POL - OPE - 19.02 Política General de Fletes

Fecha de emisión del doc.
Mayo 2015
POLÍTICA GENERAL DE FLETES Código POL_OPE_19.02
Revisión 2 Página 1 de 12
POLÍTICA GENERAL DE FLETES
El presente documento y toda su información es propiedad de La Ferre Comercializadora S. A de C.V, dicha información es confidencial y no podrá ser copiada,
exhibida o proporcionada a otros, sin la autorización por escrito de La Ferre Comercializadora S.A de C.V.
Mayo 2015
HOJA DE REVISIÓN Y CONTROL
NÚMERO DE REVISIÓN FECHA DE REVISIÓN ÁREA DE RESPONSABILIDAD
COMERCIAL /
2 ENERO 2022
OPERACIONES
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Jefe de Políticas Gerente de Director

Analista de Fletes Contralor Director General
y Procedimientos Administración Comercial
Marco A. Carlos De La Mauricio
Alejandra Moreno Marco Santiago Erick Espinosa
González Cruz Zundelevich
BITÁCORA DE CAMBIOS
FECHA DE EMISIÓN
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO O REVISIÓN
O CAMBIO
Mayo 2015 Emisión de la política
Actualización de formato, definiciones, responsabilidades, complemento de carta porte de
Enero 2022
acuerdo a nueva legislación y redacción en general.
Cualquier modificación al contenido deberá ser notificada al área de Políticas y Procedimientos para su corrección y aprobación. Una vez que
los documentos hayan sido implementados deberán dar fiel cumplimiento a todos y cada uno de los pasos que se describen.
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TABLA DE CONTENIDO
I. OBJETIVO .................................................................................................................. 4
II. ALCANCE................................................................................................................... 4
III. DEFINICIONES....................................................................................................... 4
IV. RESPONSABILIDADES .......................................................................................... 5
V. POLÍTICA ................................................................................................................... 7
A. GENERALIDADES .............................................................................................. 7
B. FLETES POR TRASPASO .................................................................................. 8
C. FLETES POR VENTAS ....................................................................................... 8
D. ENTREGA DE FACTURAS A PERSONAL DE VENTAS ................................... 10
VI. OMISIONES DEL DOCUMENTO .......................................................................... 10
VII. VIGILANCIA DE APLICACIÓN.............................................................................. 11
VIII. SANCIONES ......................................................................................................... 11
IX. DIFUSIÓN Y VIGENCIA ........................................................................................ 11
X. RELACIONES Y REGISTROS ................................................................................. 12
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I. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para la contratación y control de servicios de flete por parte de la
empresa.
II. ALCANCE
Esta política es aplicable a cualquier flete contratado a nombre de la empresa LA FERRE

COMERCIALIZADORA S.A. DE C.V.
III. DEFINICIONES
1. BITÁCORA DE EMBARQUE: formato emitido por el módulo de embarque a través del sistema
Intelisis, cuya función reflejar las entregas que deberá ejecutar el Chofer durante el día.
2. CATÁLOGO DE COMPAÑIAS TRANSPORTISTA: lista oficial de compañías externas que

ofrecen servicio de flete autorizadas para la transportación de nuestros materiales.
3. CEDIS: centro de distribución y servicio de las sucursales ubica en un determinado distrito o

región de la República Mexicana.
4. FLETES POR TRASPASO

a) Traspaso CEDIS a CEDIS: se utilizan para surtir materiales del CEDIS Bajío a los
centros de distribución regionales.
b) Traspaso CEDIS a TIENDA: se utilizan para surtir materiales desde cualquier CEDIS
hacia cualquier tienda del país.
5. FELTE POR VENTA

a) Flete por venta industria: se utilizan para hacer entregas a clientes de la unidad
comercial de mayoreo.
b) Flete por venta retail: se utilizan para hacer entrega a clientes de los puntos de ventas.
6. FLETE POR COMPRA
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a) Flete por compra PROVEEDOR – CEDIS: se utilizan para realizar entregas por
compras de la planta del proveedor a nuestro CEDIS.
b) Fletes por compra PROVEEDOR – TIENDA o cliente directo: se utilizan para realizar
las entregas por compras de la planta (centro de distribución) del proveedor a las
tiendas o directamente al cliente final.
7. TABULADOR DE PRECIOS DE FLETES: lista oficial de las tarifas autorizadas para pago de
fletes de acuerdo a las rutas, transportes y toneladas a transportar.
IV. RESPONSABILIDADES
Será responsabilidad del Gerente Nacional de Operaciones
• Mantener actualizado, publicado y autorizado por la Dirección General el tabulador de

precios de fletes por traspaso.
• Garantizar el cumplimiento, difusión y capacitación del presente documento.
• Supervisar de forma periódica el apego y cumplimiento de los lineamientos establecidos
en el presente documento.
• Actualizar y autorizar el tarifario de fletes por el cual se regirá la empresa.
Será responsabilidad del Analista de Resurtido

• Realizar el análisis de carga de materiales en las diferentes unidades de transporte de
acuerdo a su capacidad y distancia.
• Ejecutar y hacer seguimiento a los pedidos de resurtidos solicitado por la tienda para venta
de materiales.
Será responsabilidad del Analista de Recibo
• Recibir las facturas en original y escanear el documento para ser enviado a los Ejecutivos
de Venta Industria para su proceso interno.
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Será responsabilidad del área comercial (Gerente Distrital, Gerente Regional, Gerente de
Tienda, Vendedor, Ejecutivo de Ventas, Gerente de Venta Industria, Gerente Nacional de
Venta Industria y afines)
• Validar el margen de utilidad al momento de la contratación de un flete externo, tal como

lo marca la presente política.
• Cumplir los lineamientos marcados en la presente política.
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V. POLÍTICA
A. GENERALIDADES
1. Es facultad exclusiva del Gerente de Tienda y CEDIS solicitar y/o contratar servicios a
compañías transportistas externas. Siempre deberán solicitar o contratar dichos servicios por
medio de la bitácora de embarque, generado desde el módulo de embarques del sistema
Intelisis. Al ser la única área facultada para estas contrataciones es indispensable que se
tenga absoluto compromiso de servicio, toda orden traspaso debe tener un flete asignado al
momento de ser afectada en estatus pendiente.
2. La empresa solo reconocerá para pago aquellos fletes que cuenten con boleta de pesaje
firmada y sellada por parte del personal autorizado de LA FERRE, la cual integra parte de la
documentación presentada para cobro.
3. En todos los casos es indispensable que la compañía transportista presente para cobro los
siguientes documentos firmados y sellados de recibo:
• Carta Porte
• Boleta de pesaje
• Factura de venta
• Salida traspaso (solo aplica para los fletes de resurtido)
• Entrada traspaso (solo aplica para los fletes de resurtido)
• En caso de ser entrega en CEDIS propios también es necesario presentar copia de los
tickets de báscula. La omisión de cualquier de estos documentos será motivo para no
realizar el pago correspondiente.
4. Si el costo de cualquier flete cumple con esta política, entonces no requerirá autorización
escrita para su contratación y/o pago.
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B. FLETES POR TRASPASO
1. Los fletes traspaso CEDIS a CEDIS deberán realizarse por medio de compañías
transportistas externas sin excepción.
2. Los fletes por traspaso de CEDIS a tienda se harán con compañías transportistas externas
cuando la tienda se encuentre fuera del área metropolitana del CEDIS y con camiones
propios cuando la tienda se encuentre dentro del área metropolitana del CEDIS. Para efectos
de esta política se considera área metropolitana un radio de 50 kilómetros de la ubicación
origen.
3. Con el fin de hacer uso eficiente de nuestras unidades, las tiendas están obligadas a concluir
la descarga de sus resurtidos a más tardar dos (2) horas después de su llegada a la tienda.
Para ello deberá contar un programación y plan logístico que permita cumplir con este punto
al momento de la recepción y entrega de materiales.
4. Solo se podrán contratar compañías fleteras externas que estén incluidas dentro del catálogo
de compañías transportistas (tarifario de fletes) publicado y autorizado por medio del proceso
de alta de líneas de transporte.
5. Todos los fletes traspaso deberán ser contratados usando los precios del tabulador vigente.
Cualquier tarifa excedente presentada a cobro por parte de cualquier compañía fletera no
será cubierta por la empresa.
C. FLETES POR VENTAS
1. Los fletes por venta podrán hacerse con unidades asignadas en los CEDIS y tiendas,
siempre que el total de la carga represente por lo menos el 90% de la capacidad de la unidad
o que se incluya la entrega dentro de una ruta de reparto que consolide por lo menos el 90%
de la capacidad de carga. El radio máximo de entrega para las unidades asignadas es de
50 kilómetros, cualquier entrega fuera de este radio deberá realizarse por medio de una
compañía transportista externa.
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2. Las unidades asignadas a CEDIS y tiendas deberán cargar pedidos tanto de clientes de
venta industria como clientes retail, siempre y cuando se cumpla con el punto anterior. El
área de resurtido o almacén la facultad de coordinar la carga de cualquier pedido con el
responsable de la unidad, sin importar el origen de la venta.
3. En los casos donde la entrega es fuera del radio (50 Km.), no cumpla con el 90% de la
capacidad de carga, o ya sea que por tiempo de entrega no se pueda esperar a consolidar
la carga; el personal de ventas deberá solicitar al Gerente Nacional de Operaciones la
cotización del flete de acuerdo al tarifario establecido. Esta solicitud deberá realizarse antes
de formalizar la venta con el cliente y solo se podrá concretar la venta si el cliente acuerda
pagar el 100% del costo del flete, para las tiendas que cuenten con servicio de flete externo
cerca de las tiendas deberá especificar que será bajo responsabilidad y pago del cliente.
4. Los fletes por venta no están regidos por el tabulador de fletes, se deberá obtener una
cotización específica para cada entrega directa al cliente, siempre haciendo uso de fleteras
incluidas en nuestro catálogo de líneas autorizadas.
5. Para fletes por venta, la empresa cubrirá el gasto de flete hasta por un 3% del total de la
venta antes de IVA, siempre y cuando la venta se haya realizado mínimo con un 10% de
margen de utilidad. Si el margen de la venta es menor al 10% o el costo del flete supera el
3% de la venta, se requiere incluir la autorización de la Dirección Comercial, Gerencia
Nacional de Venta Industria o Gerencia Nacional de Operaciones y Resurtido mediante
correo electrónico, este documento deberá presentarse como aval en la documentación
enviada por la línea fletera para el pago correspondiente.
6. Si la entrega se realiza desde el CEDIS Bajío directo al cliente final y los materiales
entregados son clasificación D (concentración), se descontará del costo del flete por venta
el costo de un flete por traspaso hacia el CEDIS regional donde se encuentre la venta. Una
vez sustraído este monto se calculará el 3% contra el total de la venta descrito en el punto
anterior.
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Ejemplo:
Si el costo por tabulador de mover 30 toneladas de CEDIS Bajío a CEDIS Mérida es de

$23,400.00 y el costo por entregar directo a un cliente de Mérida desde CEDIS Bajío es de
$30,000.00. Se hace la resta $30,000.00 - $23,400.00, dando como resultado $6,600.00. En
este caso el 3% del total de la venta antes de IVA no deberá superar la cantidad de $6,600.00
D. ENTREGA DE FACTURAS A PERSONAL DE VENTAS
1. La línea transportista deberá entregar al Analista de Recibo ubicado en el CEDIS, las facturas
de venta de LA FERRE en original.
2. El Analista de Recibo deberá recabar la información y entregarle una copia de la factura de

venta al chofer de la línea transportista, con la finalidad que estos sigan el proceso de envío
de documentación mediante paquetería al Analista de Flete del área corporativa (ver inciso
A, punto 3 del presente documento) y continuar con la programación de pago.
3. El Analista de Recibo enviará la factura mediante correo electrónico al Ejecutivo de Venta con
copia al Gerente de Ventas, con la finalidad que continúen con el proceso de cobro al cliente,
así como también con sus comisiones de venta.
4. El Analista de Recibo deberá enviar o entregar la factura original a los Coordinadores de

Cuentas por Cobrar de cada región para su proceso de cobro y posterior archivo.
VI. OMISIONES DEL DOCUMENTO
1. Toda regulación no considerada en el presente documento deberá ser notificada al área de

políticas y procedimientos para su corrección.
2. Toda política, procedimiento, manuales, instructivos o cualquier forma de control interno

deberá contar con la revisión del área de políticas y procedimientos previa a su publicación y
entrada en vigor.
3. Toda controversia de aplicación del presente documento será resuelta única y exclusivamente
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a través del comité de revisión conformado por la dirección del dpto. involucrado, auditoría
interna y política y procedimientos.
VII. VIGILANCIA DE APLICACIÓN
1. El área de Auditoría Interna podrá en cualquier momento evaluar la aplicación del presente
documento a través de revisiones a archivos, papeles de trabajo, toma física de inventarios y
observación directa al personal o proceso.
2. El Gerente Nacional de Operaciones serán responsables de supervisar de forma periódica el

apego y cumplimiento de los lineamientos establecidos en el presente documento.
VIII. SANCIONES
1. El Director de Recursos Humanos establecerá los criterios y determinará las acciones

correctivas en conjunto con el Gerente Nacional de Operaciones y Gerente de Auditoría
Interna para los casos de incumplimiento al presente documento.
2. El área de Recursos Humanos o Auditoría Interna podrá levantar un acta administrativa de

acuerdo con el formato interno RH58 al personal que infrinja las disposiciones de este
documento. Dicha acta será anexada al expediente del colaborador y archivado por el área de
recursos humanos.
3. El personal que infrinja los lineamientos del presente documento de forma tal que obtenga
algún beneficio económico, se cobrará el 100% del valor monetario total correspondiente al
beneficio obtenido.
4. Sin excepción los embarques realizados en incumplimiento con esta política serán cobrados
al 100% de su costo a la persona de mayor rango en el almacén de embarque y al Gerente
del área comercial responsable de la venta.
IX. DIFUSIÓN Y VIGENCIA
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1. Todo personal de nuevo ingreso cuyas funciones estén relacionadas con este documento
deberá tener conocimiento y recibir inducción de esta por parte del Gerente de Capacitación,
no debiendo de exceder los siete (7) días naturales contando a partir de su fecha de ingreso.
2. Será responsabilidad del Director Comercial, Gerente Nacional de Operaciones, Gerente de

Tienda la difusión y aplicación de este documento a todo el personal.
X. RELACIONES Y REGISTROS
Políticas relacionadas Procedimientos relacionados Formatos relacionados

OPER63 Solicitud de flete
extraordinario por venta.

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Jefe de Políticas Gerente de Director

Esta política es aplicable a cualquier flete contratado a nombre de la empresa LA FERRE

2. CATÁLOGO DE COMPAÑIAS TRANSPORTISTA: lista oficial de compañías externas que

3. CEDIS: centro de distribución y servicio de las sucursales ubica en un determinado distrito o

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5. FELTE POR VENTA

6. FLETE POR COMPRA

Será responsabilidad del Gerente Nacional de Operaciones

• Mantener actualizado, publicado y autorizado por la Dirección General el tabulador de

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Será responsabilidad del Analista de Recibo

• Validar el margen de utilidad al momento de la contratación de un flete externo, tal como

B. FLETES POR TRASPASO

C. FLETES POR VENTAS

Si el costo por tabulador de mover 30 toneladas de CEDIS Bajío a CEDIS Mérida es de

D. ENTREGA DE FACTURAS A PERSONAL DE VENTAS

2. El Analista de Recibo deberá recabar la información y entregarle una copia de la factura de

4. El Analista de Recibo deberá enviar o entregar la factura original a los Coordinadores de

VI. OMISIONES DEL DOCUMENTO

1. Toda regulación no considerada en el presente documento deberá ser notificada al área de

2. Toda política, procedimiento, manuales, instructivos o cualquier forma de control interno

VII. VIGILANCIA DE APLICACIÓN

2. El Gerente Nacional de Operaciones serán responsables de supervisar de forma periódica el

1. El Director de Recursos Humanos establecerá los criterios y determinará las acciones

2. El área de Recursos Humanos o Auditoría Interna podrá levantar un acta administrativa de

IX. DIFUSIÓN Y VIGENCIA

2. Será responsabilidad del Director Comercial, Gerente Nacional de Operaciones, Gerente de

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