REDACCION DE CARTAS

La forma de comunicación tradicional más importante de una empresa ha sido siempre la Redacción de una Carta. Una carta comercial mal redactada, confusa, con errores e incluso con faltas de ortografía enviada desde su empresa, puede ocasionarle un grave deterioro de su imagen institucional.

videoconferencias. no podemos olvidar ni obviar la importancia que tiene la carta comercial a la hora de mantener contactos y relaciones comerciales. ‡ Un profesional que conozca las alternativas para redactar cartas o documentos tiene una valor agregado en su desempeño laboral. etc.‡ Aunque es evidente que el empleo de las nuevas tecnologías: internet. ha desplazado a determinados documentos que tradicionalmente se soportan en papel. intranet. .

por ello. Ésta. representa un documento que sirve de medio de comunicación para la empresa con su entorno: clientes.‡ A diferencia de cartas personales. cuanto nos referimos en este tema al concepto de carta siempre nos referiremos a la carta corporativa. y deben ir siempre mecanografiadas. las cartas comerciales poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo. . etc. proveedores.

En cierta forma.‡ La carta no solo cobra una gran importancia dentro de la empresa por la posibilidad de comunicar algo con solemnidad. representa la imagen corporativa y ofrece información a su destinatario: logo. direcciones. . publicita. etc. webs. sino que además.

‡ Y más allá de la redacción de cartas comerciales.que son propias de cada tipo. tenemos que tener en cuenta: la calidad del papel -si es con membrete usar adecuadamente la primera y segunda página-. asegurarnos la correcta ortografía del nombre de la persona a quién va dirigida y la empresa un llamado a la secretaria de la persona puede ahorrarnos un papelón institucional .RECUERDE Hay reglas de etiqueta -así como detalles de redacción. ‡ .y el sistema de envío que utilicemos -tal vez una solicitud de confirmación de recepción nos ahorre un dolor de cabeza si la carta no llega a su destinatario-.

2. probablemente sus frases redundarán hasta que pueda pensar en alguna forma para terminarlas. 3.. estilo y nivel de formalidad de la carta.Use palabras que todo mundo pueda entender. .. . En algunos casos se recomienda numerar los diferentes párrafos para facilitar la lectura y comprensión de la carta. siempre acorde al tono.Piense y decida que es lo quiere comunicar antes de escribir su carta.Cuando sea posible (casi siempre lo es). siempre debe planear por adelantado lo que quiere decir.Ponga ideas diferentes en párrafos separados. use frases cortas. 4. 5. su lector podrá entender más rápida y fácilmente el motivo de su carta.REGLAS DE ORO 1. fax o memorándum. Así. En otras palabras..De ser posible utilice encabezados y/o membretes. De no ser así..

Su lector debe recibir toda la información necesaria. .Su carta debe ser CORTES . .Su carta debe ser CONCISA .Su lector probablemente es una persona ocupada.Escriba siempre con un tono sincero y cortés. . .Su lector debe entender exactamente el mensaje.Su carta debe ser CLARA .Su carta debe estar COMPLETA .LAS 5C´S DE LA BUENA REDACCION Las cinco C s que debemos tener en cuenta para una buena redacción: . gramática y puntuación deben de ser CORRECTAS . .No haga que su lector se distraiga por este tipo de errores.Su ortografía.

números etc. Decida que puntos son irrelevantes y pueden omitirse.. Recuerde ser lo más conciso posible...Escriba cual es el objetivo/motivo de su carta: ¿Cuál es la meta de esta carta? 2.Enumere por orden de importancia los puntos a tratar. Al hacerlo hágase las siguientes preguntas: ¿Dejé fuera algún punto importante a tratar? ¿Puedo cambiar la presentación para hacerla más clara? ¿Incluí algún punto irrelevante? .Haga un esquema/borrador y escriba los puntos a tratar. 4. 3.. reportes.Reúna toda la información relevante: correspondencia previa.PLANEANDO SU CARTA 1.

Los procesadores de palabras son particularmente útiles para esto... puesto que nos permiten borrar. copiar etc. CONCISA y CORTES? ¿Su lector recibirá la impresión deseada? ¿Es el tipo de carta que le gustaría recibir? . gramática.Revise su borrador tomando en cuenta las siguientes preguntas: INFORMACION: ¿Se cubren todos los puntos y/o temas a tratar? ¿Es la información RELEVANTE.Escriba un primer borrador. ortografía y puntuación correctas? ESTILO: ¿La apariencia de la carta es atractiva? ¿Suena natural y sincera? ¿Es CLARA.PLANEANDO SU CARTA 5. cortar. 6. insertar. Deje espacio suficiente para notas y correcciones. CORRECTA Y COMPLETA? INGLES/ESPAÑOL: ¿Son la estructura.

Debe existir una correcta separación entre párrafos (espaciado).OTROS ASPECTOS A TENER EN CUENTA AL ELABORAR UNA CARTA 1. .5 para el superior y el inferior. Márgenes: 3 cm para los márgenes laterales y 2. 3. 2. En la misma carta no se deberían usar dos o más estilos. Seleccionar un tipo de letra sobria. por ejemplo. Arial o Time New Román en un tamaño de entre 11 y 12.

El contenido de una carta comercial deberá ser directo. Debemos revisar siempre la ortografía 6. con una redacción clara y concisa. A veces. produciéndose malos entendidos. Se revisará que aquello que deseamos comunicar es lo que realmente comunica la carta. objetivo. esto no ocurre y el receptor de la misma no capta el mismo mensaje que el que pretende portar la carta.4. 7. manteniéndose el mismo estilo tanto al comienzo como en la despedida. 5. . Es recomendable justificar siempre los textos.

por ejemplo. ‡ .Algunas cartas usan fórmulas como s/ref(su referencia) o n/ref (nuestra referencia) con el objetivo de indicar el asunto o la referencia de que se trata. deben de adaptarse al formato del sobre que las porta. los sobres con ventanilla usados normalmente para cartas comerciales de tipo publicitarias o informativas. ‡ -Algunas cartas comerciales.

ESTRUCTURA DE UNA CARTA .

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