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REDACCION DE CARTAS

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REDACCION DE CARTAS

La forma de comunicación tradicional más importante de una empresa ha sido siempre la Redacción de una Carta. Una carta comercial mal redactada, confusa, con errores e incluso con faltas de ortografía enviada desde su empresa, puede ocasionarle un grave deterioro de su imagen institucional.

‡ Un profesional que conozca las alternativas para redactar cartas o documentos tiene una valor agregado en su desempeño laboral. etc. no podemos olvidar ni obviar la importancia que tiene la carta comercial a la hora de mantener contactos y relaciones comerciales. . ha desplazado a determinados documentos que tradicionalmente se soportan en papel.‡ Aunque es evidente que el empleo de las nuevas tecnologías: internet. videoconferencias. intranet.

cuanto nos referimos en este tema al concepto de carta siempre nos referiremos a la carta corporativa. etc. .‡ A diferencia de cartas personales. y deben ir siempre mecanografiadas. las cartas comerciales poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo. Ésta. por ello. representa un documento que sirve de medio de comunicación para la empresa con su entorno: clientes. proveedores.

etc. sino que además. publicita. webs. direcciones. En cierta forma. .‡ La carta no solo cobra una gran importancia dentro de la empresa por la posibilidad de comunicar algo con solemnidad. representa la imagen corporativa y ofrece información a su destinatario: logo.

‡ Y más allá de la redacción de cartas comerciales. tenemos que tener en cuenta: la calidad del papel -si es con membrete usar adecuadamente la primera y segunda página-. ‡ .y el sistema de envío que utilicemos -tal vez una solicitud de confirmación de recepción nos ahorre un dolor de cabeza si la carta no llega a su destinatario-.RECUERDE Hay reglas de etiqueta -así como detalles de redacción. asegurarnos la correcta ortografía del nombre de la persona a quién va dirigida y la empresa un llamado a la secretaria de la persona puede ahorrarnos un papelón institucional .que son propias de cada tipo.

En otras palabras.Cuando sea posible (casi siempre lo es).. De no ser así. . use frases cortas. siempre debe planear por adelantado lo que quiere decir.. su lector podrá entender más rápida y fácilmente el motivo de su carta. probablemente sus frases redundarán hasta que pueda pensar en alguna forma para terminarlas. 4.. 2. estilo y nivel de formalidad de la carta. fax o memorándum. 3. En algunos casos se recomienda numerar los diferentes párrafos para facilitar la lectura y comprensión de la carta.Piense y decida que es lo quiere comunicar antes de escribir su carta.REGLAS DE ORO 1. .De ser posible utilice encabezados y/o membretes.Ponga ideas diferentes en párrafos separados. Así..Use palabras que todo mundo pueda entender. 5. siempre acorde al tono.

Su lector probablemente es una persona ocupada. . gramática y puntuación deben de ser CORRECTAS . .Su carta debe ser CONCISA .Su lector debe entender exactamente el mensaje.Su lector debe recibir toda la información necesaria.Su ortografía.Su carta debe ser CORTES . .No haga que su lector se distraiga por este tipo de errores.Su carta debe estar COMPLETA .Escriba siempre con un tono sincero y cortés. .LAS 5C´S DE LA BUENA REDACCION Las cinco C s que debemos tener en cuenta para una buena redacción: .Su carta debe ser CLARA . .

Decida que puntos son irrelevantes y pueden omitirse. Recuerde ser lo más conciso posible.Escriba cual es el objetivo/motivo de su carta: ¿Cuál es la meta de esta carta? 2...Haga un esquema/borrador y escriba los puntos a tratar. números etc. 4. 3.Reúna toda la información relevante: correspondencia previa.Enumere por orden de importancia los puntos a tratar. Al hacerlo hágase las siguientes preguntas: ¿Dejé fuera algún punto importante a tratar? ¿Puedo cambiar la presentación para hacerla más clara? ¿Incluí algún punto irrelevante? . reportes...PLANEANDO SU CARTA 1.

CONCISA y CORTES? ¿Su lector recibirá la impresión deseada? ¿Es el tipo de carta que le gustaría recibir? .PLANEANDO SU CARTA 5. gramática. ortografía y puntuación correctas? ESTILO: ¿La apariencia de la carta es atractiva? ¿Suena natural y sincera? ¿Es CLARA. copiar etc.Escriba un primer borrador. puesto que nos permiten borrar. Deje espacio suficiente para notas y correcciones. Los procesadores de palabras son particularmente útiles para esto. CORRECTA Y COMPLETA? INGLES/ESPAÑOL: ¿Son la estructura. cortar.Revise su borrador tomando en cuenta las siguientes preguntas: INFORMACION: ¿Se cubren todos los puntos y/o temas a tratar? ¿Es la información RELEVANTE. 6.. insertar..

Márgenes: 3 cm para los márgenes laterales y 2. 3. 2. por ejemplo. Debe existir una correcta separación entre párrafos (espaciado). En la misma carta no se deberían usar dos o más estilos.OTROS ASPECTOS A TENER EN CUENTA AL ELABORAR UNA CARTA 1. Arial o Time New Román en un tamaño de entre 11 y 12.5 para el superior y el inferior. Seleccionar un tipo de letra sobria. .

4. Se revisará que aquello que deseamos comunicar es lo que realmente comunica la carta. esto no ocurre y el receptor de la misma no capta el mismo mensaje que el que pretende portar la carta. 5. con una redacción clara y concisa. A veces. produciéndose malos entendidos. Debemos revisar siempre la ortografía 6. . 7. manteniéndose el mismo estilo tanto al comienzo como en la despedida. objetivo. Es recomendable justificar siempre los textos. El contenido de una carta comercial deberá ser directo.

los sobres con ventanilla usados normalmente para cartas comerciales de tipo publicitarias o informativas. ‡ -Algunas cartas comerciales. por ejemplo. deben de adaptarse al formato del sobre que las porta. ‡ .Algunas cartas usan fórmulas como s/ref(su referencia) o n/ref (nuestra referencia) con el objetivo de indicar el asunto o la referencia de que se trata.

ESTRUCTURA DE UNA CARTA .

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