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Unidad 6
Correspondencia
comercial II
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CONTENIDOS

6.1. Cartas de compraventa

6.2. Gestión de anomalías en la compraventa
6.3. Cartas relacionadas con el pago o cobro
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6.1. Cartas de compraventa

Se intercambian entre el comprador y el vendedor desde que se realiza el
pedido hasta que se entrega la mercancía.

Para que el pedido adquiera validez y compromiso formal es condición

indispensable que se realice por escrito.

Carta-pedido
CARTAS DE
COMPRAVENTA
Pedido anexo a la carta
Como puro trámite
de formalidad Aceptación del pedido

Comunicación del envío de la

mercancía
TIPOS
Denegación de pedido
Cuando existe
reclamación o Modificación y anulación de
queja por alguna pedido
de las partes
Reclamación del pedido
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CARTA-PEDIDO
• Cuando el pedido se formaliza en la propia carta, es necesario que en ella se reflejen todos
los detalles sobre la mercancía que se solicita:
 Cantidad y clase de artículos
 Características técnicas, de calidad y distintivas (colores, tallas, referencias, etc.)
 Precio, importe total, forma de pago
 Forma de envío y plazos de entrega
 Dirección donde se debe entregar la mercancía
PEDIDO ANEXO A LA CARTA
• Todos los detalles sobre la mercancía solicitada y las condiciones de compra se trasladan en
un documento anexo (pedido u orden de pedido) y en la carta solo haremos mención a este
ACEPTACIÓN DEL PEDIDO
• Una vez que se ha recibido un pedido, el vendedor efectuará el envío lo antes posible.
Confirmará mediante carta su acuerdo con las condiciones planteadas antes de enviar los
artículos, sobre todo cuando se trate de pedidos especiales
COMUNICACIÓN DEL ENVÍO DE LA MERCANCÍA
• El vendedor comunicará por carta fecha de salida, medio de transporte, día de llegada y
puerto, aeropuerto, etc., de destino
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6.2. Gestión de anomalías de compraventa

DENEGACIÓN DEL Cuando al vendedor no le interesa

PEDIDO o no puede aceptar las
condiciones del comprador.

LAS SITUACIONES MODIFICACIÓN O Cuando el vendedor no puede

MÁS COMUNES QUE ANULACIÓN DEL suministrar la calidad o cantidad
DAN LUGAR A QUE PEDIDO que solicita el comprador.
LAS QUEJAS O
RECLAMACIONES SE
FORMALICEN POR RECLAMACIÓN O Cuando las mercancías que
ESCRITO SON DEVOLUCIÓN DE reciben el comprador no se
LA MERCANCÍA corresponden a las solicitadas en
el pedido.

RECLAMACIONES RELATIVAS A LAS FACTURAS Y EL PAGO

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RESPUESTA A LAS RECLAMACIONES

EL CLIENTE ESTÁ EN LO CIERTO Y LA RECLAMACIÓN NO SE AJUSTA A LA REALIDAD, POR LO
LA PROTESTA ES JUSTA QUE EL CLIENTE NO TIENE RAZÓN
• En nuestra respuesta • CASO 1: NO SABEMOS CON CERTEZA SI LOS
reconocemos el error, pedimos ARGUMENTOS SON CORRECTOS Y LOS HECHOS SE HAN
disculpas, rectificamos y le PRODUCIDO COMO DICE EL CLIENTE
hacemos saber que tomamos  Corregiremos el error, advirtiendo al cliente que por
medidas para que no se vuelva nuestra parte haremos lo posible para que la situación
a producir el error no se repita, y él por su parte debería hacer lo mismo
• Si es necesario, ofreceremos • CASO 2: SABEMOS CON CERTEZA QUE LA RECLAMACIÓN
una compensación por los NO SE AJUSTA A LA REALIDAD
perjuicios causados  Si es la primera vez que el cliente plantea una
reclamación infundada
 Si existen precedentes o es el típico cliente que intenta
conseguir mejoras formulando quejas
 Si las operaciones anteriores se han desarrollado en un
tono cordial o no
• Según la conclusión, tomaremos la decisión de RECHAZAR o ACEPTAR la reclamación. Pero en
cualquiera de los casos mantendremos la firmeza, el respeto, los buenos modales y
explicaremos el porqué de nuestra actitud con todos los argumentos posibles.
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6.3. Cartas relacionadas con el pago o cobro

Una vez servido el pedido, el vendedor tiene derecho al cobro y el comprador la

obligación de pagar el importe de los géneros recibidos, tal como se había establecido en
el contrato o pedido

COMUNICACIONES QUE PUEDEN SER REMITIDAS INDISTINTAMENTE POR EL

COMPRADOR O POR EL VENDEDOR Y QUE DEBEN SER REFLEJADAS POR ESCRITO

EL VENDEDOR DEBE EL COMPRADOR DEBE

COMUNICAR COMUNICAR

El envío de fondos por giro, transferencia o

El envío de facturas o de letras para su
cheque para el pago total o parcial de una
aceptación; notificar que ha recibo un
factura; reclamación relativa a una factura
ingreso en su cuenta bancaria, un cheque,
o letra; solicitud de aplazamiento del
etc.; exigir un pago que se demora;
vencimiento de un pago o justificación de
notificar la devolución de una letra.
la devolución de un efecto.
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ENVÍO DE FACTURA, EFECTOS Y CHEQUES

• En algunas ocasiones van acompañados de una carta de presentación. La redacción de
estas cartas de cortesía debe ser sencilla, breve y hacer alusión a la factura, pagaré,
letra... que se adjunta

• El importe y tipo de moneda se mencionará en cifras y, entre paréntesis, en letra

• También se hace referencia al vencimiento, domiciliación del pago, etc.
RECLAMACIONES RELATIVAS A LAS FACTURAS

• Cuando recibimos una factura, al igual que ocurría con el pedido, debemos comprobar
inmediatamente:
 Si la cantidad de la factura coincide con el pedido y lo realmente recibido
 Si el precio facturado se ajusta al acordado
 Si la forma de pago y la penalización se ajustan a lo pactado

• Cuando se ha producido una demora, debemos comprobar que la cantidad por

descuento o penalización es la correcta

• Se deben redactar con corrección, objetividad, precisión y firmeza, evitando emplear un

tono agresivo
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RECLAMACIONES DE PAGO
• A veces es necesario recordar a un cliente que debe pagar sus deudas. El contenido de
este tipo de cartas variará dependiendo del deudor y la demora producida

• Puede tratarse de:

 Un moroso despreocupado. La demora tiene lugar por dejadez u olvido. Tan pronto
como reciba el aviso, pagará
 Un moroso con mala fe, que puede pagar, pero no quiere hacerlo y consigue retrasar
los pagos a base de trucos y argucias
 Un moroso insolvente. Aunque el cliente quiera, no puede hacer frente a sus deudas
por no disponer de liquidez o recursos

• Solo en el caso de los morosos habituales se utilizarán cartas duras o amenazantes, y,

en cualquier caso, debemos conseguir el cobro de la forma más amistosa posible, antes
de recurrir a la vía de la reclamación judicial

• Algunas veces el cobro se consigue después de varias cartas consecutivas. Si tras varias
cartas o avisos la deuda persiste injustificadamente debemos emprender las acciones
legales que sean necesarias, pero antes avisaremos al cliente o deudor, pues lo mejor
es resolver la situación sin tener que llegar a los tribunales