ENTREGABLE DE PRODUCCIÓN DOCUMENTOS

EMMANUEL RIVERA FARFAN

MIRYAM GOMEZ BAEZ
JOHAN HERNANDEZ

Taller de términos y definiciones de

entregable de producción de documentos

Instructora
ANA MILENA BARRETO
Administradora de empresas

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA
GESTION ADMINISTRATIVA
BOGOTA D.C.
2015
 TALLER

1. Revisando detenidamente la información contenida en el numeral A5 de la

Norma Fundamental:

a) Consulte y defina con sus propias palabras la clase de procesos que existen.

Respuesta:
PROCESOS ESTRATEGICOS: Fijación de objetivo general, a donde deseamos
llevar la empresa con el desarrollo del mismo.

PROCESOS MISIONALES: Es aquel que proporciona el resultado previsto por la

empresa cumpliendo con el propósito inicial o para lo que fue creada, en este
grupo encontramos:
 Gestión de producción
 Gestión técnica
 Gestión de programación
 Gestión de comunicaciones
 Gestión comercial y de mercadeo.

PROCESOS DE APOYO: Son como lo dice su nombre el apoyo de los procesos

estratégicos y misionales, vela por el mantenimiento y soporte de estos, Incluye
aquellos procesos para la provisión de los recursos que son necesarios en los
procesos estratégicos, misionales ,de evaluación y mejora, entre estos tenemos:

 Administración y gestión del recurso humano.

 Gestión de recursos físicos y tecnológicos
 Gestión jurídica
 Gestión financiera y contable
 Gestión documental

PROCESOS DE EVALUACION Y MEJORA: Incluye los procesos necesarios para

medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis de desempeño y la
mejora de la eficacia y la eficiencia, encontramos:

-Mejoramiento continúo
-Evaluación de desempeño
En entidades públicas:
-Evaluación de control interno
-Rendición de cuentas
-Atención a entes de control.

b) Elabore los códigos de por lo menos dos Procedimientos, uno misional y otro
de apoyo.
Procedimiento Misional: P01-1GP
Procedimiento Apoyo: P01-1GRFT
2. Teniendo en cuenta la información contenida en el numeral A6 de la Norma
Fundamental, realice las siguientes actividades:

a) Caracterice dos procedimientos, uno misional y uno de apoyo (los mismos del
punto anterior). Tenga presente que la presentación de un procedimiento debe
contener las siguientes partes:

 Objetivo
 Alcance
 Responsables
 Normas y documentos de referencia
 Definiciones y términos
 Desarrollo y/o generalidades
 Anexos
 Control de los cambios

PRESENTACION MANUAL PROCESO PROCEDIMIENTO INSTRUCTIVO

   Objetivo X X X X
Alcance X X X -
Responsables X X X -
Normas y documentos
de referencia X - X -

Definiciones y términos X - X -
Desarrollo y/o
generalidades X - X X
Anexos X X
Control de los cambios X X X X

Defina los conceptos anteriores (como el resto de la presente guía, tomando como
referencia la Norma Fundamental del SENA).
Objetivo: Describe el propósito del documento e inicia con un verbo en infinitivo.
Alcance: Establece los procesos en donde aplica el documento e indica desde y
hasta dónde comprende.

Responsable: Indica el cargo de la persona o personas responsables de asegurar la

ejecución de lo dispuesto en el documento.

Normas y documentos de referencia: Son documentos que están ligados al

documento que se elabora y que sirven de base o apoyo para comprenderlo.
Enuncia las normas, instructivos u otros referentes bibliográficos para aplicar o
ampliar la información del documento.

Definiciones y términos: Relaciona las definiciones y términos que se consideren

necesarios y relevantes para la comprensión y aplicación del documento, así como
también aquellos que sean diferentes al uso rutinario o que su significado se haya
modificado.

Desarrollo: Describe en forma secuencial y detallada, el contenido del

documento. Puede estar constituido de tres partes: Descripción Detallada,
Flujograma y Matriz Detallada o por uno, o de dos de los tres.

Anexos: Incluye todos los documentos generados en el desarrollo del

procedimiento tales como: formatos, tablas, figuras, diagramas, aplicativos y otros
documentos que sirvan de apoyo para la ejecución del mismo.

Control de los Cambios: Incluye una tabla para su control la cual contiene
información relacionada con la versión del documento, la fecha de aprobación, la
descripción de los cambios realizados y el nombre y/o cargo de quien los solicito.

c) Defina que es un flujograma: Corresponde a la descripción gráfica de la

actividad del procedimiento de acuerdo con los siguientes símbolos:

SIMBOLO DESCRIPCIÓN
 Indica inicio o fin del proceso o actividad

Indica actividad

Indica decisión

Indica la secuencia o flujo del proceso

Conector de actividad y/o de página

Proceso o procedimiento proveedor

d) Elabore el flujograma de los dos procedimientos que está trabajando, teniendo

en cuenta los símbolos que se usan generalmente en un diagrama de flujo.

e) Defina los siguientes términos:

Matriz Detallada: Se utiliza generalmente en la gestión de proyectos para
relacionar actividades con recursos (individuos o equipos de trabajo). De esta
manera se logra asegurar que cada uno de los componentes del alcance esté
asignado a un individuo o a un equipo. Se puede utilizar la siguiente matriz para
describir la Actividad del procedimiento que se está documentando:

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

DE LA
ACTIVIDAD

Actividad: Tarea o acción requerida para lograr un resultado. Su redacción se

inicia con un verbo en infinitivo.

Descripción de la actividad: Breve explicación de las tareas que se llevan a cabo

para realizar la actividad.

Responsable: Cargo de la persona encargada de ejecutar la actividad.

Registro: Referencia el documento donde se evidencia el cumplimiento de la
actividad.
Anexos: Incluye todos los documentos generados en el desarrollo del
procedimiento tales como: formatos, tablas, figuras, diagramas, aplicativos y otros
documentos que sirvan de apoyo para la ejecución del mismo.
-
Control de los Cambios: Incluye una tabla para su control la cual contiene
información relacionada con la versión del documento, la fecha de aprobación, la
descripción de los cambios realizados y el nombre y/o cargo de quien los solicito.

Versió Fecha de Descripción del cambio Solicitado por

n aprobación
1

f) Para describir la actividad de los dos procedimientos que se están

documentando, elabore la Matriz Detallada de cada documento.

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

DE LA
ACTIVIDAD

7. Elabore el cuadro de control de cambios de los dos procedimientos.

Versió Fecha de Descripción del cambio Solicitado por

n aprobación