Paraninfo

Unidad 7
Gestión de
correspondencia e
información
Paraninfo Unidad 7. Gestión de correspondencia e información

CONTENIDOS

7.1. Tramitación de la correspondencia

7.2. El fax: contenido y envío
7.3. Servicio de correspondencia y paquetería
7.4. El correo electrónico
7.5. Archivos y fichero
 Paraninfo Unidad 7. Gestión de correspondencia e información

7.1. Tramitación de la correspondencia

La CORRESPONDENCIA es el conjunto de comunicaciones escritas que mantiene la

empresa con el mundo exterior (clientes, proveedores, empresas de servicios, organismos
oficiales, etc.), recibidas o transmitidas por servicio de correos o por medios tecnológicos
TAREAS DEL RESPONSABLE DE
CORRESPONDENCIA
 Paraninfo Unidad 7. Gestión de correspondencia e información

PROCESO DE TRAMITACIÓN DE Recepción de Selección de

CORRESPONDENCIA DE correspondenci correspondenci
ENTRADA O SALIDA a a

Registro de
Distribución de Clasificación de
Registro de entrada o salida
la la
entrada o salida de
correspondenci correspondenci
de fax correspondenci
a a
a

PASOS A SEGUIR ANTES DE ENVIAR CORREO DE SALIDA

1. Doblar las cartas o documentos y comprobar que están los anexos que figuran en la carta
2. Hacer fotocopias del contenido, cuando sea necesario archivarlas
3. Anotar los datos en el registro de salida correspondiente
4. Franquear y cumplimentar los datos de destino
5. Entregar la correspondencia en el servicio de correos o en la empresa de mensajería
Paraninfo Unidad 7. Gestión de correspondencia e información

Los libros de entrada y salida de correspondencia no son

obligatorios por ley, pero todos los organismos oficiales
y empresas grandes los utilizan para registrar en ellos
toda la documentación de entrada y salida.

La finalidad del registro de correspondencia es dejar

constancia de su llegada o salida.
REGISTRO DE LA
CORRESPONDENCIA
Conocer el origen o destino final
de una carta o documento.

Control o seguimiento
FUNCIONES
Conocer datos significativos,
como fecha de entrada o salida,
remitente o destinatario,
contenido o asunto principal de
la correspondencia, etc.
 Paraninfo Unidad 7. Gestión de correspondencia e información

7.2. El fax: contenido y envío

Sistema que permiteFAXtransmitir a distancia, por la red
O TELEFAX
telefónica, escritos, gráficos o impresos entre dos máquinas
de fax
Se utiliza en las empresas para enviar y recibir documentos
tales como contratos, pedidos, etc.
Algunos ordenadores y teléfonos móviles pueden actuar
como un fax
En España los documentos enviados por fax gozan de valor
legal

Marcamos el número de fax

PROCESO DE Colocamos el documento para
(teléfono) de la empresa a la
ENVÍO DEL que el aparato emisor de fax
cual queremos enviar una
FAX pueda leer su contenido.
carta o documento.

Los datos llegan al fax receptor y salen El fax emisor transmite y envía el
impresos del aparato o se copian en el contenido del documento a
ordenador conectado al fax. través de la línea de teléfono.
 Paraninfo Unidad 7. Gestión de correspondencia e información

Impreso que precede o acompaña a cualquier comunicación que se

realice por telefax.
PORTADA
DEL FAX Permite la identificación del emisor y del receptor, la comprobación de
fecha, hora y número de páginas de que consta el envío.

TÍTULO: FAX, en letra Arial Black, tamaño 48

REMITENTE: «De:» nombre y apellidos de la unidad administrativa o
departamento que envía la comunicación
DESTINATARIO: «Para:» datos del destinatario de la comunicación
NÚMEROS: de fax y teléfono del destinatario
ASUNTO: breve descripción del contenido de la comunicación
ESTRUCTURA Y
CONTENIDO FECHA: día, mes y año que se envía el fax
DEL FAX
NÚMERO DE PÁGINAS: «Número de páginas, incluida esta: _____»
CARÁCTER DEL ENVÍO: urgente o no y confirmación de su recepción
CUERPO: «Texto» aclaración o dato adicional que se considere oportuno
PIE: «Por favor, en caso de problemas en la recepción avise al teléfono:
____________»
Paraninfo Unidad 7. Gestión de correspondencia e información

REGISTRO DE ENTRADA DE FAX REGISTRO DE SALIDA DE FAX

FECHA FECHA

HORA HORA

REMITENTE DESTINATARIO

NÚMERO DE FAX DE ORIGEN NÚMERO DE FAX DE DESTINO

SECCIÓN DESTINO SECCIÓN ORIGEN

ASUNTO ASUNTO
 Paraninfo Unidad 7. Gestión de correspondencia e información

7.3. Servicio de correspondencia y paquetería

MEDIOS DE ENVÍO UTILIZADOS PARA LAS COMUNICACIONES ESCRITAS POR LAS
EMPRESAS
Servicios de la oficina de Correos

Servicios de una empresa de mensajería (externa a la

propia empresa)
Servicio propio de mensajería (contratando sus propios
mensajeros)

SERVICIOS DE LAS
OFICINAS DE CORREOS

Envío de libros,
Envío de cartas Envíos Envíos de
publicaciones,
y documentos telegráficos paquetería
publicidad, etc.
 Paraninfo Unidad 7. Gestión de correspondencia e información

Entrega que garantiza que el destinatario ha

CERTIFICADO
recibido el envío.

URGENTE Garantiza la rapidez del envío.

El destinatario tiene que pagar a Correos la

cantidad que aparece en el documento de
envío, cuando recibe la mercancía.
REEMBOLSO
MODALIDADES
DE ENVÍO DE Una vez entregado el envío y cobrado al
CORREOS destinatario, Correos reembolsa al remitente la
cantidad acordada.

Avisa al remitente de que el envío ha sido

AVISO DE
entregado al destinatario, así como el día y hora
RECIBO
de entrega.

Enviar documentos en Word o PDF desde la

página web de CORREOS.
CORREO DIGITAL
Una vez hecho el envío, Correos lo imprime,
ensobra y deposita en el buzón del destinatario.
Paraninfo Unidad 7. Gestión de correspondencia e información

Servicios específicos de paquetería para envíos

internacionales

Cuenta «Libreta Postal

Futuro»

Transferencia
OFICINAS Servicios bancarios y electrónica
MULTISERVICIO financieros de
DE CORREOS Correos y Deutsche
Bank Giro internacional
normal

Giro postal
internacional urgente

Servicio de locutorio
 Paraninfo Unidad 7. Gestión de correspondencia e información

7.4. El correo electrónico

Servicio de red que
permite a los usuarios
enviar y recibir
rápidamente mensajes y
CORREO ELECTRÓNICO archivos (denominados
«mensajes electrónicos» o
«cartas electrónicas»)
mediante sistemas de
comunicación electrónicos

LA CUENTA DE CORREO NO SOLO COMUNICA, TAMBIÉN VENDE. POR ELLO, ES

IMPORTANTE UTILIZAR UNA ESTRATEGIA PARA EL USO ADECUADO DEL CORREO
ELECTRÓNICO EN LA EMPRESA

Para que una persona pueda

La dirección de correo es un conjunto
enviar un correo a otra,
de palabras que identifican a una
ambas deben tener
persona, por ejemplo,
DIRECCIÓN DE CORREO
persona@servicio.com
ELECTRÓNICO
 Paraninfo Unidad 7. Gestión de correspondencia e información

Destinatario: una o varias direcciones de

correo a las que tiene que llegar el mensaje.

Asunto: descripción corta que verá la

persona que lo reciba antes de abrir el
ENVÍO DE correo.
MENSAJE
Mensaje: puede ser solo texto, o incluir
formato, y no hay límite de tamaño.

FUNCIONAMIENTO Opción de incluir archivos adjuntos al

Y ESCRITURA DEL mensaje.
MENSAJE
Remitente: esta casilla indica quién envía el
mensaje.

Asunto: en este campo se ve el tema del

RECEPCIÓN DE mensaje o lo que el remitente desea.
MENSAJE
Fecha: indica fecha y hora de expedición del
mensaje o cuándo ha llegado a la bandeja
de entrada del receptor.
 Paraninfo Unidad 7. Gestión de correspondencia e información

UNA VEZ QUE EL DESTINATARIO HA RECIBIDO Y LEÍDO EL MENSAJE TIENE VARIAS

OPCIONES, COMO:

RESPONDER • Escribir un mensaje a la persona que ha enviado el correo

• Existe la variante Responder a todos
REENVIAR (O • Pasar este correo a una tercera persona, que verá quién era el
REMITIR) origen y destinatario original, junto con el cuerpo del mensaje
MARCAR COMO
SPAM • Se usa para evitar la publicidad no solicitada (spam)

ARCHIVAR • Guardar el mensaje en el ordenador, de forma que se pueda

consultar más adelante

BORRAR • Se envía el mensaje a la carpeta Eliminados, para vaciarla

posteriormente

MOVER A • Podemos catalogar los mensajes en distintas carpetas, por

CARPETA O ejemplo, según tema o remitente podemos guardar los correos
AÑADIR (recibidos y enviados) por: clientes, proveedores, bancos,
ETIQUETAS contratos, etc.
 Paraninfo Unidad 7. Gestión de correspondencia e información

PROBLEMAS DEL CORREO

ELECTRÓNICO

CADENAS DE
VIRUS SUPLANTACIÓN
BULOS CORREO
INFORMÁTICOS DE IDENTIDAD
ELECTRÓNICO

Se propagan
Correos
mediante
fraudulentos Consisten en
ficheros Difunden
que intentan reenviar un
adjuntos e noticias falsas
conseguir mensaje a
infectan el masivamente.
información mucha gente.
ordenador de
bancaria.
quien los abre.
 Paraninfo Unidad 7. Gestión de correspondencia e información

7.5. Archivos y ficheros

Espacio físico donde se conservan los documentos elaborados y
recibidos por una empresa, pública o privada, como consecuencia
de sus actividades, y en cualquier soporte físico (papel) o
informático.
ARCHIVO
Conjunto de bits almacenado en un
ARCHIVO dispositivo. Cada archivo es identificado por
INFORMÁTICO un nombre y la descripción de la carpeta o
directorio que lo contiene.

• Documentos que se deben conservar y custodiar según

establece la legislación vigente
PARA UN TRATAMIENTO Y
GESTIÓN EFICAZ, DEBEMOS
TENER CLARO QUÉ • Documentos que tienen información de utilidad para
DOCUMENTOS VAMOS A la empresa: información confidencial, información
ARCHIVAR reservada, documentos de utilidad corta y otros
documentos
Paraninfo Unidad 7. Gestión de correspondencia e información

Archivador de
Uso frecuente
carpetas colgantes

Archivador de
Uso frecuente
carpetas verticales

Una vez que

sabemos los Archivador de
Uso frecuente
documentos que tarjetas
necesitamos
archivar podemos
elegir entre Cajas de archivo Uso poco frecuente

Para conservar
documentos digitales
Archivadores y copias de seguridad
informáticos en soportes
extraíbles o discos
auxiliares
 Paraninfo Unidad 7. Gestión de correspondencia e información

Archivo activo o Consulta frecuente y permanencia

de oficina hasta 5 años.

Según la
TIPOS DE ARCHIVOS SEGÚN CONSERVACIÓN

frecuencia de Archivo
semiactivo o Documentos que han cumplido su
consulta de los función (10 años de permanencia).
documentos: central

Archivo inactivo Documentos que apenas se

consultan.

Archivo Todos los documentos están

centralizado ubicados en el mismo lugar.

Según el tipo de Los documentos están archivados

empresa y la Archivo
descentralizado en diferentes departamentos de la
organización de empresa.
la misma:
Los documentos activos y
Archivo mixto semiactivos se archivan en los
diferentes departamentos y el
archivo inactivo está centralizado.
 Paraninfo Unidad 7. Gestión de correspondencia e información

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DE DOCUMENTOS

CLASIFICACIÓN • Consiste en seguir el orden del abecedario, pero estableciendo la
ALFABÉTICA palabra que marcará el orden a seguir o palabra ordenatriz
CLASIFICACIÓN • Se emplea para ordenar documentos (facturas, pedidos, etc.) o
expedientes. Para la numeración de documentos y expedientes se
NUMÉRICA
suele utilizar número/año
CLASIFICACIÓN • Consiste en aplicar una combinación de números y letras, como en las
ALFANUMÉRICA matrículas de los coches
CLASIFICACIÓN • Consiste en ordenar los documentos teniendo en cuenta la fecha de
emisión (cuando fueron redactados) o la fecha de recepción (cuando
CRONOLÓGICA
fueron recibidos)
CLASIFICACIÓN POR • Consiste en ordenar los documentos por temas, utilizando después una
MATERIAS clasificación alfabética, numérica o cronológica
CLASIFICACIÓN • Se utiliza cuando se quieren clasificar los clientes según la zona
geográfica o localidad donde está ubicada la empresa. El orden a seguir
GEOGRÁFICA
es de mayor a menor extensión
CLASIFICACIÓN
DECIMAL • Al grupo principal se le asigna un dígito, del 0 al 9, y a cada
nivel creado dentro del grupo se le añade un nuevo dígito
UNIVERSAL (CDU)
 Paraninfo Unidad 7. Gestión de correspondencia e información

Facturas o documento sustitutivo que hayan emitido

Copias y matrices de las facturas expedidas

¿Qué documentos y Facturas recibidas y sus justificantes contables de acuerdo

cuánto tiempo están con el cifrado reglamento y la Ley General Tributaria
obligados a conservar
los empresarios y Facturas expedidas
profesionales?
Recibos justificativos del reintegro de la compensación del
régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca.

Documentos acreditativos del pago del impuesto a la

Importación.

El artículo 30 del Código de Comercio establece que los empresarios están obligados a
conservar «libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su
negocio durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros»
 Paraninfo Unidad 7. Gestión de correspondencia e información

EL ARTÍCULO 25 DE LA LEY 10/2010, SOBRE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS, OBLIGA

A CONSERVAR DURANTE UN PERIODO MÍNIMO DE 10 AÑOS LA DOCUMENTACIÓN DE
OPERACIONES FINANCIERAS DE LOS SUJETOS OBLIGADOS:

• Conservar en custodia copia de los documentos exigibles durante un periodo mínimo

de 10 años desde la terminación de la relación de negocios o la ejecución de la
operación

• Conservar en custodia, original o copia con fuerza probatoria de los documentos o

registros que acrediten adecuadamente las operaciones, los intervinientes en las
mismas y las relaciones de negocio durante un periodo mínimo de 10 años desde la
ejecución de la operación o la terminación de la relación de negocios

• Mantener en custodia las copias digitalizadas de los documentos de identificación

que comprueben la identidad de los intervinientes en operaciones mediante
documentos fehacientes