REDACCION DE CARTAS

La forma de comunicación tradicional más importante de una empresa ha sido siempre la Redacción de una Carta. Una carta comercial mal redactada, confusa, con errores e incluso con faltas de ortografía enviada desde su empresa, puede ocasionarle un grave deterioro de su imagen institucional.

intranet. .‡ Aunque es evidente que el empleo de las nuevas tecnologías: internet. ‡ Un profesional que conozca las alternativas para redactar cartas o documentos tiene una valor agregado en su desempeño laboral. etc. videoconferencias. no podemos olvidar ni obviar la importancia que tiene la carta comercial a la hora de mantener contactos y relaciones comerciales. ha desplazado a determinados documentos que tradicionalmente se soportan en papel.

por ello. y deben ir siempre mecanografiadas. proveedores. .‡ A diferencia de cartas personales. etc. las cartas comerciales poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo. representa un documento que sirve de medio de comunicación para la empresa con su entorno: clientes. Ésta. cuanto nos referimos en este tema al concepto de carta siempre nos referiremos a la carta corporativa.

representa la imagen corporativa y ofrece información a su destinatario: logo. . publicita. En cierta forma. sino que además. direcciones. etc. webs.‡ La carta no solo cobra una gran importancia dentro de la empresa por la posibilidad de comunicar algo con solemnidad.

que son propias de cada tipo. tenemos que tener en cuenta: la calidad del papel -si es con membrete usar adecuadamente la primera y segunda página-.y el sistema de envío que utilicemos -tal vez una solicitud de confirmación de recepción nos ahorre un dolor de cabeza si la carta no llega a su destinatario-. ‡ Y más allá de la redacción de cartas comerciales. ‡ . asegurarnos la correcta ortografía del nombre de la persona a quién va dirigida y la empresa un llamado a la secretaria de la persona puede ahorrarnos un papelón institucional .RECUERDE Hay reglas de etiqueta -así como detalles de redacción.

En algunos casos se recomienda numerar los diferentes párrafos para facilitar la lectura y comprensión de la carta. use frases cortas..Cuando sea posible (casi siempre lo es).REGLAS DE ORO 1. fax o memorándum. 4. . estilo y nivel de formalidad de la carta.De ser posible utilice encabezados y/o membretes... . siempre acorde al tono.Ponga ideas diferentes en párrafos separados. En otras palabras.Use palabras que todo mundo pueda entender. siempre debe planear por adelantado lo que quiere decir. su lector podrá entender más rápida y fácilmente el motivo de su carta. probablemente sus frases redundarán hasta que pueda pensar en alguna forma para terminarlas. 2. 3. 5.Piense y decida que es lo quiere comunicar antes de escribir su carta. De no ser así. Así..

LAS 5C´S DE LA BUENA REDACCION Las cinco C s que debemos tener en cuenta para una buena redacción: .Su carta debe ser CLARA .Su ortografía. gramática y puntuación deben de ser CORRECTAS .Su carta debe ser CONCISA .Su carta debe estar COMPLETA .Su carta debe ser CORTES .Su lector debe entender exactamente el mensaje. .Escriba siempre con un tono sincero y cortés.Su lector debe recibir toda la información necesaria.No haga que su lector se distraiga por este tipo de errores.Su lector probablemente es una persona ocupada. . . . .

. 3.Reúna toda la información relevante: correspondencia previa. Al hacerlo hágase las siguientes preguntas: ¿Dejé fuera algún punto importante a tratar? ¿Puedo cambiar la presentación para hacerla más clara? ¿Incluí algún punto irrelevante? . números etc. Recuerde ser lo más conciso posible... 4. Decida que puntos son irrelevantes y pueden omitirse..Enumere por orden de importancia los puntos a tratar. reportes.Escriba cual es el objetivo/motivo de su carta: ¿Cuál es la meta de esta carta? 2.PLANEANDO SU CARTA 1.Haga un esquema/borrador y escriba los puntos a tratar.

PLANEANDO SU CARTA 5. CONCISA y CORTES? ¿Su lector recibirá la impresión deseada? ¿Es el tipo de carta que le gustaría recibir? . cortar. puesto que nos permiten borrar. gramática..Revise su borrador tomando en cuenta las siguientes preguntas: INFORMACION: ¿Se cubren todos los puntos y/o temas a tratar? ¿Es la información RELEVANTE. Los procesadores de palabras son particularmente útiles para esto. Deje espacio suficiente para notas y correcciones. copiar etc. ortografía y puntuación correctas? ESTILO: ¿La apariencia de la carta es atractiva? ¿Suena natural y sincera? ¿Es CLARA. CORRECTA Y COMPLETA? INGLES/ESPAÑOL: ¿Son la estructura.. 6. insertar.Escriba un primer borrador.

por ejemplo.5 para el superior y el inferior. . Seleccionar un tipo de letra sobria. 2.OTROS ASPECTOS A TENER EN CUENTA AL ELABORAR UNA CARTA 1. Arial o Time New Román en un tamaño de entre 11 y 12. Debe existir una correcta separación entre párrafos (espaciado). Márgenes: 3 cm para los márgenes laterales y 2. 3. En la misma carta no se deberían usar dos o más estilos.

4. . con una redacción clara y concisa. Es recomendable justificar siempre los textos. manteniéndose el mismo estilo tanto al comienzo como en la despedida. objetivo. esto no ocurre y el receptor de la misma no capta el mismo mensaje que el que pretende portar la carta. 7. Se revisará que aquello que deseamos comunicar es lo que realmente comunica la carta. Debemos revisar siempre la ortografía 6. A veces. 5. produciéndose malos entendidos. El contenido de una carta comercial deberá ser directo.

por ejemplo. los sobres con ventanilla usados normalmente para cartas comerciales de tipo publicitarias o informativas. ‡ . ‡ -Algunas cartas comerciales.Algunas cartas usan fórmulas como s/ref(su referencia) o n/ref (nuestra referencia) con el objetivo de indicar el asunto o la referencia de que se trata. deben de adaptarse al formato del sobre que las porta.

ESTRUCTURA DE UNA CARTA .