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ELABORACION
DE
DOCUMENTOS
Avícola SOFÍA Ltda.
1. INTRODUCCIÓN
2. OBJETIVO
3. ALCANCE
Las orientaciones establecidas en la presente guía aplican a todos los documentos del
Sistema de Gestión de la Calidad: procesos, procedimientos, manuales, guías, instructivos,
reglamentos y formatos, de la empresa Avícola Sofia Ltda
4. DEFINICIONES
4.1 Actividad: Conjunto de tareas que se desarrollan secuencialmente, y que con otras
actividades conforman el procedimiento. Se numeran con un dígito y están redactadas en
forma de sujeto. La redacción debe ser general pero suficiente para que quien desarrolla
el procedimiento entienda qué debe hacer.
4.2 Alcance: Define la extensión, las áreas, servicios y/o procesos a los cuales aplica un
documento.
4.3 Anexos: Información adicional adjunta al final del documento que sirve de apoyo para la
comprensión de este y aplicación de las actividades descritas. Incluye los formatos,
diagramas, guías u otros documentos relacionados.
4.4 Aprobación de un documento: Acción mediante la cual una persona cuyo cargo está
autorizado, evalúa que el contenido de un documento cumple, para alcanzar los objetivos
propuestos.
4.6 Cambio de fondo: Modificaciones realizadas al documento que afectan las condiciones
y lineamientos establecidos en la versión vigente.
4.7 Ciclo PHVA: Describe el curso de la mejora continua (Planear, Hacer, Verificar, Actuar).
4.8 Código: Conjunto de letras, números y/o símbolos que permiten identificar un documento
en forma particular; para su identificación según tipo de documento, proceso que
pertenece y el consecutivo correspondiente.
4.11 Documento externo: Documentos que son suministrados por entes o personas
externas la empresa Avícola Sofia Ltda., entre ellos se encuentran: Normas, leyes,
decretos, entre otros.
4.12 Documento interno: Documento generado por la empresa Avícola Sofia Ltda. el cual
no se puede clasificar como un Manual, Procedimiento, Guía, Instructivo, reglamento o
formato, dadas las características particulares que contiene.
4.15 Fecha: Parte del encabezado de los documentos que corresponde a su fecha de
aprobación.
4.18 Instructivo: Documento a través del cual se realiza la descripción detallada sobre la
manera como se ejecuta una actividad.
4.21 Medio de Soporte: Medio en el cual se contiene la información, éste puede ser físico
y digital.
4.22 Modificación: Acción mediante la cual se realizan cambios a los documentos que se
encuentran vigentes.
4.25 Procedimiento: Documento que describe la forma especificada para llevar a cabo
una actividad o un proceso. Es recomendable que los procedimientos definan, como
mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, por qué y cómo.
4.28 Procesos de apoyo: Incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los
recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de medición,
análisis y mejora.
4.29 Punto de Control: Son actividades que teniendo en cuenta los riesgos, señalan
acciones clave del proceso, como son: revisión, verificación, supervisión o aprobación,
entre otras; las cuales buscan garantizar el cumplimiento de los objetivos.
4.31 Referencias: Relación de los documentos que sirven de guía para mayor
comprensión del asunto que trata el procedimiento, por ejemplo: normas técnicas, libros,
páginas web o resoluciones internas.
5. RESPONSABILIDADES
Personal de la empresa Avícola Sofía Ltda. tiene la responsabilidad, de acuerdo con las
funciones que desempeña y a lo definido en el esquema de Preparación-Revisión-
Aprobación-Emisión de documentos, de preparar, revisar y/o aprobar documentación.
6. CONDICIONES GENERALES
6.1 Todos los cambios de fondo requieren una solicitud por parte del responsable.
6.2 Los cambios de forma no requieren una nueva versión del documento.
6.3 Los cambios de fondo siempre deben generar una nueva versión del documento.
6.4 Un procedimiento no puede tener un único responsable de todas las tareas. Si este fuera
el caso, se concluye que se trata de una descripción de funciones.
En el siguiente diagrama se muestra la jerarquía que tienen los documentos según el ámbito
en que son aplicables, entidad, proceso, procedimiento, actividad, etc.
7.1.1 Encabezado
Los documentos se elaboran teniendo en cuenta el logo de la empresa Avícola Sofia Ltda.
en la parte izquierda del documento, en la parte central el nombre del documento, en la parte
derecha se muestra: código, versión, número de página y fecha de aprobación del
documento. Ejemplo del encabezado:
Tamaño del logo Tipo de letra: Arial y Negrilla Tipo de letra: Arial
2.6 X 2.6 Tamaño: 12 Tamaño: 10
Código: AD-GC-IN-001
Versión: 1
GUÍA PARA ELABORACIÓN Y CONTROL DE
DOCUMENTOS Página:
Fecha: 25/04/2019
Los documentos con lineamientos de imagen y diseño institucional y/o con lineamientos
desde presidencia, y los formatos generados por los sistemas de información (software), no
llevarán el encabezado anterior.
Este documento sin el sello de copia controlada se convierte en copia no controlada (Arial
11)
7.1.3 Contenido
7.1.4 Márgenes
Al iniciar en la primera página del documento se encuentra una tabla para mantener el
control de documento que indica: la versión del documento, la fecha de aprobación, quien
reviso, quien aprobó el documento y la descripción de los cambios; como se indica a
continuación:
No obstante, algunos documentos tienen unas plantillas diseñadas que buscan estandarizar
la producción de dichos documentos como lo son: plantillas para caracterización de proceso
y plantillas para la caracterización de procedimientos.
Para documentar los procedimientos del SGC, se debe utilizar la plantilla que se muestra a
continuación y su contenido corresponde a:
Para diligenciar los campos que hacen parte del cuerpo de la plantilla es necesario tener en
cuenta las orientaciones establecidas en el documento en Excel que establece los
lineamientos para su diligenciamiento.
a) Manual
Portada
b) Guía
Portada
Los manuales o guías que forman parte del SGC de la empresa presentaran el siguiente
contenido:
Objetivo: describir el propósito general del manual o guía, este debe ser coherente con el
alcance del documento y su redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo que indique la
acción principal de lo que se pretende. Debe tener relación directa con el proceso o
procedimiento al cual está asociado.
Términos y definiciones: conceptos que facilitan la compresión del manual o la guía, para
aquellas personas que lo van a aplicar.
Descripción: se refiere al desarrollo del manual o guía, su contenido depende del tema a
describir. Si se trata de una guía se sugiere que en lo posible se presente ilustraciones y
ejemplos.
Instructivo
Portada Contenido
Los instructivos que forman parte del SGC del Instituto tienen el siguiente contenido:
Para la elaboración de formatos del Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto se deben
tener en cuenta los siguientes aspectos:
Al elaborar un formato se deben definir los campos necesarios para que la información
registrada proporcione evidencia de la realización de una actividad o tarea, de manera
coherente y eficiente.
Los formatos que forman parte del SGC de la empresa, constan de tres partes:
Encabezado: debe contener el logo de la empresa Avícola Sofia Ltda en la parte izquierda
del documento, en la parte central el nombre del documento, en la parte derecha se muestra:
código, versión, número de página (si aplica, en el caso de no aplicar se registrará N/A) y
fecha de aprobación del documento. Ejemplo:
Código:
Versión: 1
FORMATO Página:
Fecha:
Cuerpo: es la parte destinada para el registro de la información (son los campos que se
necesitan para la recopilación de la información).
b. La redacción del texto debe ser clara, simple, completa y precisa. Adicionalmente,
debe redactarse en infinitivo o en tiempo presente y en forma impersonal, evitando el
uso de términos en idioma extranjero, excepto cuando corresponda al lenguaje
común de uso técnico.
c. En la redacción del documento se debe utilizar siempre términos unificados con el fin
de mantener la coherencia en dicho texto.
❖ Punto de control
Nivel 1.
Ejemplo: 1. PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS.
8.2 Responsabilidad
c. El líder del proceso debe difundir, capacitar y actualizar a los servidores públicos
relacionados con el nuevo documento.
Los códigos de los documentos que hayan sido eliminados no podrán ser utilizados
nuevamente
Ejemplo:
XX-XX-XX-000
10. REFERENCIAS
• Formulario Distribución de Copias Controladas.
• Acta de reunión.
• Registro de capacitación.