UNIVERSIDAD DEL QUIN

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y B

PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTA
CUADRO DE MONITOREO

Monitoreo del proyecto FASE I

* Elaboración diagnostico y situación actual de las
necesidades de información personal docente. *Realización
de encuestas enfocadas en los objetivos de la Institución y
comunidad estudiantil.
Documento: Informe de seguimiento.Hacer seguimiento a la
cantidad de encuestas, entrevistas y cuestionarios realizados
en el día y también en el mes; verificar tiempo utilizado en
cada una de las técnicas de investigación mencionadas
anteriormente, por usuario.

Qué

Es importante contar con un punto de referencia para

justificar y evidenciar las mejoras posteriores a la
intervención.; Para verificar si se está cumpliendo con el
tiempo estimado a la hora de obtener las respuestas a los
instrumentos de investigación para obtener información y a
la hora de analizar las necesidades informativas de los
investigadores (docentes), durante esta fase que dura un
mes.

Por qué

Inicialmente(Diagnostico)/Continuamente Informes de
seguimiento; Los seguimientos hay que hacerlos a diario con
Cuándo el fin de verificar si se está cumpliendo con el objetivo
planteado inicialmente, dentro del tiempo estipulado en la
planeación del proyecto.
 *Levantamiento de información basados en los sistemas de
información actuales y trabajos realizados anteriormente.
*Revisión de antecedentes, estatutos y actas de junta
directiva donde se aborde esta problemática.
*Encuestas basadas en los servicios que oferece la
institución.
*Infometria aplicada al usuario final de la información;
Realizar visita a la biblioteca, obtener los resultados de las
Cómo encuestas, y reuniones periódicas.
 UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
ROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
CUADRO DE MONITOREO.

FASE II FASE III

* Selección y contratación personal para la ejecución del *Selección Organización materiales, proceso técnico de
proyecto (bibliotecólogos, analistas de sistemas) selección y organización de materiales por obras, autores y
*Presentación del personal contratado y contextualización temas.
plan proyecto con el personal directivo y docente Documento: Informe de seguimiento; Seguimiento de la
( Contratos y estructura de proyectos incluye funciones, cantidad de obras seleccionadas por autores y por
rolles y responsabilidades) temáticas, relacionadas con las necesidades informativas de
Documento: Informe de seguimiento; Seguimiento para los investigadores (cantidad de obras seleccionadas) para
analizar el perfil del personal a contratar para verificar sus empezar a crear repertorios bibliográficos.
capacidades y su experiencia. Para ello se debe tener en
cuenta el tiempo para cada entrevista, cada prueba
psicotécnica y de conocimientos y el proceso de
contratación, de manera que el seguimiento se relacionaría
con el tiempo para cada proceso y con los resultados que
se va obteniendo de cada candidado antes de decidir
contratarlo.

* La calidad en los procesos de selección e inducción el
personal involucrado permitira contar con una visión y
objetivos colectivos claros.
*La socialización con el personal tecnico permitira un
acercamiento más trasparente a la hora de tomar
deciciones que pueda afectar los contenidos y trabajo
propuesto inicialmente, contando con el concepto y
participación de ambas partes. ; El personal a contratar
debe tener conocimientos acerca de repertorios
bibliográficos y softwares, por eso es necesario hacer
seguimiento a cada proceso de manera que se contrate
personal idóneo (bibliotecólogos, analistas de sistemas y
desarrolladores del mismo) y en el tiempo estipulado en el
proyecto (un mes).
El importante tener una metodología clara para la
intervención tecnica para justificar cada una de las
actividades y dar una legitimidad al proyecto; Porque es
necesario seleccionar cuidadosamente el material
bibliográfico, con base en los programas que maneja la
universidad Cooperativa de Colombia, Campus Villavicencio
para crear repertorios bibliográficos en cuatro meses
aproximadamente. Para ello es necesario verificar los
programas de la institución, los autores y temáticas que los
investigadores requieren para sus labores.

Continuamente Informes de seguimiento; El seguimiento

debe hacerse diariamente por cada proceso antes de la Continuamente Informes de seguimiento; El seguimiento
contratación final del personal (antes del mes). debe hacerse todo el tiempo.
* Verificación de las hojas de vida de los participantes en el Informe de gestion del proyecto, evaluación de los avances
proyecto (Experiencia-Nivel academico-Actitud de servicio) y reunión con el personal humano que está en el proyecto.
*Generación de actas de reunión donde se detalle el
objetivos, participantes, intervenciones, compromisos y
entregables.; Evaluacion de control y del proceso de
selección y contratación de personal, entrevista con los
candidatos a las vacantes.
 FASE IV
* Crear sistemáticamente los repertorios
bibliográficos y sistematizarlos, para la posterior
recuperación de información.
Documento: Informe de seguimiento.
*Realización de pruebas con los diferentes
representantes de las facultades para medir al
grado de satisfacción del producto final;
Seguimiento de cierta cantidad de datos de
obras en los repertorios bibliográficos, y en el
acceso y uso de los mismos, antes de ponerlos a
disposición de los usuarios.

El producto final debe estar acorde con las

necesidades de la Institución, con esto
garantizamos un recibo a satisfacción del
servicio prestado; Para medir el tiempo y la
cantidad de datos ingresados a los repertorios
bibliográficos en un lapso de tiempo
determinado, para la posterior recuperación de
la información.

Continuamente Informes de seguimiento/hasta

un mes despues de recibido el producto final;
Diariamente, con el fin de contabilizar la
cantidad de datos ingresados a los repertorios
bibliográficos y la facilidad de acceso y uso de la
información.
Revisión del proyecto, evaluación Final y
funcionamiento de los repertorios por medio de
listas de chequeo.