Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes

Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología

y Archivística
Seminario Elaboración de Proyectos
PLAN DEL PROYECTO
UNIDAD 3. PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO
 UNIDAD 3. PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS

PROPUESTA

Facultad Ciencias Humanas y Bellas Artes

Programa Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y
Archivística
Título del Proyecto Implementación de un programa de gestión documental para la
biblioteca central de Palmira
Sujeto de Intervención Biblioteca central de Palmira
Ciudad Palmira
Grupo
Estudiantes
Docente
Fecha de Entrega

PRESENTACIÓN: Descripción general de la empresa o entidad, con énfasis en el área, el

proyecto, población objetivo para el que se va a elaborar la propuesta de trabajo (qué se
quiere hacer). (Máximo 3 párrafos de 10 líneas cada uno).
La biblioteca central de Palmira, se encuentra ubicada en la Calle 33A # 26 – 42, hace parte
la unidad de bibliotecas Comfandi, esta cuenta distintos servicios ofrecidos a usuarios de
distintas edades, esta contiene espacios como salas de consulta, hemeroteca, sala infantil y
juvenil, también ofrece distintas actividades como la formación de usuarios, consulta y
prestamos de material bibliográfico, animación y promoción de lectura, cine foro y atención a
grupos. La biblioteca tiene como prioridad dar a conocer sus servicios y tener una buena
formación de usuarios, es decir, permitir a los usuarios conocer áreas, colecciones y
servicios que se ofrecen en la biblioteca; cómo están distribuidos, organizados y cómo hacer
uso de ellos, con el fin de que puedan acceder a la información y emplear más eficazmente
los recursos que la biblioteca ofrece.

Por otro lado, se busca como profesionales CIDBA implementar un programa de gestión
documental que permita a la biblioteca tener mayor organización de sus distintas
colecciones, para de esta manera también digitalizar los mismos, teniendo en cuenta la
normativa vigente para la misma actualmente. Esto ira dirigido al personal de la biblioteca
puesto que la propuesta esta dirigida a fomentar la organización, el almacenamiento y la
gestión del flujo de los documentos de la misma. Por último, gracias a esto la biblioteca podrá
generar un mejor control del material documental que hace parte de la misma, además de
que su conservación y normativa serán correctas y ayudarán a no incurrir en problemas
legales. La seguridad del material bibliográfico mejorará de una manera significativa y
permitirá tener mejor control de quienes ingresan a este o quienes tienen acceso al mismo.

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JUSTIFICACIÓN: Descripción y análisis de una oportunidad, problema o necesidad real de

la empresa o entidad; detallando de manera clara las consecuencias que tiene la existencia
de éste y los beneficios que puede tener su solución (por qué se hace, razón de ser y origen del
proyecto). (Máximo 3 párrafos de 10 líneas cada uno).
Nota: Tener en cuenta el análisis del problema realizado en la Unidad 2.

La biblioteca central de Palmira actualmente no cuenta con un programa de gestión

documental, puesto que al hacer la debida búsqueda de este no se encuentra información
del mismo, teniendo en cuenta esto se decide hacer la implementación del programa de
gestión documental, teniendo en cuenta los distintos procesos usados para el material
bibliográfico integrado en la biblioteca, las colecciones que pertenecen a ella y las normas
que rigen en ella. Por otro lado, se debe tener en cuenta la importancia de la implementación
de un programa de gestión documental y los distintos beneficios que trae el mismo a la
entidad.
Implementar este programa de gestión documental puede generar impactos significativos
respecto a la organización del material bibliográfico de la misma, puesto que con el mismo se
tiene un control respecto al material interno y externo de la entidad. Por otro lado, el
programa no solo beneficia la parte de los documentos que hacen parte de ella, sino también
en la legislativa colombiana, considerando que actualmente hay una gran cantidad de
normas, leyes, etc. Que hacen parte de los archivos y documentos.

OBJETIVO GENERAL: En este apartado se deja claramente establecido, en forma de un

objetivo general, qué es lo que se pretende lograr o qué es lo que se va a obtener como
resultado de la propuesta para el proyecto (para qué se hace, qué se espera obtener).

Implementar un programa de gestión documental para la biblioteca Central de Palmira.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS: Responden a los productos parciales que se pretende elaborar

como resultados del proyecto. Se recomienda cuidar que los objetivos específicos estén
directamente relacionados y sean dependientes del objetivo general. Así mismo, que estos
estén representados en fases.

- Conocer las estrategias usadas por la Biblioteca Central para la gestión documental.
- Establecer personal para la realización del programa de gestión.
- Capacitar al personal respecto a la importancia de la implementación del programa.
- Conocer las técnicas usadas para la documentación.

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ALCANCE: Este punto responde a todos los objetivos que se esperan obtener al finalizar el
proyecto. Es muy importante saber definir el alcance del proyecto, puesto que él nos va a
definir las actividades y otros elementos necesarios para alcanzar los objetivos, por ejemplo:
costos, responsabilidades, entregables, etc. (cuánto se quiere hacer, servicios que se prestarán y/o
necesidades que se cubrirán)

Se busca implementar un programa de gestión documental para la biblioteca Central de Palmira.

Los objetivos específicos del proyecto buscan entregar un programa de gestión documental
que tenga en cuenta las técnicas usadas para la documentación de la biblioteca, en un plazo
de 2 años, desde el inicio de la creación del programa. El programa debe ser entregado cuando
se cumpla con la normativa actual vigente, cuando sean integradas las distintas actividades
administrativas y técnicas de acuerdo a la documentación y sus distintos procesos, además de
los tramites que se deban realizar en los mismos. Por otro lado, que cuente con una
transferencia correcta de archivos y que cumpla con una preservación de los documentos a
largo plazo. El proyecto se considerará finalizado cuanto cumpla con todos los requisitos
establecidos por el usuario. Las restricciones del proyecto se encuentran en la normativa
vigente en Colombia actualmente, por esta misma razón, al finalizar el programa se volverá a
revisar la normativa y hacer los cambios pertinentes. Los posibles escenarios de limitaciones
por cambios en los requisitos del usuario, serán solucionados al momento que sea requerido,
pero eso incluirá el incremento del valor de la implementación del programa.

BENEFICIARIOS: Se trata de identificar quiénes serán los beneficiarios inmediatos, es decir,

los directamente favorecidos con la ejecución del proyecto (destinatarios del proyecto, a quién
va dirigido).
A quien esta destinado el proyecto es a la biblioteca Central de Palmira, hacia las actividades
administrativas y técnicas respecto a la documentación de la misma, sin embargo, esto también
beneficia a los usuarios de la biblioteca.

METODOLOGÍA: Explica el procedimiento, etapas o fases que se realizarán para la elaboración

del proyecto. A cada fase se le asignará el nombre, las actividades y los entregables (productos)
para cada una de ellas. (con qué acciones se generarán los productos, actividades necesarias).
Nota. Especificar la secuencia de las fases, es decir, si van con un orden cronológico o se
pueden ejecutar paralelamente.
PLANEACION: En esta fase se conocerán las actividades administrativas que son utilizadas en
la biblioteca Central de Palmira, teniendo en cuenta el contexto digital, técnico y funcional de la
empresa. Se deberá revisar analizar e interpretar las necesidades y objetivos de la biblioteca,
para conocer las estrategias respecto al proceso de la documentación, con esta se busca
implementar los protocolos, normas y objetivos de la gestión, además del diseño e
implementación de las bases respecto a todo lo que esté relacionado con los archivos y
documentos.

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PRODUCCION: En esta fase se realizará una evaluación a todos los documentos de la

biblioteca, teniendo en cuenta las distintas características del mismo (fechas, categorización,
colección), importancia de la misma, etc., con esto se buscará gestionar e intervenir de manera
correcta en la implementación de políticas de ahorro de recursos.
GESTION Y TRAMITE: En esta fase se darán a conocer los distintos tramites por los que deben
pasar los distintos archivos y documentos de la biblioteca Central de Palmira, teniendo en
cuenta la calidad, facilidad de búsqueda y el acceso a ellas. Con esto se busca conocer el
verdadero propósito de los distintos documentos y la intervención de la misma en los distintos
procesos de la biblioteca.
ORGANIZACIÓN: En este paso se buscará conocer las distintas operaciones técnicas
realizadas en la biblioteca, en donde se deben tener en cuenta los distintos elementos del
archivo (categoría, serie documental, valorización, tiempo de almacenamiento, departamento al
que pertenece, tipo de archivo al que será designado). Con ello se buscará establecer un orden
del documento, teniendo en cuenta el ciclo de vida del archivo o documento.
TRANSFERENCIA: Se buscará implementar las distintas políticas de transferencia a los
documentos en la fase de archivos, en donde se deben tener en cuenta distintos aspectos
como, los formatos, la migración, la estructura, la conservación, la conversión.
DISPOSICION DE DOCUMENTOS: En esta fase se conocerán todos los procesos de selección
y valoración del documento o archivo, para lograr que estos se conserven, para realizar este
paso se deben tener en cuenta las tablas de retención y valoración documental. Con esta fase
se buscará darle un seguimiento correcto al archivo o documento, para que se haga un
tratamiento eficaz del mismo y establecer protocolos de seguridad para su eliminación y
destrucción.
PRESERVACION A LARGO PLAZO: En esta fase se deben identificar los distintos
procedimientos y requerimientos necesarios para el procedimiento de gestión documental y de
esta manera garantizar la preservación de los documentos a largo plazo, además, se conocerán
las distintas normas a tener en cuenta para la implementación de todos estos procedimientos y
requerimientos.
VALORACION: En esta fase se implementará el procedimiento en el que se va a determinar los
valores primarios y secundarios de los archivos o documentos, con esto buscaremos mostrar la
relevancia de cada uno dentro de la biblioteca.
DISEÑO DEL SOFTWARE: Luego de haber realizado las distintas fases para conocer la
biblioteca y sus procesos respecto a archivos y documentos, se diseñará un boceto en el cual
se conocerán las distintas interfaces del mismo, estas serán diseñadas de manera simples para
que sean entendidas de mejor manera.
IMPLEMENTACION DEL SOFTWARE: En esta fase se implementará el software y se harán
las bases de datos necesarias respecto a los archivos y documentos de la biblioteca, teniendo
en cuenta todas las normas y leyes vigentes de los mismos.
PRUEBAS DE SOFTWARE: En esta fase se realizarán las pruebas del software, en caso de
que todo funcione de manera correcta se hará el lanzamiento del mismo, en caso de fallos se
harán las debidas correcciones.
LANZAMIENTO DEL SOFTWARE: En esta última fase ya se hará el lanzamiento del software y

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se hará la implementación a los distintos equipos que hagan parte de la biblioteca.

Todas las fases deben ser realizadas en orden cronológico.

DURACIÓN: Corresponde al tiempo total en que ejecutará el proyecto. Adicionalmente, se

recomienda discriminarlo por fases.
El tiempo total para la ejecución del proyecto será de 2 años.
PLANEACION: Para esta fase serán usados 2 meses.
PRODUCCION: Para esta fase será usado 1 mes.
GESTION Y TRAMITE: Para esta fase serán usados 2 meses
ORGANIZACIÓN: Para esta fase serán usados 2 meses.
TRANSFERENCIA: Esta fase durara 1 mes.
DISPOSICION DE DOCUMENTOS: Para esta fase será usado 1 mes.
PRESERVACION A LARGO PLAZO: Para esta fase será usado 1 mes.
VALORACION: Para esta fase serán usados 2 mes.
DISEÑO DEL SOFTWARE: Para esta fase serán usados 2 meses.
IMPLEMENTACION DEL SOFTWARE: Para esta fase serán usados 6 meses.
PRUEBAS DE SOFTWARE: Para esta fase serán usados 2 meses.
El tiempo faltante que corresponde a tres meses corresponderán a situaciones que puedan
presentarte en el desarrollo del proyecto que puedan retrasar el mismo.

CRONOGRAMA: Consiste en delimitar las fases y sus actividades, por el tiempo en el cual
se desarrollará el proyecto; en esta parte también se detallará, las fechas de inicio y
finalización y entregables (Productos) para cada una de las fases (cuándo ocurrirá).

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COSTO: En este ítem se presenta el costo total del proyecto. Esta presentación se puede
dar de diferentes formas, todo depende de cómo se lo requieran, así: * Una forma y la más
favorable para el proponente, es dejar el costo total del proyecto. * Otra es dejar el costo por
fases o por procesos, igual sigue siendo favorable para el proponente, otra forma es
presentar el costo del proyecto con un grado de detalle más alto, por ejemplo, mediante los
ítems por los cuales se ejecutarán los recursos (quiénes y con que se realizará el proyecto,
insumos). Para este ejercicio tomaremos la última forma, es decir, con un grado de detalle
más alto.
Nota: Los ítems pueden ser: Personal, Transporte, materiales y suministros, equipos,
arrendamientos, mantenimientos, publicidad, seguros, gastos financieros, entre otros.

El costo del proyecto consta de:

Personal: 2 Desarrolladores de software ($3.602.490), 3 Profesional CIBDA ($2.500.000).
Equipos: 15 Escáner Canon Lide 300 Cama Plana Fotos Documentos Oficina ($289.600).

ENTREGABLES: En este apartado se detallan los productos a entregar en el proyecto. Estos

deben responder al alcance y a los objetivos específicos propuestos. Los productos se pueden
detallar en forma general o por cada una de las fases (resultados de las actividades).
PLANEACION: En esta fase se deberá entregar el estudio de las actividades administrativas
utilizadas en la biblioteca respecto a los archivos y documentos en los distintos contextos,
además de los objetivos y necesidades de la misma, se darán a conocer a través de esta las
estrategias del proceso de la documentación y conocer los protocolos, normas y objetivos de la
gestión documental.
PRODUCCION: Se tendrán todos los documentos de la biblioteca en un sistema, diferenciando
sus distintas características
GESTION Y TRAMITE: Documento con los distintos tramites por lo que deben pasar los
archivos y documentos, teniendo en cuenta la calidad, facilidad de búsqueda y acceso a ellas.
ORGANIZACIÓN: Documento con las operaciones técnicas realizadas en la biblioteca con los
distintos aspectos del mismo.
TRANSFERENCIA: Implementación de políticas de transferencia a los documentos en la fase
de archivos.
DISPOSICION DE DOCUMENTOS: Documento con los procesos de selección y validación
del documento o archivo, tablas de retención y valoración documental.
PRESERVACION A LARGO PLAZO: Documento con de los procedimiento y
requerimientos necesarios para el procedimiento de gestión documental.
VALORACION: Implementación de los procedimientos que determinan el valor de los archivos.
DISEÑO DE SOFTWARE: Bocetos del software, con sus interfaces, requerimientos
funcionales y no funcionales, casos de uso, diagrama entidad-relación, bases de datos.
IMPLEMENTACION DEL SOFTWARE: Software terminado con todos los requerimientos.

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PRUEBAS DE SOFTWARE: El entregable de esta fase será el software con todos los errores
corregidos en caso de que sea requerido.
LANZAMIENTO DE SOFTWARE: Software corregido y funcionando de manera correcta.

Éxitos,
Mg. Luz Adriana López Duque
Docente
Seminario Elaboración de Proyectos

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Ciencia de la Información y la Documentación,
Bibliotecología y Archivística – CIDBA
Universidad del Quindío
Carrera 15 Calle 12 Norte
Bloque de Ciencias Básicas – Cuarto Piso
Armenia, Quindío - Colombia