PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE

DOCUMENTOS Y REGISTROS

COPIA IMPRESA DE ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA COPIA NO CONTROLADA

1. OBJETIVO

Este procedimiento establece la manera de elaborar, modificar, revisar, aprobar, divulgar, distribuir,
proteger y controlar la documentación vigente y los registros relativos al Sistema de Calidad, Seguridad
Salud Ocupacional y Ambiente de XXXXXXXXXXX

2. ALCANCE

Este procedimiento se aplica en todas las áreas de XXXXXXXXXXX y por los responsables de la
documentación y los registros relativos al sistema.

3. DEFINICIONES

Documento: Testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por
instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información
en cualquier tipo de soporte Nota: Entre otros se consideran como documentos: Procedimientos,
Manuales, Guías, Instructivos, Especificaciones, Métodos de Ensayo, Formatos, libros, Planos y
diagramas. Esta información puede estar en cualquier medio de soporte y puede incluir, por ejemplo,
papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos. La
información se usa para describir o controlar cómo se harán las cosas y pueden modificarse para
adecuarse a las necesidades de la compañía.

Documento Externo: Información utilizada por la compañía y cuya actualización y modificación

depende de organismos externos que impacte la gestión de la empresa.

Documento Interno: Aquellos generados por cualquier área de la compañía.

Documentos Controlados: Son aquellos documentos codificados de acuerdo con el procedimiento de

control de documentos, para los cuales tanto su distribución como actualización debe registrarse en el
listado maestro por parte del Responsable del Control de la Documentación.

Documentos No Controlados: Son aquellos documentos de carácter perecedero que no requieren

actualización permanente, por lo tanto no tienen identificación con sello y no se incluyen en el listado de
distribución.

Documentos Obsoletos: Es aquel que ha perdido su validez o su vigencia y que en consecuencia debe
ser identificado, recogido o destruido (según lo determine cada área), para evitar su utilización como
parámetro en el manejo de los criterios de calidad. Es necesario identificar adecuadamente cualquier
documento obsoleto que sea retenido para propósitos legales y/o de preservación de conocimiento.

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman
elementos de entrada en resultados.

Instructivo: Documento que explica cómo se debe realizar una tarea con un alto nivel de detalle.

SIG: Sistema Integrado de gestión en Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente.

 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS

COPIA IMPRESA DE ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA COPIA NO CONTROLADA

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades

desempeñadas.

Archivo:
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso
natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los
produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la
institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

Modificaciones menores: Las que al ser realizadas no alteran las actividades de un documento,
limitando se a cambios de forma y no de fondo en el documento. Algunos ejemplos de estas son:
clarificación de la redacción, correcciones ortográficas y actualización nombres de cargos.

Modificaciones mayores: Se dan cuando se introducen cambios que afecten de manera substancial el
contenido del documento, tales como: asignación de nuevos responsables, inclusión de nuevas
actividades. Generándose una nueva versión del mismo.

4. DESARROLLO

La documentación se controla a través del listado maestro de documentos. La distribución de las

copias impresas solicitadas por los clientes se consideran “NO CONTROLADAS” por lo que no se
actualizan cuando se presenten cambios en el documento.

Las Política y los objetivos del sistema son controlados a través del Manual ya que se incluyen como
parte del mismo.

4.1 TIPO DE DOCUMENTOS DEL SIG

El sistema de Gestión está conformado por los siguientes tipos de documentos:

TIPO DE
NIVEL
DOCUMENTOS
1 Manual MN
3 Procedimientos – PR
2 Documentos – DC
4 Instructivos – IT
5 Formatos – FR
DESCRIPCIÓN
Documento que describe el sistema de gestión de la empresa, el cual
se considera el medio de referencia para la evaluación interna o por
terceros.
Documentos que especifican, quien realiza una actividad, cuando se
hace y que documentación se utiliza para verificar que la actividad
sea ejecutada conforme a lo requerido.
Están incluidos en este grupo de documentos: Descripciones de
perfil, Planos, Plan de emergencias, PSO, Panorama de factores de
riesgo, manual del RUC, sistema de vigilancia epidemiológica,
profesiograma y demás documentos generados por los
procedimientos definidos por el sistema SIG.
Los instructivos o instrucciones de trabajo son documentos que
indican detalladamente como deben realizar una actividad para
facilitar su realización.
Actas y demás formatos que servirán de registros del SIG.
 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS

COPIA IMPRESA DE ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA COPIA NO CONTROLADA

4.2 CODIFICACIÓN O NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.

Los documentos codificaran de la siguiente manera:

Tipo de documento-Consecutivo (Según listado maestro de documentos y registros XXXXXX)

Como dar la versión a los documentos:

La versión de los documentos se escribirá en números. El documento comenzara en la versión 01 “cero

uno” e irán incrementándose en uno a medida que sufra cambios o modificaciones, dicho cambio obliga
al cambio de versión del documento en caso de estar controlado por el SGC, de lo contrario se indicara
con las siglas S/C Sin Controlar.

Los documentos controlados, se listarán en el control de documentos FR-05 Listado Maestro de

Documentos y Registros.

4.3 ENCABEZADO DE LOS DOCUMENTOS

Para el diligenciamiento del encabezado del documento se debe utilizar la siguiente estructura y seguir
las siguientes instrucciones:

Ejemplo

Titulo o nombre del

documento

4.4 CONTENIDO BÁSICO DE LOS DOCUMENTOS

Para la elaboración de todos los documentos del SIG se debe seguir como modelo la siguiente
estructura.

I. OBJETIVO

Describe los resultados esperados del proceso y precisa sin ambigüedad los aspectos que trata el
documento. Orientado al resultado entregado por el proceso y a satisfacer los requerimientos de quienes
reciben estos resultados; el establecimiento de los objetivos usualmente exige la definición de
compromisos.

II. ALCANCE

Define la cobertura y los límites de aplicabilidad del documento, en términos de Áreas, cargos o
actividades involucrados en su desarrollo.

III. DEFINICIONES
 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS

COPIA IMPRESA DE ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA COPIA NO CONTROLADA

Relaciona los términos y las definiciones necesarias para la comprensión del documento. Pueden ser
términos de las normas que apliquen o la jerga propia de la empresa. En este capítulo se deben definir
términos que no son conocidos o que pueden tener varias interpretaciones dependiendo del contexto en
que se encuentren.

Se debe evitar definir términos que se encuentren en el diccionario de la Real Academia Española o en
diccionarios técnicos a menos que tengan un significado especial en el documento.

Al elegir un término para un concepto, es necesario asegurarse que no se ha utilizado otro término para
el mismo concepto en otro documento, para lo cual se revisa previamente el glosario de términos.

IV. DESARROLLO

Campo en el cual se van a describir los pasos o actividades a seguir para ejecutar un proceso o tarea.
Compuesto de descripción de actividades, diagrama de flujo o en el esquema de documentación que el
usuario considere apropiado. Los formatos asociados o procedimientos involucrados para la toma de
datos o realización de actividades a realizar dentro del procedimiento deben ser claramente nombrados
en el desarrollo del documento.

V. REGISTROS

Todos los registros que se generen como prueba de aplicación de un procedimiento deben estar
contemplados en este numeral. Para relacionarlos se utiliza el siguiente cuadro.

REGISTROS

CÓDIGO TITULO

En la primera columna se hace referencia al código del registro (o código del formato). En la Segunda
columna se coloca el titulo de registro o formato.

VI. 6.CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO

V. FECHA DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS

Se crea el procedimiento

7. Se debe dejar el registro de aprobación revisión, aprobación, con firma. Para todos aquellos que se
permita la firma digital esta se debe utilizar.

ELABORO REVISO APROBO

 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS

COPIA IMPRESA DE ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA COPIA NO CONTROLADA

4.5 CONTENIDO BÁSICO DE LAS POLITICAS

por favor revise las políticas y haga que todas tengan la misma estructura, actualice este documento y
luego divulgelo para que los contadores lo apliquen

4.6 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN / MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

La letra de todos los procedimientos es ARIAL 10

El responsable del proceso o actividad desarrolla el contenido, Se debe asegurar que el

contenido sea coherente y consistente con la realidad y adecuado a las necesidades de la
Empresa. El Coordinador del SIG es quien crea e incluye en la red interna de la empresa el
documento.

El Coordinador de SIG envía a los responsables de los procesos en los cuales aplica el
documento una comunicación sobre la inclusión en el sistema del documento aprobado y/o las
copias impresas que se distribuirán.

El responsable del proceso o su delegado efectúa una reunión de divulgación a las personas
involucradas, así mismo se debe dejar un acta de reunión que soporte la divulgación del
documento.

4.7 PROCEDIMIENTO PARA ARCHIVAR LOS REGISTROS

Las unidades administrativas y funcionales de nuestra entidad deben, velar por la conformación,
organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. Todos los
funcionarios de XXXXXXXXXXX serán responsables de velar por su correcto diligenciamiento,
organización, consulta, conservación y custodia de sus archivos de gestión en las dependencias.
Ley de 594 de 2000
Acuerdo 042 de 2002

La recuperación de los registros se realiza a través del responsable asignado, teniendo en cuenta las
siguientes restricciones:
 Confidencial: solo el personal directivo.
 Restringido: quien autorice el jefe del proceso o actividad.
 General: Todo el personal.

4.8 COMO DAR NOMBRE A LOS DOCUMENTOS EN MEDIO MAGNÉTICO

Para dar nombre a los archivos en medio magnético se seguirá la siguiente estructura:

TIPO DE DOCUMENTO-CONSECUTIVO-NOMBRE DEL DOCUMENTO-VERSION(VX)

 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS

COPIA IMPRESA DE ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA COPIA NO CONTROLADA

Ejemplo: PR-03 PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SIG-V1

CONTROL DE FIRMAS

El 90% del SGI se maneja de manera digital, se aprueban cambios y creaciones colocando la firma
digital de quien aprueba dicha solicitud, la compañía permite el uso de la firma digital, esta información
se encuentra contenida en el formato FR XXXXX de Matriz de firmas.

No está permitido, ni autorizado, ni permitido el uso de firmas digitales, en documentos o casos

diferentes en los mencionados en la matriz.

Para el caso del SGI se podrá colocar una firma diferente a la de la cédula si quien autoriza así lo desea,
la firma que se utiliza es la que formato FR XXXX

CONTROL DE LOS DOCUMENTOS OBSOLETOS DEL SIG

Los documentos allí publicados corresponderán a la última versión aprobada por el sistema. Para evitar
la utilización de documentos desactualizados o no aprobados, “Está prohibido imprimir Manuales,
Procedimientos, Instructivos, Documentos físicos”, todos deben ser consultados en la carpeta pública.
Solo se podrán imprimir los Formatos ya que estos son los registros del SIG, las excepciones quedaran
definidas en el listado maestro de documentos y registros. Los registros se archivaran como se define en
el numeral 4.6 de este procedimiento.

Los responsables de los procesos revisan los documentos sea por:

 Cambios en las actividades o aspectos incluidos en el documento

 Solicitud de las personas involucradas
 Resultados de auditorías.

Para ello se debe evaluar el contenido del documento para establecer como hacerlo adecuado y
consistente con la realidad y con las necesidades de la empresa. Estos documentos revisados,
después de la actualización, deben ser aprobados nuevamente cuando en dicha revisión se genere
cambios al documento.

Igualmente el Director del SIG realizara una revisión documental según su programación de actividades,
asegurando el control y la conveniencia de los documentos controlados por el sistema.

4.9 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS OBSOLETOS DEL SIG

Los documentos allí publicados corresponderán a la última versión aprobada por el sistema. Para evitar
la utilización de documentos desactualizados o no aprobados, “Está prohibido imprimir Manuales,
Procedimientos, Instructivos, Documentos físicos”, todos deben ser consultados en la carpeta
pública. Solo se podrán imprimir los Formatos ya que estos son los registros del SIG, las excepciones
quedaran definidas en el listado maestro de documentos y registros. Los registros se archivaran como se
define en el numeral 4.6 de este procedimiento.

Los responsables de los procesos revisan los documentos sea por:

 Cambios en las actividades o aspectos incluidos en el documento

 Solicitud de las personas involucradas
 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS

COPIA IMPRESA DE ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA COPIA NO CONTROLADA

 Resultados de auditorias.

Para ello se debe evaluar el contenido del documento para establecer como hacerlo adecuado y
consistente con la realidad y con las necesidades de la empresa. Estos documentos revisados,
después de la actualización, deben ser aprobados nuevamente cuando en dicha revisión se genere
cambios al documento.

Igualmente el coordinador del SIG realizara una revisión documental según su programación de
actividades, asegurando el control y la conveniencia de los documentos controlados por el sistema.

5. ASEGURARSE QUE LOS DOCUMENTOS PERMANEZCAN LEGIBLES Y FÁCILMENTE

IDENTIFICABLES.

Los documentos son impresos en tinta no borrable cuando se requiera la distribución del documento
para uso interno o copia a terceros (proveedores, etc.). Se mantiene un Listado Maestro De
Documentos, donde se relacionan todos los documentos del sistema de calidad tal y como se identifican.
En el sistema se conserva el original en una carpeta destinada para tal fin. Los documentos se guardan
en el sistema de la forma como se identifican. Las carpetas que contienen los originales de los
documentos se les realiza un Back up diario. El Back up se realiza en el área de sistemas desde el
servidor de datos en cintas magnéticas los cuales están rotulados con la fecha de inicio hasta la fecha
final del uso de la cinta.

6. IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO

El Responsable de proceso Identifica la necesidad de incluir cualquier documento o información de

origen externo al sistema, este informa al Coordinador de calidad, el cual incluye el documento o
información en el Listado de Documentos externos.

Para el control de documentos de origen externo aplicables a cada proceso el coordinador del SIG
tendrá una periodicidad para revisarlos de cada seis (6) meses según su cronograma de actividades.

7. CONSERVACION DE DOCUMENTOS

De acuerdo a lo establecido en el Decreto 1072 del 2015 los registros y documentos que soportan el
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST se deben conservar por un período
mínimo de veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador
con la empresa; dentro de esos documentos se encuentran específicamente:

a) Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores, así como los conceptos
de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores, en caso que no cuente con
los servicios de médico especialista en áreas afines a la seguridad y salud en el trabajo;

b) Cuando la empresa cuente con médico especialista en áreas afines a la seguridad y salud en el
trabajo los resultados de exámenes de ingreso, periódicos y de egreso, así como los resultados de
los exámenes complementarios tales como paraclínicos, pruebas de monitoreo biológico,
audiometrías, espirómetros, radiografías de tórax y en general, las que se realicen con el objeto de
monitorear los efectos hacia la salud de la exposición a peligros y riesgos; cuya reserva y custodia
está a cargo del médico correspondiente;

c) Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como resultado de los programas
 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS

COPIA IMPRESA DE ESTE DOCUMENTO SE CONSIDERA COPIA NO CONTROLADA

de vigilancia y control de los peligros y riesgos en seguridad y salud en el trabajo.

d) Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en seguridad y salud en el

trabajo; y,

e) Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.

7. REGISTROS

CÓDIGO TITULO

FR- 01 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS

8. CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Descripción del Cambio

Creación del documento