REDACCION DE CARTAS

La forma de comunicación tradicional más importante de una empresa ha sido siempre la Redacción de una Carta. Una carta comercial mal redactada, confusa, con errores e incluso con faltas de ortografía enviada desde su empresa, puede ocasionarle un grave deterioro de su imagen institucional.

no podemos olvidar ni obviar la importancia que tiene la carta comercial a la hora de mantener contactos y relaciones comerciales. intranet. . ‡ Un profesional que conozca las alternativas para redactar cartas o documentos tiene una valor agregado en su desempeño laboral. ha desplazado a determinados documentos que tradicionalmente se soportan en papel. etc.‡ Aunque es evidente que el empleo de las nuevas tecnologías: internet. videoconferencias.

cuanto nos referimos en este tema al concepto de carta siempre nos referiremos a la carta corporativa. etc. las cartas comerciales poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo.‡ A diferencia de cartas personales. proveedores. Ésta. representa un documento que sirve de medio de comunicación para la empresa con su entorno: clientes. por ello. . y deben ir siempre mecanografiadas.

. direcciones.‡ La carta no solo cobra una gran importancia dentro de la empresa por la posibilidad de comunicar algo con solemnidad. representa la imagen corporativa y ofrece información a su destinatario: logo. etc. En cierta forma. sino que además. publicita. webs.

que son propias de cada tipo.y el sistema de envío que utilicemos -tal vez una solicitud de confirmación de recepción nos ahorre un dolor de cabeza si la carta no llega a su destinatario-.RECUERDE Hay reglas de etiqueta -así como detalles de redacción. tenemos que tener en cuenta: la calidad del papel -si es con membrete usar adecuadamente la primera y segunda página-. ‡ Y más allá de la redacción de cartas comerciales. ‡ . asegurarnos la correcta ortografía del nombre de la persona a quién va dirigida y la empresa un llamado a la secretaria de la persona puede ahorrarnos un papelón institucional .

De no ser así. 4. .Cuando sea posible (casi siempre lo es). probablemente sus frases redundarán hasta que pueda pensar en alguna forma para terminarlas. Así. 5.De ser posible utilice encabezados y/o membretes..Piense y decida que es lo quiere comunicar antes de escribir su carta. siempre debe planear por adelantado lo que quiere decir. estilo y nivel de formalidad de la carta. En algunos casos se recomienda numerar los diferentes párrafos para facilitar la lectura y comprensión de la carta. use frases cortas..Use palabras que todo mundo pueda entender... fax o memorándum. siempre acorde al tono. su lector podrá entender más rápida y fácilmente el motivo de su carta.Ponga ideas diferentes en párrafos separados. .REGLAS DE ORO 1. 3. En otras palabras. 2.

.Su ortografía.Su carta debe ser CONCISA . . .Escriba siempre con un tono sincero y cortés.Su carta debe ser CLARA .Su lector debe recibir toda la información necesaria.Su lector probablemente es una persona ocupada.LAS 5C´S DE LA BUENA REDACCION Las cinco C s que debemos tener en cuenta para una buena redacción: . .Su carta debe ser CORTES . gramática y puntuación deben de ser CORRECTAS .Su carta debe estar COMPLETA .Su lector debe entender exactamente el mensaje.No haga que su lector se distraiga por este tipo de errores. .

4..Reúna toda la información relevante: correspondencia previa. Recuerde ser lo más conciso posible.Haga un esquema/borrador y escriba los puntos a tratar.. Decida que puntos son irrelevantes y pueden omitirse.PLANEANDO SU CARTA 1. Al hacerlo hágase las siguientes preguntas: ¿Dejé fuera algún punto importante a tratar? ¿Puedo cambiar la presentación para hacerla más clara? ¿Incluí algún punto irrelevante? .. 3. reportes.Enumere por orden de importancia los puntos a tratar.. números etc.Escriba cual es el objetivo/motivo de su carta: ¿Cuál es la meta de esta carta? 2.

ortografía y puntuación correctas? ESTILO: ¿La apariencia de la carta es atractiva? ¿Suena natural y sincera? ¿Es CLARA.. Los procesadores de palabras son particularmente útiles para esto. copiar etc.Revise su borrador tomando en cuenta las siguientes preguntas: INFORMACION: ¿Se cubren todos los puntos y/o temas a tratar? ¿Es la información RELEVANTE. insertar. CONCISA y CORTES? ¿Su lector recibirá la impresión deseada? ¿Es el tipo de carta que le gustaría recibir? .. Deje espacio suficiente para notas y correcciones.PLANEANDO SU CARTA 5.Escriba un primer borrador. puesto que nos permiten borrar. cortar. CORRECTA Y COMPLETA? INGLES/ESPAÑOL: ¿Son la estructura. 6. gramática.

Debe existir una correcta separación entre párrafos (espaciado).OTROS ASPECTOS A TENER EN CUENTA AL ELABORAR UNA CARTA 1. Arial o Time New Román en un tamaño de entre 11 y 12. por ejemplo. En la misma carta no se deberían usar dos o más estilos. 2. .5 para el superior y el inferior. 3. Seleccionar un tipo de letra sobria. Márgenes: 3 cm para los márgenes laterales y 2.

Debemos revisar siempre la ortografía 6. A veces. El contenido de una carta comercial deberá ser directo. manteniéndose el mismo estilo tanto al comienzo como en la despedida. esto no ocurre y el receptor de la misma no capta el mismo mensaje que el que pretende portar la carta. 5. objetivo.4. Es recomendable justificar siempre los textos. con una redacción clara y concisa. produciéndose malos entendidos. Se revisará que aquello que deseamos comunicar es lo que realmente comunica la carta. . 7.

deben de adaptarse al formato del sobre que las porta. ‡ -Algunas cartas comerciales.Algunas cartas usan fórmulas como s/ref(su referencia) o n/ref (nuestra referencia) con el objetivo de indicar el asunto o la referencia de que se trata. los sobres con ventanilla usados normalmente para cartas comerciales de tipo publicitarias o informativas. ‡ . por ejemplo.

ESTRUCTURA DE UNA CARTA .

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