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CORRESPONDENCIA
COMERCIAL
B á r b a r a Te r c e r o B o r r e r o .
1º AFI-A

1
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“
INDÍCE:
1. La carta comercial……………………… pág. 3 a 5.
2. El contenido de la carta…………….. Pág. 6 a 13.

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CARTA modificar el estilo de título del patrón
COMERCIAL

• La comunicación escrita es el medio más utilizado por las empresas para comunicarse con el exterior.

• Su contenido debe ser formal, oficial o confidencial.

Características de la redacción:

• Clara, de fácil comprensión. ( debe entenderse a la primera lectura)

• Ordenada: tratar los puntos de manera independiente y por orden de importancia.

• Breve: ajustarse a lo que desea comunicar

• Correcta y precisa: utiliza frases que se ajusten a lo que queremos expresar.

• Cortés, seria y formal: evita cualquier falta de consideración o réplicas fuera de lugar.

• Completa e interesante: decirlo todo, captar su atención.

• Conocer la finalidad que se persigue con ella.

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COMERCIAL

INCORRECCIONES MÁS FRECUENTES:

• Faltas de ortografía y redacción.

• Pobreza de expresión.

• Desorden en la exposición.

• Verborragia.

• Pedantería.

• Descortesía.

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PRESENTACIÓN el estilo
DE LA CARTA de título del patrón
COMERCIAL

• El papel: lo más aconsejable es utilizar color blanco y tamaño DIN- A4 (210 x 297 mm).

• La tinta: de color negro. En escritos publicitarios o de promoción se emplean tintas de varios colores.

• La estética: Con letra impresa y original (nunca fotocopia), máximo dos hojas y no se escribe por el reverso de la hoja.

• Los márgenes: Margen superior viene determinado por el membrete. Margen inferior de 2cm, lateral de 2 a 4 cm para el
izquierdo y de 1 a 2 cm para el derecho. El izquierdo debe ser doble o por lo menos mayor que el derecho.

• El interlineado: Puede ser sencillo, 1`5 líneas, doble. El espacio entre párrafos es superior al interlineado.

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CONTENIDO DEmodificar
LA CARTAel estilo de título del patrón

• La carta es el soporte y consta de tres partes:

1. Encabezamiento.

Membrete, Referencias, Asunto, Fecha, destinatario y

Saludo.

2. Cuerpo o texto: Texto o contenido.

3. Pie o cierre.

Despedida, Firma, firmante y cargo y anexos/posdata.

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LA CARTAel estilo de título del patrón

ENCABEZAMIENTO:

• Membrete: Datos identificativos del remitente. Parte superior del papel, centrado o alineado.

1. Nombre y apellidos de la persona o razón social. (remitente)

2. Logotipo de la empresa.

3. Breve identificación de la actividad que desempeñan

4. Dirección completa: calle, núm., código postal, población y provincia.

5. Números de teléfonos, fax, correo electrónico…

• Destinatario: Son los datos de la persona o de la empresa a la que se dirige la carta.

1. Nombre y apellidos o razón social.

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LA CARTAel estilo de título del patrón

2. Dirección completa: calle, núm., código postal, población y provincia.

Este apartado se coloca debajo del membrete, a la izquierda p a la derecha del papel. Si se utiliza

sobre-ventanilla hay que colocarlo en la parte derecha, para que coincida con la ventanilla.

• Referencias: abreviaturas compuestas por letras y números que sirven para identificar a las personas

que intervienen en su elaboración, el número de expediente, una carta anterior. Se escriben ocupando

los espacios en blanco desde el membrete hasta el saludo, procurando equilibrar los espacios.

• Asunto: tiene por finalidad dar a conocer con una o dos palabras el tema principal de la carta, de

manera que el destinatario pueda saberlo antes de leerla. ( asunto: reclamación de pedidos/ envío catálogos)

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LA CARTAel estilo de título del patrón

• Fecha: indica la fecha, día, mes, año en el que se escribe la carta. Se coloca debajo de las referencias

y el asunto, en armonía con los datos del destinatario, ya sea unas líneas por arriba o por

abajo, equilibrando los espacios en blanco.

• Saludo: su objetivo es iniciar la carta con una frase de cortesía breve, sencilla y sin trato de familiaridad.

Se coloca en la parte izquierda del papel seguido de dos puntos ( Señor, distinguido señor, Señor Gómez, Estimado
señor, Estimado cliente).

• Cuerpo:

Es el contenido de la carta, ocupa la parte central del papel a continuación del espacio reservado para el
encabezamiento. Se divide en tres partes:

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LA CARTAel estilo de título del patrón

1. Introducción: Con ella se busca despertar el interés del lector. Es la frase de introducción tiene que ser original y
atrayente.

2. Exposición: en ella expresamos la idea o razones de nuestra carta. Son los distintos puntos o motivos de la carta
narrados de forma clara y concisa.

3. Conclusión: Es el párrafo final que cierra la exposición, debe expresarse con firmeza y seguridad.

Pie o Cierre:

Es la parte final de la carta y se divide en los siguientes apartados:

4. Despedida: Un cordial saludo, atentamente, Reciba un cordial saludo, le saludamos atentamente.

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LA CARTAel estilo de título del patrón

2. Firma: Sin ella la carta no tiene validez, se coloca generalmente después de la despedida, hacia el margen derecho y
consta de tres partes:

- Firma autógrafa: es la rúbrica de emisor y responsable de la carta escrita de puño y letra, cuando la persona que envía
la carta no puede firmar y autoriza a otra a firmar en su nombre, se refleja mediante abreviatura: P.O. (por orden), P.P
( por poder), P.A. (por autorización).

- Nombre: Nombre y apellidos del firmante, sirve para que el destinatario pueda personalizar la respuesta, se coloca
debajo de la rúbrica.

- Cargo: Es el cargo que ocupa el firmante en la empresa, se escribe debajo del nombre

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LA CARTAel estilo de título del patrón

3. Anexo: Es un apartado situado al final del pie se incluyen cuando con la carta se adjuntan otros documentos, como
facturas, recibos, catálogos, folletos. ( Anexo: Factura nº 345/20xx

4. Posdata: Se utiliza para resaltar algo concreto, o cuando se ha olvidado un detalle importante. Se coloca en la parte
final de la hoja debajo del anexo, precedida de las abreviaturas P.D. (P.D. le recordamos que puede efectuar su pago
en la cta. Bancaria nº 712736464 de “La Caixa”.

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DISEÑO modificar el estilo de título del patrón
LA CARTA

1. El diseño del folio: folios con membretes personalizados en los que se incluye el logotipo de la empresa, nombre,
dirección completa y otros datos de interés. Los diseños más utilizados son:

- Logotipo de la empresa en la parte superior izquierda, y los datos (nombre, dirección…) a la derecha del mismo,
podemos encontrar también el mismo formato con el logotipo a la derecha.

- Logotipo y datos de la empresa, centrados en la parte superior del papel, poniendo primero el logotipo y después los
datos de la empresa.

- Logotipo y nombre en el borde superior del papel (a la izquierda, centrado o a la derecha), y los datos de la empresa
colocados al pie y centrados. Pueden ir solo los datos o poner una fina raya que los separe del texto de la carta.

- Logotipo en la parte superior izquierda y el nombre de la empresa a su derecha. Los datos de la empresa se colocan
en el margen izquierdo, en posición vertical.

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DISEÑO modificar el estilo de título del patrón
LA CARTA

2. Estilos de cartas:

- Bloque: Consiste en escribir toda la carta empezando en el margen izquierdo del papel y no se utiliza ninguna sangría
de primera línea de párrafo.

- Bloque modificado: Parecido al anterior, pero la despedida, la antefirma y la firma se escriben con alineación a la
derecha.

- Profesional: Se utiliza sangría en el saludo y al comienzo de cada párrafo. La firma y la antefirma se escriben desde el
centro hacia la derecha.

- Evolucionado: No se utiliza sangría en el saludo y la despedida. Los párrafos del texto se escriben con sangría; la
firma y la antefirma se escriben desde el centro a la derecha.

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SOBRE DE LAmodificar
CARTA el estilo de título del patrón

Cómo rellenar un sobre tradicional:

- El timbre o sello es el pago del importe por el envío o servicios de correos.

- El destinatario es la persona o empresa a quien se envía una carta. Consta de nombre y dirección completa; calle,
número, ciudad, código postal, provincia y en su caso nación.

- El remitente es la persona o empresa que envía la carta. Se compone de nombre y dirección completa. Se puede colocar
en la solapa del reverso o en la parte izquierda del anverso, en la esquina superior o en la inferior.

- Los sobres de tamaño media cuartilla están casi en desuso, el sobre de tamaño 22x 11,5 cm es el más utilizado, cabe en
el sobre doblado en tres partes. También se utilizan sobres de medio folio (26x18,5cm), donde cabe un folio doblado por
la mitad, y folios de sobres completo (32x22cm) para enviar contratos y documentos que no se pueden doblar.

- El color del sobre más utilizado es el blanco y el sepia, aunque también se utilizan varios colores para envíos
publicitarios, siempre que la dirección y el destinatario estén bien legibles.

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DISEÑOS modificar
TIPOS el estilo de título del patrón
DE SOBRES

• Sobres sin ventana: hay que escribir la dirección del destinatario. Algunas veces la dirección se pone en una etiqueta
adhesiva y escrita con procesadores de texto.
• Sobres con ventana: Llevan una ventana plástica en la parte inferior derecha que deja ver la dirección escrita en la
propia carta. La ventana también puede estar en la parte inferior izquierda (la dirección se escribe donde esté la
ventana).
Los sobres en función del cierre pueden ser:
• Sobre engomado: hay que humedecer la solapa para pegarla, la solapa tiene forma triangular y es el sistema clásico de
cierre.
• Sobre autoadhesivo: tiene en la solapa una tira pegajosa y para cerrarlo se desprende la tira plástica que la cubre, los
sistemas de autocierre han sustituido casi por completo a los anteriores.
• El diseño más extendido es colocar el logotipo en la parte inferior izquierda, y debajo los datos de la empresa. Cuando
se utilizan sobres con ventana izquierda el diseño del sobre irá invertido (logo y datos de la empresa en la parte inferior
derecha) o pueden ir en la parte superior izquierda.

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Haga clicESPECIALES
SOBRES para modificar el estilo de título del patrón

1. Sobre prepagado o prefranqueado: No necesita sello, lo lleva impreso y su precio está comprendido en el importe del sobre.

2. Sobre con acuse de recibo: Se utiliza para cartas certificadas, en las que el remitente quiere notificación de llegada a su
destino. Estos sobres llevan pegados el impreso correspondiente.

3. Sobres de envío por avión: Se distingue por unas franjas rojas y azules impresas en su contorno y se utilizan para envío por
correo aéreo.

4. Sobre urgente: Lleva impresa la palabra “urgente” y se destina a este tipo de envíos.

5. Sobre Primer Día: Son sobres filatélicos que se preparan para conmemorar el día de emisión de nuevos sellos.

6. Sobres de Arte Postal: Sobres manipulados artísticamente por los creadores que trabajan en el arte postal.

7. Sobre para correo interno: Lleva impreso varias casillas en las cuales se indica el nombre del remitente y del destinatario.
Está diseñado para utilizarlo varias veces dentro de una misma compañía, se cierra con un adhesivo débil. No se envían por
el servicio de correos sino por agencias de mensajería o por servicio de valija entre sucursales.

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Haga clicESPECIALES
SOBRES para modificar el estilo de título del patrón
8. Sobres bolsas: De mayores dimensiones y cierre lateral, los materiales más comunes son:

- Kraft normal: Papel elaborado con pasta de fibras vegetales, su forma más común es una lámina delgada de color blanco o
marrón.

- Kraft armado: Papel kraft marrón reforzado con poliéster. Muy resistente y apropiado para documentación pesada.

- Plástico: sobres de plástico de cierre autoadhesivo que se utilizan para diversos envíos.

- Bolsas acolchadas: sobres de papel que en su interior llevan plástico de burbuja, se utilizan para enviar artículos
delicados.

- Papel plastificado con polietileno: sobres con protección exterior que se utilizan para objetos pequeños y medias
dimensiones.

- Bolsas con fuelle: Normalmente con fuelle en los tres lados, sirven para el envío de expedientes voluminosos. Las hay en
kraft normal y kraft armado.

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TIPOS DE para modificar
CARTAS el estilo de título del patrón
COMERCIALES
1. CARTAS ANTERIORES AL PEDIDO: Tienen lugar entre el vendedor y el cliente como consecuencia de los contactos
previos a la realización del pedido. Las de carácter impersonal van dirigidas a muchos destinatarios, adquieren forma
de carta circular, se confeccionan en serie y tienen fines publicitarios (carta circular, carta de presentación, carta de
oferta, carta de oferta-venta).

Las de carácter personalizadas se elaboran expresamente para una persona o empresa determinada, cualquiera que
sea la etapa o fase en la que se encuentra la relación comercial.

- Carta circular: para comunicaciones colectivas y en publicidad directa suele ser poco convincente, lo único que varía
de una carta a otra es el nombre del destinatario, no se espera respuesta del destinatario.

- Cartas de presentación y oferta: La de presentación se envía para darse a conocer. Cuando la empresa trata de
introducirse en el mercado, para comunicar una ampliación o modificación de la gama de productos o servicios, cambio
de domicilio, apertura de nueva sucursal. La carta de oferta pertenece al grupo de cartas publicitarias y se recurre a ella
para presentar un nuevo producto o servicio y realizar alguna oferta especial a los clientes habituales.

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TIPOS DE para modificar
CARTAS el estilo de título del patrón
COMERCIALES

- Cartas de oferta venta: es una variante de la circular. Se pretende conseguir que el destinatario responda a lo que le
estamos ofreciendo. Buscan atraer la atención del destinatario, mantener el interés y convencer de las ventajas que
ofrece nuestro producto o servicio y ganar la confianza del destinatario. En la carta de oferta por correo tenemos que
conseguir que sea atractiva evitando errores como exagerar las ventajas del producto, cometer inexactitudes, mentiras,
tratar con menosprecio los productos de la competencia.

2. CARTAS PERSONALIZADAS: Surgen como respuesta a una carta circular o mailing enviado previamente por la
empresa

- Cartas de solicitud de información, catálogo y muestras: cuando la empresa está interesada en adquirir un producto o
servicio, cuando se solicita información, generalmente, es porque todavía no existen relaciones comerciales. Antes de
iniciar la relación comercial el comprador se informa de las condiciones de venta (precios, descuentos, rappels, tipo de
envases) forma de suministro( plazos de envío, gastos, medio de transporte) sistemas de pago y plazos del vendedor.

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TIPOS DE para modificar
CARTAS el estilo de título del patrón
COMERCIALES

- Respuesta a solicitud de información: otra empresa o particular se interesan por nuestros productos y solicitan
información, enviaremos la información que nos pidan y la que consideremos de su interés. Muchas empresas envían a
su personal de ventas para dar a conocer sus productos, incluso muestras.

- Solicitud de presupuesto: cuando el comprador ha recibido información suficiente de los suministradores, antes de
hacer el pedido solicita un presupuesto detallado del artículo a las empresas elegidas. Esto es necesario para artículos
que se fabrican por encargo o para producto estándar que se suministra en condiciones especiales (cantidad, envase,
transporte), el comprador tiene que saber antes de iniciar la compra cuanto le va a costar.

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TEMA 6. LA
CORRESPONDENCIA
COMERCIAL II

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Cartas de para modificar el estilo de título del patrón
compraventa

Se intercambian entre el comprador y el vendedor desde que se realiza el pedido hasta que se entrega la mercancía.
Para que el pedido adquiera validez se tiene que realizar por escrito.

•Carta- pedido: el pedido se formaliza en la propia carta, se reflejan todos los detalles (cantidad y clases de artículos,
características técnicas, de calidad, distintivas, precio, importe total, forma de pago, forma de envío, plazos de entrega y
dirección donde se deben entregar la mercancía.

•Pedido anexo a la carta: Todos los detalles sobre la mercancía solicitada y las condiciones de compra se detallan en un
documento anexo (pedido u orden de pedido), y en la carta solo haremos mención a ese documento.

En ambas dejar claro, la mercancía que se solicita, las condiciones de compra y si se acuerda alguna penalización en
caso de incumplimiento o retraso en la entrega o el pago.

•Aceptación del pedido: una vez se recibe el pedido, se efectúa el pedido lo antes posible. El vendedor y el comprador
pueden imponer condiciones.

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Carta para modificar el estilo de título del patrón
de compraventa

• Comunicación del envío de mercancía:

- Cuando el tiempo transcurrido entre la expedición de los artículos y la recepción por parte del comprador es corto, la
entrega se acredita con el albarán, y el comprador devuelve firmado para que el vendedor tenga constancia de que los
géneros han llegado al destinatario.

- Cuando el tiempo transcurrido es mayor: conviene dejar constancia de que el envío se ha realizado. El vendedor
comunicará por carta fecha de salida, medio de transporte, día de llegada y puerto, aeropuerto de destino…

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Gestión para modificar
anomalías en el
la estilo de título del patrón
compraventa

Las situaciones que dan lugar a quejas o reclamaciones que se formalizan por escrito:

• Denegación del pedido: Cuando el vendedor no puede enviar el pedido solicitado o no le interesa aceptar las condiciones
que le propone. La redacción de esta carta es más delicada.

• Modificación o anulación del pedido: Debe ponerse de inmediato con el proveedor o fabricante y llegar a un acuerdo, un
retraso en la comunicación puede causar grandes perjuicios. La anulación es una situación grave requieren la petición por
parte del comprador y la aceptación por parte del vendedor. Pudiendo exigir el pago de cierta cantidad.

• Reclamación y devolución de la mercancía: Cuando una de las partes no cumple su compromiso. Para las reclamaciones
indicar con todo detalles las deficiencias encontradas.

• Respuesta a las reclamaciones:

- Que el cliente esté en lo cierto y la protesta sea justa. ( pedimos disculpas)

- Que la reclamación no se ajuste a la realidad.

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Cartas para modificar
relacionadas el pago
con el estiloode título del patrón
cobro

• Envío de facturas efectos y cheques: estos documentos se envían solos o se comunica su envío por teléfono, la
redacción de estas cartas debe ser sencilla, breve y hacer alusión a la factura, pagaré, letra… que se adjunta, cuyo
importe y tipo de moneda se menciona en cifras y, entre paréntesis en letra. También se hace referencia al vencimiento
y domiciliación del pago.

• Reclamaciones relativas a las facturas: Cuando recibimos una factura, debemos comprobar:

- Si la cantidad de la factura coincide con el pedido y lo realmente recibido.

- Si el precio facturado se ajusta al acordado.

- Si la forma de pago y la penalización se ciñen a lo pactado.

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Cartas para modificar
relacionadas el pago
con el estiloode título del patrón
cobro.
•Reclamaciones de pago:

-Un moroso despreocupado: la demora tiene lugar por dejadez u olvido.

-Moroso con mala fe: Puede pagar pero no quiere hacerlo, retrasa los pagos con argucias.

-Moroso insolvente: Aunque quiera no puede hacer frente a los pagos de sus deudas por no disponer de liquidez o
recursos.

No trataremos de la misma forma a un cliente que siempre pagaba puntualmente y ahora se ha retrasado, que a otro que
habitualmente se demora.

En la primera carta se recuerda el pago de manera amable dando por supuesto que la demora se debe a un olvido
involuntario. En la segunda carta se empleará un lenguaje más enérgico y recordaremos que la deuda sigue perndiente
de pago a pesar del aviso anterior.

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