ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE ARCHIVO

PRESENTADO A: EDWIN ALONSO SOSSA CRUZ Programa Ciencia de la Información y la

PRESENTADO POR: BEATRIZ HERNANDEZ POLO Documentación, Bibliotecología y Archivística
 CONTENIDO

LA NORMA ISAD (G)

Esta norma constituye una guía general para la elaboración de
descripciones archivísticas que pueden aplicarse con
independencia del tipo documental o del soporte físico de los
documentos de archivo. Las reglas de esta norma no sirven de
guía para la descripción de documentos especiales como
sellos, registros sonoros o mapas.
Cada regla consta de:
1. El nombre del elemento de descripción regulado por ella.
2. El objetivo por el cual se incluye el elemento en la
descripción.
3. La regla o reglas generales aplicables al elemento.
4. Cuando sea conveniente, ejemplos que sirvan para
ilustrar la aplicación de las reglas.
 CONTENIDO
ALCANCE, FINALIDAD Y OBJETIVOS DE LA NORMA ISAD (G)
Alcance: Se dirige a lo que se denomina
"descripción formal o definitiva", es decir, la que tiene
lugar cuando los documentos han sido organizados y
las unidades o entidades a describir han sido
determinadas, respetando el principio de lo general a
lo partícula.
Finalidad: es identificar y explicar el contexto
y el contenido de los documentos de archivo
para hacerlos accesibles. Se vale de la
descripción multinivel para presentar la
información de las diversas agrupaciones
documentales de una entidad en un solo
instrumento.
Objetivo: busca dar respuesta al proceso de
descripción archivística, mediante
representaciones formales de descripciones
(unidades de descripción) de agrupaciones
documentales o documentos obtenidos de la
correcta combinación de los elementos que
constituyen la Norma, cuyo fin no es otro
hacer accesible cualquier documento de
archivo mediante una descripción que permita
claramente identificar y entender el contexto
en el cual han sido generados.
 CONTENIDO

ESTRUCTURA DE LA NORMA ISAD (G)

La ISAD (G) esta estructura en 3 partes:

1. Objetivo General: Busca dar respuesta al proceso de descripción archivístico, mediante
representaciones formales
de descripciones (unidades de descripción) de agrupaciones documentales o documentos
obtenidos de la correcta combinación de los elementos que constituyen la norma.
2. Reglas de descripción: constituyen una parte mas del proceso de descripción que le
permite : la creación de descripción coherente, apreciadas e inteligibles por si misma,
facilitar la recuperación e intercambio de información sobre la documentación de archivo y
hacer posible el compartir los encabezamientos interesados.
3. Elementos de descripción: constituyen las bases de las reglas de la descripción y se
agrupan
 CONTENIDO

NIVELES DE DESCRIPCIÓN PROPUESTOS POR LA NORMA ISAD (G)

El nivel de descripción fundamental, a partir del cual se establece el plan de descripción de
un archivo, es el fondo. En cuanto a la profundidad en la descripción, la ISAD(G) establece
26 elementos descriptivos, de los cuales señala 6 como esenciales: código de referencia,
título, productor, fechas, volumen de la unidad de descripción y nivel de descripción. El
resto dependerá de la naturaleza de la unidad de descripción.
El número de niveles de descripción depende del volumen, complejidad del fondo,
demandas de información de los usuarios, valor histórico de los documentos, etc. Las 5
unidades de descripción (documento o conjunto de documentos objeto de descripción)
básicas según la norma ISAD(G) son:
• Fondo
• Subfondo
• Serie
• Expediente
• Unidad documental
 CONTENIDO

ELEMENTOS A INCLUIR EN UNA DESCRIPCIÓN BAJO LA NORMA ISAD (G)

La ISAD (G) determina la representación de la información mediante 26 elementos que
pueden ser combinados para constituir la descripción de una entidad archivística. Estos
elementos se hayan agrupados en 7 áreas de información descriptiva.
1. Área de mención de identidad: contiene la información esencial para identificar la
unidad de descripción
a. Código(s) de referencia
b. Título
c. Fecha(s) extremas de producción
d. Nivel de descripción
e. Extensión y soporte de la unidad de descripción (cantidad, volumen o tamaño)
 CONTENIDO

2. Área de contexto: contiene información relativa al origen y custodia de la unidad de

descripción
a. Nombre(s) del productor (es)
b. Historia Institucional/Reseña biográfica
c. Historia Archivística d
d. Forma de ingreso

3 . Área de contenido y estructura: contiene información relativa al objeto y

organización de la unidad de descripción
e. Alcance y contenido
f. Información sobre valoración, selección y eliminación
g. Nuevos ingresos
h. Sistema de organización
 CONTENIDO

4. Área de condiciones de acceso y utilización: contiene información relativa a

la accesibilidad de la unidad de descripción
a. Condiciones de acceso
b. Condiciones de reproducción
c. Lengua/escritura del material
d. Características físicas y requisitos técnicos
e. Instrumentos de descripción

5. Área de documentación asociada: contiene información relativa a aquellos

documentos que tienen una relación significativa con la unidad de descripción
a. Existencia y localización de los documentos originales
b. Existencia y localización de copias
c. Unidades de descripción relacionadas
d. Nota de publicaciones
 CONTENIDO

6. Área de notas: contiene información especial y aquella otra que no ha

podido incluirse en ninguna de las demás áreas
a. Notas

7. Área de control de la descripción: contiene información relativa al cómo,

cuando y quién ha elaborado la descripción archivística
b. Nota del archivero
c. b. Reglas o normas c
d. . Fecha(s) de la(s) descripción(es)
 CONTENIDO

PUNTOS DE ACCESO SUGERIDOS POR LA NORMA ISAD (G)

Los puntos de acceso se basa en los elementos de la descripción,. A fin de asegurar el
valor de dicho puntos se lleva a cabo un control de autoridades, para el cual se ha
desarrollado la norma ISAAR (CPF). Esta norma permite contar no solo con la forma
normalizada del nombre del productor, sino también con la completa descripción de los
atributos de dicho productor, de forma que sea fácilmente apreciable el contexto de
creación de un conjunto de documentos archivísticos.
 CONTENIDO

 CODIFICACIÓN BAJO LA NORMA ISAD (G)

códigos de referencia
1. ES.28079.AHN/1.1.3.1//CONSEJOS,6298, Exp.5
2. BR AN,RIO DS.0.CAR.1
3. ADM-CORREOS:SR.1
4. Archivo General de la Nación/ Instituciones Coloniales/ Ayuntamiento/ Mercados
(071)/ Contenedor 01/ Volumen 1/
 CONTENIDO

 EJEMPLO DE LA DESCRIPCIÓN DE UN FONDO DE ARCHIVO SEGÚN ISAD

ELEMENTOS INFORMACION DESCRIPTIVA

1.1 Codigo de referencia ES/AHPZ - A/002446
1.2 Titulo Delegacion provincial de Hacienda de Zaragoza
1.3 Fechas 1881 - 1992
1.4 Nivel de descripcion Fondo
1.5 Volumen y soporte de la unidad de descripcion 1110 cajas 1473 libros
2.1 Nombre del o de los productor (es) Delegacion provincial de Hacienda de Zaragoza
 CONTENIDO

 EJEMPLO DE LA DESCRIPCIÓN DE UNA UNIDAD DOCUMENTAL

COMPUESTA SEGÚN ISAD (G)
ELEMENTOS INFORMACION DESCRIPTIVA
1.1 Codigo de referencia ES/AHPZ - A/002446/000004
Expediente del Administrador de las Rentas
1.2 Titulo Estancadas de Tarazona, Antonio Morales.
1.3 Fechas 1886
1.4 Nivel de descripcion Unidad documental compuesta
1.5 Volumen y soporte de la unidad de descripcion 1 exp
2.1 Nombre del o de los productor (es) Administracion provincial de Hacienda de Zaragoza
 CONTENIDO

DEFINICIÓN DE LA NORMA ISAAR (CPF)

Relacionada con la ISAD(G), el CIA/ICA ha elaborado otra norma internacional con

el objetivo de normalizar la forma y el contenido de los puntos de acceso en la
descripción archivística: la Norma Internacional sobre Encabezamientos
Autorizados Archivísticos para Entidades, Personas y Familias: ISAAR(CPF). En esta
norma se especifica el tipo de información que debe incluirse en un
encabezamiento autorizado archivístico. Se describen las entidades, personas o
familias que aparezcan como productores en las descripciones archivísticas.
 CONTENIDO

ALCANCE, FINALIDAD Y OBJETIVOS DE LA NORMA ISAAR (CPF)

Alcance: La descripción de los productores de los documentos de archivo es una de las

actividades esenciales de los archiveros, tanto si las descripciones se desarrollan en
entornos manuales como automatizados. Este proceso requiere una extensa
documentación y una actualización continua del contexto de producción y uso de los
documentos, especialmente de su procedencia
Finalidad: La presente norma ha sido concebida para ser utilizada junto con reglas y
normas nacionales. Por ejemplo, los archiveros se pueden guiar por sus normas
nacionales para decidir qué elementos pueden repetirse.
Objetivo: Sirve de guía para elaborar registro de autoridades de archivo que
proporcionan descripciones de entidades ( instituciones, personas, familias) asociada a
la producción y gestión de archivo.
 CONTENIDO

ESTRUCTURA DE LA NORMA ISAAR (CPF)

Se estructura en 3 áreas:

1. Área de control de autoridades

a. Código de identificación
b. Tipo de registro de autoridad archivístico
c. Entrada de autoridad d. Entradas paralelas
e. Términos no aceptados f. Entradas de autoridad relacionadas

2. Área de información
a. Organismos
b. Personas
c. Familias

3. Área de notas
a. Notas del archivero/a
b. Reglas o normas
c. Fecha
 CONTENIDO

ÁREAS Y ELEMENTOS A INCLUIR EN UNA DESCRIPCIÓN BAJO LA

NORMA ISAAR (CPF)
AREAS ELEMENTOS
Identificacion del registro de autoridad (area de
Codigo de referencia control)
Titulo Tipo de entidad ( Area de identificacion)
Fechas Fecha (s) de exixtencia (Area de descripcion)
Formas (s) autorizada (s) del nombre (Area de
Nombre del o los productores identificacion)
Nombre (s) Identificador (es) de instituciones,
personas o familias relacionadas, naturaleza de la
relacion, descripcion de la relacion, fechas de la
Unidades de descripcion relacionadas relacion (Area de la relacion)
Notas Notas de mantenimiento (Area de control)
 CONTENIDO
EJEMPLOS DE DESCRIPCIONES ARCHIVÍSTICAS SEGÚN ISAAR (CPF)
5.1.1 Tipo de entidad
5.1.2 Forma (s) autorizadas del nombre
5.1.3 Formas paralela del nombre
5.1.4 Formas normalizadas del nombre
5.1.5 Otras formas del nombre
Intitucion
Consejo de gerra
Solo aplica en las formas que adopta el nombre de
otras lenguas o escritura
Aplica en el caso de nombres elaborados de
acuerdo con reglas o estandares nacionales o
internacionales
Consejo de la guerra
Consejo de guerra marina
Consejo supremo de guerra
Real y consejo supremo de guerra
CONTENIDO

BIBLIOGRAFIA

http://www.msinfo.info/propuestas/documentos/isad-g.pdf

http://eprints.rclis.org/14566/1/isadg.pdf

https://www.redalyc.org/pdf/635/63528894003.pdf

http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/normas/pdf/isad.pdf

https://prezi.com/kjslyk-mykwz/normatividad-para-la-descripcion/