Paraninfo

Unidad 5
Correspondencia
comercial I
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CONTENIDOS

5.1. La carta comercial

5.2. Contenido de la carta
5.3. El sobre de la carta
5.4. Tipos de cartas comerciales
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5.1. La carta comercial

La más
importante de
las
comunicacione Su contenido
s escritas y uno
CARTA debe ser
de los medios
COMERCIAL formal, oficial
más utilizados
o confidencial
por la empresa
para
comunicarse
con el exterior
Clara

Ordenada

Breve La carta debe ser

CARACTERÍSTICAS DE
REDACCIÓN clara y breve, pero
Correcta y precisa completa, sin que
nada sobre ni falte
Cortés, seria y formal

Completa e interesante
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PRESENTACIÓN DE LA CARTA
EL PAPEL • Lo más aconsejable es utilizar el color blanco y en tamaño DIN-A4
LA TINTA • El color más empleado es el negro
• La carta se debe escribir con letra impresa y original
LA ESTÉTICA • Debemos evitar escribir cartas demasiado largas y si no fuera suficiente,
con una hoja se utilizará una segunda; se considera incorrecto escribir
por el reverso
• Espacios que quedan en blanco alrededor del escrito
• Margen superior: viene determinado al estar impreso el membrete y en
algunos casos la parte inferior de la hoja; de no ser así, el margen
inferior será aproximadamente de 2 cm
LOS MÁRGENES
• Márgenes laterales: dependerá de la extensión de la carta, lo
aconsejable es de 2 a 4 cm para el izquierdo y de 1 a 2 cm para el
derecho; el izquierdo siempre debe ser doble o, por lo menos, mayor
que el derecho

EL • Puede ser sencillo, 1,5 líneas, doble, etc., según la extensión del escrito
INTERLINEADO • El espacio entre los distintos párrafos se aconseja sea superior al
mantenido entre líneas
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5.2. Contenido de la carta

MEMBRETE
ESQUEMA DE UNA CARTA COMERCIAL

REFERENCIAS
ENCABEZAMIENTO ASUNTO DESTINATARIO
FECHA

SALUDO

CUERPO TEXTO

DESPEDIDA
FIRMA
FIRMANTE
PIE O CIERRE CARGO
ANEXOS/POSDATA
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Datos identificativos del remitente

MEMBRETE Parte superior del papel, ya sea centrado, alineado al lado
izquierdo, o bien ocupando toda la anchura del papel.

Datos de la persona o empresa a la que se dirige la carta.

DESTINATARIO
Debajo del membrete; a la izquierda o a la derecha del papel.
ENCABEZAMIENTO

Abreviaturas compuestas por letras y números que sirven para

REFERENCIAS identificar a las personas que intervienen en su elaboración, el
número de expediente, una carta anterior, etc.

Describir con una o dos palabras el tema principal de la carta,

ASUNTO
de manera que el destinatario pueda saberlo antes de leerla.
Indica el día, mes y año en que se escribe la carta.
FECHA
Debajo de las referencias y el asunto, en armonía con los datos
del destinatario.
Frase de cortesía para tomar contacto con el destinatario en un
tono lo más natural y cercano posible.
SALUDO
Parte izquierda del papel seguido de dos puntos.
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CUERPO

Es el contenido
del mensaje y
el motivo
principal de la COMPOSICIÓN
carta.

Ocupa la parte
central del papel a
INTRODUCCIÓN EXPOSICIÓN CONCLUSIÓN
continuación del
espacio reservado al
encabezamiento.
Son los distintos Párrafo final
Original y puntos o consecuencia
atrayente motivos de la lógica de lo
carta narrados expresado en
de forma clara y el texto.
concisa.
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Brevedad, atención y respeto como el saludo y concordar

DESPEDIDA
gramaticalmente con él.

Sin ella la carta no tiene validez.

Se coloca generalmente después de la despedida, hacia el

margen derecho.
FIRMA
Firma autógrafa

PIE O Nombre: es el nombre y

CIERRE Consta de apellidos del firmante.

Cargo

Se incluye cuando, junto con la carta, se envían otros

ANEXO
documentos (facturas, recibos, catálogos, etc.)

Se utiliza para resaltar algo concreto, o cuando se ha

olvidado algún detalle importante.
POSDATA
Se coloca en la parte final de la hoja debajo del anexo,
precedida de las abreviaturas P.D.
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Normalmente, se
adquieren en imprentas
folios con membrete
personalizado en los que
DISEÑO DE LA CARTA se incluye: logotipo de la
empresa, nombre,
dirección completa y otros
datos de interés
Logotipo de la empresa en la parte superior izquierda, y los datos
(nombre, dirección, etc.) a la derecha del mismo.

Logotipo y datos de la empresa, centrados en la parte superior

del papel, poniendo primero el logotipo y después los datos de la
empresa.
DISEÑOS
MÁS
UTILIZADOS Logotipo y nombre en el borde superior del papel (colocado a la
izquierda, centrado o a la derecha), y los datos de la empresa
colocados al pie y centrados.

Logotipo en la parte superior izquierda y el nombre de la

empresa a su derecha. Los datos de la empresa (dirección,
teléfono, etc., se colocan en el margen izquierdo, en posición
vertical.
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ESTILOS DE CARTAS
Escribir toda la carta empezando en el margen
BLOQUE
izquierdo
del papel. Sin sangría de primera línea de
párrafo
Es parecidoBLOQUE MODIFICADO
al anterior, pero la despedida, la
antefirma y la firma se escriben con alineación a
la derecha
PROFESIONAL
Sangría en el saludo y al comienzo de cada
párrafo. La firma y la antefirma se escriben
desde el centro hacia la derecha
Sin sangría enEVOLUCIONADO
el saludo y la despedida. Con
sangría en los párrafos del texto; la firma y
antefirma se escriben desde el centro hacia la
derecha
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5.3. El sobre de la carta

Envoltura de papel u otro

Diseñado para colocar en
material para introducir
el anverso el franqueo y
SOBRE cartas, tarjetas,
el destinatario, y en el
documentos, etc., que se
reverso el remitente.
envían por correo.

TIPOS DE SOBRES
SEGÚN EL DISEÑO EN FUNCIÓN DEL CIERRE SOBRES ESPECIALES
• Sin ventana • Engomado • Pre pagado o pre franqueado
• Con ventana • Autoadhesivo • Con acuse de recibo
• De envío por avión
• Urgente
• Primer Día
• Arte Postal
• Para correo interno
• Sobres bolsas
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5.4. Tipos de cartas comerciales

ANTERIORES AL Circular, de presentación, de oferta, de

PEDIDO oferta-venta, de solicitud de información y
de respuesta a solicitudes anteriores.

Carta-pedido, pedido anexo a la carta,

PROPIAS DE anuncio de envío de mercancías,
COMPRAVENTA aceptación de pedido, denegación de
pedido, modificación y anulación de
TIPOS DE pedido y de reclamación del pedido.
CARTAS
COMERCIALES
POSTERIORES A De acuse de recibo, a la recepción del
LA ENTREGA pedido, de reclamación y devolución de
DE MERCANCÍA mercancía y de respuesta a las
reclamaciones.

GESTIÓN DE Envío de facturas, efectos, cheques, etc.,

PAGOS Y reclamaciones relativas a las facturas y
COBROS reclamaciones de pago.
CLASIFICACIÓN DE LAS CARTAS COMERCIALES TENIENDO
EN CUENTA EL MOMENTO, EL MOTIVO Y EL CARÁCTER
DE SU ELABORACIÓN
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Unidad 5. Correspondencia comercial I
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Tienen lugar entre el

vendedor y el cliente como
CARTAS ANTERIORES AL consecuencia de los
PEDIDO
contactos previos a la
realización del pedido

Carta circular

Carta de presentación
Carácter impersonal
Carta de oferta

TIPOS DE CARTAS Carta de oferta-venta

ANTERIORES AL
PEDIDO Cartas de solicitud de información,
catálogos y muestras

Carácter personal Solicitud de presupuesto y muestras

Respuesta a las solicitudes

Carta con presupuesto adjunto

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Se utiliza en las comunicaciones colectivas y en la publicidad directa.

Por su estilo impersonal, suele ser poco convincente.

Conviene restringir su uso para los casos de contenido meramente

informativo y aquellos en los cuales no se pueden enviar cartas
CARTA personalizadas.
CIRCULAR
Firmar cada una de las cartas; incluir los
datos del destinatario impresos con el
mismo sistema que el resto de la carta; o
incluir algún dato relevante del cliente.
Para mejorar la
carta
Utilizar técnicas de redacción comercial y
nuestros conocimientos sobre psicología y
comportamiento del consumidor con el fin
de conseguir que, al menos, la carta sea
leída.
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Para introducirse en el mercado

CARTA DE
PRESENTACIÓN Para comunicar una ampliación o
modificación de la gama de productos
o servicios, cambio de domicilio,
apertura de una nueva sucursal, etc.

CARTA DE Para presentar un nuevo producto o

CARTA DE
servicio y realizar alguna oferta
PRESENTACIÓN Y OFERTA
especial a los clientes habituales.
OFERTA

Las cartas utilizadas tanto en la presentación como en la

oferta se envían a todas las personas, empresas o entidades
que creemos pueden estar interesadas en el producto o
servicio que ofrecemos y suelen ir acompañadas de
catálogos, folletos informativos, listas de precios, etc.
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Variante de la carta circular con la que se pretende conseguir que el

destinatario responda a lo que le estamos ofreciendo.

Atraer la atención del destinatario.

Mantener el interés durante toda la fase

Aspectos a tener de desarrollo y convencer al lector de
en cuenta las ventajas que ofrece nuestro
producto o servicio.
CARTA DE
OFERTA-VENTA
Ganar la confianza del destinatario.

Exagerar las ventajas del producto.

Evitar caer en Cometer inexactitudes, mentiras o

errores como engaños.

Tratar con menosprecio los productos de

la competencia.
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CARTAS DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN, CATÁLOGOS Y MUESTRAS

• Cuando la empresa está interesada en adquirir un producto o servicio, salvo que tenga un
proveedor concreto, procede a la localización de diferentes empresas que puedan
suministrarle lo que necesita

• Antes de iniciar la relación comercial, el comprador se tiene que informar de todos los
detalles posibles, como:
• Condiciones de venta: precios, tipos de envase, descuentos, bonificaciones, rappels
• Forma de suministro: plazos de envío, gastos y medio de transporte, etc.
• Sistemas de pago y plazos que concede el vendedor

• El comprador facilitará al futuro proveedor, el nombre de empresas o entidades financieras

que puedan aportar referencias sobre su solvencia
RESPUESTA A SOLICITUD DE INFORMACIÓN
• Atenderles con el mayor esmero y eficacia posible. Enviaremos la información que nos pidan
y toda la que consideremos que puede ser de su interés, aunque no la soliciten de manera
explícita
• Muchas empresas realizan visitas personales a través de los representantes de la empresa o
del propio personal de ventas. Durante la visita se entrega documentación para dar a conocer
los productos y a veces muestras
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SOLICITUD DE PRESUPUESTO
• Cuando el comprador ha recibido información suficiente de los suministradores y
después de haber comprobado calidades, precios, plazos de entrega, forma de pago, etc.

• Antes de hacer el pedido solicita un presupuesto detallado a las empresas elegidas,

especificando claramente las características del artículo para que el fabricante pueda
hacer los cálculos sobre el coste del mismo

• CONTENIDO DEL PRESUPUESTO:

 Características técnicas y componentes del producto objeto del presupuesto. También se
deben incluir los planos y las características convenientes cuando se trate de artículos
complejos
 Importe total, matizando si este incluye transporte, instalación o montaje, impuestos
 Forma de pago: si debe efectuarse al contado o mediante una entrega inicial y varios
plazos
 Tiempo de validez del presupuesto: el plazo máximo para que sea aceptado

• La información que solicita el comprador, cuando quiere entablar relaciones comerciales

con uno o varios proveedores, gira en torno a tres aspectos: condiciones económicas,
condiciones técnicas y servicios posventa