CODIGO: PAF-DP-001

DESCRIPCIÓN DE PROCESOS VIGENCIA: 06/12/2017

ADMINISTRACION Y FINANZAS REVISIÓN: 0

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NOMBRE DEL PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO

Administración y Finanzas Coordinador General de Administración y Finanzas
ALCANCE
Monitorear, controlar y administrar las actividades necesarias para la elaboración, entrega y cobro de la facturación generada por la prestación de nuestros servicios,
velar por el cumplimiento de los deberes y obligaciones comerciales, laborales y contractuales, fiscales y parafiscales y bancarias a fin de garantizar el correcto
funcionamiento administrativo y contable de la organización.
OPERACIÓN DEL PROCESO
FUENTES DE ENTRADA ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA RECEPTOR DE SALIDA

Administración de Contratos Estimación de Materiales y

Servicios
Planificación Financiera Presupuesto Dirección Estratégica
Estimación de Pasivos
Laborales
Hoja de Entrada de Servicios
Administración de Contratos Facturación Factura Cliente
(HES)

Reporte de Ingresos
Avisos de Pago Administración de
Cliente Gestión de Cobros Análisis de Vencimiento de
Retenciones Contratos
Ventas
Órdenes de Compra de
Contado de proveedores
Procura Nacional Gestión de Pagos Propuesta de Pago Gerencia General
Órdenes de Compra a
Crédito de proveedores
Requerimiento / reposición
de Caja Chica
Empleados Requerimiento de Relación Gestión de Pagos Propuesta de Pago Gerencia General
de Gastos
Requerimiento de Viáticos

Requerimiento Pago de
Conceptos Laborales
(salarios, utilidades,
Talento Humano Gestión de Pagos Propuesta de pagos Gerencia General
prestaciones, anticipos,
vacaciones, préstamos
personales, entre otros)

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Analista de Administración y Finanzas Coordinador de Gestión Integrado Coordinador de Administración y Finanzas
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Contabilización e Emisión Comprobantes de

Procura Nacional Facturación de Compras Procura Nacional
Impuestos Retenciones

Facturación de Compras
Contabilización e Reporte de Obligaciones
Administración y Finanzas Facturación de Servicios Gerencia General
Impuestos Tributarias
Relación de Ingresos

Solvencias Originales Solvencias en copia

Contabilización e
Ente Externo (Impuestos Municipales, (Impuestos Municipales, Administración de Contratos
Impuestos
Licencia de Funcionamiento) Licencia de Funcionamiento)

Procura Nacional
Notificación y Soporte de
Aprobación de propuesta de
Gestión de Pagos pagos
pago Empleados
Gerencia General
Contabilización e Declaración y Pago de
Aprobación de Reporte de Talento Humano
Impuestos Impuestos Nacionales y
Obligaciones Tributarias
Municipales
Ente Externo

REQUISITOS DE LA NORMAS TÉCNICAS DE SISTEMAS DE GESTIÓN

REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS
APLICABLE
ISO 9001:2015
7.1 Recursos
7.1.1 Generalidades

ISO 14001: 2015

7.1 Recursos
- Ver Matriz de Requisitos Legales
7.1.1 Generalidades

OHSAS 18001
4.4.1 Recursos, Funciones, Responsabilidades, Rendición de Cuentas y
Autoridad

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ASPECTOS AMBIENTALES SIGNIFICATIVOS PELIGROS QUE PUEDEN DERIVAR EN DAÑOS A LA SALUD

Ver Matriz De Aspectos Ambientales Ver matriz de Riesgos y Peligros

RECURSOS REQUERIDOS PARA EL PROCESO

HUMANOS TECNOLÓGICO MATERIALES FINANCIERO OTROS

 Gerente de Administración y  Computadoras para cada  Materiales de oficina: (abre  Según presupuesto  Teléfono celular con
Finanzas integrante del huecos de dos y tres, sellos de la plan de cobertura
 Coordinador General de departamento con empresa, engrapadora, tijera amplia.
Administración y Finanzas programas instalados saca grapas)  Vehículo para
 Analista de Administración Profit Plus, Microsoft  Materiales consumibles de gestiones bancarias,
 Analista de Contabilidad office. papelería. visitas a clientes, entes
 Impresora de Punto, gubernamentales.
Impresora General.
OBJETIVOS ESPECIFICOS / INDICADORES
NOMBRE DEL INDICADOR DE
OBJETIVOS ESPECIFICOS FRECUENCIA META FORMULA
GESTIÓN
Ejercer un control interno que
permita a la empresa, hacer uso 𝑀𝑜𝑛𝑡𝑜 𝑃𝑟𝑒𝑠𝑢𝑝𝑢𝑒𝑠𝑡𝑜 𝐸𝑗𝑒𝑐𝑢𝑡𝑎𝑑𝑜
eficiente de los recursos financieros Planificación Financiera Mensual 100% 𝑥100
𝑀𝑜𝑛𝑡𝑜 𝑝𝑟𝑒𝑠𝑢𝑝𝑢𝑒𝑠𝑡𝑜 𝐸𝑠𝑡𝑖𝑚𝑎𝑑𝑜
para satisfacer las necesidades de
todos los procesos
Garantizar el cumplimiento de los
compromisos contractuales, 𝑂. 𝐶 𝑃𝑟𝑜𝑐𝑒𝑠𝑎𝑑𝑜𝑠
comerciales y bancarios de la Ejecución de Pagos Mensual
100% 𝐸𝑗𝑒𝑐𝑢𝑐𝑖𝑜𝑛 𝑑𝑒 𝑃𝑎𝑔𝑜𝑠 = 𝑥100
𝑂. 𝐶 𝑆𝑜𝑙𝑖𝑐𝑖𝑡𝑎𝑑𝑜𝑠
organización en los tiempos
establecidos
Realizar de manera oportuna las
actividades asociadas al 𝐻𝐸𝑆 𝑃𝑟𝑜𝑐𝑒𝑠𝑎𝑑𝑎𝑠
procedimiento de facturación y 100% 𝐹𝑎𝑐𝑡𝑢𝑟𝑎𝑐𝑖ó𝑛 = 𝑥100
Facturación Mensual 𝐻𝐸𝑆 𝑅𝑒𝑐𝑖𝑏𝑖𝑑𝑎𝑠
posterior gestión de cobranza a fin
de optimizar el tiempo de retorno de
la inversión.

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ADMINISTRACION Y FINANZAS REVISIÓN: 0

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CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO

N° DE REVISIÓN FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO
0 06/12/2017 Emisión de Original del Documento

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Analista de Administración y Finanzas Coordinador de Gestión Integrado Coordinador de Administración y Finanzas
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DESCRIPCIÓN DE PROCESO VIGENCIA: 04/12/2’17
INSTRUCTIVO REVISIÓN: 0
PÁGINA: 1 de 1

1. OBJETIVO
Registrar la descripción de los procesos de CAMIN.

2. RESPONSABLES
Líder de proceso / Coordinador de Gestión de la Calidad.

3. INSTRUCCIONES DE LLENADO

CAMPO DESCRIPCIÓN Y/O UTILIZACIÓN

NOMBRE DEL PROCESO Indicar el nombre del proceso a describir.

RESPONSABLE DEL PROCESO Indicar el cargo del líder del proceso.

ALCANCE Indicar la intención o finalidad que rige el proceso.
REQUISITOS LEGALES Y
Indicar la Matriz de Requisitos Legales y Reglamentarios por procesos.
REGLAMENTARIOS

OPERACIÓN DEL PROCESO Establece los criterios necesarios para realizar un proceso

FUENTES DE ENTRADA Procesos precedentes

ENTRADA Materiales, recursos o requisitos

ACTIVIDAD Conjunto de acciones que se llevan a cabo en el proceso

SALIDA Producto, servicio, decisión

RECEPTOR DE SALIDA Procesos posteriores

REQUISITOS DE LA NORMA
Indicar los requisitos de la norma ISO 9001:2015, ISO 14001:2014, OHSAS
TÉCNICA DE SISTEMAS DE
18001:2007 u otra norma técnica aplicable al proceso.
GESTION APLICABLE
Elemento de las actividades, productos o servicios de la organización que puede
ASPECTOS AMBIENTALES
interactuar con el medio ambiente.
PELIGROS QUE PUEDAN DERIVAR Fuente, situación o acto con potencial de daño en términos de enfermedad o lesión
EN DAÑOS A LA SALUD a las personas, o una combinación de estos.
RECURSOS REQUERIDOS PARA EL Indicar los recursos humanos, tecnológicos, materiales, financieros y otros
PROCESO requeridos para implementar el proceso.
Colocar por cada objetivo específico para dar cumplimiento a las salidas del
OBJETIVOS
proceso el nombre del indicador, la frecuencia de seguimiento, meta en el cual se
ESPECIFICOS/INDICADORES
desea alcanzar el resultado y la fórmula de cálculo del indicador.
CONTROL DE CAMBIOS DEL Se indica la versión del documento en base a su número de revisión, la fecha de
DOCUMENTOS la revisión y la descripción del cambio

ELABORADO POR Indicar el cargo de Líder del Proceso

REVISADO POR Indicar el cargo del Coordinador del SGI

APROBADO POR Indicar el cargo del Gerente General