TALLER PRIMERA PARTE

TALLER DE LEGISLACION DOCUMENTAL

ACUERDO O60 DE 2001

 Revise y escuche con atención el link propuesto en la plataforma q10 y responda el

siguiente cuestionario.

1. Según el artículo primero cual es el objetivo primordial de dicho acuerdo

3. A la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten
garantizar su autenticidad e integridad se le conoce como:

5. En cuanto a la radicación de comunicaciones oficiales que aclaración se hace con respecto

a los números de radicación?. Explique.

6. Define qué es una unidad de correspondencia

7. Según el artículo cuarto cualquier persona que reciba correspondencia está autorizado
para firmarla si, no por qué?

8. Qué es radicación de comunicaciones oficiales y describe paso a paso el procedimiento

para radicar dichas comunicaciones.

9. Qué sucede cuando se anulan los números de radicación y por qué se anulan.

10. Qué son los actos administrativos y como se numeran.

11. Qué código se les asigna a las comunicaciones internas.

12. Qué control se debe hacer con las comunicaciones oficiales.

13. Cómo se define la conservación documental y que deben hacer las empresas para lograrla.

14. Explica en qué caso se radica o no se radica una comunicación oficial recibida.

15. Qué procedimiento se realiza con las comunicaciones oficiales enviadas. Explique el paso a
paso.

16. Qué recomendación especial se da en cuanto a las comunicaciones oficiales vía fax.

17. Qué ley reglamenta las comunicaciones oficiales por correo electrónico y cuál es su
propósito.
 Complete la siguiente tabla en la guía técnica GTC 185 encontrará el apoyo para desarrollar este
punto.

DOCUMENTO UTILIDAD INTERNO EXTERNO

ACTA

CARTA

MEMORANDO

CERTIFICADO

HOJA DE VIDA

CIRCULAR

 Desarrolle el paralelo con la información propuesta

ASPECTOS DE CORRESPONDENCIA ORDINARIA DOCUMENTO OFICIAL

1.- Toda carta deberá ir escrita a 1, Disposición adecuada a la norma
espacio sencillo, independientemente
del tamaño del texto (con letra tipo Arial institucional de los elementos
No. 12) de identidad corporativa (símbolos,
fuentes y tamaño o cuerpo de la letra,
2.- Los márgenes dentro de la página,
colores, etcétera).
para el área de texto serán. 4 cm. a la
izquierda y 3 cm. a la derecha; en el
margen superior 4 cm. y margen inferior 2. Se deberá disponer el texto
será de 3 cm. en párrafos breves y utilizando
un lenguaje comprensible (sencillo y
3.- Un buen personal de oficina domina
las reglas básicas de la ortografía. directo)

4.- Se deben redactar párrafos cortos 3. Se evitarán saludos y despedidas, así

(máximo 8 líneas), que irán precedidos como otras fórmulas de cortesía, que no
o no de sangría, dependiendo del estilo
tienen cabida en el lenguaje
o tipo de la carta. administrativo.
5.- Es norma pulcra dejar una línea en
blanco entre párrafos. 4. En los documentos con un
destinatario individual es conveniente
6.- Cuando la despedida consiste en incluir un título. Es un recurso formal que
una sola palabra, ésta va seguida de
facilita la comprensión del mensaje por
coma (,)
Ejemplo: su receptor. El título denomina el tipo de
Atentamente, acto que contiene
Cordialmente, Muy (notificación, diligencia, nota interior,
atentamente,
etcétera).
7.- La firma se hará de puño y letra,
inmediatamente después de la 5.Únicamente se requerirán los datos
despedida, sobre la antefirma, con imprescindibles para la tramitación
TINTA NEGRA. Evite el uso de
bolígrafos o tintas de otro color. correspondiente, evitando solicitar datos
ya conocidos o en poder de la
8.- La escritura de los porcentajes. El Administración.
error más frecuente consiste en escribir
"cien por cien" o "cien por ciento", lo
6. En los documentos destinados a ser
correcto es escribir: ciento por ciento.
En estas expresiones no debe mezclar tramitados se incluirán instrucciones
cifras y letras. claras y concisas.

7. El centro o unidad de procedencia

estará debidamente identificado, con
la dirección completa, número
de teléfono y correo electrónico, para
que el destinatario pueda ponerse en
contacto.

8. Se evitará el lenguaje sexista y

cualquier otro lenguaje discriminatorio.
Se atenderá a la forma
femenina de títulos, profesiones y cargos
. Sustantivos no marcados,
desdoblamientos y dobletes son
posibles, siempre y cuando no
se alargue la frase hasta hacer
 incomprensible el mensaje.

 Diferencias

CORREO ORDINARIO CORREO CERTIFICADO

1. 1.

2. 2.

3. 3.

4. 4.

5. 5.
SEGUNDA PARTE
 ESTILO DE LA CORRESPONDENCIA

 De las siete características enunciadas, las de mayor transcendencia e importancia para las relaciones
comerciales en la actualidad, son la claridad y la precisión.

 En la correspondencia no caben adornos que están bien en el estilo literario, pero no en el estilo de los
documentos empresariales o industriales.

 En la correspondencia no se trata de lograr belleza artística sino que se pretende la comunicación fácil, clara y
digna en las relaciones comerciales.
  Resuelva las siguientes preguntas

1. Defina qué es correspondencia y su clasificación.

2. Cuáles son los estilos de correspondencia que usted considera más importante y explique por qué.

3. . A partir del documento de apoyo RECIBO, DESPACHO Y CONTROL DE DOCUMENTOS

(https://organizaciondocumentos.blogspot.com/p/recibo-y-despacho-de-documentos.html), elabore un
flujograma o diagrama de flujo de los procesos de recibo, despacho y control de correspondencia que se debe
tener en cualquier unidad administrativa.

NOTA: para la elaboración del diagrama de flujo apóyese en el siguiente link (https://youtu.be/HwFPiwWC004)

NOTA: links de apoyo https://youtu.be/hpsPDWtRLgI clasificación documental.

https://youtu.be/82bN4pz7nsY acuerdo 060 de 2001