión, revisadas por el responsable del SGI; los
líderes de procesos solo pueden elaborar manuales, procedimientos e instructivos
específicos de su área los cuales deberán ser revisados y aprobados por el
responsable del SGI, con el objetivo que este último le revise el documento para su
posterior aprobación.

6.1 Estructura de presentación de los documentos del Sistema de Gestión

integral.

DOCUMENTOS INTERNOS
Las siguientes serán considerados documentos internos: procedimientos, manuales,
formatos, guías, especificaciones e instrucciones de trabajo, estos se identificarán
pro el contenido de su encabezado. Ver 5.1.1.(Encabezado)

5.1.1 Encabezado

Los documentos se elaboran teniendo en cuenta el logo de Nombre de la empresa

en la parte izquierda del documento, en la parte central el nombre del documento, en
la parte derecha se muestra: código, versión, número de página y fecha de
aprobación del documento. Ejemplo del encabezado:

Logo de la Tipo de letra: Arial y Negrilla Tipo de letra: Arial

compañía Tamaño: 12 Tamaño: 10

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6.1.1 Estructura de presentación de los registros del SGI

Para el caso de los registros del Sistema de Gestiónintegrado , se conserva el

logo de Nombre de la empresa en la parte izquierda del registro y el nombre
centrado, pero en la parte derecha no se conservará el número de páginas, ni
estará la información enmarcada en distintos recuadros. Ejemplo del encabezado:

Versión: 1.0
NOMBRE DEL REGISTRO
Fecha: 23-05-2020

6.1.2 Necesidad de crear o modificar un documento Interno

a) Necesidad de crear o modificar un documento: La(s) persona(s) que

identifique(n)la necesidad de modificar o crear un documento debe informar al
responsable del SGI, por cualquier medio justificando la razón por la cual se tiene
esta necesidad.

Al llegar al responsable de SGI, este tiene 7 días para revisar la solicitud recibida y
dar respuesta al proceso solicitante si es viable la creación o no de un nuevo
documento.

b) Identificación de cambios y estado de revisión: El grupo de trabajo o colaborador

que realiza el documento, identifica en la última página del documento en registro de
revisiones (para manuales y procedimientos) el número consecutivo que corresponde
a la revisión realizada, revisado por (cargo), la fecha de revisión, Los cambios en
formatos y registros se evidenciaran, en el listado de maestro de documentos según
el caso. Además de los anteriores mecanismos, la documentación se controla en el
formato control de cambio documentales, el cual se encontrará en la última página
del documento, donde se describe la fecha de aprobación, responsable de revisión y
aprobación y los cambios realizados en el documento.
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Todos los manuales y procedimientos deben tener al final el cuadro de registro de

revisiones. Si se elaboró un documento nuevo en el campo descripción de cambios
se debe colocar” Edición Inicial”

Nota: En los procedimientos, Instructivos y Manuales ira basado en lo que pide

la norma el revisado y aprobado, excepto matrices y formatos y/o registros.

Nota: Los documentos serán Revisados por el responsable del SGI y

Aprobados por la alta gerencia.

b. Revisión de contenido: El grupo de trabajo o encargado de elaborar,

entrega el documento al Jefe de Proceso para que realice la revisión en cuanto al
contenido del documento.

c. Revisión de forma: Una vez se ha revisado el contenido del documento se lo

envía al responsable del SGI para que este revise y verifique que el documento
cumpla con los requisitos exigidos por este procedimiento. Si el documento cumple,
se continúa con el siguiente paso. Si el documento no cumple o se debe realizar
algún ajuste, se debe repetir el proceso desde b.

d. Aprobación: Se identifica el responsable de la aprobación del documento.

• Toda la documentación interna de la compañía es aprobada por la gerencia general

• si el documento no es aprobado o se debe realizar alguna modificación se debe

repetir el proceso desde b.

• De todos los cambios y/o modificaciones a la documentación se dejará evidencia en

el listado maestro de documentos, como registro de las revisiones realizadas a la
documentación del SGI.

e. Registrar en listado maestro: una vez aprobado el documento se debe registrar

en el listado maestro de documentos y/o listado maestro de registros según
corresponda.

Si se requieren copias del documento según criterio del jefe o responsable del
proceso, se distribuyen las copias impresas de manera controlada según las
disposiciones del ítem copias controladas de este documento. La distribución de
documentos y copias impresas se registran en el listado maestro de documentos.
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Se deben recolectar las copias de los documentos que se convierten en obsoletos,

según el listado maestro de documentos y se identificarán según los lineamientos
especificados en el numeral documento obsoleto, de este documento.

5.1.3 Copias controladas

Las copias impresas de los documentos internos se identificarán con una marca de
agua en todas las páginas del mismo con la leyenda “Copia Controlada” y con la
firma de aprobación de la gerencia, las copias controladas se encuentran en el
archivo de cada jefe o responsable de proceso. Los documentos que no lleven
impresa la marca de agua ni la firma de la gerencia son copias no controladas. El
responsable de identificar a los documentos como controlados es el responsable del
SGI. Si la copia impresa no tiene la firma de aprobación de gerencia ni la leyenda
“Copia Controlada” no es copia controlada del SGI.

5.1.4 Ubicación
En el listado de documentos se identificará la ubicación del documento, esta puede
en medio electrónico (en la red) o impresa, esta última se mantendrá como copia
controlada.

5.1.5 Legibilidad
Para asegurar la legibilidad de los documentos internos del SGI se dispone:

• Gestión de mejora continua debe realizar una vez al año una revisión de los
documentos para verificar su legibilidad.

• Además, como principal medio de protección de los documentos se usa la red

interna de la compañía guardando los archivos electrónicos. Los documentos físicos
se conservan en carpetas y archivadores que permitan que se mantengan protegidos
y legibles.

7. DOCUMENTOS EXTERNOS

Los documentos de origen externo relacionados con la realización del producto o con
el SGI deben registrarse en el listado maestro de información documentada en la
casilla de tipo de documento, identificándolos con (E).
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En el momento que ingresa un documento externo, los jefes de proceso son los
responsables presentarlo a el responsable del SGI, para que sea controlada su
distribución, relacionándolo en listado maestro de información documentada.

Cada proceso debe revisar anualmente el estado de los documentos externos y

definir si son activos o inactivos (obsoletos) según su uso actual.

Conservación de Documentos y registros SG-SST

La retención de los registros y documentos están determinados por requisitos

estatutarios o reglamentarios establecidos en el código de comercio y
especificaciones de nuestra empresa. Estos tiempos se encuentran especificados en
el listado maestro de registros y documentos deben ser conservados por un periodo
mínimo de 10 años, la conservación puede hacerse de forma electrónica y cuando se
garantice la preservación de la información e incluidos en el Listados Maestros.
Una vez cumplido su tiempo de retención los registros son destruidos o almacenados
si por circunstancias así se requiere.

Los mencionado por el decreto 1072 de 2015: Los siguientes documentos y

registros, deben ser conservados por un período mínimo de veinte (20) años,
contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la
empresa:

1. Los resultados de los perfiles., epidemiológicos de salud de los trabajadores, así

como los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de 10$
trabajadores, en caso que no cuente con los servicios de médico especialista en
áreas afines a la seguridad y salud en el trabajo;

2. Cuando la empresa cuente con médico especialista en áreas afines a la

seguridad y salud en el trabajo "los resultados de exámenes de ingreso,
periódicos y de egreso, así como los resultados de los exámenes
complementarios tales como paraclínicos, pruebas de monitoreo biológico,
audiometrías, espirómetros, radiografías de tórax y en general, las que se
realicen con el objeto de monitorear los efectos hacia la salud de la exposición a
peligros y riesgos; cuya reserva y custodia está a cargo del médico
correspondiente.
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3. Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como

resultado de los programas de. vigilancia y control de los peligros y riesgos en
seguridad y salud en el trabajo.

4. Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en

seguridad y salud en el trabajo.

5. Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.

Para los demás documentos y registros, el empleador deberá elaborar y cumplir con
un sistema de archivo o retención documental, según aplique, acorde con la
normatividad vigente y las políticas de la empresa.

6.4 Almacenamiento

Registros fotográficos: Son almacenados en un software destinado para este fin.

Registros del Sistema de Gestión: Los generados por el Sistema de gestión y
exigidos por las normas se almacenarán y mantendrán en el salón de archivos o en
el lugar que el responsable del registro lo disponga

8. DOCUMENTO OBSOLETOS

Son aquellos documentos que han perdido su vigencia por efecto de haberse
realizado una revisión y/o modificación. Cada jefe de área deberá revisar su
documentación definida en el listado maestro de información documentada para
verificar que el documento sea vigente y apto para el uso, cuando deje de ser
vigente, debe informar a responsable del SGI para que este autorice vía correo
electrónica que sea recogido de los sitios de uso actual, y actualizar el listado
correspondiente, e identificarlo como obsoleto, si por algún motivo el jefe de dicho
proceso considera que debe guardarse una copia del documento, esta deberá
guardarse.

La identificación para estos documentos será, mediante una marca de color rojo o
escribiendo en la portada “obsoleto” (en caso que el responsable del proceso
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requiera una copia) o se identifica con el mismo color en el listado maestro de

documentos.

El responsable del documento definirá si este debe ser eliminado o debe ser
archivado, identificado adecuadamente.

8.1.1 Contenido

Los documentos deberán estar en letra Arial, preferiblemente tamaño 12.

El tamaño de letra en documentos de mayor extensión se podrá disminuir, con la

finalidad de contribuir al aprovechamiento del papel.

8.1.2 Control de Cambios y Actualizaciones

Al final de cada documento se debe adicionar un numeral que hace referencia a las
respectivas actualizaciones, se debe colocar una tabla para mantener el control de
documento que indica: la versión del documento, la fecha de aprobación, la
descripción de los cambios, quien revisó, quien aprobó el documento tal como se
indica a continuación:

Revisado Aprobado
Versión Fecha Descripción
Por Por

El control de cambios para los formatos y registros se llevará en el listado maestro de

documentos y registros en el espacio CONTROL DE CAMBIO DE RESGISTROS,
asegurando su versión actual, fecha de última actualización, fecha de creación y la
descripción de la modificación y/o cambio.

8.2 Contenido de los documentos

8.2.1 Documentación de procedimientos

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Para documentar los procedimientos se debe utilizar la plantilla que se muestra a

continuación y su contenido corresponde a:

NOMBRE DEL DOCUEMNTO :

OBJETIVO:
ALCANCE:
RESPONSABLE:
DEFINICIONES:
CONTENIDO:
DOCUMENTOS RELACIONADOS:
REGISTROS SI APLICA :
ACTUALIZACIONES:

8.2.2 Documentación de formatos

Al elaborar un formato se deben definir los campos necesarios para que la

información registrada proporcione evidencia de la realización de una actividad o
tarea, de manera coherente y eficiente.

Los formatos constan de tres partes:

Encabezado: debe contener el logo de Nombre de la empresa y el nombre del

documento

Cuerpo: es la parte destinada para el registro de la información (son los campos que
se necesitan para la recopilación de la información dependiendo de la necesidad
específica).

Información del documento: Se debe resaltar un campo donde se registre la

información de la persona que diligencia el formato.

9. PAUTAS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

9.1 Presentación de documentos

Al elaborar un documento, se tienen en cuenta las siguientes condiciones generales:

a. Los documentos preferiblemente se elaboran en tamaño carta, en espaciado

(interlineado) sencillo.
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b. La redacción del texto debe ser clara, simple, completa y precisa.

Adicionalmente, debe redactarse en infinitivo o en tiempo presente y en forma
impersonal, evitando el uso de términos en idioma extranjero, excepto cuando
corresponda al lenguaje común de uso técnico.

c. En la redacción del documento se debe utilizar siempre términos unificados

con el fin de mantener la coherencia en dicho texto.

d. Las definiciones establecidas en la documentación se organizarán en orden

alfabético.

e. Los documentos deben referirse al tema específico acorde con el campo de

aplicación y los objetivos del mismo.

9.2 Disponibilidad, difusión y publicación de los documentos

a. Los documentos del SGI se encontrarán actualizados y disponibles para

consulta general, en el compotador de la coordinadora del sistema ,
organizados por carpetas correspondientes a cada área.

b. Cada lider de proceso tendra en su computador copia de los documentos

propios de su gestion que hacen parte del SGI .

10 REFERENCIAS
Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9001:2015 Sistemas de gestión de la calidad.
Requisitos

Norma Técnica Colombiana, NTC-ISO 14001:2015, Sistemas de gestión ambiental.

Requisitos.

NTC-ISO 45001:2018. Sistemas de gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo.

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11ACTUALIZACIONES
Revisado Aprobado
Versión Fecha Descripción
Por Por
0.1 23-05-2020 Edicion Inicial Asesor SGI Gerente