Código FG 002

ACTA DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Versión 03

Fecha 2008-04-18

CITANTE
Luz Mariela Sorza Zapata
Citación a Reunión de Acta No. Carácter de la Reunión
Revisión por la Dirección 004 Ordinaria X Extraordinaria
Fecha de Reunión
Lugar de Reunión Hora inicio Hora final
Día Mes Año
8:00a.m 12:00m.m
16 y 17 11 2011 Auditorio Pedronel Gómez
1:30p.m 5:00p.m
ORDEN DEL DIA

1. Resultados de Auditorías
2. Retroalimentación del Cliente
3. Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio
4. Estado de las acciones correctivas y preventivas
5. Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección
6. Cambios que podrían afectar el Sistema de Gestión de la Calidad
7. Recomendaciones de la mejora para el año 2011
8. Riesgos actualizados e identificados para la entidad
9. Revisión de la adecuación de la política y los objetivos de la calidad
10. Resultados de la Revisión por la Dirección

DESARROLLO Y DECISIONES

1. RESULTADOS DE AUDITORÍAS

 Auditoría Externa
De los 14 aspectos a mejorar derivados del informe de auditoría del ICONTEC (diciembre de 2010) se han
implementado y cumplido a satisfacción 10 mejoras, 2 se están implementando y tienen con proyección
para el próximo año (7.10 Considerar la integración del sistema con la Norma Técnica Colombiana
5555/2007… y 7.11 Considerar igualmente, la Norma ISO 27001, como una opción para el aseguramiento
de la información….) y 2 observaciones referente a los indicadores de gestión se han trabajado durante el
segundo semestre con la revisión y actualización del Manual de Indicadores 2011.

Ver Informes mensuales del Gestión del Sistema de Gestión de la Calidad 2011.

 Auditoría Interna

Entre el 20 de junio al 1 de julio se llevó a cabo una auditoría interna a los 18 procesos institucionales,
obteniendo como resultado: 31 no conformidades y 46 aspectos a mejorar para un total de 77
hallazgos.

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Derivada de los resultados de esta auditoría y en concordancia con lo dispuesto en el Procedimiento para la
Planificación y Ejecución de Auditorías Internas PECV 002, se ejecutó del 7 al 14 de septiembre auditoría
complementaría a los procesos de Gestión de la Comunicación, Gestión Laboratorios, Proyección Social y
Desarrollo Curricular, obteniendo como resultado 7 no conformidades y 4 aspectos a mejorar para un
total de 11 hallazgos.

Las auditorías internas nos permitieron evaluar cada una de las Facultades, la formación para el trabajo y el
desarrollo humano con los programas técnicos laborales y la conformidad de los procesos institucionales
frente a los criterios establecidos en las normas ISO 9001:2008, NTC GP1000:2009 y los procedimientos
del Instituto Tecnológico Metropolitano”.

Como resultado de la auditoría interna se concluye que el Sistema Gestión de la Calidad es:

CONVENIENTE porque los resultados de auditoria son útiles para eliminar la(s) causa(s) de una no
conformidad detectada o potencial, en pro del mejoramiento continuo del Servicio Educativo.

ADECUADO porque se evidenció solo una no conformidad al numeral 4.1f “Implementar las acciones
necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos”, lo cual
demuestra que existe coherencia de los objetivos de los procesos con la Filosofía Institucional y el
seguimiento y medición a través de los indicadores de gestión.

EFICAZ porque al cerrar las acciones se evalúa la causa de las mismas y se eliminan, lo cual se demuestra
con el cierre eficaz del 68% (19 acciones correctivas) del total de las no conformidades detectadas en el año
2010 (28 acciones correctivas). Y con el cierre eficaz del 81% (25 acciones preventivas) del total de los
aspectos por mejorar en el año 2010 (31 acciones preventivas). Se aclara que en la auditoria del año 2010
realizada a todos los procesos, se detectó 24 no conformidades y 29 aspectos a mejorar, y en la auditoria
complementaria 4 no conformidades y 2 aspectos a mejorar. La suma total de los hallazgos dejan como
resultado un cierre eficaz del 75%. Véase informe del Sistema de Gestión de la Calidad del 15 de julio de
2011.

EFICIENTE porque la inversión de recursos en capacitación permitió la participación activa y

empoderamiento de los líderes, responsables de procesos y auditores internos en el desarrollo de la
auditoría, y en la profundidad en los resultados.

EFECTIVO porque se evidencia la disponibilidad y actitud positiva para el desarrollo de las auditorías
internas, en la iniciativa de implementar acciones por autocontrol (15 acciones en el año 2011) y la
autogestión permanente que se materializa en la reformulación de reglamentos y estatutos. Es de anotar que
la implementación de acciones por autocontrol requiere la documentación en el Sistema Mejoramiso, ya
que muchas de estas no son registradas.

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 Tabla 1. Resultado del primer ciclo de auditoría 2011

Tabla 2. Resultados del segundo ciclo de auditorías 2011 (Complementario)

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2. RETROALIMENTACIÓN DEL CLIENTE

Para la retroalimentación del cliente la Institución ha diseñado encuestas en los procesos de: Desarrollo
Curricular, Proyección Social, Bienestar Institucional, Gestión del Conocimiento, Internacionalización de
Conocimiento, Gestión de la Comunicación, Autoevaluación, Gestión Financiera y Gestión de Laboratorios,
las cuales permiten y permitirán evidenciar la satisfacción de los diferentes clientes de estos servicios. Ver
Anexo Nº1 “Diapositivas de la Revisión por la Dirección de cada proceso”.

En cuanto a las QRS, la Institución cuenta con un aplicativo que permite administrar y controlar las quejas,
reclamos, sugerencias y solicitud de información, el seguimiento se realiza desde Secretaria General.

En el presente año se ejecutaron mejoras al aplicativo QRS en lo referente a los reportes estadísticos,
adicionalmente, se reubico el link en el portal web, haciéndolo más visible para el usuario. Se cuenta además
con el link “Contáctenos” que contiene el directorio telefónico.

Evidencias: Acción 636 – Mejoramiso, y portal Web Institucional -

http://www.itm.edu.co/Contactenos/contacto.asp
http://www.itm.edu.co/Contactenos/Quejas_Reclamos.asp

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Desde el 1º de Enero hasta el 31 de Octubre del 2011 se recibieron 256 quejas y reclamos.

Quejas 219
Reclamos 37

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La siguiente tabla muestra la cantidad de quejas y reclamos recibidas por dependencia o
problemática:
Dependencia o problemática Quejas o reclamos
Administración tecnológica 3
Análisis de Costos y Presupuestos 7
Análisis de Costos y Presupuestos a Distancia 16
Áreas Deportivas y Otros Espacios 6
Aulas Especializadas 5
Aulas de clase 4
Calidad 4
Decanatura Facultad de Artes y Humanidades 4
Decanatura Facultad de Ciencias Básicas 2
Decanatura Facultad de Ingenierías 1
Decanatura Facultad de Tecnologías 3
Departamento de Sistemas 32
Educación Continuada 5
Electromecánica 4
Física 1
Informática Musical 1
Ingeniería Biomédica 2
Ingeniería Electromecánica 3
Ingeniería en Diseño Industrial 1
Ingeniería Financiera y de Negocios 2
Gestión Administrativa 6
Jefe Atención Apoyo al estudiante 26
Mantenimiento de Equipo Biomédico 2
Prácticas Profesionales 4
Ing. Producción 1
Ing. Sistemas 2
Ing. Telecomunicaciones 1
Problemática Admisiones y Registro 63
Problemática Archivo Central 1
Problemática Atención Bienestar 2
Problemática Atención Médica 1
Problemática Biblioteca 2
Problemática Comunicaciones 3
Problemática funcionarios 6
Problemática tesorería 5
Producción 9
Programa de Egresados 2
Sistemas de Información 12
Telecomunicaciones 2
TOTAL 256
Para mayor información ver anexo Nº2 “Análisis de quejas y reclamos”

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3. DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS Y CONFORMIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO

En cumplimiento a los aspectos a mejorar producto de la auditoría externa de seguimiento al Sistema de

Gestión de la Calidad realizada en diciembre de 2010, referentes a indicadores de gestión (7.3, 7.6 y 7.9), la
Oficina de Planeación, ha revisado y ajustado el Manual de Indicadores de Gestión 2011 con los líderes y
responsables de los procesos buscando mejorar los siguientes aspectos:

1. Medir el impacto que genera el ITM a la sociedad.

2. Que los indicadores midan el objetivo del proceso.
3. Categorización de los indicadores
4. Frecuencia de medición
5. Metas de los indicadores que han demostrado su superación de manera continua
6. Acciones de los indicadores que realmente motiven la toma de acciones de mejora importantes para la
Institución
7. Registros y análisis de los datos de los indicadores con base en promedios, dado que éstos subvencionan
los resultados poco exitosos y castigan los muy buenos.

Es de anotar que el Instituto Tecnológico Metropolitano, de acuerdo con el Manual de Indicadores de

Gestión, los clasifica en Eficacia, Eficiencia y Efectividad (véase apartado del manual 2.3). No cuenta con
indicadores de cumplimiento, el cumplimiento se mide con el logro de la meta esperada.

En el mes de febrero, la Escuela de Pedagogía y la Oficina de Planeación revisaron el Mapa de Procesos del
ITM buscando una adecuada interpretación, incluyendo la revisión y ajuste de los objetivos y alcance de
cada proceso, en compañía de los líderes. Adicionalmente cada objetivo ha sido revisado buscando la
coherencia con los indicadores de gestión para que permitan medir el logro del objetivo del proceso y el
impacto del ITM en la sociedad.

Los resultados de los indicadores están cumpliendo con las metas propuestas o en su defecto están en el
rango de gestión Bueno, lo que demuestra que el desempeño del Sistema de Gestión de Calidad es
conveniente para la Institución y tiene coherencia con la visión, la misión, la política, los objetivos de
calidad y los del proceso. Ver fichas técnicas de Indicadores de Gestión 2011.

En cuanto al producto o servicio no conforme se ha establecido la metodología para realizar el control al

producto o servicio no conforme en los procesos de cara al cliente: Desarrollo Curricular, Proyección Social,
Gestión del Conocimiento, Internacionalización del Conocimiento, Bienestar Institucional, Gestión de la
Comunicación, Autoevaluación, Gestión de Biblioteca y Gestión de Laboratorios.

Cada líder del proceso identificó los productos o servicios no conformes y el tratamiento de los mismos,
véase “Identificación del producto o servicio no conforme FGC 018”. Si el producto o servicio no conforme
es recurrente o sistemático se formula una acción correctiva envolvente.

En cuanto a la conformidad de los productos y/o servicios de cada proceso, se realizó el siguiente control:

Desarrollo Curricular.
Se observa que los productos y/o servicios no conformes más recurrentes son:

1. Docente sin digitar la semana, 5 10 y 16 del seguimiento al desarrollo curricular, para lo cual se

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 recomienda mayor control por parte de los Jefes de Programa, recordar continuamente a los docentes las
fechas pertinentes para cada semana y reportar los casos que se requieran en el formato FGC 019 Control
del producto y/o servicio no conformes.

Semestre 01 – 2011
• Semana 5: 116 docentes pendientes de 1330(8.7%)
• Semana 10: 147 docentes pendientes de 1330 (11,1%)
• Semana 16: 351 docentes pendientes de 1330 (26.4%)

Semestre 02 – 2011
• Semana 5: 55 docentes pendientes de 1183 (4.9%)
• Semana 10: 97 docentes pendientes de 1183 (7,3%)
• No se tiene aún la semana 16

2. Compromisos Académicos
• Docente sin entregar compromisos académicos en las semana 3 del semestre 01-2011. Se reportan 45
docentes que no entregan en la tercera semana del periodo académico: Se tiene reportado un número
que no supera el 10% los docentes de la institución, ante lo cual cada Jefe de Programa ha realizado
las acciones respectivas.
• Docente sin entregar compromisos académicos en la semana 3 del semestre 02-2011. Se reportan 25
docentes que no entregan en la tercera semana del periodo académico: Se tiene reportado un número
que no supera el 10% los docentes de la institución, ante lo cual cada Jefe de Programa ha realizado
las acciones respectivas.

3. Estudiante o Egresado no graduado

En el semestre 01-2011 se tiene un total de 1822 egresados no graduados. En el semestre 02-2011 se
reportan 80 egresados no graduados con la cual se puede observar la eficacia de las estrategias
planteadas al reducir el índice de egresados no graduados en un 95,6%.

4. Estudiante con bajo rendimiento académico o pérdida del derecho al programa

Se tiene un total de 1992 estudiantes en el semestre, con los cuales cada Jefe de Programa ha empleado
diferentes formas de hacer seguimiento y estrategias que posibilitan la recuperación con calidad del
estudiante. Se tiene además el acompañamiento en SIGA, como estrategia institucional. En el segundo
semestre se tiene 1757 estudiantes. En esta se observa una diferencia de 235 estudiantes menos en bajo
rendimiento con respecto al semestre anterior entre los semestres. Lo que corresponde a un 11, 8 %.

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Proyección Social. Se han presentado los siguientes servicios no conformes:

• En 84 oportunidades el servicio no conforme relacionado con “Prácticas no ajustadas a las necesidades

del medio y la formación de los estudiante”. Al cual se le dio el siguiente tratamiento:
Para 8 casos:
 Se colocó nota aclaratoria en la carta de presentación de los estudiantes para las empresas "Señor
empresario, recuerde que el objeto de las Prácticas es que éstas se conviertan en un espacio de
aprendizaje en el que el estudiante pueda realizar actividades que permitan la aplicación de los
conocimientos teóricos adquiridos durante el proceso de formación académica en la tecnología"
 Se elaboró un acta de retiro previamente concertada con el SENA, la empresa y el estudiante para
autorizar que el aprendiz pueda ser remitido a otra empresa. Se orienta al estudiante para realizar
una nueva experiencia proyectando sus competencias hacia la búsqueda del éxito.

Para 76 casos referente a la necesidad de asignarle al estudiante un asesor temático, se dio el siguiente
tratamiento:
 Se realizaron 2 solicitudes de servicios académicos docente para prácticas profesionales, los cuales
ya fueron contratados y están asesorando los estudiantes.

• En 5 oportunidades el servicio no conforme relacionado con “Propuesta diseñada y presentada que no

cumple los requisitos del cliente”. Para lo cual se concertó con los clientes, y se rediseñó las
propuestas.

Bienestar Universitario Se presentó un caso de servicio no conforme relacionado con “Oportunidad en el

Servicio”, el tratamiento que se le dio fue: solicitar descargos de la enfermera por la falta de oportunidad en
el servicio que reclamaba el estudiante. Teniendo claridad de lo sucedido, se le explicó al estudiante y se le
pidieron excusas. El estudiante respondió agradecido por la rapidez en la atención a su queja y entendió la
situación. Se tienen las evidencias.

Gestión de la Comunicación. Se presentó un caso de producto no conforme con respecto a “Publicaciones

que no cumplen los requisitos de conformidad (requisitos de pertinencia, calidad, redacción, diseño e
impresión, originalidad y actualización de la información en las publicaciones)”. El tratamiento que se está
dando es la reclasificación de los libros, por lo tanto las directivas están verificando los requisitos legales
para proceder a la donación o descuento.

Gestión de Laboratorios. Se presentó un caso de producto no conforme con respecto a “Pruebas y ensayos
que no cumplen con los requisitos de la norma aplicable del laboratorio”, al realizar un ensayo a la empresa
CONCRETODO S.A. en Dic del 2010 de Resistencia al desgaste Disco Ancho NTC 5147, que no cumplía
con la norma. El tratamiento que se le dio fue calibrar el equipo con el que se realiza los ensayos y
garantizar la competencia del personal que realiza las pruebas. Adicionalmente, se realizó de nuevo el
ensayo en enero del 2011, a otra pieza de mármol del mismo espécimen y se entregó el informe sin costo
alguno, el cual cumplió con los requisitos establecidos en la NTC 5147.

En los procesos de Gestión del Conocimiento, Internacionalización del Conocimiento, Gestión de

Biblioteca y Autoevaluación no se presentaron productos y/o servicios no conformes, de acuerdo con lo
definido en la “Identificación del producto o servicio no conforme” FGC 018, actualizado a 2 de noviembre.

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4. ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

La suma de acciones preventivas y de mejoramiento es del 65% para el año 2011, cantidad superior a las
acciones correctivas, lo que demuestra una cultura de la prevención.

• Tipo de acciones correctivas, preventivas y de mejora al 31 de octubre de 2011

35%
Correctiva
53.33%
Preventiva

11.67%
Mejoramiento

• Estado de las acciones correctivas, preventivas y de mejora al 31 de octubre de 2011

21.67%
Cerrada
68.34%
Investigando
causa/beneficio y
solucionando

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• Origen de las acciones correctivas, preventivas y de mejora al 31 de octubre de 2011

6.67%
Análisis de
Indicadores

16.67%
Autocontrol

73.33%
Auditoría Interna

5. ACCIONES DE SEGUIMIENTO DE REVISIONES PREVIAS EFECTUADAS POR LA

DIRECCIÓN

Fruto de la Revisión por la Dirección del año 2010, se generaron desde cada proceso recomendaciones para
la mejora. La implementación de estas recomendaciones por parte de cada líder han sido objeto de
monitoreo desde la Escuela de Pedagogía y la Oficina de Planeación. Se evidencia comunicaciones de los
líderes de procesos, en los meses de octubre y noviembre, en las cuales informan cómo atendieron las
mejoras propuestas. El resultado que se obtiene es la implementación exitosa de gran parte de las acciones
propuestas teniendo presente que algunas continúan en proceso de ejecución.

Véase comunicaciones en el archivo de gestión de la Escuela de Pedagogía e “Informe de cumplimiento de

recomendaciones para la mejora derivadas de la Revisión por la Dirección del año 2010”, con fecha del 17
de noviembre.

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6. CAMBIOS QUE PODRÍAN AFECTAR EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Los líderes de proceso expresaron los cambios que podrían afectar el Sistema de Gestión de la Calidad:
PROCESO
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
GESTIÓN DE LA
COMUNICACIÓN
DISEÑO CURRICULAR Y
DESARROLLO CURRICULAR
PROYECCIÓN SOCIAL
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
BIENESTAR INSTITUCIONAL
INTERNACIONALIZACIÓN DEL
CONOCIMIENTO
GESTIÓN DE BIBLIOTECA
CAMBIOS
 Formulación del Plan de Desarrollo Institucional 2012-
2015
 Ajuste a la Estructura Académico-Administrativa de
acuerdo con el nuevo Mapa de Procesos
 Descentralización de la oferta académica institucional
 Cambio en la normativa
 Ajuste de la Estructura Académico-Administrativa de
acuerdo con el nuevo Mapa de Procesos
 Cambios en la legislación
 Cambios en otros procesos institucionales
 Normas nuevas o modificaciones a las existentes por
parte del Ministerio de Educación Nacional
 Ajuste en la Estructura Organizacional de acuerdo al
nuevo Mapa de Procesos.
 Paro estudiantil o anormalidad académica
 Cambios en la normatividad vigente
 Cambios en las Políticas Institucionales
 Ajuste en la Estructura Académico-Administrativo de
acuerdo con el nuevo Mapa de Procesos
 Las políticas de la nueva administración del Instituto
 Ajustes en la estructura administrativa y en la operación
del Centro de Investigación
 Cambios introducidos por la aplicación de la ley de CTI
(Ley 1286 de 2009)
 Cambios introducidos por la reforma de la ley 30 de
1992
 Prioridades del presupuesto de la nueva administración
municipal
 Dado que el SGC debe ser simple, con unidad de
lenguaje y con documentación de lo que se hace, este
puede verse afectado por la falta de entendimiento de la
norma y su esencia.
Los cambios en la normatividad interna y externa que
afecten directamente el proceso o los procedimientos en
cuanto a la movilidad de académicos, administrativos y
estudiantes y la suscripción de convenios
interinstitucionales de cooperación.
 Ajuste de la Estructura Académico-Administrativa de
acuerdo con el nuevo Mapa de Procesos
 Cambios en la legislación
 Cambios en otros procesos institucionales
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 PROCESO CAMBIOS
 Creación o eliminación de laboratorios en la institución.
GESTIÓN DE LABORATORIOS  Actualización de la norma NTC-ISO/IEC 17025:2005.
 Implementación de Laboratorios Virtuales.
 Cambios normativos que no se implementen
oportunamente en el ITM
GESTIÓN JURIDICA
 Incumplimiento en los términos de respuesta a los
usuarios
 Nuevas disposiciones y normas en materia presupuestal
contable, de manejo de recursos y de control interno.
 La falta de socialización de las nuevas metodologías en el
GESTIÓN FINANCIERA Sistema de Gestión de la Calidad, ya que con ellas se
puede perder unidad de criterio.
 Cambios sustanciales en la suscripción de convenios con
la Administración Municipal.
 Cambios de orden normativo (derogatoria de normas,
modificaciones, nulidades, suspensiones provisionales)
ADQUISICIÓN DE BIENES Y
 Cambios en la tasa representativa del mercado de bienes
SERVICIOS
sujetos a importación
 Incumplimiento de contratos
 Cambio en la normatividad vigente
ADMINISTRACIÓN DE BIENES  Implementación de nuevas plataformas tecnológicas
MUEBLES E INMUEBLES  Cambios en la metodología de implementación de
centros de costos y almacenamiento de insumos
 Cambio en la normativa vigente, Estatuto General,
GESTIÓN DEL TALENTO
Reglamento de Personal Docente y Administrativo
HUMANO
 Ajustes que se definan en la Estructura Organización
 El ajuste de la Estructura Académico-Administrativa de
acuerdo con el nuevo Mapa de Procesos.
 La articulación del Sistema de Gestión de la Calidad con
AUTOEVALUACIÓN
el MECI y la Autoevaluación (CNA), para garantizar la
calidad de programas e institucional, sujeta a los
lineamientos del MEN.
 La aplicación del decreto 1474 de 2011, Estatuto
Anticorrupción, respecto al seguimiento a la política de
EVALUACIÓN Y CONTROL austeridad del gasto, el cual permite que el sistema de
calidad, y sus procesos sigan los lineamientos del buen
uso de recursos públicos.
 El ajuste de la Estructura Académico-Administrativa de
acuerdo con el nuevo Mapa de Procesos
 La implementación del nuevo Plan de Desarrollo con la
Política de Gobernanza que implica modificaciones en la
GESTIÓN DE LA CALIDAD Política de la Calidad.
 La articulación del Sistema de Gestión de la Calidad con
el MECI y la Autoevaluación, para garantizar la calidad
de programas e institucional, sujeta a los lineamientos del
MEN.

Página 13 de 21
7. RECOMENDACIONES DE MEJORA PARA EL AÑO 2011

En la revisión por la dirección los líderes de los procesos presentaron las siguientes recomendaciones para la
mejora. Es de anotar que se hizo una revisión con la Vicerrectora General Maria Victoria Mejía Orozco, el
Director de la Escuela de Pedagogía José Mario Calle Palacio y la Profesional Universitaria-Aseguramiento
de la Calidad Mónica Arango Ospina, para decidir cuáles de las recomendaciones de mejora se incorporan
como productos en el plan de acción del año 2012, las demás son actividades que no requieren incorporarse
al plan de acción para su ejecución. Adicionalmente, se definen cuáles de éstas corresponden al sistema,
cuáles a los procesos y cuáles a los requisitos, lo que facilitará la evaluación de la eficacia, luego de su
implementación.

Si va No va Mejora Mejora Mejora

al Plan al Plan
del del de
Proceso Recomendaciones de Mejora de de
sistema proceso Requisito
Acción Acción
2012 2012
 Implementación de diseño
metodológico para la gestión de
proyectos de inversión (Incluye x x
formulación, gerencia y evaluación
de proyectos).
 Sistema Business Inteligence en
PLANEACIÓN
funcionamiento. Entendido Business
INSTITUCIONAL
Inteligence como la habilidad para
transformar los datos que se generan
x x
en información y la información en
conocimiento, de forma que se pueda
optimizar el proceso de toma de
decisiones.
FONDO EDITORIAL
 Por costos, eficacia y efectividad la
contratación de un corrector de
estilo para el Fondo Editorial debe
contemplarse a largo plazo, por
productos o por manuscritos
recibidos y valorados según el x x
número de cuartillas o caracteres
que contengan, comprometidos con
GESTIÓN DE LA un tiempo de entrega acordado, y
COMUNICACIÓN pagados según las condiciones
expuestas en un contrato de
servicios.
FONDO EDITORIAL
 Cambio en la modalidad de
contratación de evaluadores
externos. x x

Página 14 de 21
 Si va No va Mejora Mejora Mejora
al Plan al Plan
del del de
Proceso Recomendaciones de Mejora de de
sistema proceso Requisito
Acción Acción
2012 2012
COMUNICACIONES:
 Dada la cantidad de información que
se genera por parte de las diferentes
dependencias institucionales para
x x
ser publicada en la página web, se
recomienda fortalecer el recurso
GESTIÓN DE LA
humano encargado de realizar esta
COMUNICACIÓN
labor.
COMUNICACIONES:
 Disponer de personal idóneo para
que se encargue de la actualización x x
permanente de la información
institucional en las redes sociales.
 Continuar con las estrategias
adoptadas para la apropiación del
x x
SGC por parte de la Comunidad
Academica.
DISEÑO  Continuar con la sensibilización de
CURRICULAR los auditados frente al proceso de la
x x
Y DESARROLLO auditoria interna de calidad por
CURRICULAR Facultades.
 Implementar un plan de
capacitación en uso de los recursos
x x
TIC tanto para docentes como
estudiantes.
 Elaborar un modelo efectivo de
DISEÑO
seguimiento a los compromisos
CURRICULAR
docentes: registro de notas, x x
Y DESARROLLO
seguimiento curricular y
CURRICULAR
compromiso académico.
 Responsabilizar a los funcionarios
PROYECCIÓN dentro de su plan de trabajo con
x x
SOCIAL actividades concretas del sistema de
gestión de la calidad.
 Afinar y sistematizar los
instrumentos y criterios de
evaluación del impacto de los x x
resultados de los proyectos de
investigación.
GESTIÓN DEL
 Consolidar el Sistema de
CONOCIMIENTO
Información del Centro de
Investigación para que dialogue e
x x
interactúe de manera más eficiente
con otros sistemas de información
internos y externos.

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 Si va No va Mejora Mejora Mejora
al Plan al Plan
del del de
Proceso Recomendaciones de Mejora de de
sistema proceso Requisito
Acción Acción
2012 2012
 Estructurar de manera más técnica el
equipo humano del Centro de
Investigación para responder
GESTIÓN DEL
exitosamente a los retos que x x
CONOCIMIENTO
imponen la reorganización
institucional y los nuevos contextos
globales.
 Adoptar las políticas,
procedimientos y normatividad para
x x
la movilidad entrante y saliente de
INTERNACIONALIZACIÓN
DEL CONOCIMIENTO
estudiantes.
 Generar eventos institucionales para
una mayor proyección sobre x x
Internacionalización del ITM.
 Contar con un sistema de
información, que recoja las cinco
áreas de bienestar y los proyectos x x
existentes, además, de los que
BIENESTAR puedan surgir.
INSTITUCIONAL  Sistematizar las experiencias de los
proyectos que se generen en
Bienestar, con el fin de poder contar x x
con herramientas que nos permitan
la visibilización.
 Implementación de la biblioteca
digital (recursos digitales y
repositorios digitales) siempre y x x
cuando se disponga de los recursos
en el 2012.
GESTIÓN
 Rediseño de los espacios de la
BIBLIOTECA
biblioteca, tales como: Circulación y
Préstamo, Referencia Especializada,
x x
Medios Audiovisuales, Procesos
Técnicos, Soporte de Informática,
Salas de Lectura.
 Implementación de un sistema
Biométrico para cuantificar
x x
sistemáticamente el tiempo real de
Trabajo Independiente.
GESTIÓN DE  Creación de una propuesta de
LABORATORIOS unidad estratégica de negocios para
prestación de servicios de
x x
Laboratorio a la Industria.

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 Si va No va Mejora Mejora Mejora
al Plan al Plan
del del de
Proceso Recomendaciones de Mejora de de
sistema proceso Requisito
Acción Acción
2012 2012
 Creación de página Web de los
laboratorios del ITM articulado con
GESTIÓN DE
la página Institucional donde los x x
LABORATORIOS
estudiantes, docentes y empresarios
tengan una mayor articulación.
 Capacitación permanente de los
cambios normativos para los
GESTIÓN JURIDICA x x
funcionarios involucrados en los
diferentes procesos
 Implementar el uso del módulo de
inventarios en SEVEN (sería la
segunda etapa, ya que la primera se
hizo con el fondo editorial), con esto
se mejora el control administrativo –
contable de los diferentes insumos
GESTIÓN que maneja el Departamento de
x x
FINANCIERA Sistemas para el buen
funcionamiento académico -
administrativo del ITM.
Adicionalmente, esto permitirá una
asignación adecuada de los
consumos a las diferentes áreas
(costos ABC).
 Se recomienda efectuar una
distinción entre contratos de
suministro (a demanda, tracto
sucesivo) y contratos de
x x
compraventa (ejecución
instantánea), pues actualmente se
orientan estos contratos en el ITM,
sin hacer la distinción práctica.
 Se recomienda fortalecer las
acciones de vigilancia, control y
x x
ADQUISICIÓN DE supervisión a la ejecución de
BIENES Y SERVICIOS contratos.
 Dar continuidad y permanencia a los
procesos de capacitación de costos,
estudio de mercado, etapas de la
contratación, facturación,
interventoría y supervisión y
x x
atención al cliente.

Página 17 de 21
 Si va No va Mejora Mejora Mejora
al Plan al Plan
del del de
Proceso Recomendaciones de Mejora de de
sistema proceso Requisito
Acción Acción
2012 2012
 Establecer mecanismo de control y
seguimiento para garantizar el
ADMINISTRACIÓN
respaldo de información
DE BIENES MUEBLES x x
institucional que se tiene en los
E INMUEBLES
equipo de cómputo en cada una de
las dependencias.
 La propuesta inicial consiste en
modificar parcialmente el
procedimiento de vinculación de
profesores de hora cátedra, el cual
consiste en dar traslado a las
facultades para que desde éstas se
GESTIÓN DEL ingrese la carga académica de los x x
TALENTO HUMANO profesores y se formalice el contrato
de cátedra.
En esta tarea además del Dpto. de
Personal participan la Oficina de
Planeación, Atención al Estudiante,
Dpto. de Sistemas y las Facultades.
 Continuar la articulación del
Sistema Integrado de Gestión con la x x
Autoevaluación.
AUTOEVALUACIÓN  Fortalecer la cultura de la
Autoevaluación en respuesta a la
x x
necesidad de mejoramiento
constante.
 Disponer de recurso humano que
permita tener una mayor cobertura
x x
para las auditorias de Control
EVALUACIÓN Y
Interno.
CONTROL
 Posicionar la política de
transparencia, dentro de la x x
Institución.
 Integrar la Rendición de Cuentas
Institucional con la Revisión por la
x x
Dirección del Sistema de Gestión de
la Calidad.
GESTIÓN DE LA  Continuar la articulación del Sistema
CALIDAD Integrado de Gestión con la x x
Autoevaluación
 Fortalecer las estrategias de
apropiación de la cultura de Calidad x x

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8. RIESGOS ACTUALIZADOS E IDENTIFICADOS PARA LA ENTIDAD

Se ha actualizado el Manual de Riesgos, identificando 77 riesgos de mayor probabilidad de ocurrencia en

los procesos institucionales, de los cuales se valoraron 7 como importantes, 31 como moderados, 27 como
tolerables y 10 como aceptables.

ZONA DE RIESGOS

TOTAL DE
PROCESOS ACEPTABLE TOLERABLE MODERADO IMPORTANTE INACEPTABLE RIESGOS

Planeación
3 3 6
Institucional
Gestión de la
1 3 4
Comunicación
Diseño Curricular 1 1 2
Desarrollo
3 3 6
Curricular
Proyección Social 1 3 3 7
Gestión del
1 1 2 1 5
Conocimiento
Internacionalizaci
ón del 1 1
Conocimiento
Bienestar
2 2 4
Institucional
Gestión de
1 2 3
Biblioteca
Gestión de
3 1 1 5
Laboratorios
Gestión Jurídica 2 6 8
Gestión
1 6 7
Financiera
Adquisición de
Bienes y 1 4 1 6
Servicios
Administración
de Bienes
5 1 6
Muebles e
Inmuebles
Gestión del
1 1 2
Talento Humano
Autoevaluación 1 1
Evaluación y
2 1 3
Control
Gestión de la
1 1
Calidad
TOTAL 10 27 31 7 2 77

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Los riesgos que requieren plan de manejo están en alerta roja. (Ver la siguiente tabla- Manual de Riesgos).

Nº Acción
Proceso Riesgo Valoración Evaluación
Emprendida
Acción 533
Retraso en la
Gestión del Ver archivo adjunto
Conocimiento
ejecución del 1.16 INACEPTABLE
proyecto extraído del sistema
mejoramiso
Actividades de
movilidad que no Acción 539
están articuladas con
Internacionalizació Ver archivo adjunto
n del Conocimiento
los planes de 0.85 IMPORTANTE
desarrollo de las extraído del sistema
facultades y/o mejoramiso
dependencias
Riesgo por Acción 580
Gestión de manipulación de Ver archivo adjunto
laboratorios materiales o residuos
1 INACEPTABLE
extraído del sistema
peligrosos mejoramiso
Incumplimiento en la Acción 572
Evaluación y evaluación de los Ver archivo adjunto
Control sistemas MECI y
0.88 IMPORTANTE
extraído del sistema
SGC mejoramiso

9. REVISIÓN DE LA ADECUACIÓN DE LA POLÍTICA Y LOS OBJETIVOS DE LA CALIDAD

Durante el presente año se ajustó la Política de la Calidad mediante la Resolución Rectoral Nº 641 del 1
agosto de 2011, teniendo en cuenta la nueva Misión y Visión que fue aprobada por el Consejo Directivo
el 9 de julio de 2011 (Acta Nº5) y el aspecto a mejorar 7.1 del ICONTEC sobre la alineación de la
Política de la Calidad con el Plan de Desarrollo de la Ciudad, el Departamento y el País. Adicionalmente,
se verificó la coherencia de los objetivos de la calidad vigentes (Resolución Rectoral 476 de 2010) con la
política y se ratificó continuar con los mismos objetivos.

POLITICA DE CALIDAD
“El Instituto Tecnológico Metropolitano, es una Institución Universitaria de carácter público y del orden
municipal, comprometida con el mejoramiento continuo del servicio de educación superior para la
formación integral del talento humano con excelencia en la investigación, la innovación, el desarrollo, la
docencia, la extensión y la administración, que busca habilitar para la vida y el trabajo con proyección
nacional e internacional desde la dignidad humana y la solidaridad, con conciencia social y ambiental.
En procura de la satisfacción de las expectativas de los clientes”.

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10. RESULTADOS DE LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

Las mejoras propuestas en el numeral 7 de este documento son las que permitirán evidenciar la eficacia,
eficiencia y efectividad de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad y se incorporaran al plan de
acción, como productos de los procesos para evaluarlos en el año 2012.

Para realizar estas mejoras la dirección está consciente de las necesidades de recursos físicos,
financieros, humanos y tecnológicos y realizará las apropiaciones presupuestales necesarias, sin embargo
esto depende del plan de inversiones, compras y recursos de la vigencia del 2012.

De todo lo anterior, se concluye que el Sistema de Gestión de la Calidad:

ES CONVENIENTE porque existe coherencia de la filosofía institucional con los objetivos de los
procesos y los indicadores de gestión.
ES ADECUADO porque los resultados del sistema son útiles para la toma de decisiones en pro del
mejoramiento continuo del Servicio Educativo y en la generación de valor agregado con programas
como SIGA, inclusión y las ayudas económicas que se le brinda a la población para que permanezca en
su proceso de formación.
ES EFICAZ porque permite el logro de los objetivos planteados.
ES EFICIENTE porque permite la optimización de los recursos en cada una de las actividades
identificadas en el S.G.C, adicionalmente, la inversión de recursos en capacitación permitió la
participación activa y empoderamiento de los líderes, responsables de procesos y auditores internos en el
desarrollo de la auditoría, y en la profundidad en los resultados.
ES EFECTIVO por el impacto positivo en la comunidad académica, el entorno y el desarrollo de la
región.

LUZ MARIELA SORZA ZAPATA

Rectora

Ver anexo (Listado de asistencia)

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