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Unidad 2
Comunicación e
información
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CONTENIDOS

2.1. Información y comunicación

2.2. La comunicación en la empresa
2.3. Las reuniones de trabajo
2.4. Reglas para una reunión efectiva
2.5. El acta de la reunión
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2.1. Información y comunicación

INFORMACIÓN

Contenido básico del mensaje que transmitimos o

recibimos
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Fuente u origen del mensaje y está representado por la

EMISOR persona o grupo de personas que emiten la
comunicación.
ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN

Destino al cual debe llegar la información y está

RECEPTOR representado por la persona o grupo de personas que
reciben el mensaje

Contenido de la comunicación que se pretende

MENSAJE transmitir y consta de ideas, hechos, órdenes,
sentimientos, etc.

Forma de expresar el mensaje con palabras, señales,

CÓDIGO símbolos, sonidos, letras, etc., y que se utilizan para
manifestar y transmitir el mensaje.

Conducto utilizado a la hora de transmitir el mensaje, el

CANAL medio que hace llegar el mensaje desde el origen al
destino.

Elemento material o medio mecánico que contiene la

SOPORTE información.
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El PROCESO COMUNICATIVO es el recorrido que realiza la información o el mensaje desde

el origen (emisor) al destino (receptor). Para que el proceso sea completo y tenga lugar la
reacción y respuesta por parte del receptor tiene que pasar por una serie de FASES
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Distorsiones
Deforman la
que ocasionan
BARRERAS DE problemas de información e
LA impiden que
comunicación
COMUNICACI la
ÓN durante el comunicación
proceso
sea eficiente
comunicativo

Que no se utilice un código o lenguaje común

Que la señal de salida de un canal no coincida

con la señal de entrada

PRINCIPALES BARRERAS DE LA Que el nivel del lenguaje del emisor sea

COMUNICACIÓN superior al del receptor

Que el receptor no preste atención al emisor

Que exista imprecisión en el mensaje

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LENGUAJE ORAL Lenguaje hablado

Mediante el abecedario,
LENGUAJE los números y los signos
ESCRITO de uso común en sus
distintas combinaciones
LENGUAJES DE LA
COMUNICACIÓN
A través de las distintas
LENGUAJE
expresiones y gestos
CORPORAL O
faciales, y la postura del
GESTUAL
cuerpo o las manos

Lenguaje de
OTROS sordomudos, lenguaje
LENGUAJES del tacto, lenguaje de
tráfico, etc.
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TIPOS DE COMUNICACIÓN SEGÚN EL LENGUAJE

UTILIZADO Y EL CANAL O MODO EN QUE LA
PERCIBE EL RECEPTOR

COMUNICACIÓN COMUNICACIÓN COMUNICACIÓ COMUNICACIÓN

ORAL ESCRITA N CORPORAL - MIX

Cuando se utiliza
el lenguaje Utilizan varios
Utilizando el escrito con Se transmite con lenguajes o en la
lenguaje hablado palabras, gestos transmisión se
números, signos, corporales, el ha empleado la
etc. tacto o el mezcla de varios
contacto físico medios
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TIPOS DE CANALES Y MEDIOS DE

COMUNICACIÓN

NATURALES ARTIFICIALES

El mensaje se Son los que la

presenta como una tecnología ha
puesto a TIPOS
sucesión de
elementos extraídos disposición del
de un repertorio hombre.
común al transmisor
y al receptor.
Espaciales Temporales
(teléfono, tv, (revistas, libros,
cable, etc.) fotografías, etc.)
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2.2. La comunicación en la
empresa
Puede ser ascendente, descendente y horizontal

CANAL OFICIAL (se deja constancia

INTERNA de la información transmitida).
Transmisión
mediante
CANAL INFORMAL (solo conocen la
información los intervinientes).
TIPOS DE
COMUNICACIÓ Comunicaciones que realizan con clientes, proveedores,
N EN LA organismos oficiales, etc., y las personas o empresas que
EMPRESA mantienen relaciones con la compañía.

PRESENCIALES

EXTERNA Según cómo se realizan NO PRESENCIALES

ESPECIALES

INDIVIDUALES
Según quién participa
COLECTIVAS
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La voz y el El mensaje
aparato puede ser
fonador son el interpretado
elemento con un
COMUNICACI básico significado
ÓN ORAL imprescindibl diferente
e en la según el tono,
transmisión el énfasis y la
de la entonación de
información las palabras

Caducidad del mensaje

Imposibilidad de comprobación posterior

RASGOS PRINCIPALES DE LAS

Influencia de la percepción selectiva
COMUNICACIONES ORALES

Retroalimentación inmediata (feedback)

Rectificación inmediata
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FACTORES QUE INFLUYEN EN LA COMUNICACIÓN

FÍSICOS
Distancia entre el emisor y el receptor, comodidad del mobiliario, decoración del lugar,
intensidad de la luz, el tacto, la mirada, los movimientos, etc.
FISIOLÓGICOS

El tono de voz, la modulación y la velocidad del habla

PSICOLÓGICOS

Claridad de ideas, transmisión de seguridad y confianza, entusiasmo

SEMÁNTICOS

Dominio del lenguaje

SOCIALES

Funciones y roles de los interlocutores, compromisos, convencionalismos, etc.

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2.3. Las reuniones de trabajo

Cuando la información se tiene que hacer extensible a todo el personal, los

métodos que más se utilizan son: reuniones, convenciones, manuales de
ventas, boletines, catálogos, avisos, convocatorias, tablón de anuncios, etc.

REUNIONES DE TRABAJO CONVENCIONES

Reuniones largas (entre dos y

Se suelen producir con cierta tres días), que se tienen que
periodicidad programar y preparar con
bastante antelación.

Su duración suele ser corta y no

requieren mucha preparación. Se suelen celebrar una vez al año
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Intercambiar ideas e
OBJETIVO
información

Distribuir una información o

conseguirla, tomar una
TEMAS decisiones con otras
personas, fomentar el espíritu
REUNIÓN DE de equipo, etc.
TRABAJO

PREPARACIÓN

ETAPAS DESARROLLO

CONCLUSIONES
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2.4. Reglas para una reunión efectiva

REGLAS PARA UNA REUNIÓN EFECTIVA

• Evitar divagaciones
• No permitir conversaciones particulares
• No permitir confrontaciones entre los asistentes
• Evitar que se utilicen frases insidiosas
• Tomar nota de lo que se dice en la sesión
• Procurar que todos escuchen de forma activa

• Evitar los protagonismos

• Resumir los puntos tratados, acuerdos tomados, distribuir las tareas y fijar el plazo de
ejecución, antes de dar por terminada la sesión
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CÓMO MANEJAR LAS SITUACIONES DIFÍCILES EN REUNIONES

• Averiguar cuál es el problema
• Repasar el orden del día, explicando lo que quieres que discutan
• Preguntar si todos han recibido el material y si tienen alguna pregunta
que hacer
SILENCIO • Manifestar cómo quieres dirigir la reunión y cuáles son tus expectativas
• Preguntar a individuos concretos, solicitándoles respuesta

• La clave consiste en pasar de la discusión a la acción

• Cuando la situación no permite una votación se puede resolver haciendo
un resumen y solicitando propuestas individuales
PUNTO MUERTO • Si fracasan todos los intentos, quizá sea mejor levantar la sesión y
convocar otra reunión

• Lo primero es hacer una rápida revisión mental de la situación

ABURRIMIENTO • Debemos hacer una pausa, aunque después tengamos que continuar
TERMINAL • Cuando se reanude la reunión se debe empezar repasando la postura del
grupo en el tema que se estaba discutiendo
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2.5. El acta de reunión

Documento escrito que resume los temas tratados y los acuerdos
adoptados en una determinada reunión.

Dejar constancia de lo acontecido y dar

FINALIDAD
validez a los acuerdos tomados.

Todas estas reuniones se deben convocar por escrito, a todos los

posibles asistentes, y con la antelación suficiente.
ACTA DE
REUNIÓN A QUIÉN SE CONVOCA (personas
que deben asistir)

TIPO DE REUNIÓN (ordinaria o

La extraordinaria)
convocatoria
debe indicar
ORDEN DEL DÍA

FECHA, HORA Y LUGAR DE LA

REUNIÓN
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La redacción del acta se hace en el libro de actas,

que debe estar diligenciado y legalizado en el
registro correspondiente.

Los elementos que figuran en las actas son

principalmente las decisiones y acuerdos adoptados.

ELABORACIÓN
DEL ACTA
Durante la reunión, el secretario toma nota de los
aspectos más importantes para elaborar el acta y,
generalmente, la redacta al final de la reunión, o
poco tiempo después.

Las actas no deben ser demasiado extensas, por

norma general se resumen las cuestiones
importantes (acuerdos) y casi nunca son actas
literales que recogen todo lo comentado.
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La ciudad, la hora de comienzo, la

fecha, el tipo de junta y convocatoria

COMIENZO Objeto de la reunión

Identidad de los asistentes

FORMATO DE ACTA Asuntos tratados, las intervenciones de los asistentes, los

acuerdos tomados, el resultado de las votaciones.

Se deben incluir todas las decisiones oficiales.

Las actas suelen terminar con una nota sobre la hora a la que se
levantó la sesión.

El contenido del acta se puede aprobar al final de la propia

reunión celebrada, o al principio de la siguiente.
APROBACIÓN DE ACTA
Debe llevar al menos la firma del secretario y de la persona que
convocó la reunión, a veces, las de todos los asistentes.