República Bolivariana De Venezuela

INSTITUTO UNIVERSITARIO
POLITECNICO
“SANTIAGO MARIÑO”
SEDE BARCELONA - PUERTO LA
CRUZ
INGENERIA SISTEMAS: Sistemas y
Procedimientos Administrativos

Sistemas y Procedimientos
Administrativos

Presentado Por: Víctor J. A. Sifontes G.

CI: 28.462.453

Profesor de la catedra: MSC. Aura Shaw

Barcelona, Anzoátegui.

Fecha 29/10/20
 INDICE

INTRODUCCION..............................................................................................4
Sistemas y Procedimientos Administrativo.......................................................5
Principios de los Sistemas y Procedimientos Administrativo........................6
Estructura Jerárquica........................................................................................7
Funciones de la Estructura Jerárquica..........................................................7
1. Visión de Conjunto...............................................................................7
2. Responsabilidad..................................................................................7
3. Crecimiento..........................................................................................7
4. Desarrollo de Productos......................................................................7
Importancia....................................................................................................8
Clasificación de estructuras jerárquicas........................................................9
1.  Estructura funcional...............................................................................9
2. Estructura jerárquica..............................................................................9
3. Estructura en línea (staff).....................................................................10
4. Estructura matricial...............................................................................10
Áreas Funcionales de la Empresa..................................................................11
Producción...................................................................................................11
 Fabricación........................................................................................11
 Control de calidad..............................................................................11
 Investigación y desarrollo..................................................................11
Finanzas.......................................................................................................11
 Financiación.......................................................................................11
 Contabilidad.......................................................................................11
Marketing.....................................................................................................12
 Compras.............................................................................................12
 Almacén.............................................................................................12
  Ventas................................................................................................12
 Mercados...........................................................................................12
Recursos Humanos.....................................................................................13
 Administración de personal...............................................................13
 Nómina...............................................................................................13
 Seguridad e higiene laborales...........................................................13
Dirección......................................................................................................13
CONCLUSION................................................................................................15
BIBLIOGRAFIA...............................................................................................16
 INTRODUCCION

Desde los inicios de las organizaciones se observa un gran interés por

hacer cada vez más eficaces los sistemas administrativos. Este tipo de
interés está se está haciendo más fuerte en todas las empresas, ya sea
públicas o privadas. El auge en la aplicación de la metodología y las técnicas
como base generar una buena gestión de todos los procesos dentro de la
empresa.

En este trabajo se presentaran puntos importantes sobre los sistemas

administrativos, que son procedimientos, y los principios fundamentales que
debe tener cualquier empresa que desee utilizar este tipo de estructura de
procedimientos. Así como también la estructura jerárquica, sus funciones y la
importancia dentro de la empresa. Es de suma importancia conocer los
sistemas y procedimientos administrativos que conocerán más adelantes, ya
que por medio de estas se crea una cadena de mando funcional de
información capaz de movilizar tanto los requerimientos del trabajo a realizar
como los pasos a seguir para poder lograrlo de una manera eficaz.
 Sistemas y Procedimientos Administrativo

Los Sistemas Administrativos son una red de procedimiento

relacionados a un esquema integrado utilizado para el logro de las metas de
una organización. Los Sistemas Administrativo son un conjunto de
procedimientos relacionados, dentro de determinadas condiciones,
constituyen así un sistema.

Los Procedimientos Administrativos son una secuencia de

operaciones ejecutadas generalmente con la participación de varias
personas en una o más oficinas, establecidas para asegurar el manejo
uniforme de transacciones repetitivas. Los Procedimientos Administrativo es
una orden secuencial invariable donde los procedimientos pueden abarcar
más de un sector de la empresa, siendo su correcta ejecución por medios de
los involucrados en la gestión de las actividades establecidas por la
organización.

Con esto podemos decir que los Sistemas y Procedimientos

Administrativo proporcionan las bases de las normas del trabajo, por medio
de rutinas y esquemas se puede conseguir que cada área sea funcional y
cada integrantes de las mismas, sepan que deben hacer y cómo hacerlo,
constituyendo uno de los medios de control administrativo más importante de
la empresa. El control administrativo se alcanza a través de la interpretación
de la información adecuada y oportuna, resultante de los sistemas y
procedimientos utilizados en la empresa. Los Sistemas y Procedimientos son
una fuente de eficacia; un procedimiento alcanza su máximo potencial
cuando está basado en un estudio cuidadoso del trabajo a realizarse, mismo
que debe descomponerse en sus partes integrantes, que se analizaran por
separados.
Principios de los Sistemas y Procedimientos Administrativo

El funcionamiento excepcional que tenga los sistemas y

procedimientos en cualquier empresa, estará en proporción con el grado en
que se adopte los siguientes principios fundamentales:

1. “Un buen sistema debe suministrar con prontitud el servicio requerido

al mismo costo”, es decir, el sistema debe dar la información que se
necesita sin que se necesite una mayor dedicación a ella que la
establecida.
2. “La deliberación de los sistemas y procedimientos es una parte
esencial de todos los procesos de administración de la empresa y
debe ser dinámica”, es decir, se debe discutir cual será la mejor forma
de organizar los procesos administrativos que va a tener la empresa.
3. “Para obtener sistemas eficientes, las responsabilidades de cada
unidad en la organización deben constituir un grupo armónico y lógico
de requerimientos; para así, cumplir con los objetivos de la empresa”,
es decir, para que sea eficiente el sistema, el trabajo que va a realizar
cada grupo de personas tiene que estar relacionado a su función
dentro de la empresa.
4. Los planes de acción, alcance, objetivos y responsabilidades del
programa de los sistemas y procedimientos de la empresa, deben
presentarse por escrito y con claridad.
5. Especialmente donde el elemento tiempo es importante, las
actividades que deben ser llevadas con determinada secuencia,
deben ser ubicadas tan cerca como sea posible, tanto física como
organizativamente.
 Estructura Jerárquica
La Estructura Jerárquica es un tipo de distribución organizativa que
consiste en limitar los distintos niveles de subordinación y mande de una
empresa, basándose en la responsabilidad y el poder de decisión de las
personas que forman parte de cada altura. Esta estructura sigue siendo una
de las más utilizadas por empresas públicas y privadas por su fácil
aplicación. Además, las pequeñas y medianas empresas se rigen por este
modelo por la facilidad y rapidez con la que consiguen diseñar e implementar
su organigrama estructural. Aun así, en los últimos años, este modelo
organizacional empieza a desaparecer de algunas compañías más
innovadoras que persiguen el éxito estableciendo nuevas estructuras y que,
dicen, saben sacar mayor partido a las bondades de los trabajadores.

Funciones de la Estructura Jerárquica

1. Visión de Conjunto: la estructura organizativa está formada por los
diferentes elementos que crean un flujo de comunicación e ideas en
toda la empresa, ayudando también en crear una cadena de mando
de responsabilidades desde los ejecutivos hasta los empleados.
2. Responsabilidad: Una jerarquía empresarial sirve como vehículo
para la rendición de cuentas dentro de la organización. Cuando algo
sale mal dentro de una empresa, la estructura de la gestión permite al
equipo ejecutivo tener minar quien fue el responsable del problema y
después empezar a resolverla.
3. Crecimiento: La estructura de una organización dicta como crecerá la
empresa. Cuando existe una estructura dinámica, una organización
puede crecer rápidamente y adaptarse a todos los cambios que
pueden estar asociados con un rápido crecimiento empresarial.
4. Desarrollo de Productos: Una estructura de comunicación sólida
puede ayudar a facilitar el desarrollo de nuevos productos que pueden
 mantener la competitividad de una empresa. Cuando la comunicación
a través de los distintos departamentos está estructurada
correctamente, los ingenieros reciben la información que necesitan de
manera oportuna para ayudar a llevar nuevos productos al mercado.

Importancia

Al aplicar una estructura jerárquica en una empresa, promovemos la

correcta distribución y organización de las diferentes responsabilidades del
personal que será parte del proyecto. Para esto se toma en cuenta la
capacidad de tomar buenas decisiones, el dominio de los conocimientos
necesarios y la facultad para dirigir.

Imponer una jerarquía para administrar una corporación brinda

muchísimos beneficios para mantener una integridad gerencial y una buena
comunicación entre los empleados. Los puestos de trabajo se distribuyen
desde los empleados que no están a cargo de nadie, sólo de sus actividades
de rutina hasta los gerentes, jefes de departamento y, finalmente la directiva
de la empresa, en la que pueden participar una o varias personas. La
organización de los niveles de jerarquía dependerá de la complejidad del
proyecto.
Clasificación de estructuras jerárquicas
Una estructura puede variar en función de varios aspectos, por
ejemplo el número de integrantes de las empresas, la naturaleza del servicio
o producto, el modelo directivo, los tipos de procesos, entre otros. Veamos
algunos de ellos y los rasgos principales que las hacen más atractivas en un
caso o en otro.

1.  Estructura funcional:

 Su objetivo es cubrir las necesidades de distintos niveles jerárquicos,

al frente de cada uno de los cuales está un especialista o jefe de
sección.

 Dentro de este sistema de empresa, prima la especialización y el

trabajo enfocado a objetivos concretos. Es decir, combate la
multiplicidad de funciones.

 Sin embargo, eso no evita que los integrantes de los equipos reciban
órdenes de varios jefes o encargados, con lo cual la comunicación
puede hacerse difícil. De hecho, uno de los riesgos de este modelo es
la creación de ambientes poco estables.

2. Estructura jerárquica:

 Es una de las más utilizadas, tanto en medianas como en grandes

empresas. Consiste en la creación de pequeñas dependencias que
son supervisadas por uno o varios cargos superiores; en éstos recae
la toma de decisiones.

 Es ideal para organizaciones que carezcan de unidad de mando. Pero

cuidado: puede dar lugar a una excesiva concentración de la autoridad
y el poder.
3. Estructura en línea (staff):

 Se trata de un novedoso modelo que combina las relaciones de

autoridad directa con el asesoramiento que ejercen agentes externos
a la empresa.

 Los consultores o asesores son un buen ejemplo del modelo staff.

Éstos suelen suplir necesidades que las compañías no pueden cubrir
por sí mismas. La autoridad nunca se ve amenazada y las actividades
tienden a optimizarse en tiempos y recursos.

4. Estructura matricial:

 Este modelo se basa en la agrupación de recursos y materiales para

tareas específicas o proyectos. Una vez finalizados, la estructura
suele disolverse.

 Los integrantes de los equipos pueden pertenecer o no a la

organización. Tienen dos jefes: uno general y otro que ejerce como
responsable de la labor específica.

 La estructura matricial es perfecta para una gestión eficaz de los

recursos. Además, es un ingrediente para la motivación y el
fortalecimiento de los equipos.
 Áreas Funcionales de la Empresa

Producción
El área de producción, también llamada de operaciones o técnica, se
encarga de los procesos empresariales de:

 Fabricación
o Planificación y configuración de los objetivos de producción.

o Transformación de materias primas en productos terminados o

semielaborados.

 Control de calidad
o Control de productos.

o Evaluación de la producción.

 Investigación y desarrollo
o Investigación de nuevas tecnologías.

o Desarrollo de nuevos productos.

Finanzas
En la empresa, las funciones del área de finanzas son:

 Financiación
o Obtención de recursos financieros.

o Control de cobros y pagos, caja y bancos.

o Préstamos y créditos.

o Inversiones.
  Contabilidad
o Registro contable de las operaciones.

o Confección de balances y de las cuentas de resultados.

o Suministro de datos a la dirección.

Marketing
En el área de marketing, que en algunas empresas puede recibir
diferentes denominaciones como área comercial, de ventas, de mercadeo o
de mercadotecnia, se tienen las siguientes funciones:

 Compras
o Conocimiento del mercado, selección de proveedores.

o Selección de mercaderías.

o Trámite de compras.

 Almacén
o Organización de artículos.

o Gestión de stocks.

o Logística: entradas y salidas de mercancías.

 Ventas
o Venta de productos y/o servicios.

o Atención a clientes.

o Ejecución del plan de marketing.

 Mercados
o Investigación de mercados.
 o Plan de marketing y diseño de estrategias para el lanzamiento
de nuevos productos.

o Publicidad y propaganda.

Recursos Humanos

Dentro de esta área empresarial se encuentran las funciones de:

 Administración de personal
o Reclutamiento.
o Selección.
o Contratación.
o Inducción.
o Administración de carrera.
o Outplacement.

 Nómina
o Confección de nóminas.
o Confección de altas, bajas y pagos de los organismos públicos
como Seguridad Social.
o Control de ausencias y retrasos.
o Registro y archivo de datos.

 Seguridad e higiene laborales

o Normas de seguridad e higiene.
o Inspección del equipo y materiales en relación a las normas.
o Investigación e informes sobre accidentes laborales.
o Educación sobre higiene y seguridad.
o Medicina laboral.
 Dirección

El área de dirección de la empresa tiene como principales funciones las

de:

o Planificación y definición de estrategias, fijación de objetivos.

o Organización y gestión de recursos y tareas.
o Coordinación de esfuerzos en cada una de las áreas y entre
ellas.
o Control de resultados, asunción de responsabilidades.
 CONCLUSION

Durante el desarrollo del presente trabajo, se puede apreciar que para

lograr una eficiencia el sistema administrativo de la empresa es necesario el
apoyo de todas las áreas para la realización de actividades, cuyo propósito
es aumentar la productividad de la organización mediante la difusión de las
metas que se pretenden lograr, de tal manera que las personas se
comprometan a lograrlas.

Además, se deberá relacionar la estructuración de los procesos

administrativos con el diseño de la estructura de la empresa, porque el
diseño organización es muy importante para una organización, ya que de ella
dependerán las áreas con las que se va a trabajar y así mismo las
actividades que se deben realizar cada una de ellas.

En la actualidad la competencia se puede decir que es el factor más

importante tanto para las empresas como en lo personal, ya que si se tiene la
competencia personal podrá desempeñar en la organización e incrementar
de puesto, porque eso es lo que busca una organización en un trabajador,
que tenga la capacidad y habilidades para estar innovando y estar atento a lo
que pasa afuera para si es necesario un cambio en la organización se realice
para una mayor participación en el mercado.
 BIBLIOGRAFIA

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